10 Best Practices zur Förderung der Akzeptanz auf Ihrer kollaborativen Plattform

Seit etwa zehn Jahren sind die kollaborativen Plattformen zu einem must-have in Unternehmen geworden. Diese Plattformen werden sowohl für die Zusammenarbeit auf Distanz als auch für den unternehmensweiten Informationsaustausch genutzt und bieten Organisationen zahlreiche Vorteile. Zeitersparnis, Reduzierung interner E-Mails, gesteigerte Produktivität, schnellerer Informationsaustausch … Ihre Vorteile sind heute allgemein bekannt.

Doch für viele bleibt eine Herausforderung bestehen: die Akzeptanz zu fördern. Wie bringt man seine kollaborative Plattform zum Leben? Und welche Maßnahmen kann man ergreifen, um Mitarbeitende zur stärkeren Teilnahme zu motivieren?

Hier sind 10 Best Practices, um die Akzeptanz auf Ihrer kollaborativen Plattform zu fördern.

1. Den Launch vorbereiten

Bevor Sie Mitarbeitende auf Ihre kollaborative Plattform einladen, sollten Sie den Launch sorgfältig vorbereiten. Dafür müssen Sie:

• klären, wer auf die Plattform eingeladen werden soll und zu welchem Zeitpunkt
• festlegen, für welche Zwecke sie genutzt werden soll und welchen Platz sie unter den bestehenden Tools einnimmt
• die Arten von Gruppen identifizieren, die Sie erstellen möchten, und wie Sie diese nutzen wollen
• Ihre Gruppen erstellen und mit Inhalten befüllen
• entscheiden, ob Sie Nutzungsregeln einführen möchten (und wenn ja, welche?)

Obwohl dies ein optionaler Schritt ist, empfehlen wir, Regeln und/oder eine Nutzungsrichtlinie zu definieren, um die Funktionsweise der Plattform zu klären und sicherzustellen, dass Mitarbeitende sie korrekt nutzen. Bei der Einführung von Talkspirit berichtet Christine Cheret, zuständig für interne Kommunikation bei der Fédération des Gîtes de France®, zum Beispiel, dass sie „eine auf freundlichem Umgang ausgerichtete Hausordnung erstellt hat".

Vincent Viaud, Mitgründer der Restaurantkette PUR etc., fordert die Mitarbeitenden seinerseits auf, sich „mindestens ein- bis zweimal täglich einzuloggen", um sicherzustellen, dass sie alle Informationen erhalten haben. Das Unternehmen hat außerdem die Rolle der „Spam-Polizei" eingeführt, um Mitarbeitende zu warnen, wenn sie eine Nachricht am falschen Ort posten, und so den Austausch auf der Plattform zu regulieren.

2. Botschafter identifizieren

Das Identifizieren von Botschaftern ist unerlässlich, um die Akzeptanz auf Ihrer kollaborativen Plattform zu fördern. Oft handelt es sich um Early Adopters, die bereits vom Mehrwert des Tools überzeugt sind und es selbst regelmäßig nutzen. Sie sind daher die besten Personen, um die gute Botschaft unter den Mitarbeitenden zu verbreiten und sie davon zu überzeugen, Ihre kollaborative Plattform zu nutzen.

Als das Notariat Vacossin & associés Talkspirit einführte, „war es der Buchhalter, der die Rolle des Botschafters übernahm, weil er das Potenzial des Tools sofort erkannte. Er erstellte spezifische Diskussionsstränge, um den Austausch zu verschiedenen Themen zu erleichtern. Dank ihm hat jeder das Tool sehr schnell in die Hand genommen", berichtet Maître Hugo Delescluse.

3. Der Plattform einen Namen geben

Eine weitere Best Practice besteht darin, Ihrer kollaborativen Plattform einen Namen zu geben. Das haben Eckes-Granini France, Gîtes de France® und die Association Régionale des Missions Locales d'Ile de France (ARML-IdF) getan.

Bei Eckes-Granini entschied sich die Vertriebsleitung für den Namen IBU (information between us), symbolisiert durch eine Eule. Die ARML-IdF hingegen übernahm den Namen ihres alten Intranets: Odyssée. Die Fédération des Gîtes de France® nannte ihre Plattform Rezo. „Die Mitarbeitenden konnten über den Namen abstimmen, den sie der Plattform geben wollten, was uns ermöglichte, sie von Anfang an in das Projekt einzubeziehen und das Zugehörigkeitsgefühl zum Netzwerk zu stärken", erklärt Christine Cheret, Verantwortliche für interne Kommunikation.

4. Kommunizieren

Es kann nicht oft genug betont werden: Gute Kommunikation ist entscheidend für die Förderung der Akzeptanz Ihrer kollaborativen Plattform. Bereits beim Launch der Plattform müssen Sie insbesondere folgendes klären:

• die Funktionsweise des Tools,
• seine wichtigsten Funktionen,
• seinen Mehrwert,
• und wie jeder es nutzen kann.

Wenn möglich, versuchen Sie, Ihre Plattform bei einem eigens dafür geplanten Event zu launchen. PUR etc. beispielsweise wählte eine physische Veranstaltung, bei der alle Mitarbeitenden zusammenkamen, um Talkspirit zu lancieren. „Wir haben ein Gewinnspiel mit einem Preis ins Leben gerufen, um die Mitarbeitenden dazu zu animieren, sich während der Veranstaltung auf der Plattform einzuloggen. Das Ergebnis: 80 % von ihnen erstellten an diesem Tag ihr Talkspirit-Konto!", berichtet Vincent Viaud, Mitgründer der Restaurantkette.

5. Mit gutem Beispiel vorangehen und das Wort ergreifen

Gut! Ihre Plattform ist online, und die Mitarbeitenden beginnen, sich dort einzuloggen. Das Ziel ist nun, sie zu engagieren und zur Teilnahme am Austausch zu bewegen. Um Interaktionen zu fördern, gehen Sie zunächst mit gutem Beispiel voran und fordern Sie auch die Führungskräfte dazu auf, dasselbe zu tun.

Nutzen Sie die Plattform beispielsweise, um mit Ihrem Team an Projekten zusammenzuarbeiten, Feedback zu geben, Mitarbeitende zu beglückwünschen, Leistungen hervorzuheben, um gegenseitige Unterstützung zu bitten, Inhalte zu teilen oder sogar über informelle Themen auszutauschen. Warum nicht eigene Gruppen erstellen, um diesen Austausch zu fördern?

Während des zweiten Lockdowns im Zuge der Covid-Pandemie hat PUR etc. die Gruppe „Confi'craquage" ins Leben gerufen, um Mitarbeitende dazu zu ermutigen, sich frei zu allen Themen rund um den Lockdown zu äußern und die Probleme anzusprechen, mit denen sie konfrontiert waren. „Heute wurde die Gruppe in 'PUR craquage' umbenannt: Wir teilen dort Anekdoten, interessante Artikel und lustige Dinge", ergänzt Vincent Viaud.

6. Einen Community Manager benennen

Die Belebung einer kollaborativen Plattform erfordert Zeit und Engagement. Um Ihnen diese Aufgabe zu erleichtern, empfehlen wir, einen oder mehrere Community Manager zu benennen, die die Plattform beleben, Inhalte in den verschiedenen Gruppen teilen und den Austausch regulieren können.

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Bei der French Tech Grande Provence hat Laure Baudouin, zuständig für Verwaltung und Kommunikation, sogar einen Veröffentlichungskalender eingeführt. „Montags veröffentliche ich ein Interview mit einem Mitgliedsunternehmer. Jeden Mittwoch teile ich Veranstaltungen oder gute Neuigkeiten. Donnerstags veröffentlicht unser Startup-Manager Tipps und Tricks für Startups. Und freitags mache ich eine Veröffentlichung, die einem Projektaufruf gewidmet ist", erklärt sie.

7. Auf Gamification setzen

Gamification kann ebenfalls ein gutes Mittel sein, um die Akzeptanz auf Ihrer kollaborativen Plattform zu fördern. Dieses in den 2000er Jahren populär gewordene Konzept besteht darin, Spielmechanismen auf andere Bereiche anzuwenden (zum Beispiel auf Unternehmen!). Umfragen, Quiz, Gewinnspiele, Storytelling, Punktesysteme … Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre kollaborative Plattform spielerischer zu gestalten.

Anlässlich der Weihnachtsfeiertage hat Gîtes de France® auf ihrer Plattform Rezo ein Gewinnspiel gestartet. „Jede Woche mussten die Mitarbeitenden eine Frage über unsere DNA, unsere Werte oder sogar die Mitarbeitenden selbst beantworten. Unter den Personen, die richtig geantwortet hatten, wurde ein Gewinner ausgelost und erhielt einen Preis. Diese Initiative hat dazu beigetragen, unsere Unternehmenskultur hervorzuheben, aber auch Mitarbeitende dazu zu bewegen, sich einzuloggen und teilzunehmen", erzählt Christine Cheret.

8. Die Plattform in Ihre Onboarding-Prozesse integrieren

Wussten Sie das? Ihre kollaborative Plattform kann Ihnen helfen, die Integration neuer Mitarbeitender zu erleichtern. Bei PUR etc. werden neue Mitarbeitende noch vor Beginn ihres Vertrags auf Talkspirit eingeladen, was ihnen ermöglicht, ihre Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen und alle Informationen zu erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigen.

„Wir erstellen auf Talkspirit eine eigene Veröffentlichung, um die Ankunft jedes neuen Mitarbeitenden anzukündigen, und ermöglichen den Mitarbeitenden, ihm oder ihr willkommen zu heißen. Die Plattform ist direkt in unsere Onboarding-Prozesse integriert, was es Neuen ermöglicht, von allen begrüßt zu werden und von Anfang an in den Austausch einbezogen zu sein", berichtet Vincent Viaud. Das Ergebnis: Neue Mitarbeitende haben das Tool sehr schnell angenommen und nehmen aktiv an Diskussionen teil.

9. Den Wandel begleiten

Während manche Nutzerinnen und Nutzer schnell zu Botschaftern werden, brauchen andere, zurückhaltendere, Begleitung , um ihre Gewohnheiten zu verändern. Mehrere Best Practices können Ihnen helfen, den Wandel zu begleiten:

• Klar erläutern, warum diese Transformation wichtig ist und wie die kollaborative Plattform ihnen helfen kann
• Mitarbeitende einbeziehen, zum Beispiel in der Test- oder Vorbereitungsphase der Plattform
• Mitarbeitenden helfen, die Plattform über Schulungen, Webinare, Tutorials und/oder Nutzungsanleitungen zu erlernen
• Nutzerinnen und Nutzer für die Best Practices zur Nutzung der Plattform sensibilisieren

Um die Einführung ihrer Plattform Odyssée zu begleiten, hat die ARML-IdF einen 'Donnerstag der digitalen Nutzung' eingerichtet, der diesem Tool gewidmet ist. „Bei dieser Gelegenheit haben wir unsere verschiedenen Anwendungsfälle vorgestellt, einige Best Practices geteilt und die Fragen der Mitarbeitenden beantwortet", berichtet Philippe Crest, Beauftragter für digitale Nutzung.

10. KPIs verfolgen

Vergessen Sie schließlich nicht, die Effizienz Ihrer Plattform zu messen mithilfe von vorab definierten KPIs. Beim CEA (Commissariat à l'Énergie Atomique et aux Énergies Alternatives) werden „mehrere Schlüsselindikatoren regelmäßig gemessen, darunter die Anzahl der Veröffentlichungen, Beitragenden, Likes und Kommentare, die pro Gruppe generiert werden", erklärt Cyril Moitrier, Verantwortlicher für die digitale Transformation der Energiedirektion.

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Natürlich müssen diese KPIs Ihren Zielen folgen. Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, die E-Mail-Nutzung zu reduzieren, können Sie das Volumen der intern gesendeten und empfangenen E-Mails vor und nach dem Einsatz Ihrer Plattform messen. Genau das hat die Agence Bergamote getan, der es gelungen ist, ihre internen E-Mails dank Talkspirit um 95 % zu reduzieren.

Bei anderen können die gewählten Indikatoren direkt mit der Unternehmenstätigkeit zusammenhängen. Zum Beispiel misst das radiologische Zentrum des Biterrois eher den Prozentsatz der Abwesenheiten und Fehler. So „ist seit der Einführung von Talkspirit die Abwesenheitsrate um 30 bis 35 % gesunken und die Planungsfehler haben um 40 bis 50 % abgenommen", enthüllt Jean-Baptiste Esclafit, Verwaltungsleiter.

Zum Abschluss

Sie kennen nun alle Best Practices, um die Akzeptanz auf Ihrer kollaborativen Plattform zu steigern. Um Ihre Kenntnisse zu diesem Thema zu vertiefen, laden wir Sie ein, die Aufzeichnung unseres Webinars „6 Schlüsselschritte zur Steigerung der Akzeptanz Ihrer kollaborativen Software" anzusehen:

Zur Aufzeichnung