Gebietskörperschaften: 6 bewährte Praktiken zur Optimierung Ihrer internen Kommunikation
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Im Zeitalter des hybriden Arbeitens, die interne Kommunikation zu verbessern ist zu einer zentralen Priorität geworden, sowohl für Unternehmen als auch für Gebietskörperschaften. Tatsächlich sind laut einer Studie von Parlons RH mehr als die Hälfte der französischen Beschäftigten mit der Art und Weise, wie ihr Unternehmen intern kommuniziert, nicht zufrieden.
Neben ihrer Funktion der Informationsweitergabe ist die interne Kommunikation unverzichtbar, um Teams zusammenzuschweißen und zu motivieren sowie ein Zugehörigkeitsgefühl zu stärken. Richtig eingesetzt kann sie sogar das Engagement und die Produktivität der Mitarbeitenden steigern und dazu beitragen, sie langfristig zu binden. Deshalb sollte man sie nicht vernachlässigen.
Wie gelingt erfolgreiche interne Kommunikation in einer Gebietskörperschaft? Welche Formate und Tools sollte man bevorzugen? Und wie bindet man alle Beteiligten ein? Hier sind 6 bewährte Praktiken, die Sie umsetzen können, um die interne Kommunikation in Gebietskörperschaften zu verbessern.
end HubSpot Call-to-Action Code 1. Ihre interne Kommunikation an Ihre Zielgruppe anpassen
Das Wichtigste ist, zunächst Informationen über die Zielgruppe einzuholen, an die Sie sich wenden. Fragen Sie sich zum Beispiel:
- Welchen Beruf übt sie aus?
- Wo arbeitet sie? (im Büro, im Außendienst, zu Hause usw.)
- Was ist ihre aktuelle Arbeitsweise? (Flex Office, Homeoffice, hybrides Arbeiten usw.)
- Welche Kommunikationsmedien bevorzugt sie?
- Über welche IT-Ausstattung verfügt sie?
Überlegen Sie anschließend, wie Sie Ihre interne Kommunikation an Ihre Zielgruppe anpassen können. Wenn Sie sich zum Beispiel an Mitarbeitende in Büros wenden, könnte es sinnvoll sein, Ihre interne Zeitung zu digitalisieren und digitale Kommunikationsmedien zu bevorzugen (wie Instant Messaging, Webinare, Intranet…).
Wenn Ihre Zielgruppe eher im Außendienst tätig ist, müssen Sie Tools bereitstellen, auf die sie ohne E-Mail-Adresse zugreifen kann, und die per Mobiltelefon nutzbar sind (zum Beispiel ein soziales Unternehmensnetzwerk).
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2. Auf Inhaltsqualität achten
Unabhängig von der Zielgruppe Ihrer Botschaften sollten Sie darauf achten, die Inhalte sorgfältig zu gestalten und sie so weit wie möglich zu personalisieren. Seien Sie klar und deutlich und kommunizieren Sie jeweils nur eine wichtige Information, um Informationsüberlastung zu vermeiden und die Sichtbarkeit Ihrer Botschaften zu maximieren.
Format und Länge der Inhalte zu variieren ist ebenfalls ein gutes Mittel, um die Reichweite Ihrer Botschaften zu steigern. Die Stadt Rouen hat beispielsweise eine wöchentliche Web-Radio-Sendung namens Hebdo déclic sowie eine Mini-TV-Serie mit dem Titel „Tête d'ampoule" entwickelt, um ihre interne Kommunikation zu optimieren.¹
Zögern Sie nicht, die Mitarbeitenden an der Erstellung dieser Inhalte zu beteiligen, indem Sie sie zum Beispiel einladen, einen Artikel in der internen Zeitung zu schreiben, eine Episode Ihres internen Podcasts zu moderieren oder ihre Erfahrungen per Video zu teilen. Ihr Inhalt wird dadurch bereichert und ist besser geeignet, Ihre Zielgruppe zu interessieren.
Unabhängig davon, welche Inhaltsformate Sie wählen, ist es entscheidend, einen regelmäßigen Kommunikationsrhythmus beizubehalten (zum Beispiel wöchentlich oder monatlich). Mit dieser Strategie können Sie Ihre eigenen Rituale der internen Kommunikation schaffen und sie in einer gemeinsamen Kultur verankern.
3. Die Gewählten einbinden
Natürlich reicht es nicht aus, qualitativ hochwertige Inhalte zu erstellen, damit sie von den Mitarbeitenden gesehen und abgerufen werden. Für Gebietskörperschaften erfordert die Optimierung der internen Kommunikation auch, lokale Gewählte einzubeziehen (Bürgermeister, Kreis-, Regional- und Gemeinderäte).
Aufgrund ihrer Exekutivfunktionen spielen die Gewählten eine Repräsentantenrolle innerhalb der Gebietskörperschaften. Sie sind daher mächtige Kommunikationsvektoren, die unerlässlich sind, um wichtige Informationen weiterzugeben und Ihren Botschaften Glaubwürdigkeit zu verleihen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, lokale Gewählte in Ihre interne Kommunikationsstrategie einzubinden. Zum Beispiel können Sie:
- ihnen das Wort erteilen in der internen Zeitung oder bei wichtigen Veranstaltungen
- Begegnungen zwischen Gewählten und Mitarbeitenden vor Ort organisieren
- sie bitten, die Success Stories Ihrer Gebietskörperschaft in der Presse zu verbreiten, um die Arbeit der Mitarbeitenden zu würdigen
4. Den Informationsfluss von unten nach oben fördern
Neben der Verbreitung von Informationen muss die interne Kommunikation auch genutzt werden, um das Sammeln von Feedback zu fördern innerhalb der Gebietskörperschaften. Diese Informationen sind wertvoll, da sie helfen, die Probleme der Mitarbeitenden zu diagnostizieren und Ihre Praktiken kontinuierlich zu verbessern.
Verschiedene Lösungen können Sie dabei unterstützen, Feedback zu fördern, zum Beispiel:
- Umfragen und/oder Zufriedenheitsfragebögen,
- Ideenboxen (physisch oder digital),
- Einzel- und/oder Gruppeninterviews,
- Plattformen für das Mitarbeiterengagement,
- kollaborative Plattformen,
- usw.
Mithilfe dieser verschiedenen Tools können Sie so die Kommunikation freier gestalten und die Mitarbeitenden dazu anregen, neue Ideen einzubringen (auf die Sie selbst vielleicht nicht gekommen wären!). Achten Sie darauf, dieses Feedback in einem eigenen Bereich zu bündeln, damit keine Information verloren geht.
Lesen Sie auch: Zusammenfassung des Webinars „Warum und wie man eine Feedback-Kultur etabliert?"
5. Die verschiedenen Abteilungen zusammenführen
Die interne Kommunikation in Gebietskörperschaften zu verbessern setzt voraus, Verbindungen zwischen den Mitarbeitenden zu schaffen, um die Silos zu beseitigen, die zwischen den verschiedenen Abteilungen entstehen können. Ähnlich wie ein Marketingverantwortlicher besteht Ihre Aufgabe darin, die engagierendsten Wege zu finden, um die Aufmerksamkeit der Mitarbeitenden zu gewinnen.
Warum organisieren Sie nicht zum Beispiel einen Wettbewerb, an dem alle Mitarbeitenden in den Büros und im Außendienst teilnehmen? Es ist schwer, Nein zu sagen, wenn es einen Preis zu gewinnen gibt! Auf einer anderen Ebene können Sie die Mitarbeitenden auch einladen, an einer sportlichen, kulturellen oder sozialen Herausforderung teilzunehmen (je nach den Interessen der Einzelnen). Zögern Sie nicht, sich über interne Kommunikationsinitiativen anderer Gebietskörperschaften zu informieren. Das kann Ihnen Inspiration geben!
Eine weitere Möglichkeit, die verschiedenen Abteilungen zusammenzuführen, besteht darin, dedizierte Gruppen für informelle Austausche zu erstellen (zum Beispiel in Ihrem internen sozialen Netzwerk), in denen jeder Anekdoten, originelle Inhalte oder sogar Ausflugvorschläge teilen kann. Das fördert Gespräche zwischen den Mitarbeitenden!
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6. Ein soziales Unternehmensnetzwerk einführen
Entgegen dem, was der Name vermuten lässt, ist das soziale Unternehmensnetzwerk nicht nur für Unternehmen gedacht. Auch Gebietskörperschaften können es nutzen, um ihre interne Kommunikation zu optimieren.
Einer der größten Vorteile des sozialen Unternehmensnetzwerks? Es ermöglicht, den Informationsfluss im Unternehmen zu verbessern (dank Funktionen wie dem Newsfeed oder der Startseite) und sicherzustellen, dass jeder überall Zugang zu den Informationen hat, die er benötigt. Darüber hinaus ermöglicht es Ihnen, abteilungsübergreifende Austausche zu fördern und den Wissensaustausch unter Kollegen zu erleichtern (zum Beispiel durch Gruppen).
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Einige soziale Unternehmensnetzwerke, wie Talkspirit, können sogar von Mitarbeitenden genutzt werden, die über keine E-Mail-Adresse verfügen. So wird niemand von der internen Kommunikation ausgeschlossen.
Zum Abschluss
Interne Kommunikation ist nicht immer einfach, insbesondere in Gebietskörperschaften, die mitunter wenig digitalisiert sind. Mit diesen bewährten Praktiken verfügen Sie nun über einige Ansätze, um den Wandel zu gestalten und das Engagement der Mitarbeitenden zu verbessern. Und vor allem: Vergessen Sie nicht, dass digitale Tools, insbesondere soziale Unternehmensnetzwerke, eine Schlüsselrolle in Ihrer internen Kommunikationsstrategie spielen.
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