Informationen in Kommunen besser teilen: das Zeugnis der Mairie de Mauges-sur-Loire

Wie lässt sich die interne Kommunikation optimal gestalten in Kommunen? Das ist die Herausforderung, der sich die Mairie de Mauges-sur-Loire gestellt hat. Ihre Lösung? Die interne Zeitschrift durch Talkspirit zu ersetzen, ein soziales Unternehmensnetzwerk aus einer Hand.

Mauges-sur-Loire wurde 2015 gegründet und ist eine neue Stadt, die aus der Fusion von 11 Gemeinden entstanden ist. Die im Maine-et-Loire gelegene Mairie de Mauges-sur-Loire vereint Mitarbeitende mit sehr unterschiedlichen Berufen (Musiklehrer, Reinigungskraft, Gärtner, Kinderpflegerin usw.), die zwischen Außendienst und Büros verteilt sind.

Eckdaten:

• 18.000 Einwohner
• 350 Mitarbeitende
• 60 Gewählte

Warum hat die Gemeinde Talkspirit eingeführt? Wie nutzen die Mitarbeitenden und die Gewählten die Plattform heute? Und welche Vorteile ergeben sich daraus? Rückblick auf unser Gespräch mit Elise Roy, Leiterin der Kommunikationsabteilung der Mairie de Mauges-sur-Loire.

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Von der internen Zeitschrift zum sozialen Unternehmensnetzwerk

„Bis jetzt war unsere interne Kommunikation auf eine monatliche interne Zeitschrift im Papierformat beschränkt, die in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung und der Geschäftsführung erstellt wurde. Wir nutzten sie, um Neuigkeiten der Gemeinde zu teilen, über Abgänge und Zugänge von Mitarbeitenden zu informieren und bestimmte HR-Informationen zu vermitteln", erklärt Elise Roy.

Dieses Format brachte jedoch mehrere Probleme mit sich. Erstens „stimmte der Zeitrahmen der Informationen nicht": „Aktuelle" Informationen wurden oft zu spät verbreitet, was zu Verzögerungen in der Kommunikation führte.

„Zudem wurde uns bewusst, dass die interne Zeitschrift, da sie nur an die Abteilungsleiter verschickt wurde, nicht immer bei den Mitarbeitenden ankam. Die Folge: Die Weitergabe von Informationen war von Abteilung zu Abteilung völlig uneinheitlich", fährt die Kommunikationsleiterin fort.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entschied sich die Mairie de Mauges-sur-Loire für die Einführung eines sozialen Unternehmensnetzwerks.

„Das Ziel war zweifach, denn wir wollten gleichzeitig:

• sicherstellen, dass jede/r Mitarbeitende zum gleichen Zeitpunkt Zugang zu denselben Informationen hat, unabhängig von der Abteilung oder dem Gebäude, in dem er/sie arbeitet;
• Informationen in Echtzeit teilen zu können (und nicht einen Monat später, wie es bei der internen Zeitschrift der Fall war)."

Die Wahl eines schlüsselfertigen Tools

Die Gemeinde entschied sich für Talkspirit, ein schlüsselfertiges internes soziales Netzwerk in ständiger Weiterentwicklung.

„Der Preis war attraktiver als bei amerikanischen Lösungen wie Microsoft 365. Außerdem war die Wahl von Talkspirit für uns die Gewissheit, in ein Tool zu investieren, das nicht nach einigen Monaten veraltet sein würde. […] Das Besondere daran? Es ist Französisch!", berichtet Elise Roy.

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Neben seinen Möglichkeiten zur Informationsweitergabe „verfügt Talkspirit über eine kollaborative Dimension, die uns sehr interessant erschien", was ein weiteres Argument für die Gemeinde darstellte.

Eine gut durchdachte Kommunikation

„Wir haben zunächst damit begonnen, das Tool mit etwa zehn Mitarbeitenden zu testen, die von Anfang an in das Projekt eingebunden waren. So konnten wir verstehen, wie Informationen auf der Plattform geteilt werden und insbesondere wie die Gruppen genutzt werden. Darauf aufbauend haben wir eine Nutzungsrichtlinie für Talkspirit sowie einen Kommunikationsplan erstellt, um die Mitarbeitenden über den Launch zu informieren.

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Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden und Gewählten ihre Nachrichten erhalten, setzte die Gemeinde auf eine Multi-Kanal-Kommunikation.„Wir haben ein Teaser für Talkspirit in unserer internen Zeitschrift und per E-Mail durchgeführt. Anschließend habe ich ein Video vorbereitet, um den Launch der Plattform anzukündigen und zu erklären, wie man sie nutzt. Die Idee war es, die Kommunikation so weit wie möglich zu personalisieren, um zu zeigen, dass wir das Tool für die Nutzenden konzipiert hatten."

Die im September 2021 gestartete Plattform zählt heute 270 Nutzende, darunter sowohl Mitarbeitende als auch Gewählte.

Die Informationsweitergabe auf Talkspirit

Bislang nutzt die Gemeinde Talkspirit hauptsächlich dazu, Informationen mit Mitarbeitenden und Gewählten zu teilen, und zwar in verschiedenen Formaten. Der Newsfeed enthält unter anderem:

• allgemeine Informationen (z. B. die nächsten Prüfungstermine im öffentlichen Dienst),
• Fotos von Mitarbeitenden im Außendienst (um die Aktivitäten der außerschulischen Betreuung hervorzuheben oder sogar die Geburt eines Schafes aus der Öko-Beweidung zu feiern!),
• Umfragen, um die Meinung der Mitarbeitenden einzuholen (z. B. um sie über den Namen eines neuen Aquazentrums abstimmen zu lassen),
• Stellenangebote, um die interne Mobilität der Mitarbeitenden zu erleichtern und es ihnen zu ermöglichen, Kandidaten zu empfehlen,
• Videos, um Interaktivität zu schaffen (z. B. um allen ein frohes neues Jahr zu wünschen).

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Natürlich werden Informationen nicht nur in Beiträgen geteilt.„Im Alltag nutzen Mitarbeitende und Gewählte den Chat stärker, insbesondere für den Austausch im 1:1 oder in kleinen Gruppen", berichtet die Kommunikationsleiterin.„Das ermöglicht es, mehr Reaktionsfähigkeit zu zeigen, was von den Nutzenden sehr geschätzt wird."

Gruppen – unverzichtbar für die interne Kommunikation

„Es wurden mehrere Gruppen erstellt, um diese Austausche zu strukturieren, darunter:

• eine allgemeine Gruppe, die alle Mitarbeitenden umfasst,
• eine Gruppe für Gemeinderatsmitglieder für alle Gewählten,
• Gruppen nach Abteilung (Kultur, Tourismus, Wirtschaft, Kommunikation usw.),
• nach Ausschuss organisierte Gruppen, in denen Gewählte und Abteilungsleiter vertreten sind,
• eine Gruppe für die Talkspirit-Botschafter.

Wir haben den Mitarbeitenden auch angeboten, ihre eigenen Gruppen zu erstellen, um den Austausch in kleinerem Rahmen innerhalb der einzelnen Abteilungen zu erleichtern", ergänzt Elise Roy.

Hin zu mehr kollaborativem Arbeiten

„Einige Abteilungen beginnen auch damit, Talkspirit für die tägliche Zusammenarbeit zu nutzen. Die Bibliotheken beispielsweise nutzen den Chat regelmäßig, um Informationen zu Bestellungen auszutauschen oder die Meinung ihrer Kolleginnen und Kollegen zu bestimmten Themen einzuholen.

Meinerseits arbeite ich projektbasiert mit den Gewählten zusammen in einer Gruppe namens ‚Kommunikationsausschuss'. Das ermöglicht es uns gleichzeitig:

• die Termine der nächsten Treffen festzulegen (über den Kalender),
• zu wissen, wer anwesend sein wird und wer nicht,
• gemeinsam die Präsentationen vorzubereiten,
• Treffen per Videokonferenz abzuhalten,
• die Begleitdokumente zum Treffen im gemeinsamen Laufwerk zu teilen.

Im Moment sind wir noch eine Minderheit, die auf Talkspirit zusammenarbeitet. Aber wir würden diesen Nutzungsbereich in den kommenden Monaten gerne ausbauen", erklärt die Kommunikationsleiterin.

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Mehr Zusammenhalt zwischen den verschiedenen Abteilungen

„Da die Mitarbeitenden auf rund zwanzig verschiedene Gebäude verteilt sind, kennen sich viele nicht. Dank Talkspirit konnten wir die verschiedenen Abteilungen aus ihrer Isolation herausholen und mehr Zusammenhalt schaffen. Heute haben wir wirklich das Gefühl, auf einer Wellenlänge zu sein."

Neben seiner einigenden Wirkung trägt Talkspirit dazu bei, die Arbeit der Mitarbeitenden wertzuschätzen und die verschiedenen Berufsbilder in der Gemeinde besser bekannt zu machen.„Das hat uns ermöglicht, uns gegenseitig kennenzulernen und die Talente jedes Einzelnen zu entdecken. Heute sind einige Mitarbeitende zu echten Kommunikatoren geworden, während man früher nie von ihnen gehört hatte!" ruft Elise Roy aus.

Talkspirits Blick auf die Mairie de Mauges-sur-Loire

Talkspirit ist das ideale Tool, um den Herausforderungen der internen Kommunikation der Mairie de Mauges-sur-Loire gerecht zu werden. Das auf PC und Mobilgeräten verfügbare Tool ermöglicht es Mitarbeitenden und Gewählten, Informationen einfach zu teilen und abzurufen, ob im Büro oder im Außendienst. Eine Revolution!

Heute wird jeder in Echtzeit über die Neuigkeiten der Gemeinde informiert und kann mit Kollegen aus verschiedenen Abteilungen kommunizieren, ohne physisch anwesend sein zu müssen. Damit fließt die Information nicht mehr nur von oben nach unten, sondern alle Mitarbeitenden werden in den Austausch einbezogen.

Aber die Gemeinde gedenkt, nicht dabei stehen zu bleiben.„In diesem Jahr ist es unser Ziel, die Beteiligung der Mitarbeitenden zu steigern und die kollaborative Arbeit auszubauen, indem wir die verschiedenen Abteilungen dazu ermutigen, mehr in den Gruppen zu arbeiten, Treffen über den Kalender zu planen und Dokumente gemeinsam zu bearbeiten auf OfficeNow", berichtet Elise Roy.

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Möchten Sie mehr über den Mehrwert von Talkspirit für Kommunen erfahren? Sehen Sie sich die Aufzeichnung unseres Webinars „Besser kommunizieren und zusammenarbeiten in Kommunen" an, um die direkten Erfahrungsberichte der Mairie de Josselin und der Mairie de Mauges-sur-Loire über die Einführung von Talkspirit zu entdecken.

Aufzeichnung ansehen

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Autorin: Emmanuelle Abensur