Wie führt man das Recht auf Abschalten ein?

Seit dem 1. Januar 2017 ist das Recht auf Abschalten für Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten verpflichtend. Diese Verpflichtung ist im Loi El Khomri verankert, das auch als Arbeitsgesetz bekannt ist. Und das aus gutem Grund: Es ist ein wirksames Mittel, um die übermäßige Nutzung digitaler Tools einzuschränken, psychosozialen Risiken vorzubeugen und die Lebensqualität am Arbeitsplatz der Beschäftigten zu verbessern. Natürlich lässt sich das Recht auf Abschalten nicht von heute auf morgen einführen.

Hier sind mehrere Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung:

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Gewohnheiten und Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden analysieren

Beginnen Sie zunächst mit einer Bestandsaufnahme der aktuellen Situation. Dies ermöglicht Ihnen, die Gewohnheiten bei der Nutzung der digitalen Tools, die Art der Aufgaben und die Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden besser zu verstehen. Anschließend wird es Ihnen leichter fallen, die am stärksten betroffenen Teams zu identifizieren und Ihre Kommunikation entsprechend anzupassen.

Stellen Sie sich beispielsweise folgende Fragen:

• Welche Arbeitszeiten haben die Beschäftigten? Sind sie im Homeoffice dieselben?
• Wie häufig werden E-Mails und Nachrichten außerhalb der Arbeitszeiten versendet?
• Wie verhält es sich mit Meetings? Werden sie immer während der regulären Arbeitszeiten abgehalten?
• Welche Kommunikationsgewohnheiten haben die verschiedenen Abteilungen oder Teams? Kommunizieren sie eher per E-Mail oder per Instant Messaging?
• Welche Tools nutzen sie täglich?
• Wie viele Beschäftigte beklagen sich darüber, zu viel Arbeit zu haben?
• Fühlen sich manche Beschäftigte erschöpft?
• Ist Burnout im Unternehmen häufig?

Auf der Grundlage dieser Daten können Sie Trends erkennen und Regeln sowie Maßnahmen definieren, die in jedem Team oder jeder Abteilung umgesetzt werden sollen.

Über das Recht auf Abschalten kommunizieren

Laut einer Studie des Observatoire Entreprise et Santé von Viavoice und Harmonie Mutuelle wissen 45 % der französischen Beschäftigten nicht, was das Recht auf Abschalten bedeutet.

Bevor irgendwelche Maßnahmen eingeführt werden, muss der Arbeitgeber den Mitarbeitenden daher erklären, was dieses Recht beinhaltet. Zwei Punkte müssen dabei klargestellt werden:

• Das Recht, außerhalb der regulären Arbeitszeiten nicht zu arbeiten, ohne negative Konsequenzen zu erfahren.
• Die Pflicht, das Recht auf Abschalten anderer zu respektieren, indem man darauf verzichtet, spät abends, am Wochenende, an Feiertagen und im Urlaub Nachrichten zu senden.

Außerdem sollte klargestellt werden, dass das Recht auf Abschalten Beschäftigte nicht dazu verpflichtet, außerhalb ihrer Arbeitszeiten nicht zu arbeiten. Tatsächlich bevorzugen manche Mitarbeitende im Homeoffice manchmal flexible Zeiteinteilungen, um persönliche Verpflichtungen leichter zu bewältigen (ein Kind von der Schule abholen, einkaufen gehen usw.). Sie müssen dabei jedoch darauf achten, die Arbeitszeiten ihrer Kolleginnen und Kollegen zu respektieren.

Sobald diese Punkte verstanden wurden, erklären Sie den Mitarbeitenden, warum Sie das Recht auf Abschalten einführen möchten, welche Vorteile sie daraus ziehen können und wie diese Richtlinie umgesetzt wird.

Die Kommunikation muss klar und an einer zentralen Stelle gebündelt sein, beispielsweise in einem Intranet oder einer kollaborativen Plattform. Alle Mitarbeitenden müssen informiert werden, unabhängig von ihrer Position und ihrer hierarchischen Ebene im Unternehmen.

Regeln in einer Betriebsvereinbarung oder Charta festschreiben

Erarbeiten Sie anschließend eine Betriebsvereinbarung oder eine Charta zum Recht auf Abschalten, deren Bestimmungen in die Betriebsordnung aufgenommen werden. Darin können Sie festhalten:

• Die Definition und die Ziele des Rechts auf Abschalten.
• Die Modalitäten der Ausübung des Rechts auf Abschalten und der Verhandlung der Charta.
• Die Abschaltzeiten, in denen Beschäftigte nicht verpflichtet sind zu arbeiten oder auf Nachrichten und E-Mails zu antworten.
• Die Maßnahmen zur Regulierung der Nutzung digitaler Arbeitsmittel.
• Die vom Arbeitgeber eingeführten Sensibilisierungs- und Schulungsmaßnahmen.
• Die Modalitäten zur Überwachung der Umsetzung des Rechts auf Abschalten.
• Die empfehlenswerten Verhaltensweisen im Homeoffice und im Büro, die Sie für notwendig erachten.

Lesen Sie auch: [Expertenmeinung] Brigitte Vaudolon: Best Practices für erfolgreiches Homeoffice.

Sie können verschiedene Muster für Betriebsvereinbarungen und Chartas online finden! Nutzen Sie diese gerne als Grundlage und passen Sie die Modalitäten an Ihr Unternehmen an.

Es gibt noch eine weitere Möglichkeit: Diese Regeln in einem speziellen Leitfaden zum Recht auf Abschalten, zu Ihrer Unternehmenskultur oder sogar zum Homeoffice zu integrieren.

Die Stadt Paris hat beispielsweise einen Leitfaden zur digitalen Abschaltung erstellt, der verschiedene Best Practices zusammenfasst und jede Behörde, Gemeinde und Einrichtung dazu anhält, eine eigene Charta zum Recht auf Abschalten zu erarbeiten.

Mitarbeitende für die Nutzung digitaler Tools sensibilisieren

Um übermäßige Vernetzung und Informationsüberflutung zu vermeiden, müssen Unternehmen auch Sensibilisierungsarbeit leisten. Zum Beispiel, indem sie den Mitarbeitenden erklären, wie sie die ihnen zur Verfügung stehenden Tools richtig nutzen, insbesondere den Instant Messenger, E-Mails, das Mobiltelefon oder das soziale Unternehmensnetzwerk.

Lesen Sie auch: Die Herausforderungen des Rechts auf Abschalten.

Mehrere Best Practices können in Ihrer Charta zum Recht auf Abschalten oder in Sensibilisierungsmeetings erläutert werden, zum Beispiel:

• Die automatische Abwesenheitsnotiz während des Urlaubs aktivieren und die Kontaktperson(en) für dringende Angelegenheiten angeben.
• Kommunizieren und E-Mails nur während der Arbeitszeiten versenden und bei Bedarf den E-Mail-Versand auf spätere Zeiten verschieben.
• Meetings außerhalb der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden untersagen.
• Benachrichtigungen während der Abschaltzeiten deaktivieren.
• Mitarbeitende in den verschiedenen genutzten Tools schulen und ihnen Nutzungsanleitungen oder Tutorials zur Verfügung stellen.
• Mitarbeitende dazu ermutigen, von Zeit zu Zeit ein „Power Nap" oder eine „Digital Detox" auszuprobieren, um sich von ihren Arbeitsmitteln zu erholen.

Bei Food Emotion wurde eine Charta für die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben erstellt, um das Recht auf Abschalten durchzusetzen. „Diese Charta empfiehlt beispielsweise, keine Meetings nach 17:30 Uhr oder vor 8 Uhr zu planen", erklärt Jérémy Dagot, Trade Marketing Manager. Das Recht auf Abschalten ist zudem im Arbeitsvertrag verankert.

Manager schulen und als Vorbilder einsetzen

Manager spielen eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung Ihrer Recht-auf-Abschalten-Politik. Sie müssen mit gutem Beispiel vorangehen, das heißt die eingeführten Abschaltregeln selbst anwenden, um die Mitarbeitenden zu motivieren, dasselbe zu tun.

Eine Schulung kann für Manager angeboten werden, um sie für die oben genannten Herausforderungen und Best Practices zu sensibilisieren. Dabei sollte insbesondere die Bedeutung betont werden, Teams außerhalb ihrer Arbeitszeiten nicht zu beanspruchen, und den Mitarbeitenden zu erklären, dass sie nicht verpflichtet sind, den ganzen Tag ununterbrochen erreichbar zu sein oder sofort auf Nachrichten zu antworten.

Im Gegenteil: Pausen zu machen und sich von Zeit zu Zeit von den Arbeitsmitteln abzuschalten, ist entscheidend für gutes Arbeiten. Um diese Produktivität zu gewährleisten, kann der Manager übrigens „intensive" Arbeitsblöcke einplanen, in denen die Mitarbeitenden nicht erreichbar sind und keine Benachrichtigungen erhalten.

Die Aufgabe des Managers besteht auch darin, die Arbeitsbelastung zu regulieren, damit Beschäftigte nicht ständig Überstunden machen müssen, um ihre Arbeit zu beenden. Um die richtige Balance zu finden, muss man besonders auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden hören und nicht zögern, Anpassungen vorzunehmen, wenn diese die ihnen zugewiesenen Aufgaben nicht bewältigen können.

Lesen Sie auch: Hybrides Arbeiten: Best Practices im Management.

Die Wirksamkeit der eingeführten Maßnahmen bewerten

Sobald all diese Maßnahmen eingeführt wurden, darf das Unternehmen nicht vergessen, regelmäßig nachzuverfolgen, ob sie wirksam sind, und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Verschiedene unternehmenseigene Leistungsindikatoren können verfolgt werden, zum Beispiel:

• Die Anzahl der E-Mails und Nachrichten, die außerhalb der regulären Arbeitszeiten versendet werden.
• Die Häufigkeit, mit der Mitarbeitende sich abends, am Wochenende und während ihrer Urlaubstage in das soziale Unternehmensnetzwerk einloggen.

Ein Überwachungsausschuss, der aus Unternehmensvertretern und Gewerkschaftsvertretern besteht, kann eingerichtet werden, um die Wirksamkeit der Maßnahmen zu verfolgen und Beschäftigte über ihre Nutzung digitaler Tools zu informieren. Außerdem kann das Unternehmen interne Umfragen und Barometer durchführen, um Feedback zu sammeln.

Dabei sollte man im Blick behalten, dass die ersten eingeführten Maßnahmen nicht immer die richtigen sind. Die Charta oder die Vereinbarung zum Recht auf Abschalten muss daher regelmäßig überarbeitet werden. Idealerweise jährlich, um neue Regeln hinzuzufügen oder solche zu streichen, die zum Unternehmen nicht passen.

Sie können Korrekturmaßnahmen bei Nichteinhaltung der Regeln einführen, wie etwa eine freiwillige elektronische Überwachung. Bei Problemen kann der Manager auch einen Termin mit dem Mitarbeitenden vereinbaren, um zu verstehen, was ihn daran hindert, sich abzumelden, und ihm dabei helfen, Lösungen zu finden. Wenn diese Hypervernetzung auf eine zu hohe Arbeitsbelastung zurückzuführen ist, kann der Manager beispielsweise die Ziele des Mitarbeitenden unter Berücksichtigung seiner Kapazitäten und der ihm zur Verfügung stehenden Mittel überdenken.

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Von der Erstellung einer Charta bis zur Einführung eines sozialen Unternehmensnetzwerks, über die Organisation von Schulungen hinaus, gibt es viele Initiativen, um die Abschaltung zu fördern in Ihrem Unternehmen. Es liegt an Ihnen, die Maßnahmen zu ergreifen, die Sie für notwendig halten. Aber vergessen Sie nicht: Sie müssen deren Wirksamkeit überprüfen und auf Ihre Mitarbeitenden hören.

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Dieser Artikel ist ein Auszug aus dem Whitepaper „Recht auf Abschalten: Überlebensratgeber im Homeoffice". Darin erfahren Sie: die Herausforderungen des Rechts auf Abschalten, Best Practices für die Umsetzung sowie konkrete Beispiele für Maßnahmen, die in Unternehmen eingeführt wurden.

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