Die Risiken des hybriden Arbeitens verstehen

Erschöpfung, Stress, Burn-out, Muskel-Skelett-Erkrankungen… Hybrides Arbeiten setzt Beschäftigte zahlreichen psychosozialen Risiken (PSR) aus, die sich unmittelbar auf die Qualität des Arbeitslebens auswirken. Um diesen unterschiedlichen Risiken zu begegnen, muss das Unternehmen vorausschauend handeln und parallel eine Reihe von Maßnahmen einleiten. Die meisten davon sind Ihnen bekannt, doch jetzt gilt es, sie umzusetzen, um ihre Wirksamkeit und ihre positiven Auswirkungen auf die Mitarbeitererfahrung zu messen. Hier sind einige Handlungsansätze, mit denen Sie diesen Prozess anstoßen können.

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1) Soziale Verbundenheit kontinuierlich pflegen

Regelmäßige Kommunikation ist eine Grundvoraussetzung, um den Zusammenhalt in hybriden Teams aufrechtzuerhalten. Mehrere Maßnahmen können ergriffen werden, um die Verbindung zwischen hybriden Teams zu erhalten.

So können Sie beispielsweise informellen Austausch zwischen Mitarbeitenden über thematische Gruppen fördern, die auf Basis gemeinsamer Interessen eingerichtet werden (regelmäßige Jogger, Fans guter Restaurantadressen…) – und das auf Ihrem sozialen Unternehmensnetzwerk. Ermutigen Sie die Beschäftigten, ihre eigenen Gruppen zu gründen! Wenn etwa mehrere Personen Wandern mögen, können sie eine Gruppe erstellen, um darüber zu diskutieren und gemeinsame Ausflüge zu planen.

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Veranstaltungen zum Team-Building – sowohl virtuell als auch physisch – sollten fester Bestandteil Ihrer Kohäsionsstrategie sein. Bei Gitlab, einem der ersten Unternehmen, das 100 % Homeoffice eingeführt hat, organisieren die Mitarbeitenden regelmäßig sogenannte „Breakout Calls" – informelle Meetings mit dem Team, bei denen über alles gesprochen wird, nur nicht über die Arbeit. Das Unternehmen bietet außerdem an, virtuelle Kaffeegespräche mit bisher unbekannten Kolleginnen und Kollegen zu organisieren – mithilfe der Donut-App.

Diese Team-Events bieten auch die Gelegenheit, sportliche Aktivitäten anzubieten – zum Beispiel einen Yoga-Kurs per Videokonferenz, um die Mitarbeitenden zu mehr Bewegung zu motivieren. Bei Gymlib ist Sport ein starkes Mittel zur Förderung sozialer Verbundenheit auf Distanz. Gamification wird dabei eingesetzt, um Mitarbeitende zu gemeinsamen sportlichen Aktivitäten zu motivieren – durch Challenges und ein Punktesystem.

Um die Isolation hybrid arbeitender Mitarbeitender zu verringern, kann es außerdem hilfreich sein, ihnen Zugang zu Coworking-Spaces in ihrer Nähe zu ermöglichen. So können sie neue Menschen kennenlernen und ihre Arbeitsweise behutsam weiterentwickeln.

2) Regeln festlegen und kommunizieren

Darüber hinaus ist es notwendig, die Arbeitsweisen im Unternehmen stärker zu kodifizieren. Ergänzend zur Homeoffice-Richtlinie kann das Unternehmen hybrid arbeitenden Mitarbeitenden einen interaktiven Leitfaden mit seinen Empfehlungen zur Verfügung stellen.

Dieses Handbuch kann beispielsweise Folgendes festlegen:

• die bewährten Praktiken zur Nutzung des sozialen Unternehmensnetzwerks: Verbindungszeiten und Abmeldezeiten, Zeitfenster für Meetings, Gruppen, in denen kommuniziert wird…
• die Sicherheitsregeln: nur zugelassene Anwendungen nutzen, starke Passwörter erstellen und regelmäßig aktualisieren, bei E-Mails auf Phishing achten…
• die Liste der erforderlichen Ausstattung und Geräte für ein Homeoffice, das Körperhaltung und Wohlbefinden des Mitarbeitenden berücksichtigt
• Empfehlungen zur Arbeitsorganisation: einen dedizierten Arbeitsbereich einrichten, zu Beginn des Tages Ziele setzen, sich für Telefonate zurückziehen…
• die bewährten Praktiken, die für das Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu verfolgen sind: regelmäßig Pausen einlegen, auf Körperhaltung und Bildschirmposition achten, Arbeitszeit und Freizeit trennen, regelmäßig mit Kolleginnen und Kollegen kommunizieren…

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Bei Gitlab ermöglicht ein „Handbook" mit 7000 Seiten, sämtliche Regeln und Arbeitsmethoden zu formalisieren, damit nichts dem Zufall überlassen wird. Da es kein physisches Büro gibt, hat das Unternehmen eine ausgeprägte Schriftkultur entwickelt: So sind zum Beispiel Protokolle besonders detailliert gehalten, damit alle Mitarbeitenden im Homeoffice Zugang zu den Informationen haben – unabhängig davon, ob sie an einem Meeting teilgenommen haben oder nicht.

3) Führungskräfte schulen

Die meisten Führungskräfte haben wenig oder gar keine Erfahrung mit der Führung hybrider Teams. Es ist daher notwendig, sie zu begleiten und ihnen bewährte Praktiken an die Hand zu geben, um ihr Management an diese neue Arbeitsweise anzupassen.

Machen Sie ihnen zum Beispiel klar, dass sie bei der Definition von Rollen und Zielen der Mitarbeitenden so explizit wie möglich sein müssen. Regelmäßiges Feedback (idealerweise wöchentlich) ist ebenfalls entscheidend, um Teams bei ihrer Arbeit voranzubringen.

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Den Führungskräften können verschiedene Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, um sie zu begleiten und ihre Kompetenzen weiterzuentwickeln. So können Sie beispielsweise im internen sozialen Netzwerk einen häufig gestellte Fragen-Bereich einrichten, der regelmäßig mit den unterschiedlichen Fragen der Führungskräfte aktualisiert wird.

Bei Orange werden Informationen zu den Risiken des Homeoffice den Führungskräften über das soziale Unternehmensnetzwerk Plazza kommuniziert. „Das primäre Ziel dieser Präventionsdokumente besteht darin, ein Vertrauensverhältnis zwischen den Mitarbeitenden und ihrer Führungskraft aufzubauen und insbesondere die Führungskräfte dazu zu ermutigen, den Mitarbeitenden eine Stimme zu geben", erklärt Dr. Guy Mouyen, Betriebsarzt bei Orange.

Scheuen Sie sich nicht, die Formate zu variieren – zum Beispiel Online-Videos, Quiz, praktische Workshops per Videokonferenz, Webinare usw. anzubieten. Wenn Sie intern nicht die nötigen Ressourcen haben, können Sie auch Online-Schulungen oder Präsenzschulungen anbieten.

4) Mitarbeitende sensibilisieren

Um psychosozialen Risiken und Muskel-Skelett-Erkrankungen vorzubeugen, muss das Unternehmen seine Mitarbeitenden sensibilisieren. Es kann beispielsweise Schulungsveranstaltungen durchführen, um den Mitarbeitenden zu zeigen, welche Körperhaltung sie vor dem Computer einnehmen sollten, wie sie ihren Bildschirm und ihren Stuhl optimal positionieren und welche Dehnübungen sie machen können.

Diese Tipps können anschließend in praktische Merkblätter umgewandelt und den Mitarbeitenden über das interne soziale Netzwerk zur Verfügung gestellt werden.

Außerdem, „muss das Unternehmen seine Mitarbeitenden stärker für das Recht auf Nichterreichbarkeit sensibilisieren, indem es sie zum Beispiel dazu anregt, auf berufliche E-Mails außerhalb ihrer Arbeitszeiten nicht zu antworten", betont Dr. Mihaela Izvoranu, Betriebsärztin beim Ciamt (Centre Inter-entreprises et Artisanal de santé au travail).

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„Um den Mitarbeitenden beim Abschalten zu helfen, kann das Unternehmen sie einladen, den „Power Nap" oder Erholungstechniken durch Atmung oder Achtsamkeit auszuprobieren. Die Mitarbeitenden können auch selbst die Initiative ergreifen und von Zeit zu Zeit eine „Digital Detox" einlegen, also sich für einige Stunden, einige Tage oder sogar eine Woche von allen elektronischen Geräten abkoppeln", ergänzt Brigitte Vaudolon, Psychologin und Coach für Wohlbefinden am Arbeitsplatz.

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Hören Sie den Mitarbeitenden zu und ermutigen Sie sie, Ihnen ihre Schwierigkeiten mitzuteilen (Informationsüberlastung, Erschöpfung, mangelnde Anerkennung…). Wenn beispielsweise mehrere Beschäftigte angeben, zu viel Arbeit zu haben, muss ihre Arbeitsbelastung neu bewertet werden. Ein kollektiver Präventionsansatz für psychosoziale Risiken kann eingeführt werden, um gesundheitliche Risiken und arbeitsbedingten Stress zu verhindern. Wenn die Mitarbeitenden es für notwendig erachten, können Sie auch eine Beratungs- und psychologische Unterstützungsstelle einrichten.

Für Dr. Guy Mouyen gilt: „Der Mitarbeitende ist der wichtigste Akteur der Prävention. Auch wenn er nicht die Entscheidungsgewalt hat, muss sichergestellt werden, dass er seine Schwierigkeiten äußern kann, unabhängig von den Arbeitsbedingungen. Bei Orange haben wir Führungskräften und Personalverantwortlichen Leitlinien zum Umgang mit diesen Belastungen kommuniziert. Seit dem Lockdown haben wir außerdem interne und externe Telefon-Hotlines für Zuhören und psychologische Unterstützung eingerichtet."

5) Mitarbeitende gut ausstatten

Wenn es notwendig ist, Arbeitsgewohnheiten zu ändern, ist es umso wichtiger, gut ausgestattet zu sein. Tatsächlich berichten 85 % der Mitarbeitenden im Homeoffice, mindestens einmal während einer Besprechung aufgrund technischer Probleme unterbrochen worden zu sein.¹ Es muss daher sichergestellt werden, dass jeder Mitarbeitende über eine gute WLAN-Verbindung verfügt, ein einwandfrei funktionierendes Laptop besitzt, einen oder mehrere Bildschirm(e), ein Headset und jede weitere Ausrüstung, die er benötigen könnte.

Sie können auch den Einsatz von Sitz-Steh-Schreibtischen einführen, die dabei helfen, zu langes Sitzen zu reduzieren. Genau das wurde bei Orange auf dem Campus in Blagnac umgesetzt. Dr. Guy Mouyen erklärt dazu: „Sich regelmäßig vom Schreibtisch zu erheben und Übungen zu machen, reicht nicht aus. Das Wichtigste ist zunächst, die Zeit, die man im Sitzen verbringt, so weit wie möglich zu reduzieren. Mein Ziel ist es, nicht länger als 4 Stunden pro Tag zu sitzen – weder im Büro noch im Homeoffice."

Darüber hinaus müssen die Mitarbeitenden über Tools zur effizienten Kommunikation und Zusammenarbeit auf Distanz verfügen. Das Intranet reicht heute nicht mehr aus, um den Bedürfnissen hybrider Teams gerecht zu werden. Immer mehr Unternehmen wenden sich daher der sogenannten Digital Workplace zu: einer digitalen All-in-one-Lösung, die es Mitarbeitenden ermöglicht, auf alle Informationen, Anwendungen und Dokumente zuzugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Mit der Digital Workplace kann der hybride Mitarbeitende überall, jederzeit und auf jedem Gerät arbeiten.

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Der Wechsel zu einem hybriden Arbeitsmodell ist nicht ohne Risiken. Regelmäßige Telearbeit kann bei Mitarbeitenden ein Gefühl der Isolation, Überlastung und sogar Muskel-Skelett-Erkrankungen verursachen. Um diesen verschiedenen Problemen vorzubeugen, ist es wichtig, Regeln für das Homeoffice festzulegen, Mitarbeitende zu sensibilisieren und zu schulen, die Verbindung aufrechtzuerhalten und den Mitarbeitenden die geeigneten Tools zur Verfügung zu stellen.

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¹ Igloo-Studie „State Of the Digital Workplace" 2020

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Autorin: Emmanuelle Abensur