Homeoffice: die 6 Schlüssel zum „Recht auf Nichterreichbarkeit"

Laut einer Umfrage von Ugict-CGT vom Mai 2020, sind fast 80 % der Mitarbeitenden im Homeoffice der Meinung, dass ihr Recht auf Nichterreichbarkeit nicht gewährleistet ist. Eine alarmierende Zahl, wenn man bedenkt, dass psychosoziale Risiken (Stress, Isolation, Erschöpfung …) dazu neigen, sich im Fernarbeitsmodus stärker zu manifestieren.

Dennoch haben bisher nur wenige Unternehmen Initiativen ergriffen, um Mitarbeitende im Homeoffice dazu zu ermutigen, sich Phasen der Nichterreichbarkeit zu gönnen. Die Gründe? Oft zunächst ein Mangel an Informationen zu diesem Thema, ein Zeitmangel, um es anzugehen, und – zum Glück seltener – ein mangelndes Interesse daran.

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Um diese Frage in die Hand zu nehmen und die mit der Hypervernetzung Ihrer Mitarbeitenden im Homeoffice verbundenen Risiken zu verhindern, finden Sie hier 6 Schlüssel, die Ihnen helfen, das Recht auf Nichterreichbarkeit in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten :

1) Die tatsächliche Arbeitsbelastung und Arbeitszeit berechnen

In den letzten Jahren ist die Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden kontinuierlich gestiegen. Im Jahr 2020 schätzten 61 % der Führungskräfte, dass sie im Vergleich zum Vorjahr weiter gestiegen sei. Folge dieser Überbelastung: 59 % von ihnen gaben an, an Ruhetagen zu arbeiten, und 39 % gaben zu, mehr als 45 Stunden pro Woche zu arbeiten.¹

Und die Mitarbeitenden im Homeoffice bilden dabei keine Ausnahme.

Laut demselben Ugict-CGT-Barometer vom November 2020, sind 75 % der Führungskräfte der Meinung, dass das Homeoffice sie nicht vor übermäßig langen Arbeitszeiten schützt. Im Gegenteil.

Tatsächlich zeigt sich, dass das Homeoffice die Arbeitsbelastung oft erhöht oder zumindest die arbeitsbezogene „mentale Belastung" verstärkt, was Mitarbeitende daran hindern kann, zur richtigen Zeit „abzuschalten".

Um das Recht auf Nichterreichbarkeit gewährleisten zu können, ist die erste Maßnahme daher, die tatsächliche Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeitenden zu bewerten.

Wenn diese Belastung zu hoch ist, ergreifen Sie Maßnahmen, um sie zu reduzieren; zum Beispiel:

• Ziele und Verantwortlichkeiten anpassen;
• dem oder der Mitarbeitenden eine Schulung anbieten, um seine/ihre Produktivität zu verbessern, Zeit besser zu managen, besser zu delegieren …;
• eine zusätzliche Person einstellen.

Überprüfen Sie dann regelmäßig, wie sich diese Arbeitsbelastung im Laufe der Zeit entwickelt.

2) Einen Rahmen setzen

Gemäß dem El-Khomri-Gesetz (2016) sind Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden verpflichtet, Verhandlungen über das Recht auf Nichterreichbarkeit mit den Sozialpartnern aufzunehmen. Und wenn diese Verhandlungen nicht zu einer Kollektivvereinbarung führen, muss das Unternehmen eine Charta ausarbeiten. Für kleinere Unternehmen gilt: Obwohl es keine Pflicht ist, empfiehlt das Gesetz ihnen ebenfalls, sich dieses Themas anzunehmen.

Die wesentlichen Bestimmungen der Charta oder der Vereinbarung können dann in Ihre Betriebsordnung aufgenommen werden, aber auch in Ihr Willkommensheft oder in ein Merkblatt, das allen Mitarbeitenden ausgehändigt wird.

3) Einen Kommunikationsplan

erstellenSobald die Modalitäten der „Nichterreichbarkeit" festgelegt sind, können Sie Ihren Kommunikationsplan erstellen,

dessen Ziel es sein wird, das Recht auf Nichterreichbarkeit im Unternehmen zu fördern.

Es stehen Ihnen verschiedene konkrete Mittel zur Verfügung. Zum Beispiel:

• Einen Fragebogen
an alle Mitarbeitenden senden, um mehr Informationen darüber zu sammeln, was sie im Homeoffice am „Abschalten" hindert
• Auf Ihr internes soziales Netzwerk zurückgreifen, um Ihren Mitarbeitenden den Sinn des Rechts auf Nichterreichbarkeit zu erklären und die mit der Hypervernetzung verbundenen Risiken darzustellen
• Einen dedizierten Newsletter zu diesem Thema versenden, in den Sie Bilder, Videos, Schlüsselzahlen und Erfahrungsberichte integrieren können
• Informationsveranstaltungen planen (per Videokonferenz), die es interessierten Mitarbeitenden ermöglichen, ihre Fragen und Erfahrungen zu teilen;
• Eine digitale Ideenbox erstellen (mit einer Plattform wie diBoks, Humanperf oder Beeshake), in der Ihre Mitarbeitenden ihre Vorschläge für Initiativen zur Förderung des Rechts auf Nichterreichbarkeit einreichen können

4) Manager und Mitarbeitende sensibilisieren

Selbst wenn Sie eine Vereinbarung oder eine Charta ausgearbeitet haben, bedeutet das nicht, dass alle davon Kenntnis nehmen und die Empfehlungen genau befolgen werden. Deshalb ist es unerlässlich, alle internen Zielgruppen (Geschäftsleitung, Manager und Mitarbeitende) für das Recht auf Nichterreichbarkeit zu sensibilisieren.

Wenn Manager weiterhin abends oder am Wochenende Nachrichten senden, werden sich die Teams manchmal verpflichtet fühlen, zu antworten, oder schlimmer noch, beginnen, ihrem Beispiel zu folgen, „um einen guten Eindruck zu hinterlassen".

Es sind daher zunächst die Geschäftsleitung und die Manager, die Sie sensibilisieren müssen.

Diese Sensibilisierung muss sowohl folgende Aspekte umfassen:

• die Bedeutung des Rechts auf Nichterreichbarkeit (insbesondere Hypervernetzung);
• die bewährten Praktiken im Umgang mit digitalen Tools (wie das Deaktivieren von Benachrichtigungen abends und am Wochenende);
• aber auch und vor allem die zu vermeidenden Praktiken (insbesondere das Versenden von E-Mails oder die Organisation von Besprechungen außerhalb der Arbeitszeiten).

Zögern Sie nicht, eine dedizierte Schulung zu diesem Thema vorzusehen oder eine Frage-und-Antwort-Sitzung live abzuhalten, um auf die Bedenken aller einzugehen. Sie können diese Austausche anschließend in einem Dokument zusammenfassen, das allen zur Verfügung gestellt wird.

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Ermutigen Sie dann die Manager, mit gutem Beispiel voranzugehen und die Rolle von Botschaftern gegenüber ihren Teams zu übernehmen. Um (schlechte) Gewohnheiten zu verändern, werden die mittleren Führungskräfte eine Schlüsselrolle spielen.

Diese Nahkommunikation wird eine viel größere Wirkung auf die Mitarbeitenden haben als eine zu „offizielle" schriftliche Kommunikation. Außerdem ermöglicht es Ihnen, neue Mitarbeitende zu beruhigen, die remote arbeiten und die „echten" Arbeitszeiten des Unternehmens noch nicht kennen.

5) Das Recht auf Nichterreichbarkeit in Ihre Unternehmenskultur integrieren

Was wäre besser geeignet, um Mitarbeitende zum Abschalten zu ermutigen, als das Recht auf Nichterreichbarkeit in den Kern Ihrer Unternehmenskultur zu integrieren? Das ist die perfekte Gelegenheit, regelmäßig mit den Mitarbeitenden zu kommunizieren, aber auch, um Ihrer Arbeitgebermarke einen Schub zu geben.

Das UGICT-CGT-Barometer 2020 stellt fest, dass das „Recht auf Nichterreichbarkeit" auch ein Wunsch bei Führungskräften ist: 69 % der Führungskräfte wünschen sich dieses Recht (ein Anstieg von 9 Punkten im Vergleich zu 2019). Dieses wachsende Anliegen spiegelt die Priorität Nr. 1 der Führungskräfte wider: eine Balance zwischen Berufs- und Privatleben zu wahren (wichtiger als das Gehalt oder sogar der Sinn der Arbeit).

Indem Sie diese Balance und damit die Lebensqualität bei der Arbeit (LQA) Ihrer Mitarbeitenden fördern, steigern Sie nicht nur Ihre Attraktivität bei potenziellen Kandidierenden, sondern auch bei Ihren aktuellen Mitarbeitenden!

6) Ihre Arbeitstools aufeinander abstimmen

Auch die Ihren Teams zur Verfügung gestellten Arbeitstools spielen eine Schlüsselrolle. Ihre Anzahl kann jedoch manchmal eine Bedrohung darstellen. Je mehr Tools es gibt, desto mehr Benachrichtigungen erhalten die Mitarbeitenden täglich, was die „mentale Belastung" erhöhen und sie am „Abschalten" hindern (oder davon abhalten) kann.

Wenn es Ihnen schwerfällt, Ihre Tools zu rationalisieren, kann es sinnvoll sein, eine kollaborative Plattform einzuführen. Sie bündelt alle Funktionen rund um die interne Kommunikation und kollaborative Arbeit, und ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden gleichermaßen einfach, selbst festzulegen, in welchen Zeitfenstern sie nicht mehr durch Benachrichtigungen gestört werden möchten.

Wie die Talkspirit-Plattform das Recht auf Nichterreichbarkeit fördert

Talkspirit ist eine kollaborative Plattform, die zahlreiche Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen vereint (Chat, Videokonferenz, Drive, gemeinsame Dokumentenbearbeitung, Checklisten, gemeinsamer Kalender, usw.). Ihr „All-in-One"-Charakter erspart es Ihren Teams, zwischen verschiedenen Tools zu wechseln, um zu kommunizieren oder Informationen zu finden: Alles ist an einem Ort zentralisiert.

Die Plattform bietet auch mehrere Funktionen zur Förderung des Rechts auf Nichterreichbarkeit, im Büro wie im Homeoffice: die Planung von Verbindungs- und Nichterreichbarkeitszeiträumen; die Einstellung eines Status, der Ihren Kolleginnen und Kollegen mitteilt, dass Sie im Urlaub, beschäftigt oder nicht verfügbar sind; die Planung von Veröffentlichungen, um Ihre Ankündigungen zeitversetzt zu veröffentlichen.

Unsere Kunden nutzen diese Funktionen, um ihre Mitarbeitenden dazu zu ermutigen, sich von ihren digitalen Tools abzukoppeln. So beispielsweise die Restaurantkette PUR etc., die ihren Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Benachrichtigungen auf der Plattform frei einzustellen. Parallel zur Einführung von Talkspirit hat das Unternehmen auch alle Teams für die Bedeutung des Rechts auf Nichterreichbarkeit sensibilisiert.

Lesen Sie auch: Die Kommunikation in einem Filialnetz verbessern: der Erfahrungsbericht von PUR etc.

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In der Ära des Homeoffice ist das Recht auf Nichterreichbarkeit zu einem Must-have für Unternehmen geworden, die sich um die Gesundheit ihrer Mitarbeitenden kümmern und sich bei den besten Talenten profilieren möchten. Verzögerte E-Mails, Nichterreichbarkeitszeiträume, Analyse der Remote-Anmeldungen … Es mangelt nicht an Beispielen für Initiativen zur Förderung des Rechts auf Nichterreichbarkeit. Es bleibt Ihnen nur noch, loszulegen!

Möchten Sie mehr über das Recht auf Nichterreichbarkeit erfahren? Lesen Sie unser Whitepaper:

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Unser Whitepaper „Recht auf Nichterreichbarkeit: Überlebensleitfaden im Homeoffice" enthält eine umfassende Analyse der Herausforderungen des Rechts auf Nichterreichbarkeit, bewährte Praktiken für seine Umsetzung und konkrete Beispiele für Initiativen in Unternehmen.

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¹ Ugict-CGT-Barometer vom November 2020

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Autorin: Emmanuelle Abensur