10 Best Practices for Running Effective Meetings

Les réunions inefficaces, cela vous parle ? C’est une pratique à laquelle nombre d’entreprises veulent mettre fin, mais souvent sans grand succès. En moyenne, seule 1 réunion sur 4 aboutit à une prise de décision. En cause : un manque de préparation, une difficulté à cadrer les échanges, ou encore un outil inadapté. Pour éviter ces écueils, il est important de désigner un animateur qui sait comment bien animer une réunion. 

Bien sûr, personne ne naît animateur. Cela s’apprend ! Pour vous aider à bien comprendre ce qu’implique ce rôle, nous avons rassemblé dans cet article : 

• 10 bad habits to avoid as a facilitator or participant,
• and 10 best practices to adopt for running meetings that actually work.

Read on to put an end to meeting overload!

       

10 Bad Habits That Make Your Meetings Ineffective

Vous avez souvent l’impression de perdre votre temps en réunion ? Si oui, il y a de fortes chances pour que l’une de ces mauvaises pratiques soit en cause. Que vous soyez animateur ou simple participant, essayez donc de les éviter au maximum !

1. Not Thinking About Why You Are Calling the Meeting

Faire une réunion sans savoir pourquoi on fait une réunion est le premier écueil dans lequel nombre d’entreprises tombent. Que la réunion soit déjà planifiée ou non, demandez-vous toujours si elle est bien nécessaire, et à quoi elle va servir. 

• Do you have important topics to discuss that require a shared decision? 
• Do you need to bring several people together to brainstorm on a strategic issue? 
• Do the topics to be covered absolutely need to be discussed in real time (rather than asynchronously)? 

Si vous avez répondu “oui” à l’une de ces questions, c’est qu’une réunion est peut-être nécessaire. Le cas échéant, il faudra remettre en question la nécessité de faire une réunion.

2. Scheduling the Meeting at the Wrong Time

Vous êtes-vous déjà dit en recevant une invitation qu’il s’agissait du pire moment pour organiser une réunion ? Choisir le mauvais créneau peut gravement nuire à l’efficacité de votre réunion. Alors pour rester sereins, proscrivez les réunions : 

• during the lunch break,
• before 9 a.m. or after 6 p.m.,
• in the middle of a packed day,
• and on days already full of meetings.

Vérifiez où se trouvent les participants afin d’éviter les réunions dans le train où vous n’entendez qu’un mot sur deux. Et si possible, faites en sorte que les réunions ne s’enchaînent pas sans aucune pause. Si les participants se connectent directement après une longue réunion, il est probable qu’ils aient du mal à rester concentrés sur ce que vous dites.

3. Inviting the Wrong People

Pour animer une réunion efficace, il faut y convier les bonnes personnes. Plutôt que d’inviter tout le monde sans exception, contentez-vous d’inviter uniquement les personnes concernées, c’est-à-dire celles dont vous avez besoin pour prendre une décision et/ou qui ont besoin d’avoir les informations que vous allez partager. 

4. Not Preparing for the Meeting

Une bonne réunion, c’est une réunion préparée en amont ! On oublie donc les réunions sans ordre du jour clair, pour éviter de faire perdre du temps à tout le monde. 

Une fois l’agenda créé, il est important de clarifier ce qui est attendu de chaque participant avant et pendant la réunion. Par exemple : 

• Are participants expected to prepare a presentation? 
• Should they think through the topics to be discussed beforehand? 
• Peuvent-ils ajouter à l’agenda les points qu’ils souhaitent aborder ? 

This ensures every participant comes to the meeting prepared.

5. Ne pas clarifier le rôle de l’animateur

L’animateur est la personne chargée d’animer une réunion, c’est-à-dire de : 

• guiding and managing the discussion,
• gathering input from each participant,
• managing any disagreements or conflicting viewpoints,
• s’assurer que les informations partagées sont claires pour tous.

Dans certains cas, l’animateur peut aussi avoir d’autres casquettes, par exemple prendre des notes et assurer le suivi des actions. Dans d’autres cas, les rôles de secrétaire et de chef de projet peuvent être délégués à d’autres personnes. 

Résultat : bien souvent, les responsabilités de l’animateur ne sont pas claires pour tout le monde. Ce qui peut créer des problèmes de communication pendant la réunion.

Prenez donc le temps de documenter ce qui est attendu de l’animateur, par exemple en utilisant un outil comme Talkspirit.

6. Ne pas laisser les participants s’exprimer

Attention, animer une réunion ne veut pas non plus dire monopoliser la parole. C’est une erreur fréquente commise aussi bien par l’animateur que par les participants. Pour être efficace, une réunion doit permettre à chacun de s’exprimer librement, sans être interrompu par d’autres personnes. 

Pratiquez donc au maximum l’écoute active et attribuez la parole à tour de rôle, pour éviter que vos réunions se métamorphosent en un long monologue ou un brouhaha incompréhensible. 

7. Trying to Discuss Several Topics at Once

Un autre écueil est de s’éloigner des sujets prévus à l’ordre du jour et/ou de vouloir discuter de plusieurs sujets en même temps. Cette mauvaise pratique peut vous empêcher de terminer vos réunions à l’heure, et a tendance à retarder vos prises de décision. Résultat : chacun repart insatisfait une fois la réunion terminée.

Pour bien animer une réunion, assurez-vous que les échanges portent uniquement sur les sujets inscrits à l’ordre du jour, et non sur des sujets annexes. Essayez également de discuter en profondeur des sujets plus complexes. Pour creuser la cause d’un problème, vous pouvez par exemple appliquer la méthode des 5 “pourquoi”, qui consiste à poser cinq fois la question “pourquoi” aux participants. 

8. Not Respecting the Time Allotted

Vos réunions ont tendance à s’éterniser plus longtemps qu’elles ne doivent ? Vos collaborateurs arrivent une fois sur deux en retard ? Eh bien, il est temps de bannir ces mauvaises habitudes ! 

Une réunion efficace, c’est une réunion qui commence et termine à l’heure. Veillez donc à bien anticiper le temps dont vous avez besoin, afin d’éviter l’effet boule de neige (lorsqu’une réunion termine en retard, elle peut empêcher une autre réunion de commencer à l’heure, et ainsi de suite).

Si vos réunions sont particulièrement longues, pensez également à intégrer les temps de pause dans l’agenda de votre réunion 😉.

9. Leaving Without a Decision

Les réunions qui n’aboutissent à aucune prise de décision ou action concrète sont monnaie courante en entreprise. Pour autant, elles sont souvent inutiles, et font perdre un temps précieux à vos collaborateurs.

Après tout, l’objectif d’une réunion n’est pas de philosopher pendant des heures, mais bien d’arriver à un commun accord. Pour animer efficacement vos réunions, limitez donc le temps de parole de chacun et utilisez un système de vote pour prendre rapidement des décisions.

10. Leaving Follow-Up Actions Unclear

The meeting is over, but nobody really knows what happens next. Several reasons can explain this: 

1. Les actions de suivi et/ou les assignations aux tâches post-réunion n’ont pas été abordées pendant la réunion
2. Personne n’a pris de notes pendant la réunion, par conséquent personne ne se souvient de ce qu’il faut faire
3. Aucun compte-rendu n’a été partagé aux participants suite à la réunion, et aucun suivi n’a été effectué pour s’assurer que chacun réalise bien les tâches qui lui sont assignées. 

Make sure to formalize follow-up actions during and after your meetings so they do not get forgotten.

10 Best Practices for Facilitating Meetings Effectively

Now that you know what to avoid, let us move on to the best practices for running a meeting that wastes no one's time.

1. Définir l’objectif et l’ordre du jour de la réunion

La première chose à faire avant de planifier une réunion, c’est d’abord de clarifier son objectif, c’est-à-dire ce que vous souhaitez accomplir grâce à la réunion. Identifiez également les sujets à aborder pour atteindre votre objectif, ainsi que ceux qui nécessitent une prise de décision. 

À partir de ces éléments, vous pouvez élaborer un ordre du jour pour votre réunion, et proposer aux participants de le compléter avec les éléments dont ils souhaitent discuter. Pour cela, rien de plus simple : il vous suffit d’utiliser un document co-éditable comme celui que vous voyez ci-dessous (créé sur la suite OfficeNow de Talkspirit).

2. Organize the Meeting Properly

La prochaine étape est bien sûr d’organiser votre réunion. Envoyez une invitation agenda aux participants, en veillant à n’inviter que les personnes qui ont réellement besoin d’être présentes. Dans cette invitation, précisez la thématique, l’objectif et l’ordre du jour de la réunion (et si besoin, ajoutez un lien vers les documents à consulter) pour que chacun puisse la préparer en avance.

Demandez à chaque participant de confirmer sa présence et de partager en amont les points et/ou questions qu’ils souhaitent aborder lors de la réunion. Vous aurez ainsi le temps de réfléchir à une solution d’ici là !

3. Clarify the Format

Le format des réunions a largement évolué ces dernières années. Pour éviter les malentendus, l’idéal est donc de clarifier : 

• où la réunion a lieu : en distanciel, en présentiel ou en mode hybride (c’est-à-dire, avec un mix de participants à distance et sur site),
• et quels types d’informations doivent être partagées lors de la réunion.

En fonction du format choisi, il vous faudra intégrer un lien de visioconférence dans l’invitation et/ou réserver une ou plusieurs salle(s) de réunion. 

Pour gagner du temps, vous pouvez également créer vos propres modèles de réunion sur Talkspirit. L’outil vous permet de définir les étapes clés de vos réunions et le type de contenu qui doit être partagé à chaque étape (par exemple, une check-list d’actions, des indicateurs clés, un rapport d’avancement sur les projets, un rapport de suivi des OKRs, etc.).

4. Choose the Right Collaborative Tool

Difficile de faire une réunion hybride sans disposer d’un outil collaboratif efficace… Pour choisir le bon, penchez-vous sur vos besoins : 

• Quelles sont pour vous les fonctionnalités indispensables que doit intégrer l’outil de visioconférence ? (enregistrement, sondages, breakout rooms, partage d’écran, etc.)
• Avez-vous besoin d’équiper vos salles de réunion ? 
• What other features do you need to organize and run meetings? (shared calendar, resource booking, chat rooms, office suite, etc.)
• Quelles sont vos contraintes ? (hébergement des données en France, authentification SSO, application mobile, facilité d’utilisation, etc.)

• Add a banner to download the methodology guide for choosing the right collaborative tool

Chez Talkspirit, nous centralisons tout ce dont vous avez besoin sur une seule et même plateforme. 100 % français, notre outil collaboratif intègre toutes les fonctionnalités essentielles pour organiser, animer et réaliser le suivi d’une réunion : tchat et visioconférence, webinaires, équipement pour salles de réunion, agenda partagé, suite bureautique, gestion de projet, etc.

       

5. Establish Internal Ground Rules

La meilleure solution pour mettre fin à la réunionite ? Créer un guide pratique des réunions, intégrant l’ensemble des règles d’or à appliquer en réunion (aussi bien pour les participants que pour les animateurs). Par exemple : 

• arriver à l’heure,
• prepare for the meeting in advance,
• lever la main pour s’exprimer,
• ne pas interrompre quelqu’un qui parle,
• respect everyone's point of view,
• do not multitask during a meeting (answering emails, checking your phone, etc.),
• désactiver son micro lorsque quelqu’un d’autre parle,
• avoid technical jargon.

Ces règles peuvent également être mentionnées dans votre livret d’accueil (ou tout autre document d’intégration), pour permettre aux nouveaux collaborateurs d’en prendre connaissance facilement.

Lire aussi : Ressources Humaines : comment intégrer un nouveau collaborateur dans l’entreprise ?

6. Keep Participants Engaged

Facilitating a meeting also means doing everything you can to keep participants engaged throughout. Here are some ideas for different meeting formats: 

• En début de réunion, faites un tour de table ou un ice breaker (une activité qui permet littéralement de “briser la glace”) pour mettre les participants à l’aise et détendre l’atmosphère.
• Gamifiez l’expérience de réunion : faites des sondages, des quiz, des challenges, et comptez les points pour encourager les participants à donner le meilleur d’eux-mêmes
• Share your screen and use a whiteboard to make your presentation more interactive
• Invite participants to brainstorm in small groups (using breakout rooms)

7. Encourager chacun à s’exprimer

Bien sûr, animer une réunion ne consiste pas uniquement à transmettre de l’information de manière descendante. Chaque participant doit pouvoir s’exprimer et donner son avis, de manière à nourrir les échanges.

Encouragez les participants à poser leurs questions au fur et à mesure de la réunion. Gardez un temps dédié pour discuter des points à l’agenda. Et donnez la parole à ceux qui s’expriment le moins pour obtenir le feedback de l’ensemble des participants (et non juste ceux qui sont à l’aise pour prendre la parole).

8. Respecter l’agenda et le temps imparti

L’animateur doit aussi veiller à ce que la réunion remplisse bien son objectif et ne parte pas dans tous les sens. Il doit cadrer les échanges pour s’assurer que l’agenda soit respecté, que les décisions attendues soient prises, et surtout que la réunion ne déborde pas ! 

If needed, they can appoint a timekeeper to watch the clock and remind everyone how much time is left. 

9. Take Notes

Prendre des notes est essentiel lorsqu’on anime une réunion. Alors oui, cela peut vous paraître évident, mais dans certaines entreprises il peut parfois être compliqué de retrouver une trace écrite des réunions. 

En début de réunion, nous vous conseillons donc de désigner un secrétaire qui sera chargé de prendre des notes. Tout participant peut jouer ce rôle, y compris l’animateur, alors n’hésitez pas à changer de secrétaire à chaque réunion.

10. Follow Up After the Meeting

Le suivi post-réunion est tout aussi important que l’animation pendant la réunion. Cela permet de rappeler aux participants les points qui ont été discutés, et de tenir informées les personnes qui n’ont pas pu participer à la réunion. 

Voici quelques bonnes pratiques pour assurer le suivi d’une réunion : 

• Partagez le compte-rendu de la réunion aux personnes concernées (les participants et les personnes invitées n’ayant pas pu venir) via une publication sur votre réseau social d’entreprise. Dedans, faites apparaître : les sujets abordés, les décisions prises et les actions de suivi à réaliser.

• Demandez du feedback aux participants sur la réunion, par exemple à l’aide d’un sondage. Et proposez-leur de partager des axes d’amélioration pour les prochaines réunions.

• Intégrez les actions de suivi sur votre outil de gestion de projet. Assignez les bonnes actions aux bonnes personnes, et ajoutez les échéances pour que les tâches soient réalisées en temps et en heure. Talkspirit dispose d’un module Projets qui vous permet de réaliser ce suivi en toute simplicité, alors n’hésitez pas à le tester.

To Conclude

Grâce à ces bonnes pratiques, vous avez désormais les clés en main pour animer vos réunions avec efficacité, et ce où que vos participants se trouvent. Instaurer de nouvelles habitudes peut prendre un peu de temps, alors soyez patients et montrez l’exemple pour que vos équipes suivent le pas. Enfin, n’oubliez pas de bien vous équiper : mettez en place un système de visioconférence pour vos salles de réunion, et déployez un outil collaboratif doté d’un module de visioconférence. Les bons outils peuvent faire toute la différence, notamment lorsque vous devez faire des réunions hybrides.

Besoin d’un pense-bête pour garder en tête ces bonnes pratiques ? Téléchargez notre check-list ultime pour faire des réunions efficaces  👇

Access the Checklist

In this checklist you will find: our best practices for effective meetings, the 14 key actions to take before, during and after every meeting, plus suggested resources to go further.