[Webinar] Die Digitalisierung des öffentlichen Sektors beschleunigen

Laut einer Umfrage von Acteurs publics sind 33 % der Beamt:innen der Meinung, dass der öffentliche Sektor in Bezug auf die digitale Transformation hinterherhinkt. Eine Einschätzung, die 60 % der Teilnehmenden unseres Webinars vom 29. März 2023 über die Digitalisierung des öffentlichen Sektors teilen.

Und das aus gutem Grund: „Die französischen Verwaltungen haben ihren digitalen Übergang weitgehend vollzogen, jedoch ihre digitale Transformation noch nicht abgeschlossen"¹. Tatsächlich sind die intern genutzten Tools nicht immer an die Bedürfnisse der Organisation angepasst. Ebenso müssen Arbeits- und Informationsmanagementmethoden weiterentwickelt werden, um diese digitale Transformation erfolgreich umzusetzen, ohne dabei die Datensicherheit der Organisation zu gefährden.

Welche Tools und Best Practices sind also einzuführen, um die Digitalisierung des öffentlichen Sektors zu beschleunigen? Worauf ist zu achten, um Daten sicherzuhalten? Und wie lässt sich der Wandel begleiten?

Dies sind die Fragen, die von unseren drei Referent:innen im Laufe dieses Webinars behandelt wurden, nämlich:

• Adèle Hošek, Lead Customer Success bei Talkspirit
• Carine Ponsot, Beauftragte für interne Kommunikation bei der Gemeindeverwaltung Venelles
• Philippe Sanmartin, Generaldirektor der Dienste der Gemeindeverwaltung Venelles

Hier folgen die Zusammenfassung und der Replay dieser Beiträge.

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Die Herausforderungen der digitalen Transformation des öffentlichen Sektors

Für Adèle Hošek, Lead Customer Success bei Talkspirit, bringt die digitale Transformation zwei zentrale Herausforderungen für öffentliche Organisationen, Bürger:innen und Mitarbeitende mit sich:

• Für die Organisation: die Notwendigkeit, Tools und Dienstleistungen zu modernisieren, und dabei eine gewisse Benutzerfreundlichkeit beizubehalten und nah an den Bürger:innen zu bleiben.
• Für Bürger:innen und Mitarbeitende: die Notwendigkeit, sich an die neuen Arbeitsweisen und an die von der Organisation eingeführten neuen Tools anzupassen.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, muss die Digitalisierung des öffentlichen Sektors schrittweise erfolgen. Hier sind die 3 wichtigsten Etappen 👇

Die Etappen zur Beschleunigung der Digitalisierung des öffentlichen Sektors

1. Eine Bestandsaufnahme durchführen

Der erste Schritt für eine erfolgreiche Digitalisierung ist, eine Bestandsaufnahme durchzuführen, um Tools, Nutzungsweisen und Praktiken zu identifizieren, die weiterentwickelt werden müssen.

Dazu empfiehlt Adèle Hošek, folgende Maßnahmen umzusetzen:

• Die digitale Reife Ihrer Organisation bewerten, d. h. ihre Fähigkeit, neue Technologien optimal zu nutzen und sich kontinuierlich an die digitale Entwicklung anzupassen.

• Die genutzten Tools erfassen und die Art, wie sie in den verschiedenen Abteilungen eingesetzt werden, um sicherzustellen, dass sie tatsächlich identifizierten Bedürfnissen entsprechen.

• Die bestehenden Praktiken und Prozesse formalisieren, um das gesamte Wissen der Organisation zu sichern und so die Informationssuche zu erleichtern.

• Die Zielgruppe definieren dieser digitalen Transformation, um deren Schwierigkeiten zu identifizieren und so vorhandene Widerstände leichter abzubauen.

• Die Projektverantwortlichen benennen, die den Lenkungsausschuss bilden und die Aufgabe übernehmen, den Bedarf der Organisation zu klären.

• Die Mitarbeitenden befragen, um deren Bedürfnisse zu ermitteln und Ihre Bestandsaufnahme zu vervollständigen sowie das Tool optimal zu konfigurieren.

• Botschafter:innen im direkten Kontakt mit Ihrer Zielgruppe identifizieren, die diese Befragung durchführen und Sie bei der internen Begleitung des Wandels unterstützen können.

Lesen Sie auch: [Webinar] Methodik und Tools für eine erfolgreiche digitale Transformation

2. Die Einführung begleiten

Sobald diese Bestandsaufnahme abgeschlossen ist, ist es an der Zeit, die neuen Tools und Praktiken einzuführen, die die Digitalisierung der Organisation beschleunigen sollen. In dieser Etappe kommt es vor allem darauf an, die Einführung gut zu begleiten, da dies maßgeblich zur Beteiligung der Mitarbeitenden am Projekt beiträgt.

Eine erste bewährte Praxis besteht darin, einen Kommunikationsplan zu entwickeln. Ziel ist es, die Mitarbeitenden vor, während und nach dem Rollout des Projekts zu informieren, aber auch zu beruhigen. In diesen Kommunikationen sollte insbesondere klargestellt werden:

• warum die Organisation ein neues Tool / eine neue Praxis einführt,
• welche Personen betroffen sind und wer ihre Fragen beantworten kann,
• wie der Rollout ablaufen wird und welche Zeitpläne vorgesehen sind,
• wo die projektbezogenen Informationen zu finden sind.

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Denken Sie auch daran, Ihr neues Tool oder Ihre neue Praxis gemeinsam mit Ihrem Lenkungsausschuss und Ihren Botschafter:innen zu testen. So können Sie sicherstellen, dass das Tool oder die Best Practice den geäußerten Bedürfnissen entspricht, und notwendige Verbesserungen vornehmen, bevor das Projekt gestartet wird.

3. Die Information dauerhaft sichern

Nach der Vorbereitung folgt die dauerhafte Sicherung der Information. In dieser letzten Etappe geht es darum, dafür zu sorgen, dass das Tool oder die Praxis zur Referenz für alle Mitarbeitenden wird (und für gewählte Mandatsträger:innen, sofern betroffen).

Die Botschafter:innen spielen dann eine Schlüsselrolle, denn sie sind es, die die Botschaft bei den Mitarbeitenden und Mandatsträger:innen vor Ort verbreiten und ihnen zeigen, wie das Tool oder die Best Practice im Alltag genutzt wird. Um sicherzustellen, dass sie diese Rolle vollständig erfüllen, müssen sie daher gut geschult werden – sowohl im Umgang mit dem neuen Tool und den neuen Praktiken als auch in ihrer Rolle selbst.

Auf Ihrem neuen Tool kann es außerdem sinnvoll sein, ein Willkommensportal zu erstellen, auf dem Sie nützliche Informationen und Dokumente teilen können (die Nutzungscharta des Tools, ein Starter-Kit, Tutorials usw.).

Einen Monat nach dem Projektstart können Sie anschließend Ihre Mitarbeitenden, Mandatsträger:innen und Botschafter:innen befragen, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren und Ihre Praktiken kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Schließlich empfehlen wir Ihnen auch, die Nutzungsstatistiken Ihres neuen Tools zu verfolgen, um zu überprüfen, wie es genutzt wird, und diese mit den Statistiken Ihres alten Tools zu vergleichen. So können Sie nachvollziehen, ob die eingeleiteten Maßnahmen den Bedürfnissen der Nutzer:innen entsprechen und welche Verbesserungen erzielt wurden.

PS: Sie möchten wissen, wie Sie diese drei Etappen konkret umsetzen können? Sehen Sie sich den Replay an, um den Praxisbericht zu entdecken, den Adèle Hošek im Webinar vorgestellt hat.

Die Erfahrung der Gemeindeverwaltung Venelles

Die Digitalisierung des öffentlichen Sektors ist eine zentrale Herausforderung für viele öffentliche Organisationen und Verwaltungen. Dies gilt insbesondere für die Gemeindeverwaltung Venelles, eine Gemeinde mit 8.600 Einwohnern in der Nähe von Aix-en-Provence.

Im Jahr 2020 hat sie die Talkspirit-Plattform eingeführt, um ihre digitale Transformation zu beschleunigen, und die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen ihren Mitarbeitenden zu verbessern. Hier ist ihr Erfahrungsbericht.

Lesen Sie auch: Die interne Kommunikation mit Talkspirit beleben: Erfahrungsbericht der Gemeindeverwaltung Venelles

Ein Bedarf an reibungsloserer Kommunikation und Zusammenarbeit

„Als ich 2015 ankam, stellte ich fest, dass es innerhalb der Gemeindeverwaltung an kollaborativen Praktiken mangelte. Die Teams arbeiteten in Silos und mit nahezu proprietären Tools", erklärt Philippe Sanmartin, Generaldirektor der Dienste der Gemeindeverwaltung.

Darüber hinaus war die Kommunikation sehr einseitig und von oben nach unten ausgerichtet und erfolgte fast ausschließlich per E-Mail. Es mangelte also an flüssigem Austausch zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden sowie zwischen den Mitarbeitenden untereinander.

Um diesen Problemen zu begegnen, suchte die Gemeindeverwaltung Venelles nach einem kollaborativen Tool, das es ermöglicht:

• Informationen einfach zu teilen und Neuigkeiten mit allen zu kommunizieren,
• die 160 Mitarbeitenden zu vernetzen, die auf die verschiedenen kommunalen Standorte – Büros und Außendienst – verteilt sind,
• den Austausch zu fördern und die Beteiligung anzuregen,
• die kollaborative Arbeit zu bereichsübergreifenden Themen zu erleichtern.

Diese Herausforderungen teilt auch die Mehrheit der Webinar-Teilnehmenden 👇

Talkspirit, eine souveräne Lösung, die auf die Bedürfnisse der Gemeindeverwaltung zugeschnitten ist

„Eines Tages hat mir unser IT-Leiter Talkspirit vorgestellt. Und als wir es sahen, sagten wir uns: Genau das suchen wir!", erinnert sich Philippe Sanmartin.

100 % französisch, erfüllte die Talkspirit-Plattform die Anforderungen der Gemeindeverwaltung in Bezug auf Datenspeicherung, Ergonomie und Benutzerfreundlichkeit vollständig. Die mobile App war ebenfalls ein echter Mehrwert, um Mitarbeitenden im Außendienst den Zugang zu internen Informationen zu ermöglichen.

Ende 2019 setzte die Gemeindeverwaltung die Plattform zunächst experimentell ein. Anschließend wurden allen Büromitarbeitenden im März 2020 – zu Beginn des Lockdowns im Zusammenhang mit der Covid-19-Krise – Zugänge gewährt.

Lesen Sie auch: Kommunen: Warum eine kollaborative Plattform einführen?

Ein Tool für die Arbeit und den informellen Austausch

Heute wird das Tool für eine Vielzahl von Zwecken genutzt. Zunächst ermöglicht es, die kollaborative Arbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen zu erleichtern – über Gruppen, den Chat und Projekte.

Ein konkretes Nutzungsbeispiel ist die Gruppe „PCS: Krisenmanagement", die aktiviert wird, wenn der Kommunale Sicherheitsplan ausgelöst wird, um eine Krise zu managen.

„Wenn wir einen kommunalen Sicherheitsplan auslösen, verfolgen wir die Ereignisse in Echtzeit in unserer Talkspirit-Gruppe", erklärt der Generaldirektor der Dienste. So kann jede:r in Echtzeit über das Geschehen informiert werden und die Krise besser managen.

Neben dem Krisenmanagement nutzt die Gemeindeverwaltung Venelles Talkspirit auch, um Neuigkeiten und Veranstaltungen mit allen Mitarbeitenden über den Newsfeed zu teilen (z. B. den internen Newsletter, aber auch Projekte der einzelnen Teams).

Um die Mitarbeitenden einzubinden, „starten wir manchmal Challenges", fügt Carine Ponsot, Beauftragte für interne Kommunikation der Gemeindeverwaltung, hinzu. „Anlässlich der Weihnachtsfeier habe ich zum Beispiel einen Wettbewerb für hässliche Weihnachtspullover gestartet. Das schafft Geselligkeit und ermutigt die Mitarbeitenden, sich auf der Plattform einzuloggen."

Beispiele für Beiträge auf der Talkspirit-Plattform der Gemeindeverwaltung Venelles

Auch die Mitarbeitenden selbst tragen zu dieser geselligen Atmosphäre bei. Ein Beispiel dafür ist der Fachgärtner der Gemeindeverwaltung, Nicolas Greff, der jeden Morgen ein Rätsel zu einer Pflanze aufgibt in der Gruppe „Ein Tag, eine Blume".

Weniger interne E-Mails und mehr Geselligkeit

Die Vorteile von Talkspirit sind für die Gemeindeverwaltung Venelles vielfältig. Tatsächlich trägt die Plattform gleichzeitig dazu bei:

• die Arbeit der Teams zu optimieren, ob vor Ort oder aus der Ferne,
• die Einführung von Homeoffice nachhaltig zu verankern,
• interne E-Mails zu reduzieren,
• Geselligkeit und Zusammenhalt zu fördern,
• und die Arbeit der Mitarbeitenden wertzuschätzen.

„Seit wir Talkspirit eingeführt haben, hatten wir keine einzige Serviceunterbrechung" , berichtet Philippe Sanmartin.

Die Best Practices für einen erfolgreichen Rollout

Für die Gemeindeverwaltung Venelles haben drei Elemente zum Erfolg des Talkspirit-Rollouts beigetragen:

• Die Unterstützung des Projekts durch die Leitung, die zur Förderung der Tool-Nutzung beigetragen hat
• Die Tatsache, dass alle wichtigen Informationen auf der Plattform eingestellt werden und nicht per E-Mail kommuniziert werden.
• Die kontinuierliche Weiterentwicklung der Nutzungsweisen, die sich nach und nach entfalten. Kürzlich hat die Gemeindeverwaltung beispielsweise den Chatbot und die Bibliothek auf ihrer Plattform eingeführt.

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Die Digitalisierung des öffentlichen Sektors ist im Gange! Um sie zu beschleunigen, ist es wichtig, mehrere Best Practices zu befolgen, insbesondere eine Bestandsaufnahme zu machen, Mitarbeitende und Leitung in das Projekt einzubeziehen, das Tool zu testen, Nutzer:innen zu schulen und die Nutzungsweisen kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Sehen Sie sich den Webinar-Replay an, um alle Beiträge zu hören und auf die Q&A-Session zuzugreifen 👇

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