HR-Onboarding-Checkliste: Die wichtigsten Schritte für eine erfolgreiche Integration

Eine Studie von Kronos aus dem Jahr 2017 zeigt, dass 76 % der Unternehmen ihre Onboarding-Praktiken nicht vollständig ausschöpfen und dass nur 47 % der Befragten ihren Integrationsprozess als wirksam für die Bindung neuer Mitarbeitender erachten.

Da das Onboarding im Mittelpunkt der Erfahrung neuer Mitarbeitender steht, müssen Unternehmen einen wirksamen Plan entwickeln, der Bindung und Produktivität in den Vordergrund stellt. Und um diesen Plan zu strukturieren – und sicherzustellen, eine Integrationserfahrung zu schaffen, die neuen Mitarbeitenden nicht nur hilft, sich ans Unternehmen anzupassen, sondern auch langfristig erfolgreich zu sein?

Eine Onboarding-Checkliste.

Das Erstellen und Befolgen einer Onboarding-Checkliste hilft HR-Teams dabei, den Integrationsprozess zu strukturieren und ihn gleichzeitig vollständig und einfach nachvollziehbar zu gestalten (sowohl für Sie als auch für Ihre neuen Mitarbeitenden). Sie legt auch den Grundstein für eine positive und erfolgreiche Berufserfahrung.

Aber welche Schlüsselelemente sollten in Ihrer Onboarding-Checkliste enthalten sein? Hier sind die wesentlichen Schritte, die HR-Fachkräfte bei der Integration neuer Mitarbeitender abhaken sollten:

Inhaltsverzeichnis

• 1. Eine Willkommens-E-Mail an den neuen Mitarbeitenden senden
• 2. Verwaltungsdokumente anfordern und vervollständigen
• 3. Ein Willkommenspaket vorbereiten
• 4. Ausrüstung und Zugänge einrichten
• 5. Eine Orientierungssitzung organisieren
• 6. Das Büro oder den Arbeitsbereich vorstellen
• 7. Einen Mentor oder Ansprechpartner benennen
• 8. Ziele für 30/60/90 Tage festlegen
• Eine kollaborative Software einsetzen, um Ihre Onboarding-Checkliste zu optimieren

1. Eine Willkommens-E-Mail an den neuen Mitarbeitenden senden

Wenn Sie einen neuen Mitarbeitenden begrüßen, möchten Sie einen guten Start hinlegen. Und einer der besten Wege, das zu erreichen? Sicherzustellen, dass er beim Öffnen seines Posteingangs einen herzlichen Empfang erhält.

Das Versenden einer Willkommens-E-Mail seitens der HR ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, die Ankunft eines neuen Mitarbeitenden zu feiern, ihn in Ihre Unternehmenskultur einzuführen und von Anfang an Erwartungen zu setzen – alles wesentliche Elemente eines erfolgreichen Onboardings.

Achten Sie beim Versenden dieser Willkommens-E-Mail darauf:

• Einen positiven und enthusiastischen Ton
• anzuschlagen
• Informationen über Ihr Unternehmen zu teilen
• Wichtige Informationen für den ersten Tag in Erinnerung zu rufen: Ankunftszeit, Ort, Dresscode (falls die Stelle vor Ort ist) und erforderliche Unterlagen
• Die Kontaktdaten des Ansprechpartners oder Vorgesetzten des neuen Mitarbeitenden bereitzustellen
• Einen Orientierungsplan oder eine Checkliste

beizufügenSie können auch Links zu Unternehmensdokumenten

einfügen (z. B. die Hausordnung), aber achten Sie darauf, die E-Mail kurz und prägnant zu halten. Es ist besser, den neuen Mitarbeitenden nicht mit Informationen zu überhäufen, die besser in der Orientierungsveranstaltung besprochen werden.

2. Verwaltungsdokumente anfordern und vervollständigen

Obwohl der Verwaltungsaufwand

– Hintergrundüberprüfungen, Steuerformulare, Einwilligung zur Gehaltsüberweisung – von HR-Fachkräften oft als lästige Aufgabe empfunden wird, gehört er zu den wichtigsten Schritten der Integration. Diese Schritte zu den ersten in Ihrer Onboarding-Checkliste zu zählen, ermöglicht es Ihnen und Ihrem neuen Mitarbeitenden, den administrativen Teil schnell abzuwickeln und sich auf konkretere und ansprechendere Integrationsaktivitäten zu konzentrieren.

Vereinfachen Sie den Ablauf, indem Sie den neuen Mitarbeitenden bitten, die Unterlagen vor seiner Ankunft auszufüllen (z. B. per E-Mail oder über die kollaborative Plattform des Unternehmens). So vermeiden Sie den Fehler, in den 58 % der Unternehmen tappen und während des Onboardings zu sehr auf Prozesse und Papierkram setzen (zulasten des menschlichen Aspekts). Eine moderne HR-Software

kann in dieser Phase ebenfalls sehr wertvoll sein, da sie administrative Aufgaben automatisiert und die Effizienz des Integrationsprozesses verbessert.

3. Ein Willkommenspaket vorbereiten

Idealerweise möchten Sie alles, was Ihr neuer Mitarbeitender für seine Integration in das Unternehmen benötigt, an einem einzigen Ort bündeln. So hat er, was er braucht, wenn er es braucht – ohne nach Dokumenten, Formularen oder anderen Onboarding-Materialien suchen zu müssen.

Stellen Sie die Informationen zur Stelle und zum Unternehmen in einem Willkommenspaket zusammen

. Dieses kann physisch oder digital sein, muss dem neuen Mitarbeitenden jedoch Referenzmaterialien zur Verfügung stellen, um sich mit dem Unternehmen vertraut zu machen. Es sollte Folgendes enthalten:

Die Hausordnung
Einige Unternehmensgeschenke (Goodies)
Informationen zu Sozialleistungen
Schulungsmaterialien
Informationen über das Unternehmen
Die Stellenbeschreibung
Ein internes Verzeichnis (oder Anweisungen zum Zugriff darauf)

Diese Informationen können in eine Wissensdatenbank oder ein geteiltes Laufwerk integriert werden, um den Zugang zu erleichtern – und einmal zusammengestellt, müssen Sie nicht mehr für jeden neuen Mitarbeitenden manuell jedes Element suchen und versenden, was HR-Zeit und -Energie freisetzt.

4. Ausrüstung und Zugänge einrichten

Bitten Sie vor der Ankunft des neuen Mitarbeitenden die IT-Abteilung, ihm den Zugang zu den erforderlichen Software-Tools zu gewähren. Wenn der Mitarbeitende im Homeoffice arbeitet, stellen Sie sicher, dass er über die notwendige Ausrüstung verfügt und dass diese korrekt eingerichtet wurde (einschließlich des Zugangs zum Unternehmens-Intranet).

Teilen Sie dem neuen Mitarbeitenden am ersten Tag alle relevanten Anmeldedaten und Zugangscodes mit. Stellen Sie Ihre Sicherheitsprotokolle vor und stellen Sie die erforderlichen Schulungsressourcen zur Verfügung, um die Handhabung der spezifischen Tools und Software zu erlernen (z. B. Schulungsvideos oder ein Kalender mit Live-Sessions).

5. Eine Orientierungssitzung organisieren

Die Orientierung – also das Kennenlernen und die Vorstellung des neuen Mitarbeitenden im Unternehmen – ist eines der wichtigsten Elemente, das HR-Fachkräfte in eine Onboarding-Checkliste aufnehmen können. Eine wirksame Orientierung fördert die Integration des Mitarbeitenden in das Unternehmen, ermöglicht es ihm, seine Kollegen kennenzulernen und die Unternehmenskultur konkret zu erleben.

Und der Nutzen hört damit nicht auf: Eine ordentlich durchgeführte Orientierung kann dazu beitragen, Talente zu binden, Vertrauen aufzubauen und die Fluktuation zu reduzieren.

Aber wie sieht eine gute Orientierung aus? Beginnen Sie damit, den neuen Mitarbeitenden seinen Kollegen und Vorgesetzten vorzustellen, begrüßen Sie ihn herzlich, beantworten Sie seine Fragen und machen Sie ihn mit seiner neuen Stelle vertraut. Wecken Sie seine Begeisterung für das Unternehmen und für die Rolle, die er darin spielen wird.

Die genaue Gestaltung der Orientierung variiert von Unternehmen zu Unternehmen, aber so könnte ein typisches Programm für einen effektiven ersten Tag aussehen:

• 9:30 Uhr: Empfang
• 9:30 – 10:00 Uhr: Bürorundgang
• 10:00 – 10:30 Uhr: Vorstellungen beim Führungsteam
• 10:30 – 12:00 Uhr: HR-Meeting (Vorstellung des Integrationsplans, der wichtigsten Regeln und Verfahren usw.)
• 12:00 – 13:00 Uhr: Mittagessen
• 13:00 – 16:00 Uhr: Vorstellungen/Einzelgespräche mit Vorgesetzten, Verantwortlichen und wichtigen Kollegen
• 16:00 – 16:30 Uhr: Frage-und-Antwort-Runde mit dem Team
• 16:30 – 17:00 Uhr: Frage-und-Antwort-Runde mit HR

Außerdem muss nicht alles an einem einzigen Tag untergebracht werden! Die Orientierung ist ein Prozess, was bedeutet, dass man den Mitarbeitenden nicht von Anfang an überwältigen sollte. Je nach Stelle und Unternehmen kann sich die Orientierung problemlos über mehr als eine Woche erstrecken.

6. Das Büro oder den Arbeitsbereich vorstellen

Wenn Ihr neuer Mitarbeitender das Büro mit dem Team teilt, ist ein Bürorundgang eine hervorragende Möglichkeit, ihn schrittweise in die Arbeitsumgebung einzuführen. Es ist auch sinnvoll, ihm zu zeigen, wie er wichtige Dienste (wie HR) oder bestimmte Bereiche (wie die Kantine oder die Sanitärräume) findet.

Und wenn der Mitarbeitende im Homeoffice arbeitet? Organisieren Sie einen Videoanruf und teilen Sie Ihren Bildschirm, um den Mitarbeitenden durch den digitalen Arbeitsbereich zu führen. Stellen Sie die am häufigsten verwendeten Tools vor und geben Sie Tipps zur Einrichtung und Nutzung, um sich mit dem Rest des Teams zu verbinden und zu interagieren. Stellen Sie sicher, dass der neue Mitarbeitende weiß, wie er die verschiedenen Abteilungen kontaktiert, an Meetings teilnimmt und mit seinen Kollegen und der Unternehmensführung zusammenarbeitet.

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7. Einen Mentor oder Ansprechpartner benennen

Unabhängig davon, wie sorgfältig Ihr Onboarding-Prozess ist, wird Ihr Mitarbeitender in seinen ersten Wochen und Monaten in seiner neuen Stelle kontinuierliche Unterstützung und Begleitung benötigen. Und einer der besten Wege, ihm diese Unterstützung zu bieten? Ihn mit einem erfahrenen Kollegen in Verbindung zu bringen, der die Rolle eines Mentors übernimmt.

Stellen Sie bei den Vorstellungen (persönlich oder per Videokonferenz) den neuen Mitarbeitenden einem Mentor vor, der als Ansprechpartner fungiert und ihm in seinen ersten Wochen und Monaten im Unternehmen kontinuierliche Unterstützung und Begleitung bietet.

Achten Sie auch darauf, dass der Mentor eine klare Vorstellung davon hat, was von ihm erwartet wird (z. B. für Fragen des neuen Mitarbeitenden erreichbar zu sein oder wöchentliche Check-ins zu planen, um sicherzustellen, dass er sich gut einlebt). Ermutigen Sie den Mentor, ein Vorbild zu sein und dem neuen Mitarbeitenden zu helfen, sich zu orientieren und mit dem Unternehmen und seiner Kultur vertraut – und wohl – zu fühlen.

8. Ziele für 30/60/90 Tage festlegen

Das anfängliche Onboarding dauert in der Regel etwa drei Monate. Es gibt jedoch keine allgemeingültige Regel für die Dauer der Integration eines Mitarbeitenden – und es ist gut möglich, dass er mehr als drei Monate benötigt, um sich vollständig in seine Stelle einzufinden. (Eine Studie aus dem Jahr 2012 zeigt beispielsweise, dass ein neuer Mitarbeitender durchschnittlich acht Monate benötigt, um seine volle Produktivität zu erreichen.)

Das Festlegen von Zielen – und das regelmäßige Überprüfen ihres Fortschritts – sollte ein zentrales Element Ihrer Onboarding-Checkliste sein. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, die Produktivität des Mitarbeitenden und sein Entwicklungstempo zu messen. Andererseits setzt es dem Mitarbeitenden klare Erwartungen und gibt ihm einen Rahmen, um auf konkrete Meilensteine hinzuarbeiten und dabei schrittweise in das Unternehmen hineinzuwachsen und stärker engagiert zu werden.

Setzen Sie sich mit Ihrem neuen Mitarbeitenden zusammen und legen Sie Ziele für seine ersten 30, 60 und 90 Tage fest. Planen Sie anschließend Follow-up-Gespräche zu diesen Zeitpunkten ein, um seinen Fortschritt zu beurteilen. Achten Sie in diesen Meetings darauf, Feedback zu geben und einzuholen, etwaige Hindernisse zu klären und seine Fragen zu beantworten. Wenn der neue Mitarbeitende einige seiner Ziele nicht erreicht, arbeiten Sie mit seinem Mentor oder Vorgesetzten zusammen, um zu beurteilen, ob diese Ziele realistisch sind – und nehmen Sie die notwendigen Anpassungen vor.

Eine kollaborative Software einsetzen, um Ihre Onboarding-Checkliste zu optimieren

Eine Onboarding-Checkliste enthält viele Schlüsselelemente, die eine gute Koordination erfordern, um einen erfolgreichen und produktiven Integrationsprozess zu gewährleisten. Eine leistungsstarke All-in-one-Kollaborationsplattform wie Talkspirit kann Ihre Onboarding-Prozesse optimieren, die Erfahrung für Ihr Unternehmen und Ihre neuen Mitarbeitenden verbessern – und so eine bessere Produktivität und Mitarbeiterbindung fördern.

Talkspirit bietet alle Funktionen, die Sie benötigen, um die Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu unterstützen, ob Sie vor Ort, remote oder im hybriden Modus arbeiten. Nutzen Sie Tools wie den Newsfeed, die Bibliothek und das geteilte Laufwerk, um Informationen effizient mit neuen Mitarbeitenden zu teilen, den Chat und die Videokonferenz, um remote zu kommunizieren, und Webinare für Schulungen und Kompetenzentwicklung.

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