Wie man ein Unternehmens-Intranet implementiert

Intranets sind leistungsstarke soziale Tools. Sie können bessere Zusammenarbeit, Wissensverwaltung und -austausch sowie Vernetzung innerhalb Ihrer Organisation fördern – unabhängig davon, ob Ihr Team remote, im Büro oder eine Kombination aus beiden arbeitet.

Dies kann echte Vorteile für Ihre Organisation bringen. Nicht nur können Intranets Effizienz und Produktivität verbessern, sondern auch dazu beitragen, das Engagement der Mitarbeitenden zu stärken – was die Bindung der besten Talente erleichtert. Beispielsweise zeigte eine Deloitte-Studie dass Unternehmen, die interne Social-Networking-Tools (wie Intranets) implementiert haben, eine 20 %ige Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit festgestellt haben – und einen entsprechenden Anstieg der Bindungsquote von bis zu 87 %.

Es ist klar, dass die Implementierung eines Unternehmens-Intranets eine ausgezeichnete Wahl für Ihre Organisation sein kann. Aber wie genau geht man vor?

Lassen Sie uns untersuchen, wie man ein Unternehmens-Intranet implementiert:

Definieren Sie Ihre Intranet-Ziele

Intranets sind nicht nur leistungsstarke Tools; sie sind auch vielseitige Tools. Je nach Ihren Zielen können Sie ein Unternehmens-Intranet nutzen, um Geschäftsprozesse zu automatisieren, bessere Kommunikation zwischen Teammitgliedern zu fördern, interne Dokumente besser zu organisieren, die Wissensdatenbank Ihrer Organisation zu hosten… Die Möglichkeiten sind vielfältig.

Deshalb besteht der erste Schritt zur Implementierung eines Unternehmens-Intranets darin, genau zu definieren, was es tun soll.

Überlegen Sie, welche Ziele Sie mit Ihrem Intranet erreichen möchten durch Ihr Intranet. Beispielsweise suchen Sie nach einem Ort, um Informationen einfacher und effizienter innerhalb Ihrer Organisation zu teilen? Oder besteht Ihr Hauptziel darin, die Mitarbeitenden dabei zu unterstützen, besser remote zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten? Identifizieren Sie die Funktionen und Ergebnisse, die Sie von einem Intranet erwarten.

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Sobald Sie wissen, was Sie von Ihrem Intranet erwarten, können Sie diese Informationen nutzen, um die verfügbaren Optionen auf dem Markt besser zu evaluieren – und das richtige Intranet wählen, das genau Ihren Anforderungen entspricht.

Befragen Sie Ihr Team

Vielleicht haben Sie Ideen, was Sie von einem Intranet erhoffen. Aber es werden Ihre Mitarbeitenden sein, die es täglich nutzen. Bevor Sie die beste Intranet-Lösung für Ihre Organisation wählen, ist es daher wichtig, ihre Meinungen einzuholen.

Sprechen Sie mit Ihrem Team, um Feedback zu erhalten, was in ihrem aktuellen Workflow funktioniert, was nicht, und wie ein Intranet ihre Erfahrung verbessern könnte. Nutzen Sie diese Informationen dann, um Ihre Entscheidungen über die Art des zu implementierenden Intranets zu lenken.

Beispielsweise hat Ihr verteiltes Team Schwierigkeiten, sich tagsüber verbunden zu bleiben? In diesem Fall suchen Sie nach Intranets mit einer Instant-Messaging-Funktion. Verbringen Ihre Mitarbeitenden viel Zeit damit, nach Dokumenten oder anderen Unternehmensinformationen zu suchen? Dann suchen Sie nach einem Intranet mit Funktionen, die bessere Wissensverwaltung und Austausch ermöglichen.

Wie Sie das Feedback Ihres Teams einholen, bleibt Ihnen überlassen. Sie könnten beispielsweise Diskussionsgruppen organisieren, eine Umfrage durchführen oder Manager bitten, Einzelgespräche mit Teammitgliedern zu planen. Das Wichtigste ist, ihr Feedback einzuholen – und es in Ihre Entscheidungen zum Intranet einzubeziehen. Auf diese Weise wird es bei der Implementierung nicht nur den Anforderungen Ihrer Organisation entsprechen, sondern auch denen Ihrer Mitarbeitenden.

Suchen Sie Ihre Intranet-Lösung und wählen Sie sie aus

Sie wissen, was Sie von einem Intranet erwarten. Sie wissen, was Ihr Team davon erwartet. Jetzt ist es an der Zeit, eine Intranet-Lösung zu finden, die all diese Kriterien erfüllt.

Recherchieren Sie und finden Sie heraus, welche Intranet-Lösungen auf dem Markt verfügbar sind – und wie gut sie Ihren Zielen entsprechen. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte Tool alle Funktionen hat, die Sie benötigen, um Ihr Team erfolgreich zu machen (und natürlich Ihr Budget respektiert).

Es gibt viele Optionen. Aber wenn Sie nach einer All-in-One-Intranet-Lösung suchen, die alle Anforderungen Ihrer Organisation erfüllen kann, sollten Sie definitiv Talkspirit in Betracht ziehen.

Talkspirit ist eine All-in-One-Intranet-Lösung, die Mitarbeitende und Teams die Tools bietet, die sie benötigen, um bei der Arbeit zu gedeihen – während Organisationen den Rahmen bekommen, um auf die nächste Stufe zu gelangen. Unsere Plattform vereint viele Funktionen der internen Kommunikation , darunter ein Instant Messaging, eine Homepage und ein Nachrichtenstream, der relevante Informationen für Mitarbeitende hervorhebt, einen sicheren Drive und eine Bibliothek, um Informationen einfach zu speichern und zu teilen, sowie eine Projektmanagement-Funktion für nahtlosere Zusammenarbeit. Talkspirit hat alles, was Sie sich von einem Unternehmens-Intranet wünschen können – was es zu einem unverzichtbaren Tool für Organisationen aller Größen und Branchen macht.

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Migrieren Sie Ihre Inhalte und Informationen

Die Wahl Ihres Intranet-Tools ist ein wichtiger Schritt. Aber wenn Sie Ihr Unternehmens-Intranet nutzen möchten, um Informationen zu organisieren, zu speichern und zu teilen, müssen Sie tatsächlich Ihre Inhalte und Informationen zum Intranet hinzufügen bevor es bereit für die Bereitstellung ist.

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Bevor Sie alles zu Ihrem neuen Intranet migrieren, nutzen Sie diese Gelegenheit, um alle Unternehmensinformationen durchzugehen und alles zu löschen, das nicht korrekt oder relevant ist. Auf diese Weise werden nur die Informationen, die Ihr Team wirklich braucht, möchte oder nutzt, zu Ihrem Intranet übertragen.

Wenn Sie beispielsweise Ihr Intranet zur Verwaltung des Unternehmensverzeichnisses nutzen möchten, gehen Sie Ihre aktuelle Kontaktliste durch und stellen Sie sicher, dass die Kontaktinformationen aller aktuell sind – und löschen Sie Mitarbeitende, die nicht mehr bei dem Unternehmen arbeiten. Wenn Sie Ihr Intranet nutzen möchten, um eine Wissensdatenbank mit all Ihren HR-Richtlinien und -Verfahren zu erstellen, bitten Sie Ihr HR-Team, diese durchzugehen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind – und löschen Sie veraltete Richtlinien.

Sobald Sie entschieden haben, welche Informationen Sie zu Ihrem Intranet migrieren möchten, weisen Sie ein Team oder Teamdatum zur Verwaltung der Migration zu. (Der Prozess zum Übertragen Ihrer Informationen von Ihrem aktuellen System zu einem Intranet hängt von der gewählten Lösung ab.)

Stellen Sie Ihr Intranet bereit und passen Sie es bei Bedarf an

Nachdem Sie Ihre Inhalte und Informationen zu Ihrem Intranet migriert haben, ist es Zeit, es für Ihr Team bereitzustellen.

Stellen Sie sicher, dass Sie einen Trainingsplan haben, damit Ihr Team verstehen kann, wie, wann und in welchen Situationen das Intranet genutzt werden soll. Sie können ein großes Treffen planen, um das Intranet vorzustellen, Manager bitten, kleinere Trainings-Sessions mit ihren Teams durchzuführen, oder Trainingsmodule erstellen, die Mitarbeitende nach ihrem Zeitplan absolvieren können.

Nachdem Sie Ihr Team bei der Nutzung des Intranets trainiert haben, stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßig Feedback einholen(immer noch durch Diskussionsgruppen, Umfragen und Einzelgespräche), um zu evaluieren, wie es läuft und um mögliche Probleme zu identifizieren. Von dort aus können Sie Ihre Intranet-Strategie entsprechend anpassen.

Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass ein großer Teil Ihres Teams immer noch nach 30 Tagen Schwierigkeiten hat, im Intranet zu navigieren, könnten Sie zusätzliche Schulungen in Betracht ziehen. Oder wenn Sie nach 90 Tagen Feedback erhalten, das zeigt, dass eine bestimmte Funktion unnötig ist und keinen Mehrwert für den Workflow oder die Mitarbeitendenerfahrung Ihres Teams bietet, könnten Sie erwägen, diese zu entfernen und das Intranet zu rationalisieren, um sich auf die täglich genutzten Funktionen zu konzentrieren.

Zusammenfassend mag die Bereitstellung Ihres Intranets wie der letzte Schritt der Implementierung eines Unternehmens-Intranets erscheinen, aber das ist es nicht. Wenn Sie möchten, dass Ihr Intranet angenommen und effektiv genutzt wird, müssen Sie kontinuierlich überwachen, wie Ihre Mitarbeitenden es nutzen und wo sie auf Schwierigkeiten stoßen – und Ihren Ansatz entsprechend anpassen.

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Unternehmens-Intranets können einen enormen Einfluss auf die Effizienz, Produktivität und das Engagement der Teams haben. Jetzt, da Sie wissen, wie man ein Unternehmens-Intranet implementiert, müssen Sie nur noch anfangen!

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Autor: Deanna deBara