Checklist d'onboarding RH : les étapes clés pour réussir l'intégration

Une 2017 study by Kronos révèle que 76 % des organisations ne tirent pas pleinement parti de leurs pratiques d'onboarding, et que seulement 47 % des répondants jugent leur processus d'intégration efficace pour fidéliser les nouvelles recrues. 

L'onboarding étant au cœur de l'expérience d'une nouvelle recrue, les organisations doivent concevoir un plan efficace qui donne la priorité à la fidélisation et la productivité. Et pour structurer ce plan — et s'assurer de créer une expérience d'intégration qui aide non seulement les nouvelles recrues à s'adapter à l'entreprise, mais aussi à réussir sur le long terme ?

Une checklist d'onboarding.

Créer et suivre une checklist d'onboarding aide les équipes RH à structurer le processus d'intégration tout en le rendant complet et simple à suivre (aussi bien pour vous que pour vos nouvelles recrues). Elle pose également les fondations d'une expérience professionnelle positive et réussie.

Mais quels sont les éléments clés à inclure dans votre checklist d'onboarding ? Voici les étapes essentielles à cocher en tant que professionnel RH lors de l'intégration de nouveaux collaborateurs : 

Sommaire

• 1. Envoyer un e-mail de bienvenue à la nouvelle recrue
• 2. Demander et compléter les documents administratifs
• 3. Préparer un kit de bienvenue
• 4. Configurer le matériel et les accès
• 5. Organiser une session d'orientation
• 6. Faire visiter les locaux ou l'espace de travail
• 7. Désigner un mentor ou un référent
• 8. Fixer des objectifs à 30/60/90 jours
• Adopter un logiciel collaboratif pour optimiser votre checklist d'onboarding

1. Envoyer un e-mail de bienvenue à la nouvelle recrue

Lorsque vous accueillez un nouveau collaborateur, vous souhaitez partir du bon pied. Et l'un des meilleurs moyens d'y parvenir ? S'assurer qu'il reçoit un accueil chaleureux dès l'ouverture de sa boîte mail.

Envoyer un e-mail de bienvenue de la part des RH est une excellente façon de célébrer l'arrivée d'un nouveau collaborateur, de l'introduire à votre culture d'entreprise et de poser les attentes dès le début de sa prise de poste — autant d'éléments essentiels à un onboarding réussi. 

Lors de l'envoi de cet e-mail de bienvenue, veillez à :

• Adopter un ton positif et enthousiaste
• Rester informel, mais professionnel
• Partager des informations sur votre organisation
• Rappeler les informations importantes pour le premier jour : heure d'arrivée, lieu, code vestimentaire (si le poste est en présentiel) et documents nécessaires
• Fournir les coordonnées du référent ou du manager de la nouvelle recrue
• Joindre un planning d'orientation ou une checklist

Vous pouvez également inclure des liens vers des documents de l'entreprise (le règlement intérieur, par exemple), mais veillez à garder l'e-mail court et concis. Mieux vaut ne pas submerger la nouvelle recrue d'informations qui seront mieux abordées lors de l'orientation.

2. Demander et compléter les documents administratifs

Bien que les formalités administratives — vérification des antécédents, formulaires fiscaux, autorisation de virement de salaire — soient souvent perçues comme une tâche fastidieuse pour les RH, elles font partie des étapes les plus importantes de l'intégration. Inclure ces démarches parmi les premières étapes de votre checklist d'onboarding vous permet, à vous et à votre nouvelle recrue, d'expédier la partie administrative pour vous concentrer sur des activités d'intégration plus concrètes et engageantes.

Simplifiez les démarches en demandant à la nouvelle recrue de remplir les documents avant son arrivée (via un e-mail ou la plateforme collaborative de l'entreprise, par exemple). Cela permet d'éviter l'écueil dans lequel 58 % des organisations se concentrent sur les processus et la paperasse pendant l'onboarding (au détriment de l'humain). Un logiciel RH moderne peut également s'avérer précieux à cette étape, en automatisant les tâches administratives et en améliorant l'efficacité du processus d'intégration.

3. Préparer un kit de bienvenue

Idéalement, vous souhaitez regrouper en un seul endroit tout ce dont votre nouveau collaborateur a besoin pour s'intégrer dans l'organisation. Ainsi, il dispose de ce qu'il lui faut, au moment où il en a besoin — sans avoir à chercher des documents, formulaires ou autres supports d'onboarding.

Rassemblez les informations sur le poste et l'entreprise dans un kit de bienvenue. Celui-ci peut être physique ou numérique, mais doit fournir à la nouvelle recrue des ressources de référence pour se familiariser avec l'organisation. Il devrait inclure :

• Le règlement intérieur
• Quelques goodies
• Les informations sur les avantages sociaux
• Les supports de formation
• Des informations sur l'entreprise
• La fiche de poste
• Un annuaire interne (ou les instructions pour y accéder)

Ces informations peuvent être intégrées dans une base de connaissances ou un drive partagé pour un accès facilité — et une fois constituées, vous n'aurez plus à retrouver et envoyer chaque élément manuellement pour chaque nouvelle recrue, ce qui libère du temps et de l'énergie pour les RH.

4. Configurer le matériel et les accès

Avant l'arrivée de la nouvelle recrue, demandez au service informatique de lui accorder l'accès aux logiciels et outils nécessaires. Si le collaborateur est en télétravail, vérifiez qu'il dispose du matériel nécessaire et qu'il a été correctement configuré (avec notamment l'accès à l'intranet de l'entreprise).

Le premier jour, communiquez à la nouvelle recrue tous les identifiants et codes d'accès pertinents. Présentez vos protocoles de sécurité et la fournissez les ressources de formation nécessaires pour la prise en main des outils et logiciels spécifiques (vidéos de formation ou calendrier de sessions live, par exemple).

5. Organiser une session d'orientation

L'orientation — c'est-à-dire la rencontre et la présentation de la nouvelle recrue à l'organisation — est l'un des éléments les plus importants que les RH puissent inclure dans une checklist d'onboarding. Une orientation efficace favorise l'intégration du collaborateur dans l'organisation, lui permet de rencontrer ses collègues et d'appréhender concrètement la culture d'entreprise.

Et le bénéfice ne s'arrête pas là : réalisée dans les règles de l'art, l'orientation peut contribuer à fidéliser les talents, instaurer la confiance et réduire le turnover. 

Mais à quoi ressemble une bonne orientation ? Commencez par présenter la nouvelle recrue à ses collègues et managers, accueillez-la chaleureusement, répondez à ses questions et familiarisez-la avec son nouveau poste. Suscitez son enthousiasme pour l'entreprise et pour le rôle qu'elle va y jouer. 

Si les modalités d'orientation varient d'une entreprise à l'autre, voici à quoi pourrait ressembler un programme type pour une première journée efficace :

• 9h30 : Accueil
• 9h30 – 10h : Visite des locaux
• 10h – 10h30 : Présentations à l'équipe de direction
• 10h30 – 12h : Réunion RH (présentation du planning d'intégration, des règles et procédures à connaître, etc.)
• 12h – 13h : Déjeuner
• 13h – 16h : Présentations/entretiens individuels avec managers, responsables et collègues clés
• 16h – 16h30 : Session de questions-réponses avec l'équipe
• 16h30 – 17h : Session de questions-réponses avec les RH

Par ailleurs, inutile de tout faire tenir en une seule journée ! L'orientation est un processus, ce qui signifie qu'il ne faut pas submerger le collaborateur d'emblée. Selon le poste et l'organisation, l'orientation peut facilement s'étaler sur plus d'une semaine.

6. Faire visiter les locaux ou l'espace de travail

Si votre nouvelle recrue partage vos bureaux avec l'équipe, la visite des locaux est un excellent moyen de l'introduire progressivement à l'environnement de travail. Il est également utile de lui montrer comment trouver les services importants (comme les RH) ou des espaces spécifiques (comme la cafétéria ou les sanitaires).

Et si le collaborateur est en télétravail ? Organisez un appel vidéo et partagez votre écran pour guider le collaborateur dans l'espace de travail numérique. Présentez les outils fréquemment utilisés et donnez des conseils pour les configurer et s'en servir afin de se connecter et d'interagir avec le reste de l'équipe. Assurez-vous que la nouvelle recrue sait comment contacter les différents services, rejoindre les réunions, et collaborer avec ses collègues et la direction.

Lire aussi : Travail hybride : bonnes pratiques RH et communication interne

7. Désigner un mentor ou un référent

Quel que soit le niveau de rigueur de votre processus d'onboarding, votre collaborateur aura besoin d'un soutien et d'un accompagnement continus lors de ses premières semaines et de ses premiers mois dans son nouveau poste. Et l'un des meilleurs moyens de lui apporter ce soutien ? Le mettre en relation avec un collègue expérimenté qui jouera le rôle de mentor. 

Lors des présentations (en personne ou en visioconférence), présentez la nouvelle recrue à un mentor qui fera office de référent, en lui apportant un soutien et un accompagnement continus durant ses premières semaines et ses premiers mois dans l'entreprise.

Veillez également à ce que le mentor ait une vision claire de ce que l'on attend de lui (être disponible si la nouvelle recrue a des questions, ou planifier un point hebdomadaire pour s'assurer qu'elle s'intègre bien, par exemple). Encouragez le mentor à être un modèle qui aide la nouvelle recrue à prendre ses marques et à se familiariser — et à se sentir à l'aise — avec l'organisation et sa culture.

8. Fixer des objectifs à 30/60/90 jours

L'onboarding initial dure généralement environ trois mois. Mais il n'existe pas de règle universelle sur la durée à consacrer à l'intégration d'un collaborateur — et il y a fort à parier qu'il lui faudra plus de trois mois pour s'installer pleinement dans son poste. (Par exemple, une enquête de 2012 révèle qu'il faut en moyenne huit mois à un nouveau collaborateur pour atteindre sa pleine productivité.)

Fixer des objectifs — et faire des points réguliers sur leur avancement — doit être un élément clé de votre checklist d'onboarding. Cela permet à l'organisation de mesurer la productivité du collaborateur et son rythme de progression. De l'autre côté, cela fixe des attentes claires au collaborateur et lui donne un cadre pour progresser vers des jalons concrets tout en s'intégrant progressivement à l'entreprise et en devenant plus engagé.

Asseyez-vous avec votre nouveau collaborateur et fixez des objectifs pour ses 30, 60 et 90 premiers jours. Planifiez ensuite des points de suivi à ces échéances pour évaluer ses progrès. Lors de ces réunions, veillez à donner et à recueillir des feedbacks, à clarifier les éventuels points de blocage et à répondre à ses questions. Si la nouvelle recrue n'atteint pas certains de ses objectifs, travaillez avec son mentor ou son responsable pour déterminer si ces objectifs sont réalistes — et procédez aux ajustements nécessaires.

Adopter un logiciel collaboratif pour optimiser votre checklist d'onboarding

Une checklist d'onboarding comporte de nombreux éléments clés — qui requièrent une bonne coordination pour garantir un processus d'intégration réussi et productif. Une puissante plateforme collaborative tout-en-un comme Talkspirit peut fluidifier vos processus d'onboarding, améliorer l'expérience pour votre organisation et vos nouveaux collaborateurs — et ainsi favoriser une meilleure productivité et fidélisation des talents.

Talkspirit propose toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour soutenir la communication et la collaboration au sein de votre organisation, que vous travailliez en présentiel, à distance, ou en mode hybride. Utilisez des outils comme le fil d'actualités, la bibliothèque et la drive partagé pour partager efficacement l'information avec les nouvelles recrues, tchat et la visioconférence pour communiquer à distance, et les webinaires pour la formation et le développement des compétences.

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