10 Tipps und Tricks zur Verbesserung der Effizienz von Fernbesprechungen
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Fernbesprechungen sind ein Pfeiler aller Organisationen, die im Homeoffice oder im Hybrid-Modus arbeiten.
Aber Fernbesprechungen sind nicht immer am wirkungsvollsten. Beispielsweise geben nach dem State of Virtual Meetings 2021 Report ganze 94 Prozent der Mitarbeitenden zu, dass sie sich während Fernbesprechungen mit mehreren Aufgaben gleichzeitig beschäftigen — was nicht gerade förderlich für Produktivität ist.
Die gute Nachricht? Ihre Fernbesprechungen können produktiv und effizient sein — vorausgesetzt, Sie wenden den richtigen Ansatz an.
Aber wie sieht dieser Ansatz konkret aus?
Werfen wir einen Blick auf 10 Muss-Know-Tipps und Tricks zur Verbesserung der Effizienz Ihrer Fernbesprechungen:
Planen Sie keine unnötigen Besprechungen
Die erste Strategie zur Verbesserung der Effizienz Ihrer Fernbesprechungen? Planen Sie keine Fernbesprechungen, die Sie nicht wirklich brauchen.
Das Ziel einer Besprechung — ob fern oder vor Ort — kann oft auf viel weniger zeitaufwändige Weise erreicht werden, zum Beispiel durch eine schnelle E-Mail oder einen Telefonanruf. Die Umwandlung dieser kleinen Aufgaben in formale Besprechungen kann zu mehreren Problemen führen, insbesondere zu:
- Verschwendete Zeit. Die Planung und Durchführung von Besprechungen kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Und wenn eine Fernbesprechung nicht wirklich notwendig ist, wird die gesamte Zeit, die für ihre Planung und Durchführung aufgewendet wird, zur verschwendeten Zeit.
- Ein Moralverlust. Unnötige Besprechungen schaden der Moral der Teams. (Niemand möchte an einer 30-minütigen Besprechung teilnehmen, die eine 2-Minuten-E-Mail hätte sein können!)
- Insgesamt reduzierte Effizienz. Wenn Sie zu viele redundante oder unnötige Besprechungen planen, werden Ihre Teams schließlich denken, dass alle Fernbesprechungen so sind. Sie werden sich weniger engagieren, selbst wenn die Besprechung wichtig ist — was die Gesamteffizienz Ihrer Besprechungen nach unten zieht.
Fazit? Wenn die Verbesserung der Effizienz Ihrer Fernbesprechungen eine Ihrer Top-Prioritäten ist, fragen Sie sich, bevor Sie mit der Planung beginnen: „Ist diese Besprechung wirklich notwendig?" Und wenn die Antwort „Nein" ist, planen Sie die Besprechung nicht.
Geben Sie Pausen zwischen Fernbesprechungen ein
Eines der Fundamente einer effektiven Fernbesprechung sind engagierte, präsente und gut vorbereitete Teilnehmende.
Doch viele Mitarbeitende im Homeoffice führen den ganzen Tag über Besprechungen durch, mit kaum einer Pause. (Nach Daten, die auf SmallBizTrends veröffentlicht wurden, geben bis zu 35% der Fernarbeitenden an, mehrere virtuelle Besprechungen pro Woche zu haben — und etwa 20% haben sie täglich.)
Wenn Sie also möchten, dass Ihre Mitarbeitenden bei jeder Besprechung bereit sind, etwas zu bewegen — was für die Verbesserung der Effizienz Ihrer Fernbesprechungen von entscheidender Bedeutung ist — stellen Sie sicher, dass Sie Besprechungen so planen, dass ihnen Zeit zum Ausruhen und Erholen zwischen ihnen bleibt.
Anstelle von klassischen Besprechungszeiten…
Die meisten Besprechungen beginnen zu einer von zwei Zeiten: zur vollen Stunde oder zur halben Stunde. Und die meisten Besprechungen dauern entweder eine Stunde oder 30 Minuten. Das bedeutet, dass der Kalender eines Mitarbeitenden oft so aussieht:
9 Uhr: Besprechung A (30 Min.)
9:30 Uhr: Besprechung B (1 Stunde)
10:30 Uhr: Besprechung C (30 Min.)
11 Uhr: Besprechung D (1 Stunde)
12 Uhr: Besprechung E (1 Stunde)
Diese Art von Zeitplan— in dem Mitarbeitende von einer Fernbesprechung zur anderen gehen, stundenlang ohne Pausen dazwischen —kann erschöpfend sein. Und wenn der Mitarbeitende zur Besprechung C oder D kommt, besteht eine gute Chance, dass ihm konzentrieren, fokussieren und sich engagieren schwerfällt.
…verkürzen Sie um 10 Minuten
Glücklicherweise gibt es einen einfachen Fix — und das ist Ihre Besprechungen leicht zu verkürzen.
Planen Sie statt 30-Minuten- oder einstündiger Besprechungen 20- oder 50-Minuten-Besprechungen. Ihre Mitarbeitenden haben so 10 Minuten Zeit zwischen jeder Besprechung.
Mit dieser leichten Änderung der Besprechungsdauer würde der Morgenplan des Mitarbeitenden jetzt so aussehen:
9 Uhr: Besprechung A (20 Min.)
9:20 – 9:30 Uhr: PAUSE
9:30 Uhr: Besprechung B (50 Min.)
10:20 – 10:30 Uhr: PAUSE
10:30 Uhr: Besprechung C (20 Min.)
10:50 – 11 Uhr: PAUSE
11 Uhr: Besprechung D (50 Min.)
11:50 – 12 Uhr: PAUSE
12 Uhr: Besprechung E (1 Stunde)
Diese 10 Minuten ermöglichen es den Mitarbeitenden, zwischen jeder Besprechung durchzuatmen — und diese Pausen helfen ihnen, bei jeder Besprechung effizienter zu sein.
Optimieren Sie vor, während und nach der Besprechung
Wie das alte Sprichwort sagt: „Wer nicht plant, plant seinen Misserfolg." Wenn die Verbesserung der Effizienz Ihrer Fernbesprechungen also eine Priorität für Ihr Team und Ihr Unternehmen ist, möchten Sie definitiv folgendes tun: Wege planen, um das Beste aus Ihren Besprechungen herauszuholen— vor, während und nach der Besprechung.
Welche konkreten Maßnahmen können Sie vor, während und nach Ihrer Fernbesprechung ergreifen, um ihre Effizienz zu maximieren?
Vor der Besprechung
- Planen Sie im Voraus. Wenn Sie von den Teilnehmenden erwarten, dass sie etwas vorbereiten (eine Präsentation, einen Datensatz), geben Sie ihnen genug Zeit. Planen Sie Ihre Besprechungen so früh wie möglich.
- Senden Sie eine detaillierte Agenda. Mindestens einige Tage vor der geplanten Besprechung senden Sie eine detaillierte Agenda, die genau aufzeigt, was Sie während der Besprechung behandeln werden, wer präsentiert, und welche Aufgaben die Teilnehmenden vor der Besprechung erledigen müssen (zum Beispiel ihre Beiträge mindestens 24 Stunden vor der geplanten Besprechungszeit einreichen).
Während der Besprechung
- Beginnen Sie mit einer Übersicht darüber, was Sie behandeln werden. Es ist wichtig, Ihre Besprechungsagenda vor der eigentlichen Besprechung zu senden. Aber falls die Teilnehmenden keine Gelegenheit hatten, sie durchzugehen, möchten Sie die Besprechung auch mit einer kurzen Übersicht darüber beginnen, was Sie behandeln werden.
- Integrieren Sie ansprechende Aktivitäten. Fernbesprechungen können schnell langweilig werden — besonders wenn nur eine Person eine Stunde lang spricht. Um die Teilnahme zu erhalten, variieren Sie die Formate: laden Sie verschiedene Personen zum Sprechen ein, organisieren Sie einen schnellen Eisbrecher oder öffnen Sie eine Frage- und Antwortsitzung.
Machen Sie eine Pause, wenn nötig. Manchmal können Besprechungen trotz aller guten Absichten zu lange dauern. Und in solchen Situationen ist oft die einzige Möglichkeit, die Teilnehmenden wieder zu aktivieren, eine Pause zu machen. Wenn Sie feststellen, dass Sie Ihr Publikum zu verlieren beginnen, geben Sie allen die Möglichkeit, aufzustehen und 5 bis 10 Minuten von der Besprechung wegzugehen.
Nach der Besprechung
- Senden Sie eine Zusammenfassung… Nach der Besprechung möchten Sie eine Zusammenfassung senden, die alles zusammenfasst, das Sie besprochen haben.
- …und Aktionspunkte für jeden Teilnehmenden. Wenn es Aktionspunkte gibt, die zugewiesen wurden, möchten Sie diese spezifischen Aktionspunkte auch an jedes zugewiesene Team/Mitarbeitende senden.
- Planen Sie eine Folgerinnerung. Planen Sie eine Erinnerung in Ihrem Kalender, um mit Ihrem Team einen Punkt zwei Wochen nach der Besprechung zu besprechen und Ihre Fragen beantworten zu können.
Talkspirit ist ein All-in-One-Zusammenarbeitstool, das alle notwendigen Funktionen vereint, um die Effizienz Ihrer Fernbesprechungen zu maximieren — darunter Videokonferenzen, Webinare, ein gemeinsamer Kalender und Instant Messaging. Talkspirit bietet auch zusätzliche Funktionen, um Aktionen aus Ihren Besprechungen zuzuweisen, zu verwalten und zu verfolgen: Checklisten, Projektmanagement-Plattform, Office-Suite und gemeinsamer Drive.
Lesen Sie auch: Wie man die Akzeptanz von neuen Zusammenarbeitswerkzeugen fördert
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Autorin: Deanna deBara
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