[Expertenrat] Wie man das richtige Gleichgewicht zwischen Telearbeit und Büroarbeit in einer hybriden Umgebung findet

Mitarbeitende suchen nach mehr Flexibilität in Bezug auf wie, wann und wo sie arbeiten — die Mehrheit bevorzugt eine Aufteilung ihrer Zeit zwischen Zuhause und Büro. Laut dem Bericht The Future of Work: Productive Anywhere von Accenture, bevorzugen 83 % der Mitarbeitenden ein hybrides Arbeitsmodell.

Aber für Unternehmen, die zu Hybrid Work übergehen, ist eine der größten Herausforderungen, das richtige Gleichgewicht zwischen Telearbeit und Büroarbeit zu finden. Wie ist die beste Art und Weise, die Zeit der Mitarbeitenden zwischen Telearbeit und dem Büro aufzuteilen?

Wir haben um ihre Meinung gebeten: Jamie Jacobs, HR-Expertin, Mitbegründerin der Talent-Plattform für Berater Gig Talent und Co-Autorin von Designing Exceptional Organizational Cultures: How to Develop Companies Where Employees Thrive — und ihrer Meinung nach gibt es keine universelle Antwort.

„Die Antwort ist nicht schwarz oder weiß", sagt Jacobs. Das „richtige" Gleichgewicht zwischen Büro- und Telearbeit hängt von Ihrer Organisation, Ihrem Team ab, und „sollte von der Arbeit selbst bestimmt werden", erklärt Jacobs.

Es gibt vielleicht keine universelle Antwort, um die Zeit Ihrer Mitarbeitenden in einer hybriden Umgebung aufzuteilen. Aber esgibt Schritte, um das richtige Gleichgewicht zwischen Telearbeit und Büroarbeit für Ihr Unternehmen zu finden.

Definieren Sie eine klare Hybrid-Work-Strategie auf Unternehmensebene…

Wie das Sprichwort sagt: Wer nicht plant, plant seinen Misserfolg. Ein hybrides Modell ohne Vorbereitung einzuführen, kann letztendlich mehr Probleme als Vorteile für Ihre Organisation mit sich bringen — beispielsweise Mitarbeitende, die nicht wissen, wann ihre Kollegen im Büro sein werden, um an einem Projekt gemeinsam arbeiten zu können, was zu Verzögerungen und Produktivitätsproblemen führt.

Um also die effizienteste Art und Weise zu finden, die Zeit Ihres Teams zwischen Telearbeit und Büroarbeit aufzuteilen, brauchen Sie einen klaren Plan, wie Ihre Organisation an Hybrid Work herangehen wird.

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„Eine Entscheidung muss auf Geschäftsleitungsebene getroffen werden, wie die Unternehmung flexible oder hybride Arbeit angehen wird", sagt Jacobs.

Bevor Sie ein hybrides Modell einführen, entwickeln Sie eine Strategie auf Unternehmensebene, die festlegt, wie es in Ihrer Organisation funktioniert. Beispielsweise: Wie viele Tage müssen Mitarbeitende im Büro arbeiten? Haben sie „feste" Telearbeitstage (zum Beispiel Dienstag und Donnerstag) — oder erfolgt die Telearbeit im Schichtbetrieb?

Je klarer Ihre Richtlinie ist, desto besser; andernfalls riskieren Sie unvorhergesehene (und unnötige) Schwierigkeiten. Beispielsweise: „Wir haben viele Organisationen erlebt, die ein hybrides Modell eingeführt haben, das zwei Tage Büro erzwingt [verpflichtend], ohne klare Richtlinien für diese zwei Tage zu geben", beobachtet Jacobs. „In solchen Fällen kommen die Mitarbeitenden nicht am Montag oder Freitag ins Büro, was zu Platzproblemen in der Mitte der Woche führt."

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Wenn Sie möchten, dass Hybrid Work in Ihrer Organisation effektiv ist — und das richtige Gleichgewicht zwischen Zuhause und Büro finden —, beginnt alles mit einem Plan. Und je detaillierter dieser Plan ist, desto effektiver wird Hybrid Work langfristig sein.

…aber lassen Sie die Teams es an ihre Anforderungen anpassen

Es ist wichtig, Ihren Ansatz zu Hybrid Work auf Organisationsebene zu definieren. Aber es ist auch ebenso wichtig, im Auge zu behalten, dass verschiedene Abteilungen unterschiedliche Arbeitsweisen haben, betont Jacobs. „Das, was für den Kundenservice funktioniert, funktioniert nicht unbedingt für das Marketing — und umgekehrt."

Deshalb empfiehlt Jacobs, anstatt alle Teams und Mitarbeitenden einer strikten und einheitlichen Hybrid-Work-Richtlinie zu unterwerfen, die Strategie auf Organisationsebene zu definieren — und dann jedem Team und jeder Abteilung die Möglichkeit zu geben, sie an ihre Anforderungen und ihre Arbeit anzupassen.

Was sieht das in der Praxis aus?

„Die globale Unternehmensrichtlinie oder -praxis sollte einige Standardregeln enthalten, wie beispielsweise die durchschnittliche Anzahl der Tage, an denen Mitarbeitende im Büro sein müssen", erklärt Jacobs. „Diese Orientierung wird Führungskräften und Managern helfen, die Einzelheiten in ihren Teams zu klären und eine gemeinsame Erwartung zu setzen. [Dann], sollten die Manager mit ihren Teams zusammenarbeiten, um die relevantesten Tage zu entscheiden."

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Sagen wir beispielsweise, dass Sie auf Organisationsebene entscheiden, dass Ihr Team mindestens zwei Tage pro Woche im Büro sein muss. Ihr Kundenservice-Manager könnte entscheiden, dass es am sinnvollsten ist, das gesamte Team Montag und Freitag im Büro zu haben, da diese die Tage mit dem höchsten Ticket-Volumen sind — während das Marketing einen anderen Ansatz verfolgt und die Bürotage basierend auf Meetings, laufenden Projekten und den Personen, mit denen jeder am meisten zusammenarbeitet, plant.

Die Idee ist, dass verschiedene Teams unterschiedliche Anforderungen und Arbeitsweisen haben — daher ist es wichtig, ihnen die Möglichkeit zu geben, Ihre Hybrid-Work-Strategie entsprechend anzupassen. (Stellen Sie nur sicher, dass die Abteilungsleiter Sie über die Büro- und Telearbeitstage ihrer Mitarbeitenden informieren. So können Sie Plätze und Ressourcen entsprechend zuteilen.)

Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden, welches Gleichgewicht für sie passt

Wie wir gesagt haben, es gibt keine universelle Definition des „richtigen" Verhältnisses zwischen Büro und Telearbeit in einer hybriden Umgebung. Manche gedeihen im Büro, andere sind produktiver zu Hause. Einige werden keine Schwierigkeiten haben, drei Tage pro Woche ins Büro zu kommen, während andere Einschränkungen haben, die dies erschweren (einen längeren Weg oder Kinderbetreuung, zum Beispiel).

Also, wenn Sie das richtige Gleichgewicht zwischen Telearbeit und Büroarbeit für Ihre Mitarbeitenden finden wollen, warum fragen Sie sie nicht?

Setzen Sie sich mit Ihren Mitarbeitenden zusammen und besprechen Sie die ideale Hybrid-Work-Situation für sie. Erfahren Sie mehr über das Gleichgewicht zwischen Telearbeit und Büroarbeit, das sie sich wünschen, wie sie ihre Zeit aufteilen möchten, und wann es für sie am besten ist, im Büro zu sein. Sie können vielleicht nicht jede Anfrage erfüllen, aber das Verständnis der Anforderungen Ihrer Mitarbeitenden wird Ihnen helfen, eine Strategie aufzubauen, die für Ihr Team funktioniert.

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„Wenn Führungskräfte und Manager sich Zeit nehmen, die Anforderungen jedes Einzelnen zu bewerten, hilft das, eine bessere Roadmap aufzubauen, um vorauszuplanen, wie Mitarbeitende ihre Zeit zwischen Telearbeit und Büroarbeit aufteilen können", sagt Jacobs.

Passen Sie Ihre Strategie bei Bedarf an

Die Festlegung Ihrer Hybrid-Work-Strategie — und wie Ihre Mitarbeitenden ihre Zeit zwischen Telearbeit und Büroarbeit aufteilen — ist keine einmalige Aufgabe. Daher ist es wichtig, eine klare Strategie zu definieren, es ist aber auch ebenso wichtig, sich nicht zu sehr daran festzuklammern — und umzudenken, anzupassen und zu adaptieren, wenn nötig.

„Betrachten Sie diesen Zeitraum als ein gemeinsames Experiment, bei dem... Sie Dinge ausprobieren und basierend darauf iterieren, was funktioniert und was Sie lernen", empfiehlt Jacobs.

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Es gibt immer Punkte zu regeln, wenn man ein neues Arbeitsmodell einführt — insbesondere das ideale Gleichgewicht zwischen Telearbeit und Büroarbeit beim Übergang zu Hybrid Work zu finden. Aber wenn es kein einziges „ideales" Gleichgewicht zwischen Büro und Telearbeit gibt, werden Ihnen diese Schritte helfen, das beste Gleichgewicht für Ihre Mitarbeitenden zu finden — und Ihrem Team und Ihrer Organisation zu ermöglichen, im Hybrid-Work-Modus dauerhaft erfolgreich zu sein.

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Autorin: Deanna deBara