Managing Internal Communication in an Association with Talkspirit: The ARSL Story

Growing a network without communication interne efficace ? Impossible! And the ARSL knows it.

What is ARSL? It stands for the Association pour la Réinsertion Sociale du Limousin (ARSL)(ARSL), founded in 1961 and based in Limoges. It works daily to combat exclusion in all its forms, from homeless people to victims of domestic violence. In numbers, ARSL is:

• Around 5 000 people supported every year,
• More than 120 collaborateurs,
• A large community of partners,
• 30 centres across France (mainland and overseas).

L’ARSL, dans le cadre de sa mission de coordination nationale des 30 centres de prise en charge des auteurs de violence conjugale (CPCA) chose Talkspirit as its internal communication tool to facilitate coordination among its various stakeholders.

For Charlotte Besseau, project officer and platform administrator for Talkspirit, internal communication plays a central role within her network.

Dans cand article, elle nous explique comment Talkspirit permand de renforcer les liens entre les membres and de faciliter le information sharing.

The challenge: facilitating collaboration

Before Talkspirit, the day-to-day reality of this national coordination mission was completely different — there was simply no tool at all.

La mise en place des centres de prise en charge des auteurs de violence conjugale est un dispositif récent. La nécessité d’un internal communication tool pour l’association s’est rapidement fait sentir to fulfil the government-assigned mission, and ensure effective coordination between the various entities…

In 2021, they decided to establish greater coordination between the centres. Charlotte Besseau explains that “one of the objectives was to put in place a tool to work together, share best practices and collaborate”.

Le choix d’un outil facile à déployer and à utiliser

How did they solve this challenge? Here is how ARSL found the ideal solution to meet its needs.

Step one: testing. Charlotte Besseau shares: “nous avons eu une démonstration and le choix a été rapide, puisque l’outil Talkspirit répondait vraiment à nos attentes.« 

Deuxième étape : le choix and l’expérimentation. According to Charlotte, Talkspirit offered several notable advantages:

• “A ease of sharing information is really significant.”
  
• “A significant reduction in the number of emails landing in everyone’s inboxes every day.”
  
• “A communication aussi, qui permand d’être très réactif. Par exemple, entre nous, on passe par le chat and c’est très rapide ! On n’est pas obligé d’être aussi formel que dans des mails. On peut poser une question très rapidement ou juste demander si la personne qu’on veut contacter est disponible.”
  
• “And the file collaboration feature deserves a mention too! For us, being able to work together on the same document simultaneously is very important.”

Overall, according to Charlotte, Talkspirit is the IDEAL tool for internal communication in associations.

What is it like working with Talkspirit?

Managing an internal communication platform for an association is a team effort! On the Talkspirit platform, roles matter. There are:

• users : membres de la plateforme.
• managers : membres qui disposent de droits de paramétrage d’une fonctionnalité spécifique (groupe, drive, fil d’actualités, etc.).
• administrators : membres de la plateforme qui disposent de permissions supplémentaires au niveau de l’administration.

As administrator, Charlotte Besseau is “assigned to all groups” Mais elle n’est pas la seule : la directrice générale, le président de l’association and deux de ses collègues sont également administrators. “We made this choice to make access easier, for example in case of absence”, she explains.

The importance of change management for user adoption 

Pour train users on Talkspirit, Charlotte “ran one-hour training sessions with all users.

Following these sessions, Charlotte remains the go-to person for the platform. She says: “ Je suis toujours en appui dès qu’il y a une question ou que certains ont besoin de plus de formation sur l’outil. Par exemple, c’est déjà arrivé que users confondent leur drive personnel avec le drive d’un groupe. Dans ce cas-là, on affine les connaissances and les compétences de chacun sur l’outil petit à petit.« 

A clear objective: improving communication among all stakeholders

ARSL’s use case is (unsurprisingly) communication among all the association’s stakeholders. According to Charlotte, this translates into “a lot of information sharing, document sharing, news, group work, etc.” And to structure these exchanges, the solution is to create groups!

“Talkspirit nous sert de “serveur”. Comme je le disais, il y a 30 centres portés par 30 structures différentes. Ce sont des associations qui, dans certains cas, n’ont pas forcément les moyens d’avoir un service informatique très développé. Donc cand outil permand d’échanger des informations avec les parties prenantes institutionnelles qui ont accès à la plateforme.”

Two types of groups have been created on Talkspirit:

• “Les Public groups permettent la transmission d’informations d’ordre général. On transfère l’information and tous les utilisateurs ont la possibilité d’animer ces groupes. Par exemple, ils peuvent intégrer des documents, partager des informations sur la thématique concernée, etc.”
  
• “Les Private groups sont utilisés dans le cadre de groupes de travail ou d’instances plus fermées. Ils permettent de limiter l’accès aux documents qui sont mis en place sur les drives des groupes. »

A typical day with Talkspirit in an association

“Je m’en sers quotidiennement ! Chez moi, Talkspirit s’ouvre automatiquement dès que j’allume l’ordinateur. J’ai activé les notifications à chaque fois qu’il y a quelque chose qui se passe sur la plateforme, donc je suis toujours à jour. Par exemple, je sais quand un document est déposé sur un group drive or when I receive a message via the chat.« 

“Je dirais que c’est un outil qui est en veille tout au long de la journée. L’avantage, c’est qu’il nous permand d’avoir une vision sur ce qui se passe aussi sur les 30 centres ! Comme on ne voit pas réellement tout ce qui se passe sur leur terrain, les utilisateurs ont la possibilité de nous communiquer des informations grâce à la plateforme. Nous les recevons quasi simultanément puisque nous gardons toujours l’outil ouvert sur l’ordinateur. Donc en fonction de ce que l’on fait, on peut tout de suite consulter l’information ou le faire un peu plus tard.”

Their ambition: further rollouts!

The future of ARSL, according to Charlotte Besseau, involves:

• “Minimising internal emails and communiquer avec le réseau uniquement via l’outil Talkspirit.« 
  
• “Rolling out la plateforme aux “antennes” de nos centres ! On doit l’ouvrir à une centaine de people prochainement.”
  
•  “Mettre en place de new training sessions for new users.”

Conclusion

Que retenir de cette interview ? Pour assurer une bonne communication au sein du réseau des CPCA, il vaut mieux être bien équipé ! 👍 Comme l’a illustré Charlotte Besseau de l’ARSL, choisir Talkspirit permand de facilitate coordination entre les centres and de streamline their exchanges.

Having started with Talkspirit in 2021, ARSL now plans to grow its already dynamic community further with new rollouts on the horizon. It is a great story that continues with our platform delivering value to its users!

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