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Better Information Sharing in Local Authorities: The Mairie de Mauges-sur-Loire's Story
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How to partager l’information de manière optimale within local authorities ? C’est le défi relevé par la Town Hall of Mauges-sur-Loire. Sa solution pour y répondre ? Replacing its internal newsletter with Talkspirit, an réseau social d’entreprise all-in-one platform.
Created in 2015, Mauges-sur-Loire is a new city born from the merger of 11 communes. Located in Maine-et-Loire, the Town Hall of Mauges-sur-Loire rassemble des agents aux métiers très variés (professeur de musique, agent d’entretien, jardinier, auxiliaire de puériculture, etc.), dispersés entre le terrain and les bureaux.
Chiffres clés :
- 18,000 inhabitants
- 350 employees
- 60 elected officials
Pourquoi la mairie a-t-elle mis en place Talkspirit ? How to les agents and les élus utilisent-ils la plateforme aujourd’hui ? Et quels bénéfices en retirent-ils ? Here's what we discussed with Elise Roy, Responsable du Service Communication de la Town Hall of Mauges-sur-Loire.
end HubSpot Call-to-Action Code Du journal interne au réseau social d’entreprise
"Jusqu’ici, our internal communication was limited to an internal newsletter mensuel au format papier, rédigé en collaboration avec les Ressources Humaines and la Direction Générale. Nous l’utilisions pour partager les actualités de la mairie, communiquer sur les départs and les arrivées d’agents, and rappeler certaines informations RH”, explains Elise Roy.
Cependant, ce format posait plusieurs problématiques. Tout d’abord, "La temporalité de l’information n’était pas la bonne” : les informations ‘chaudes’ étaient souvent diffusées trop tard, creating a disconnect in communication.
"Par ailleurs, le journal interne étant uniquement envoyé aux chefs de service, nous nous sommes rendu compte qu’il n’arrivait pas toujours jusqu’aux agents. Résultat : le partage de l’information n’était pas du tout constant d’un service à l’autre", the Communications Manager continues.
Pour répondre à ces enjeux, la Town Hall of Mauges-sur-Loire a décidé de mettre en place un réseau social d’entreprise.
"L’objectif était double, car nous souhaitions à la fois :
- ensuring every employee has access to the same information at the same time, regardless of their department or building;
- being able to partager l’information en temps réel (et non un mois plus tard like c’était le cas avec le journal interne).”
Le choix d’un outil clé en main
The town hall chose Talkspirit, a ready-to-use internal social network that keeps evolving.
"The pricing was more competitive than American solutions like Microsoft 365. Par ailleurs, choisir Talkspirit était pour nous l’assurance d’investir dans un outil qui ne serait pas obsolète au bout de quelques mois. […] Le plus ? C’est Français !”, reports Elise Roy.
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Outre ses capacités de partage de l’information, "Talkspirit dispose d’une dimension collaborative qui nous paraissait très intéressante", which was an additional selling point for the town hall.
Une communication bien réfléchie
"Nous avons commencé par tester l’outil avec une dizaine d’agents qui ont été impliqués dans le projet dès le début. Cela nous a permis de comprendre comment partager de l’information sur la plateforme, and notamment comment utiliser les groups. À partir de là, nous avons créé une charte d’utilisation de Talkspirit, ainsi qu’un communication plan to inform employees of the launch.
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Afin de s’assurer que tous les agents and les élus reçoivent ses messages, la mairie a opté pour une communication multi-supports. "Nous avons fait un Talkspirit teaser dans our journal interne and par mail. J’ai ensuite préparé une video pour annoncer le lancement de la plateforme, and expliquer comment l’utiliser. L’idée était de make the communication as personal as possible, pour montrer que nous avions pensé l’outil pour les utilisateurs.”
Lancée en septembre 2021, la plateforme compte aujourd’hui 270 users, dont à la fois des agents and des élus.
Le partage de l’information sur Talkspirit
Today, the town hall primarily uses Talkspirit to partager de l’information avec les agents and les élus, and ce sous plusieurs formats. Son fil d’actualités comprend notamment :
- des General updates (e.g. upcoming civil service exam dates),
- des photos d’agents sur le terrain (pour mettre en avant les animations faites par l’accueil périscolaire, ou même célébrer la naissance d’un mouton de l’éco-pâturage !),
- des Polls, pour demander l’avis des agents (par exemple, pour les faire voter pour le nom d’un nouveau centre aquatique),
- des offres d’emploi, to support internal mobility and employee referrals,
- des videos, to create interactivity (e.g. New Year greetings for the whole team).
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Bien sûr, l’information n’est pas uniquement partagée dans des publications. "Au quotidien, employees and elected officials use chat more, especially for one-to-one or small-group exchanges", rapporte la Responsable Communication. "Cela permet d’add more responsiveness, which is greatly appreciated by users."
Les groups, an indispensable pour la internal communication
"Plusieurs groups ont été créés pour structurer ces échanges, notamment :
- un groupe général rassemblant l’ensemble des agents,
- a group for all elected councillors,
- des groups par service (culture, tourism, economic development, communications, etc.),
- des groups organisés par commission, including elected officials and department heads,
- a group for Talkspirit ambassadors.
We also invited employees to créer leurs propres groups to facilitate smaller exchanges within each department", adds Elise Roy.
Towards more collaborative working
"Certains services commencent aussi à use Talkspirit to work together au quotidien. Par exemple, les bibliothèques utilisent régulièrement le tchat pour échanger des informations sur les commandes, ou bien demander l’avis de leurs collègues sur certains sujets.
For my part, I work in project mode with elected officials sur un groupe appelé ‘Commission communication’. Cela nous permet à la fois de :
- set the dates of upcoming meetings (via l’agenda),
- track attendance,
- collaboratively prepare slides à présenter,
- hold meetings via video conference,
- share documents related to meetings in the drive.
Pour l’instant, nous sommes encore une minorité à collaborer sur Talkspirit. Mais nous souhaiterions développer cet usage au cours des prochains mois”, explains the Communications Manager.
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Better cohesion across departments
"Étant donné que les agents sont dispersés sur une vingtaine de bâtiments différents, beaucoup d’entre eux ne se connaissent pas. Grâce à Talkspirit, nous avons pu break down silos between departments and build more cohesion. Désormais, nous avons vraiment l’impression d’être sur la même longueur d’onde.”
Beyond its unifying role, Talkspirit also helps showcase employees' work, and à mieux faire connaître les différents métiers de la mairie. "Cela nous a permis de discover one another, and de révéler les talents de chacun. Aujourd’hui, certains agents sont devenus de vrais communicants, alors qu’avant, on n’entendait jamais parler d’eux !” s’exclame Elise Roy.
L’oeil de Talkspirit sur la Town Hall of Mauges-sur-Loire
Talkspirit est l’outil idéal pour répondre aux enjeux de internal communication de la Town Hall of Mauges-sur-Loire. Disponible à la fois sur PC and mobile, l’outil permet aux agents and aux élus de partager and accéder à l’information facilement, qu’ils soient within bureaux ou sur le terrain. Une révolution !
Désormais, chacun est tenu informé des actualités de la mairie en temps réel, and peut discuter avec des collègues de différents services sans avoir à se déplacer physiquement. Ainsi, l’information n’est plus uniquement descendante, and permet d’inclure l’ensemble des agents within échanges.
Mais la mairie ne compte pas s’arrêter là. "Cette année, our objectif est de boost participation des agents and de develop collaborative working, en incitant les différents services à travailler davantage within groups, à planifier des réunions via l’agenda and à co-edit documents together in OfficeNow", says Elise Roy.
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Vous souhaitez en savoir plus sur la valeur ajoutée de Talkspirit pour les local authorities ? Visionnez le replay de our webinaire « Mieux communiquer and collaborer within local authorities » pour découvrir en direct les témoignages de la Mairie de Josselin and de la Town Hall of Mauges-sur-Loire sur la mise en place de Talkspirit.
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Auteure : Emmanuelle Abensur
