How to Choose Your Collaborative Platform

Communication unifiée, travail d’équipe plus fluide, better employee experience… Whether you're a company, institution, or non-profit, putting a collaborative platform in place offers numerous advantages for your teams. But with so many solutions on the market, choosing the right one can feel overwhelming. Here are the three essential steps to choosing the right collaborative platform for you.

PS: to save time, you can also check out this handy methodology guide 👇

1. Define your needs

Before starting your benchmarking process, take the time to think through your needs by asking yourself the following questions:

• Que devra vous apporter cette solution ? Avez-vous plutôt besoin d’une solution qui vous permette de :
  • simplifier le travail d’équipe à distance,
  • reduce internal emails,
  • speed up and streamline communication within and across teams,
  • mieux improve internal communication,
  • centraliser vos ressources pour en faciliter l’accès,
  • encourager l’entraide et le partage d’informations,
  • manage projects effectively,
  • unite and engage your employees,
  • etc.

Lire aussi : Comment définir les principaux cas d’usage pour votre plateforme collaborative ?

• À qui est destinée la plateforme ? Souhaitez-vous y inviter l’intégralité de vos collaborateurs, ou seulement certains départements ou équipes ? S’adresse-t-elle à la fois aux cols blancs (dans les bureaux) et aux frontline workers (in the field)?

• What core features do you need? And which ones are more optional? For example:
  • le chat, groups and video conferencing, to speed up and simplify day-to-day communication,
  • l’shared calendar, to schedule meetings and events,
  • le drive, to securely store and share files,
  • la document co-editing, to collaborate on files in real time,
  • le fil d’actualités et la page d’accueil, pour mettre en avant vos actualités,
  • les integrations, to stay automatically updated on new events,
  • les checklists, pour attribuer des tâches aux membres de l’équipe et suivre leur avancement,
  • etc.

• Quelles sont vos contraintes ? Autrement dit, quels sont les éléments dont vous avez absolument besoin, et qui seront non négociables lors du choix de votre plateforme collaborative ? Par exemple, avez-vous l’obligation de choisir une plateforme collaborative qui…
  • …is highly secure, GDPR-compliant, and stores its data in France,
  • …s’intègre avec vos outils existants (messagerie, CRM, project management tool, etc.),
  • …can be adopted quickly by your users,
  • …puisse être utilisée sur tous types d’appareils (ordinateur, tablette, mobile), aussi bien sur site qu’à distance,
  • …is available in multiple languages,
  • …offers personalised onboarding support,
  • …soit accessible à l’ensemble de vos collaborateurs, y compris ceux ne possédant pas d’adresse e-mail professionnelle
  • …

2. Identify and compare platforms that meet your needs

Once you've defined your requirements, start identifying the collaborative platforms that best fit the needs you've outlined. You can compare them on:

• price,
• l’ergonomie,
• la facilité de déploiement et d’utilisation,
• les features (does it include what you need?),
• commitments in terms of sécurité et d’hébergement des données (par exemple, l’éditeur est-il soumis au Cloud Act*?),
• quality and responsiveness of customer service and user support,
• the user reviews (on platforms like G2, Capterra, Appvizer, ou bien en demandant directement des références clients aux éditeurs).

Vous souhaitez mettre en place une plateforme collaborative tout-en-un, facile d’utilisation et qui héberge ses données en France ? Ne cherchez plus, Talkspirit est LA solution qu’il vous faut ! 100 % made in France, notre plateforme intègre toutes les fonctions de communication et de collaboration dont vous avez besoin : tchat, groupes, visioconférence, drive, online office suite, project management, shared calendar, fil d’actualités, portail d’accueil, bibliothèque, etc. Le tout sans faire de concessions sur l’ergonomie et l’intuitivité de la plateforme.

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Want to explore more options? Check out our ranking of the best collaborative platforms, which you can also watch in the video below:

3. Test your collaborative platform

Have you made your choice? Or are you still deciding between two options? 

Dans tous les cas, n’oubliez pas de demander une démo et de tester la et les plateforme(s) collaborative(s) qui vous semble(nt) répondre le mieux à vos critères. De nombreux éditeurs – dont Talkspirit – proposent une période d’essai gratuit, alors n’hésitez pas !

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Vous pourrez ainsi évaluer par vous-mêmes la simplicité d’utilisation et les différentes fonctionnalités de la plateforme, pour vérifier qu’elle correspond bien à vos attentes. Si vous le pouvez, essayez d’inclure quelques collaborateurs dans cette phase de test pour qu’ils puissent vous donner leur avis sur la solution. Après tout, qui de mieux que vos futurs utilisateurs pour vous aider à choisir votre plateforme collaborative ?

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You now have everything you need to choose the collaborative platform that best fits your needs. To make things easier, we've compiled all the best practices from this article into our methodology guide “8 conseils clés pour bien choisir votre plateforme collaborative”, à laquelle vous pouvez accéder ci-dessous :

Access the Methodology Guide

In this methodology guide, you'll find: the 8 steps to choosing a collaborative platform, the key elements for defining your needs, and the deciding criteria for comparing the best solutions on the market.

Download

*Cloud Act: a US federal law on personal data surveillance, enacted in 2018, that compels American service providers to hand over all stored data to federal authorities upon request, regardless of where the servers are located (including in the EU) (Source: Wikipedia)

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Author: Emmanuelle Abensur