Comment développer le travail collaboratif en entreprise ?
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Développer le travail collaboratif, dont on parle beaucoup sans savoir par où commencer, tient à trois chantiers : faire circuler l’information (transparence, participation, dé-silotage), mettre le collectif au cœur de la gestion des ressources humaines (performance collective, mobilité interne) et installer une atmosphère de collaboration, notamment par les outils. La transition doit s’accompagner d’une stratégie coordonnée et se faire pas à pas.
Développer le travail collaboratif : s’il y a un sujet qui fait beaucoup parler depuis quelques années, en termes de modes de travail, c’est bien celui-ci. Et pourtant, sa mise en place concrète reste floue. Pas facile de savoir par où commencer et d’identifier les actions à mener en priorité pour aller vers un travail plus collaboratif au sein de votre entreprise !
Ce que recouvre le terme, ses formes et ses limites sont traités dans notre article de définition. Ici, la question est réglée : cet article part du principe que vous savez ce qu’est le travail collaboratif, et regarde comment le mettre en place, étape par étape, dans une entreprise qui fonctionne encore autrement.
Développer le travail collaboratif : la marche à suivre
Voici l’ordre dans lequel ces chantiers s’enchaînent le plus naturellement. Chacun renvoie à une section de cet article.
- Choisir un terrain d’essai. Une équipe, un projet : un périmètre assez petit pour bouger vite, assez visible pour faire école.
- Rendre l’information accessible. Qui travaille sur quoi, où vivent les documents, ce qui est partagé par défaut.
- Ouvrir la parole. Donner à ceux qui ne s’expriment pas en réunion un endroit où ils le feront.
- Casser les silos, en commençant par le plus tenace : la boîte mail individuelle.
- Aligner les ressources humaines sur le collectif. Reconnaissance, mobilité interne, objectifs d’équipe.
- Outiller, puis accompagner. L’outil rend la collaboration possible, le déploiement et les règles d’usage la rendent réelle.
Favoriser la circulation de l’information
Collaboration et communication sont étroitement liées. Or, la clef d’une communication efficace réside dans le partage des informations et des idées. Pour favoriser leur circulation, voici trois axes sur lesquels votre entreprise peut travailler, afin de créer un terreau favorable à un travail plus collaboratif : la transparence, la participation et le dé-silotage.
Développer la transparence
La transparence, appliquée au monde de l’entreprise, revient à savoir, en temps réel, qui travaille sur quoi. Non pas dans un objectif de « flicage » (qui serait assurément contre-productif), mais afin que l’information circule et que les projets avancent. Mais aussi pour permettre à chacun d’être plus proactif en cas de difficulté.
Sur un projet, la transparence impose de partager l’ensemble des informations avec toutes les prenantes, c’est-à-dire : l’état d’avancement, les problèmes rencontrés, les avancées et les échecs / blocages. Pour aller dans ce sens, les plateformes collaboratives sont intéressantes car elles permettent de centraliser toutes les informations au même endroit.
Encourager chacun à s’exprimer
Chacun son tempérament. Tous vos collaborateurs ne sont pas de grands extravertis. Tous n’aiment pas forcément se mettre en avant ou mettre en avant leurs actions. S’il est bon d’en avoir conscience, il est surtout essentiel de faire en sorte que chacun puisse avoir voix au chapitre. Le dicton ne dit-il pas que “souvent ce sont ceux qui parlent le plus qui en font le moins” ?
Dans le cadre d’un travail plus collaboratif, l’objectif est justement que chacun s’exprime, que les projets avancent grâce aux avis et aux compétences de chacun. Or, pour les plus timides, prendre la parole sur une messagerie instantanée sera beaucoup plus facile que lors d’une réunion devant quinze personnes. Des plateformes collaboratives ou réseaux sociaux d’entreprises comme Talkspirit encouragent justement la participation et l’implication de chacun.
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Supprimer les silos d’information
Outre l’auto-censure de certains de vos collaborateurs trop timides, un autre problème réside dans les silos d’informations. C’est ainsi que l’on désigne le fait qu’au sein d’une entreprise, un groupe ne communique pas efficacement et ne partage pas l’information de manière optimale avec les autres groupes. Souvent à cause d’une organisation un peu trop rigide, qui ne favorise pas la transversalité.
A petite échelle, le silo d’informations le plus parlant est la boîte mail individuelle : elle renferme tout un tas d’informations, et de documents, qui pourraient être utiles à d’autres mais … elle est individuelle ! Et donc lorsque le salarié s’en va, c’est toute l’information contenue dans sa boîte mail qui disparaît…
A l’inverse, utiliser un réseau social d’entreprise ou un outil collaboratif comme Talkspirit, permet justement d’améliorer le partage et l’accès à l’information. Vous réaliserez ainsi des gains de productivité, et encouragerez le développement d’une intelligence collective.
Lire aussi : 5 avantages du travail collaboratif
Mettre le collectif au cœur de votre gestion des ressources humaines
Développer le travail collaboratif suppose d’opérer peu à peu une transition vers un fonctionnement centré sur le collectif, plutôt que sur l’individu.
Valoriser la performance collective
Il ne vous aura pas échappé que nous avons tendance, aujourd’hui encore, à valoriser d’abord et avant tout la performance individuelle. Prenez par exemple la rémunération : il est plus que répandu de proposer un salaire fixe, assorti d’une rémunération variable, en fonction d’objectifs individuels.
Bien sûr, chacun souhaite que son travail personnel soit reconnu, et cela est bien normal. Mais cela devrait aller de pair avec une reconnaissance des performances collectives. Un équilibre dont nous sommes bien loin aujourd’hui.
Une piste à explorer pour aller dans ce sens ? La mise en place d’un accord d’intéressement ou une prime collective, qui vient récompenser (ou non), les efforts et les succès collectifs.
Lire aussi : Comment pallier le manque de reconnaissance au travail ?
Simplifier la mobilité interne
Tout autant côté salarié que côté employeur, la mobilité interne est un enjeu essentiel pour renforcer l’aspect collectif. En effet, à l’échelle individuelle, le changement de poste ou d’équipe permet de se nourrir d’autres modes de fonctionnement. Tandis que pour une entreprise, simplifier la mobilité interne permet de rendre ses collaborateurs (et ses managers!) plus adaptables, de stimuler leur inventivité et de questionner leurs certitudes, pour insuffler en continu un souffle nouveau.
Impulser une atmosphère de collaboration
Au-delà des grands discours et des bonnes intentions, développer le travail collaboratif est également une affaire d’atmosphère.
Un premier pas vers une atmosphère plus collaborative est, bien entendu, la décision d’utiliser davantage les outils collaboratifs en interne :
- Encourager l’utilisation d’une messagerie instantanée, en interne, plutôt que les e-mails ;
- Partager l’ensemble des documents sur un répertoire commun hébergé dans le cloud ;
- Travailler en temps réel, sur les mêmes documents, directement en ligne.
Voici autant de pratiques qui permettent, peu à peu, d’installer un climat favorable à un travail plus collaboratif.
Il est par ailleurs d’autant plus simple d’instaurer une atmosphère collaborative, lorsque l’environnement de travail s’y prête. Evitez donc les bureaux individuels à porte fermée. Privilégiez les portes ouvertes, voire les open spaces ou le flex office.
Déployer l’outil, puis accompagner le changement
Un outil collaboratif ne crée pas la collaboration : il la rend possible. Ce qui sépare une plateforme désertée au bout de six semaines d’une plateforme devenue un réflexe tient à trois choses.
Commencer par une équipe pilote
Ouvrir la plateforme à toute l’entreprise le même jour revient à parier sur l’adhésion spontanée de tout le monde. Mieux vaut une équipe qui a un vrai problème à résoudre, qui l’utilise pendant quelques semaines et qui raconte ensuite ce que cela a changé. Elle servira de démonstration, et ses usages deviendront le mode d’emploi des suivantes. Cinq organisations racontent la façon dont elles s’y sont prises.
Écrire les règles du jeu
Ce qui fait retomber l’usage est rarement une fonctionnalité manquante : c’est le flou sur les règles. Quelques décisions suffisent, à condition d’être écrites et connues de tous : ce qui se traite à l’écrit et ce qui reste en réunion, où l’on publie selon que l’information concerne trois personnes ou tout le service, le délai de réponse que chacun peut raisonnablement attendre, ce qui demeure confidentiel. Une page suffit, et elle évite des mois de flottement.
Former, accompagner, mesurer
Passer d’un fonctionnement individuel à un fonctionnement collectif est un projet de conduite du changement, avec ce que cela suppose de formation, de relais internes et de temps. Le lancement d’un nouvel outil de communication interne se prépare de la même manière. Deux ou trois indicateurs suffisent à savoir où vous en êtes : le nombre de contributeurs différents chaque semaine (et non le nombre de messages), la part des sujets d’équipe sortis de la boîte mail, le nombre d’espaces réellement vivants.
| Levier | Première action | Ce que vous regardez |
|---|---|---|
| LevierTransparence | Première actionOuvrir un espace par projet, où l’avancement se lit sans avoir à le demander | Ce que vous regardezPart des projets dont l’état est visible de tous |
| LevierPrise de parole | Première actionOuvrir un canal écrit où réagir ne demande pas de lever la main en réunion | Ce que vous regardezNombre de contributeurs différents, pas le nombre de messages |
| LevierDé-silotage | Première actionSortir de la boîte mail les échanges qui concernent plus de deux personnes | Ce que vous regardezPart des sujets d’équipe traités hors e-mail |
| LevierReconnaissance | Première actionAjouter un objectif d’équipe à côté des objectifs individuels | Ce que vous regardezExistence d’une part collective dans les primes et les revues |
| LevierMobilité interne | Première actionPublier les postes en interne avant de les ouvrir à l’extérieur | Ce que vous regardezNombre de mobilités internes sur l’année |
| LevierOutillage | Première actionDéployer sur une équipe pilote avant l’entreprise entière | Ce que vous regardezPart de collaborateurs actifs chaque semaine |
Pour conclure
Retenons donc ici que de nombreux axes de travail sont possibles pour développer le travail collaboratif au sein de votre entreprise. Néanmoins, cette transition doit s’accompagner d’une stratégie d’entreprise coordonnée, et se faire pas à pas, avec le souci de la qualité de l’expérience collaborateur.
Vous souhaitez mettre en place un outil collaboratif au sein de votre entreprise ? Nos équipes peuvent regarder votre organisation avec vous et vous dire par quoi commencer.
FAQ
Par la circulation de l’information, sur trois axes : la transparence, la participation et le dé-silotage. La clef d’une communication efficace réside en effet dans le partage des informations et des idées.
Savoir, en temps réel, qui travaille sur quoi. Non pas dans un objectif de flicage, qui serait contre-productif, mais pour que l’information circule, que les projets avancent et que chacun puisse être plus proactif en cas de difficulté.
En faisant en sorte que chacun puisse avoir voix au chapitre : tous les collaborateurs ne sont pas de grands extravertis et tous n’aiment pas se mettre en avant, ce dont il faut avoir conscience.
Le fait qu’au sein d’une entreprise, un groupe ne communique pas efficacement et ne partage pas l’information de manière optimale avec les autres groupes. C’est souvent le produit d’une organisation un peu trop rigide, qui ne favorise pas la transversalité.
C’est un des leviers : nous valorisons encore d’abord la performance individuelle, avec un salaire fixe assorti d’une rémunération variable liée à des objectifs individuels. Développer le travail collaboratif suppose d’opérer peu à peu une transition vers un fonctionnement centré sur le collectif plutôt que sur l’individu.
À l’échelle individuelle, changer de poste ou d’équipe permet de se nourrir d’autres modes de fonctionnement. Pour l’entreprise, simplifier la mobilité interne rend les collaborateurs et les managers plus adaptables.
