[OICN-Studie] Infobesität: Welchen Einfluss haben unsere Zusammenarbeitspraktiken?

Infobesität – auch bekannt als Informationsüberlastung – ist ein im Unternehmensumfeld zunehmend verbreitetes Problem. Aber worum handelt es sich dabei genau? Dieser Begriff bezeichnet die Überflut an Informationen, mit der wir ständig konfrontiert sind und die wir nicht mehr bewältigen können. Am Arbeitsplatz kann sich das in einem hohen E-Mail-Aufkommen, zu vielen Meetings oder schlicht einer erschreckenden Menge an Benachrichtigungen äußern!

Woher kommt diese Infobesität? Welche Auswirkungen kann sie auf das Unternehmen und die Mitarbeitenden haben? Und welche kollaborativen Best Practices lassen sich einführen, um der Infobesität im Unternehmen entgegenzuwirken? Das hat das Jahresreferenzwerk 2023 des Observatoire de l'Infobésité et de la Collaboration Numérique (OICN) untersucht.

Hier ist eine Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse dieser Studie.

Woher kommt die Infobesität im Unternehmen?

Man sagt oft, dass Infobesität im Unternehmen mit unseren digitalen Tools zusammenhängt. Das stimmt zwar nicht ganz falsch, aber wenn man tiefer in das Problem eintaucht, erkennt man schnell, dass das nur die Spitze des Eisbergs ist. Der verborgene Teil spielt eine weitaus wichtigere Rolle. Es handelt sich natürlich um unsere Zusammenarbeitspraktiken, also darum, wie wir arbeiten und wie wir unsere kollaborativen Tools nutzen.

Wenn man die Studie des OICN betrachtet, stellt man fest, dass diese kollaborativen Nutzungsgewohnheiten in Unternehmen noch wenig angepasst sind. Im Durchschnitt erhält eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter etwa 29 E-Mails pro Tag, davon sind fast zwei Drittel interne E-Mails! Darüber hinaus wird E-Mail zunehmend für den sofortigen Austausch genutzt, obwohl ihr Einsatz eher für externe und asynchrone Kommunikation gedacht ist. Andere Tools wie kollaborative Plattformen und soziale Unternehmensnetzwerke sind für diesen Zweck weitaus besser geeignet – vorausgesetzt, man übertreibt es nicht damit.

Lesen Sie auch: Sollte E-Mail für die interne Kommunikation genutzt werden?

Wenn diese kollaborativen Tools nicht angemessen genutzt werden, können auch sie zur Infobesität beitragen. Das gilt insbesondere für Videokonferenz-Lösungen und Instant-Messaging-Tools.

Im Durchschnitt verbringen wir 4 Stunden und 16 Minuten pro Woche in Videokonferenzen. Eine Zahl, die mit zunehmendem Verantwortungsgrad steigt: Während Mitarbeitende 2 Stunden 28 Minuten pro Woche in Videokonferenzen verbringen, sind es bei Managern 7 Stunden 27 Minuten und bei Führungskräften mehr als 13 Stunden!

Ursache ist die zu große Anzahl an Meetings, aber auch deren Dauer. 63 % der Meetings dauern länger als eine Stunde, was das Phänomen der Meetingitis verstärkt.

Welche Auswirkungen hat das auf Mitarbeitende, das Unternehmen und die Umwelt?

Diese schlechten Zusammenarbeitspraktiken bleiben nicht ohne Folgen für das Unternehmen. Hier ein Überblick über die Risiken, die Infobesität mit sich bringt.

Eine immer größere mentale Belastung

Wussten Sie das? 70 % der Mitarbeitenden unterbrechen ihre Arbeit, wenn sie eine Benachrichtigung erhalten. Manchmal aus Neugier, meistens aber aus Angst, eine wichtige Information zu verpassen – das nennt man FOMO-Syndrom (Fear of Missing Out, auf Englisch).

Diese wiederholten Unterbrechungen führen zu einer hohen mentalen Belastung und hindern uns daran, uns vollständig auf unsere Aufgaben zu konzentrieren. Was – letztendlich – die Produktivität der Teams einschränkt. Dieses Phänomen ist bei Führungskräften besonders ausgeprägt, denen es gelingt, nur 5 Stunden pro Woche ohne Unterbrechung zu arbeiten.

Neben Benachrichtigungen ist es auch die Flut von E-Mails und Meetings, die mentale Belastung erzeugt. Ein Befund, der durch folgende Kennzahlen belegt wird:

• 74 % der Führungskräfte schaffen es nicht, alle ihre E-Mails zu bearbeiten
• 15 % der Meetings folgen mit weniger als 30 Minuten Pause aufeinander, und 21 % überschneiden sich

Um die verlorene Zeit aufzuholen, sehen sich viele Mitarbeitende gezwungen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, zum Beispiel während eines Meetings auf E-Mails zu antworten. Das erhöht die kognitive Ermüdung und erzeugt noch mehr mentale Belastung. Aus diesem Teufelskreis herauszukommen ist schwierig…

Erhöhte psychosoziale Risiken

Mit erhöhter mentaler Belastung geht auch eine Zunahme von psychosozialen Risiken (PSR) einher, also Arbeitssituationen, die ein Risiko für die psychische und körperliche Gesundheit der Mitarbeitenden darstellen. Stress am Arbeitsplatz ist eines der häufigsten PSR im Unternehmen: Laut einer ADP-Studie empfinden 67 % der französischen Arbeitnehmer ihn mindestens einmal pro Woche.

Mehrere Faktoren können diesen Arbeitsstress verschlimmern, darunter:

• Ständige Erreichbarkeit (Hyper-Konnektivität), also das Verbundensein außerhalb der üblichen Arbeitszeiten. 31 % der Arbeitnehmenden sollen davon betroffen sein.
• Hyper-Reaktivität, also die Tendenz, sehr schnell auf neue Nachrichten und Anfragen zu reagieren. Ein Phänomen, das bereits sehr verbreitet ist: Mehr als die Hälfte unserer E-Mails wird innerhalb einer Stunde beantwortet, 17,8 % sogar innerhalb von 5 Minuten.

Die zunehmende Nutzung digitaler Tools kann bei Personengruppen, die diese kaum oder gar nicht nutzen (insbesondere Mitarbeitende im Außendienst), den gegenteiligen Effekt haben – nämlich digitale Isolation. Laut dem OIC interagieren 12,3 % der Arbeitnehmenden mit weniger als 10 verschiedenen Personen pro Woche und sind daher gefährdet, sich isoliert zu fühlen.

Ein nicht zu vernachlässigender CO2-Fußabdruck

Das vergisst man manchmal, aber unsere digitalen Gewohnheiten haben eine echte Umweltwirkung. Allein durch E-Mails und den damit verbundenen Dateispeicher erzeugt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter im Durchschnitt 7,1 kg CO2-Äquivalent pro Jahr. Denn eine E-Mail ist weit mehr als nur Text: Oft kommen Anhänge hinzu, und je mehr Empfänger, desto größer der CO2-Fußabdruck.

Zugegeben: Viele E-Mails haben keine Anhänge. Aber jene mit Anhängen schlagen stark zu Buche. Zum Beweis: E-Mails mit mehr als 10 MB machen 42,8 % unseres gesamten generierten Datenvolumens aus, aber nur 1,7 % unseres gesamten E-Mail-Volumens!

Welche kollaborativen Best Practices helfen, Infobesität zu reduzieren?

Wenn wir die psychosozialen Risiken und die Umweltauswirkungen der Digitalisierung begrenzen wollen, ist es höchste Zeit zu handeln! Hier sind einige kollaborative Best Practices zur Reduzierung von Infobesität im Unternehmen.

Bessere Nutzung und Verarbeitung von E-Mails

Der erste Schritt zur Bekämpfung der Infobesität? Den E-Mail-Einsatz reduzieren und Nutzungsregeln einführen, um Missbrauch zu vermeiden, zum Beispiel:

• E-Mails ausschließlich für externen und asynchronen Austausch nutzen und stattdessen lieber ein soziales Unternehmensnetzwerk oder ein kollaboratives Tool für die interne Kommunikation verwenden
• Nach 3 gesendeten E-Mails an dieselbe Person zum Telefon greifen
• Versand außerhalb der Arbeitszeiten auf später verschieben
• Die Anzahl der Personen im CC begrenzen: 30 % unserer E-Mails entstehen durch diese Praxis. Damit Kommunikation effizient bleibt, sollte der CC-Anteil unter 20 % liegen.
• „Allen antworten" vermeiden, wenn nicht notwendig (das erzeugt etwa 25 % unserer E-Mails!)
• Die digitale Belastung für jeden Arbeitsplatz bewerten und sicherstellen, dass keine Mitarbeiterin und kein Mitarbeiter mehr als 100 E-Mails pro Tag verarbeiten muss
• E-Mails nur in bestimmten Zeitfenstern lesen, um besser fokussiert zu bleiben
• Regeln zur Filterung und Priorisierung von E-Mails einführen, um Zeit bei der Verarbeitung zu sparen
• E-Mails mit Ablaufdatum versehen und das Versenden von Anhängen einschränken, um den CO2-Fußabdruck zu reduzieren

Weniger Meetings – und effektivere Meetings

Meetings und insbesondere Videokonferenzen sind häufig eine Quelle der Informationsüberlastung am Arbeitsplatz. Um dem entgegenzuwirken, ist es wichtig, sowohl die Anzahl der Meetings zu reduzieren als auch Meetings effektiver zu gestalten, damit sie kürzer dauern.

Hier sind einige kollaborative Best Practices, um Ihren Mitarbeitenden Luft zum Atmen zu lassen und die Produktivität zu steigern:

• Klären Sie Ziel und Agenda jedes Meetings im Voraus
• Teilen Sie den Mitarbeitenden mit, dass sie eine Meeting-Einladung ablehnen können, wenn das Thema sie nicht betrifft oder sie bereits einen anderen Termin haben
• Versuchen Sie, soweit möglich, Pausen zwischen den Meetings zu lassen, damit sie sich nicht aneinanderreihen
• Meetings in der Mittagspause begrenzen
• Handynutzung in Meetings unterbinden
• Ermöglichen Sie den Mitarbeitenden, sich Zeitblöcke zu reservieren,in denen keine Meetings angesetzt werden können

Bessere Nutzung kollaborativer Tools

Mit der Verbreitung von hybridem Arbeiten sind kollaborative Tools im Unternehmen unverzichtbar geworden. Allerdings ist ihre Nutzung nicht immer optimal. 90 % der Mitarbeitenden nutzen sie nicht regelmäßig, was die Notwendigkeit einer Weiterentwicklung der Zusammenarbeitspraktiken deutlich zeigt.

Um die Nutzung und Akzeptanz dieser Tools zu steigern, empfehlen wir unter anderem:

• Gruppen erstellen, um Informationen zu strukturieren und den Austausch zu erleichtern
• Eine Informations-Governance einführen, um die Prozesse der Informationsweitergabe im Unternehmen zu klären und festzulegen, welche Tools für welche Art von Information genutzt werden sollen
• Kommunikationsregeln in den Teams etablieren (z. B. welche Kommunikation als Beitrag vs. als Chat-Nachricht erfolgen soll)
• Teams auffordern, ihre Benachrichtigungen in diesen Tools einzustellen und den „Nicht stören"-Modus zu aktivieren, wenn sie sich konzentrieren möchten
• Mitarbeitende zu diesen Tools schulen – anhand konkreter Anwendungsfälle (z. B. gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten im Projektmodus, Teilen von Beiträgen in Gruppen für die interne Kommunikation usw.)

Vorbildfunktion des Managements

Vergessen Sie nicht: All das ist nur möglich, wenn Geschäftsleitung und Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen. Es ist daher wichtig, dass auch sie die oben genannten Best Practices anwenden, um ihre Teams zu ermutigen, dasselbe zu tun.

Das ist leider oft nicht der Fall. Zum Beweis: Führungskräfte sind an 117 Tagen im Jahr abends wieder online! Außerdem nutzen sie Chat-Tools am seltensten – zugunsten von E-Mails. Ergebnis: 89 % ihrer Arbeitszeit wird durch das Versenden von E-Mails gestört!

Um diese Hyper-Konnektivität und Hyper-Reaktivität zu vermeiden, ist es daher wichtig, dass Führungskräfte und Manager…

• das Recht auf Nichterreichbarkeit einführen – und es vor allem selbst einhalten –,
• mit ihrem Team klären, was dringend ist und was nicht,
• die Arbeitsbelastung und das E-Mail-Volumen ihrer Mitarbeitenden bewerten, um die Teams entsprechend aufzustellen.

Talkspirit – das kollaborative Tool, das Infobesität im Unternehmen reduziert

Es gibt viele kollaborative Tools auf dem Markt. Aber kennen Sie Talkspirit? Diese zu 100 % in Frankreich entwickelte All-in-One-Plattform vereint an einem Ort alle Funktionen, die Sie für die tägliche Kommunikation und Zusammenarbeit benötigen: Chat und Videokonferenz, Newsfeed, Arbeitsgruppen, Office-Suite, Drive, Projektmanagement usw.

Mit Talkspirit müssen Ihre Mitarbeitenden nicht mehr zwischen zahlreichen Tools jonglieren und können die benötigten Informationen mit wenigen Klicks finden. Zudem können sie ihre Benachrichtigungen personalisieren und den „Nicht stören"-Modus aktivieren, um außerhalb ihrer regulären Arbeitszeiten nicht gestört zu werden. Das verbessert die Arbeitserfahrung und hilft, Infobesität im Unternehmen zu reduzieren.

Und die gute Nachricht: Talkspirit kann kostenlos ausprobiert werden!

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Fazit

Damit haben Sie einen guten Überblick darüber, woher Infobesität im Unternehmen kommt, welche Auswirkungen sie auf Ihre Mitarbeitenden und die Umwelt haben kann, und welche kollaborativen Best Practices und Tools eingesetzt werden sollten, um dieses Phänomen einzudämmen.

Vielleicht fragen Sie sich nun: Wie erkenne ich, ob ich und meine Teams unter Infobesität leiden? Falls ja, kein Grund zur Sorge. Es reicht, dieses Quiz auszufüllen 👇

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Beantworten Sie unser Quiz „Leiden Sie unter Informationsüberlastung bei der Arbeit?", um zu erfahren, wo Sie in Bezug auf Informationsüberlastung stehen, und erhalten Sie praktische Tipps zur besseren Verwaltung und Verarbeitung des Informationsflusses, mit dem Sie konfrontiert sind.

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