Transparenz in einer hierarchischen Struktur stärken mit Talkspirit: das Zeugnis der ORS-Gruppe

Ist es möglich, dass eine hierarchische Organisation an Transparenz und Agilität gewinnt, ohne ihre Struktur grundlegend zu verändern? Während zahlreiche Unternehmen horizontale Organisationsmodelle einführen, um dieses Ziel zu erreichen, hat sich die ORS-Gruppe für einen anderen Weg entschieden. Mit dem Wunsch, die hierarchische Struktur beizubehalten und gleichzeitig Klarheit, Effizienz und Teamarbeit zu stärken, wandte sich das Unternehmen der Governance-Lösung von Talkspirit zu.

Die ORS-Gruppe ist der führende Anbieter von analogen und digitalen Rundfunkdiensten in Österreich und eine Tochtergesellschaft des österreichischen öffentlich-rechtlichen Rundfunks ORF. Ihre Mission: die demokratische und kulturelle Vielfalt der österreichischen Gesellschaft zu fördern, indem ihre Dienste möglichst vielen Menschen leicht zugänglich gemacht werden.

Mit 280 Mitarbeitenden sorgt das Unternehmen für eine reibungslose Übertragung von Audio- und audiovisuellen Inhalten weltweit – über terrestrische, Satelliten-, Kabel-, IP- und Streaming-Wege. Im Jahr 2024 erweiterte es seine internationale Reichweite durch eine Investition in das polnische Unternehmen Insys Video Technologies, einen Spezialisten für Cloud- und Media-Streaming-Technologien.

Um zu verstehen, wie die ORS-Gruppe ihre organisationale Klarheit mit Talkspirit gestärkt hat, haben wir Markus Mantsch getroffen, den Verantwortlichen für Geschäftsprozessmanagement und Compliance, der seit 17 Jahren im Unternehmen tätig ist. In diesem Artikel erklärt er, warum die Gruppe Talkspirit gewählt hat, wie die Teams von der Plattform profitieren, und welchen Einfluss sie auf alle Ebenen der Organisation hatte.

Ein Weg zu Agilität und Transparenz

Markus Mantsch: Als sehr technisches Unternehmen stützte sich die ORS-Gruppe seit jeher auf strukturierte Prozesse. Doch als unsere Aktivitäten über die terrestrische und Satellitenübertragung hinauswuchsen, nahm die Komplexität zu. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, entschieden wir uns, die Agile-Methode einzuführen.

Angesichts eines ständig wachsenden Stroms neuer Anforderungen mussten wir unsere Reaktionsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit verbessern. Diese Agilität ermöglicht es uns, eng mit unseren Kunden zusammenzuarbeiten und gemeinsam Lösungen zu entwickeln – selbst ohne eine vollständig definierte Vision zu Beginn.

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Neben der Verbesserung der Agilität wollten wir mehr Transparenz darüber schaffen, wie Teams zusammenarbeiten, sowohl intern als auch abteilungsübergreifend. In diesem Moment stellte uns die österreichische Beratungsfirma Fifty1 Talkspirit vor. Wir erkannten sofort, dass diese Plattform ein Hebel für Transparenz und Agilität ist, vollkommen kompatibel mit dem holakratischen Ansatz , den wir erkunden wollten. Und die Tatsache, dass es sich um eine europäische Lösung handelt, war für uns ein entscheidender Vorteil.

Um eine reibungslose Integration zu gewährleisten, haben wir Talkspirit in unser internes Betriebssystem integriert: OptIO (für Optimale Interne Organisation). OptIO bündelt unsere Werte, Projekte, Managementpraktiken und Tools in einem kohärenten System. Talkspirit steht nun im Mittelpunkt dieses Ökosystems und hilft uns, unsere hierarchische Organisation transparenter, flexibler und besser auf die Agile-Methode ausgerichtet zu machen. Und die Ergebnisse zeigten sich schnell.

Einführung von Talkspirit

Vorbereitung der Implementierung

Um die Einführung von Talkspirit zu starten, organisierten wir einen zweitägigen Workshop mit 17 Führungskräften aus unseren Geschäftsbereichen und Supportfunktionen. Dieser Workshop ermöglichte es uns, unsere Struktur auf der Plattform abzubilden, indem wir die wichtigsten Kreise, ihre Daseinsberechtigung und ihre Verantwortlichkeiten definierten. Mithilfe einer Offline-Version von Talkspirit erstellten wir unser Organigramm und folgten einem integrativen Entscheidungsprozess , um es gemeinsam zu verfeinern.

Diese Arbeit ermöglichte es uns, die Grundlagen unserer Hauptkreise zu legen und die Leiter jedes Kreises zu benennen. Wir arbeiteten zunächst mit den Geschäftsbereichen, dann mit den Supportfunktionen: Finanzen, Einkauf. Anschließend hatte jeder Kreisleiter vier Wochen Zeit, um Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb seines Kreises zu präzisieren.

Ein zweiter Workshop ermöglichte die Fertigstellung dieser Definitionen, und im Herbst 2021 war die erste Version des ORS-Kreises – die zentrale Struktur unserer Organisation – bereit.

Einführung und Adoption

Wir haben Talkspirit offiziell bei unserer jährlichen Mitarbeitendenversammlung eingeführt. Dies war der ideale Moment, um die Plattform vorzustellen, Benutzerkonten zu aktivieren und jedem Mitarbeitenden seine Rolle zuzuweisen.

Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, organisierten wir Schulungssitzungen für Kreisleiter und Mitarbeitende. Wir etablierten auch einen strukturierten Ausrichtungsprozess , damit die gesamte Organisation in die gleiche Richtung voranschreitet.

In der ORS-Gruppe arbeiten wir auf drei Ebenen: Geschäftsführung, leitende Führungskräfte (C-Levels) und operative Teams. Zweimal jährlich treffen sich die C-Levels und die Geschäftsführung, um strategische Prioritäten festzulegen. Alle vier Wochen halten sie Service-Design-Meetings ab, bei denen sie Aktualisierungen und Entscheidungen mit den Kreisleitern teilen – die diese Informationen dann an die operativen Teams weitergeben.

Diese Arbeitsweise ermöglicht es uns, die Ausrichtung auf allen Ebenen sicherzustellen und die gesamte Organisation auf gemeinsame Ziele auszurichten.

Implementierungsherausforderungen bewältigen

Mentalitätswandel

Eine der größten Herausforderungen war die Begleitung eines Mentalitätswandels. In einer hierarchischen Organisation sind Mitarbeitende ein klassisches Top-Down-System gewohnt – und keine rollenbasierte Herangehensweise. Obwohl wir unsere hierarchische Struktur beibehalten haben, haben wir die Art und Weise, wie wir sie dokumentieren und visualisieren, vollständig verändert. Das Ergebnis: eine deutlich transparentere und effektivere Organisation.

Diese Veränderung bedeutet nicht, dass die Kreisleiter ihre Autorität verloren haben. Sie setzen weiterhin die Ziele für ihre Teams, arbeiten aber nun eng mit der Geschäftsführung zusammen, um eine globale Ausrichtung zu gewährleisten. Das erfordert manchmal einen zusätzlichen Kommunikationsaufwand, aber insgesamt funktioniert das System sehr gut für uns.

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Umstrukturierung des Teams nach einer Fusion

Eine weitere Herausforderung ergab sich, als wir Insys Video Technology erwarben, ein polnisches Unternehmen mit eigenen, gut etablierten Arbeitsmethoden. Die Marketingaktivitäten waren auf mehrere Abteilungen verteilt, was zu mangelnder Koordination führte. Als wir ein globales Rebranding des Unternehmens einleiteten, sahen wir darin eine ideale Gelegenheit, die Marketingfunktion zu zentralisieren und zu rationalisieren.

Mithilfe von Talkspirit erstellten wir einen dedizierten Marketing-Kreis, in dem wir Rollen, Verantwortlichkeiten und teamübergreifende Aktivitäten jedes Teammitglieds klar definierten – unabhängig davon, ob sie der ORS-Gruppe oder Insys angehören.

Marketing ist das erste Department, das diesen Schritt vollzogen hat, aber weitere sollen in Kürze folgen.

Wie wir Talkspirit nutzen, um Klarheit und Agilität zu gewinnen

Talkspirit ist zu einem zentralen Werkzeug geworden, um unsere hierarchische Organisation zu strukturieren und die Entscheidungsfindung zu vereinfachen. So nutzen wir die Plattform, um Transparenz, Zusammenarbeit und Agilität zu verbessern:

Rollendokumentation durch das Organigramm

Eine der wertvollsten Funktionen für uns ist das dynamische Organigramm, das unsere Struktur rollenbasiert abbildet. Anders als ein klassisches hierarchisches Organigramm zeigt es nicht nur Unterordnungsbeziehungen. Es ermöglicht auch zu visualisieren, wer mit wem zusammenarbeitet, woran und wer für was verantwortlich ist. Jeder Kreis – B2C-Services, IT, Marketing, Finanzen usw. – umfasst klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten, was Teams hilft zu verstehen, wie sie zu gemeinsamen Zielen beitragen.

Diese Dokumentation ist auch sehr nützlich beim Onboarding. Neue Mitarbeitende können von Anfang an wissen, was von ihnen erwartet wird, und leicht die richtigen Ansprechpartner finden. Wir verwenden auch die in Talkspirit erstellten Rollenbeschreibungen als Grundlage für unsere Stellenprofile, was den Rekrutierungsprozess erheblich beschleunigt.

Zielausrichtung mit OKRs

Um eine klare strategische Ausrichtung zu gewährleisten, haben wir die OKR-Methode (Objectives and Key Results) mithilfe der OKR-Funktion von Talkspirit implementiert. Alle fünf Jahre legen wir eine Unternehmensvision für sieben Jahre fest. Im Jahr 2023 arbeiteten wir an unserer Strategie 2030 und organisierten mehrere strategische Meetings, um unsere langfristigen Ziele zu definieren.

Wir wählten OKRs als Referenzrahmen, um diese Ziele in konkrete und messbare Zielvorgaben zu übersetzen.

Da es unsere erste Erfahrung mit OKRs war, mussten wir die Teams dabei unterstützen, den Unterschied zwischen OKR und KPI zu verstehen – und was einen wirklich wirksamen OKR ausmacht. Trotz dieser Lernkurve gelang es uns, vier unternehmensweite OKRs zu definieren. Jeder Kreis mit direktem Kundenkontakt leitete dann seine eigenen OKRs ab, die auf die der Organisation ausgerichtet sind, um eine Kohärenz zwischen strategischer Vision und operativer Umsetzung zu gewährleisten.

Dieser Ansatz erwies sich als besonders effektiv, und heute sind OKRs vollständig in unseren Arbeitsalltag integriert.

Vereinfachung der Entscheidungsfindung durch Meetings und Vorschläge

Um mehr Entscheidungsagilität zu gewinnen, nutzen wir die Funktionen Meetings und Vorschläge von Talkspirit.

Bei kleineren Änderungen kann jede Mitarbeitende einen Vorschlag asynchron einreichen. Wenn von den betroffenen Personen kein Einwand erhoben wird, wird der Vorschlag automatisch genehmigt. Das vermeidet überflüssige Meetings und erhöht gleichzeitig die Transparenz organisationaler Entwicklungen.

Bei wichtigen Entscheidungen – wie jenen im Zusammenhang mit der Fusion – werden Vorschläge in strategische Meetings eingebracht, wo sie der Geschäftsführung zur Diskussion und Genehmigung vorgelegt werden.

Einige Kreisleiter nutzen auch die Meeting-Funktion, um ihre Triage-Meetings zu strukturieren und sicherzustellen, dass die operativen Teams auf die globalen Prioritäten ausgerichtet bleiben.

Die wichtigsten Vorteile von Talkspirit

Talkspirit hat eine entscheidende Rolle dabei gespielt, Rollen, Verantwortlichkeiten und die teamübergreifende Zusammenarbeit in unserer hierarchischen Organisation zu klären. Dies war besonders wichtig während unserer Fusion mit Insys Video Technology, um den Zusammenhalt zu gewährleisten und die Motivation der Teams aufrechtzuerhalten. Mit einer klaren Struktur verstand jede Mitarbeitende den Sinn des Rebranding und wie wir künftig zusammenarbeiten würden.

Über diese organisationale Klarheit hinaus hat uns die Flexibilität von Talkspirit ermöglicht, bestimmte Prinzipien der Holakratie an unsere Bedürfnisse anzupassen – ohne sie wortwörtlich anzuwenden. So haben wir selbstorganisierte Kreise eingeführt, mit klar definierten Zwecken und Verantwortlichkeiten, in denen Leiter Rollen ohne HR-Genehmigung vergeben können. Wir führen keine Governance-Meetings im eigentlichen Sinne durch, aber wir haben die Meeting-Struktur von Talkspirit in allen Abteilungen standardisiert.

Das hat die Art und Weise, wie wir unsere Meetings führen, verändert. Früher fehlte es ihnen manchmal an Effizienz: Die Teilnehmenden waren nicht immer die richtigen, und Entscheidungen wurden langsam getroffen. Heute sind Meetings strukturierter, Rollen sind klar verteilt und Entscheidungen werden schneller getroffen.

Ein weiterer Aspekt, den wir besonders schätzen: die Reaktionsfähigkeit des Talkspirit-Teams auf unser Feedback. Das Team hört unseren Verbesserungsvorschlägen sehr aufmerksam zu, und mehrere angeforderte Funktionen wurden im Laufe der Zeit integriert. Dieses Maß an Zusammenarbeit macht Talkspirit weit mehr als ein einfaches Tool: Es ist ein echter Partner bei unserer organisationalen Transformation.

Wir nutzen Talkspirit nun seit vier Jahren. Auch wenn das Adoptionsniveau je nach Team variiert, ermutigen wir weiterhin eine breitere Nutzung, insbesondere unter den Führungskräften, um auf allen Unternehmensebenen weiter an Transparenz und Effizienz zu gewinnen.

Fazit

Die Erfahrung der ORS-Gruppe zeigt, dass auch eine hierarchische Organisation an Transparenz, Agilität und Zusammenarbeit gewinnen kann. Dazu braucht man lediglich die richtige Plattform (Talkspirit!), den richtigen methodischen Rahmen (Holakratie, Soziokratie, die Agile-Methode oder ein anderes Selbstmanagement-Modell) und die richtige Begleitung.

Über den reinen Effizienzgewinn hinaus spielt Talkspirit eine Schlüsselrolle bei der Stärkung der Wirkung der ORS-Gruppe und hilft ihr, ihrer Mission treu zu bleiben: „die demokratische und kulturelle Vielfalt der österreichischen Gesellschaft zu unterstützen".

Durch eine bessere Zusammenarbeit, eine reibungslosere Entscheidungsfindung und eine stärkere Teamintegration ermöglicht die Plattform es jeder Mitarbeitenden, reibungslos zu arbeiten und gleichzeitig ihre Bemühungen mit dem Daseinszweck der Organisation auszurichten.

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