Selbstorganisation bei Liip: Eine erfolgreiche Wette dank Talkspirit

Selbstorganisation (oder Self-Management) ist ein Modell, das gleichermaßen fasziniert wie inspiriert. Doch wie funktioniert ein selbst organisiertes Unternehmen? Und welchen Nutzen bringt ein solcher Ansatz? Bei Liip, einer Schweizer Digitalagentur mit 220 Mitarbeitenden, begannen sich diese Fragen 2016 zu beantworten, als das Unternehmen Holacracy und Talkspirit einführte.

Als Pionierin bei der Einführung von Holacracy in der Schweiz entschied sich Liip für dieses Modell, um die Entscheidungsmacht und Eigeninitiative im Unternehmen zu verteilen. Ziel war es, die Autonomie und die Agilität der Teams zu stärken. Diese Grundsätze spiegeln sich vollständig in ihrem Unternehmenszweck wider, der darin besteht, „nachhaltigen gesellschaftlichen, ökologischen und wirtschaftlichen Mehrwert zu schaffen, indem wir für digitalen und menschlichen Fortschritt wirken".

Um diesen Übergang zur Selbstorganisation zu unterstützen, hat das Unternehmen unsere agile Governance-Lösung eingesetzt, die den Anforderungen holakratischer Organisationen optimal entspricht. Benoît Pointet, Holacracy-Coach bei Liip, erklärt in diesem Artikel, warum das Unternehmen diese Wahl getroffen hat, wie die Einführung gelungen ist und welche Herausforderungen dabei aufgetreten sind.

Warum Liip Holacracy und Talkspirit gewählt hat

Von Anfang an wollte Liip eine agile Arbeitsweise einführen und sich vom traditionellen hierarchischen Modell lösen. Das Unternehmen hat verschiedene Methoden erprobt: beginnend mit Scrum im Jahr 2009, dann dem Spotify-Modell im Jahr 2012, das die Schaffung autonomer, bereichsübergreifender Teams ermöglichte. Mit dem Wachstum des Unternehmens stießen diese Methoden jedoch an ihre Grenzen.

„Durch die Lektüre von Reinventing Organizations von Frédéric Laloux entdeckten wir 2016 das Konzept der Selbstorganisation", erinnert sich Benoît Pointet. „Damals praktizierten nur wenige Unternehmen Self-Management, und Holacracy war eines der wenigen Modelle, das uns ausreichend vollständig und ausgereift erschien. Das war einer der Gründe, warum wir beschlossen, es einzuführen", erklärt er.

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„Unser Ziel war es, unsere Organisation agiler und widerstandsfähiger zu machen, um besser mit den Veränderungen in unserer Branche umgehen zu können. Außerdem wollten wir den Erwartungen der neuen Generationen gerecht werden, die heute mehr Autonomie, Sinn und Verantwortung in ihrer Arbeit anstreben.

Bei der Wahl einer Lösung zur Unterstützung des Übergangs zur Selbstorganisation haben wir uns für Talkspirit entschieden, weil es am besten unsere funktionalen Anforderungen erfüllte. Wir schätzten auch die Qualität des Austauschs mit dem Team, das während des gesamten Einführungsprozesses sehr aufmerksam zugehört hat", fügt der Holacracy-Coach hinzu.

Ein auf allen Unternehmensebenen getragenes Projekt

„ Die Geschäftsführung hat eine Schlüsselrolle bei der Einführung von Holacracy und Talkspirit gespielt. Sie hat die Initiative von Anfang an stark unterstützt, was die Akzeptanz der Methode und des Tools durch die Teams erleichtert hat.

Die Einführung erfolgte schrittweise. Wir begannen mit einer sechsmonatigen Pilotphase, in der Holacracy und Talkspirit in einigen freiwilligen Teams eingeführt wurden. Rund zehn Führungskräfte und Mitarbeitende wurden geschult, um diesen Übergang zu begleiten. Sie fungierten als interne Coaches und Trainer während der ersten Einführungsphase.

Nach diesen sechs Monaten führten wir eine interne Umfrage durch, um die Erfahrungen der Teams zu erfassen. Die Meinungen waren geteilt, daher verlängerten wir die Erprobungsphase um drei weitere Monate. Diese zusätzliche Zeit ermöglichte es den Mitarbeitenden, sich die Methode besser anzueignen. Nach neun Monaten waren die meisten Mitarbeitenden bereit, Holacracy einzuführen. Zu diesem Zeitpunkt haben wir dann die Selbstorganisationspraktiken im gesamten Unternehmen abgeschlossen.

Während dieser Übergangsphase ermöglichte uns Talkspirit, Rollen zu dokumentieren, unsere Meetings zu strukturieren und unsere Entscheidungsprozesse transparent zu formalisieren. Die Einführung wurde bis 2018 fortgesetzt, in dem Jahr, in dem wir spürten, dass die Praxis ausreichend etabliert war und Holacracy zur neuen Normalität für die Mitarbeitenden geworden war.

Heute ist Holacracy die offizielle Arbeitsweise bei Liip. Dennoch bleiben wir flexibel: Wir sind stets bereit, dieses Modell entsprechend den Bedürfnissen unserer Organisation weiterzuentwickeln", betont Benoît Pointet.

Herausforderungen während der gesamten Einführung

„Im Laufe der Einführung mussten wir mehrere Herausforderungen meistern. Eine der ersten Hürden war das Verständnis des Modells selbst. Holacracy basiert auf einem strukturierten Rahmen mit spezifischen Rollen und Prozessen, die für die meisten Mitarbeitenden neu waren. Es hat uns daher einige Zeit gekostet, diese neuen Spielregeln zu verinnerlichen und zu übernehmen.

Eine weitere große Herausforderung bestand darin, unsere Entscheidungsweise zu verändern. In der Schweiz ist die Konsenskultur tief verwurzelt: Man sucht in der Regel die Zustimmung aller, bevor eine Entscheidung getroffen wird. Mit Holacracy haben wir einen auf Einwilligung basierenden Ansatz übernommen, bei dem eine Entscheidung getroffen werden kann, sobald sie „ausreichend zufriedenstellend" ist und kein wesentliches Risiko für die Organisation darstellt.

Die Klärung der Rollen war ebenfalls ein wichtiger Aspekt. Beispielsweise hat die Rolle des Lead Link (erster Link) zu Beginn viele Fragen aufgeworfen. Manche glaubten, es handele sich um einen verkleideten Manager, was überhaupt nicht der Fall ist. Wir mussten daher die Definition der Verantwortlichkeiten jeder Rolle verfeinern, um Missverständnisse zu vermeiden.

Schließlich mussten wir unsere bereichsübergreifenden Prozesse anpassen, damit sie vollständig mit unseren Self-Management-Praktiken übereinstimmen", fügt der Holacracy-Coach hinzu.

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Wie Talkspirit die holakratischen Praktiken von Liip unterstützt

Talkspirit ist zum unverzichtbaren Self-Management-Tool für das gute Funktionieren von Liip geworden. Hier sind seine wichtigsten Anwendungsfälle, wie von Benoît Pointet beschrieben:

1. Organisationsstruktur : „ Holacracy basiert auf einer Organisation der Verantwortlichkeiten in Kreisen und Rollen. Dank Talkspirit kann jeder diese Struktur visualisieren und auf einen Blick erkennen, wer welchen Kreisen oder Rollen zugeordnet ist."

2. Governance-Änderungen: „Jeden Monat erfassen wir im Durchschnitt etwa fünfzehn Rollen- oder Prozessänderungen, die über eine asynchrone Abstimmung und manchmal in einem Governance-Meeting validiert und umgesetzt werden. Talkspirit ermöglicht es uns, diese Änderungen zu formalisieren und für alle sichtbar zu machen."

3. Meeting-Management: „Jedes Team hält Triage-Meetings wöchentlich oder zweiwöchentlich ab, um den Projektfortschritt zu verfolgen und die kollektive Entscheidungsfindung zu erleichtern. Governance-Meetings werden hingegen eher auf Anfrage geplant, sobald wir den Bedarf dafür spüren."

4. Dokumentation interner Ressourcen: „Alle Kreise und Rollen haben Zugang zu eigenen Publikationen, wo sie Links zu den benötigten Ressourcen finden können. Diese Struktur ermöglicht die Zentralisierung von Informationen und die Einhaltung der ISO 9001:2015-Norm."
   
   
5. Projektmanagement: „Jeder Kreis verfügt über ein eigenes Projektboard, um alle anstehenden Aufgaben zu organisieren, zuzuweisen und zu verfolgen."

Die Vorteile der Selbstorganisation bei Liip

„Die Selbstorganisation hat unsere Arbeitsweise grundlegend verändert. Zunächst hat sie uns mehr Klarheit gebracht. Dank der auf Talkspirit erstellten Organisationsstruktur weiß jeder, wer was macht und welche Ziele er verfolgt. Diese Transparenz ermöglicht es jedem, die Richtung des Unternehmens besser zu verstehen und unsere Bemühungen auszurichten, um unseren Unternehmenszweck zu erreichen.

Der zweite Vorteil ist, dass wir agiler sind. Heute ist nichts festgelegt: Wir können Rollen, Verantwortlichkeiten und „Richtlinien" kontinuierlich weiterentwickeln. Diese agile Organisation hat uns beispielsweise ermöglicht, die „Produktion" weiterzuentwickeln, indem wir von einer Tochtergesellschaftsstruktur zu einer Kreisföderation übergingen, die um Zielmärkte herum organisiert ist.

Selbstorganisation hat auch die Eigeninitiative freigesetzt. Mitarbeitende warten nicht darauf, dass ihnen gesagt wird, was sie tun sollen. Sie erkennen, was verbessert werden kann, und machen entsprechende Vorschläge.

Unsere Meetings sind genauso effektiv wie zuvor, aber besser strukturiert. Talkspirit hilft uns insbesondere dabei, besprochene Themen zu dokumentieren und getroffene Entscheidungen zu verfolgen.

Anstatt ständig den Konsens zu suchen, folgen wir jetzt einem integrativen Entscheidungsprozess, der auf Einwilligung basiert. Dieses Modell ermöglicht es, die Meinung jedes Einzelnen zu berücksichtigen und einen Vorschlag zu validieren, sobald niemand Einwände hat. Ergebnis: Entscheidungen werden viel schneller getroffen", beobachtet Benoît Pointet.

3 Tipps für eine erfolgreiche Einführung von Holacracy

Die Einführung von Holacracy oder einem anderen Selbstorganisationsmodell geschieht nicht von heute auf morgen. Hier sind einige Ratschläge von Benoît Pointet, um diesen Übergang zu erleichtern:

• Lassen Sie sich begleiten. „Holacracy ist ein strukturiertes Modell mit eigenen Regeln und Ritualen. Um die Einführung zu erleichtern, ist es wichtig, sich zu schulen und sich nach Möglichkeit von erfahrenen Personen begleiten zu lassen."
• Akzeptieren Sie, dass nichts jemals perfekt sein wird. „Die Idee ist nicht, eine perfekte Organisation zu schaffen, sondern Schritt für Schritt voranzukommen und dabei „ausreichend zufriedenstellende" Lösungen einzuführen. Ein pragmatischer, nicht dogmatischer Ansatz ist wichtig."
• Betrachten Sie Holacracy nicht als Wunderlösung. „Was zählt, ist nicht das Modell, das Sie verwenden. Es ist Ihre Fähigkeit, Ihre Praktiken kontinuierlich weiterzuentwickeln, um den Bedürfnissen Ihrer Organisation und Ihrer Teams gerecht zu werden."

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Fazit

Selbstorganisation ist möglich – mit der richtigen Begleitung, den richtigen Tools und der richtigen Einstellung! Wie der Erfahrungsbericht von Liip zeigt, kann dieses Governance-Modell Ihrer Organisation viele Vorteile bringen. Mehr Transparenz, verantwortungsbewusstere Teams, Entwicklung von Agilität, Produktivitätsgewinne… Wenn auch Sie diese Ziele erreichen möchten, dann warum nicht Self-Management testen?

Bei Talkspirit stellen wir Ihnen alle notwendigen Tools zur Verfügung, um Ihren Übergang zur Selbstorganisation erfolgreich zu gestalten. Um sie kennenzulernen, ist es ganz einfach: Sie müssen nur eine Demo planen mit unserem Team. Wir arbeiten auch mit einem Netzwerk von +160 Partnern. Klicken Sie hier, um den Agile-Coach zu finden, der zu Ihnen passt!

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