Mitarbeitende ohne E-Mail-Adresse verbinden: Eine Herausforderung, die Lyon Parc Auto gemeistert hat

Wie kann man die interne Kohäsion und den Informationsfluss im Unternehmen stärken, wenn mehr als die Hälfte der Mitarbeitenden keine professionelle E-Mail-Adresse hat? Nach einer gründlichen Marktforschung Lyon Parc Auto wandte sich an Talkspirit. Ihr IT-Leiter berichtet über die Implementierung des Tools und die festgestellten Vorteile.

Das 1969 gegründete Unternehmen Lyon Parc Auto oder LPA prägt das Stadtbild von Lyon seit mehr als vier Jahrzehnten. Die historische Geschäftstätigkeit besteht darin, Parkplätze in der Metropolregion Lyon zu verwalten (Parkuhren im öffentlichen Raum, unterirdische und oberirdische Parkplätze). Das Unternehmen diversifiziert sich seit mehreren Jahren in die Fahrteilung mit den Diensten Citiz (klassische Fahrteilung) und Yea! (free floating) sowie die Verwaltung des privaten Parkplatzangebots mit LPA&CO. Schließlich entwickelt es in Zusammenarbeit mit der Metropole Lyon eine neue Aktivität rund um urbane Logistik für den Warentransport, um große Laster aus den Innenstädten fernzuhalten.

Schlüsselzahlen:
+ 200 Mitarbeitende
+100 verteilt auf Parkplätze
+ 34 Parkplätze in der Metropolregion Lyon

Christophe Chevausset, IT-Leiter und Mitglied der F&E-Abteilung, leitete die Implementierung von Talkspirit bei LPA. Er erklärt uns seinen Ausgangsbedarf und die verschiedenen Phasen des Projekts.

LPA, ein Unternehmen mit mehreren Organisationseinheiten und heterogenen Tools

Wir haben seit mehreren Jahren ein Problem mit unserer internen Kommunikation identifiziert, sowohl auf organisationaler als auch auf technischer Ebene. Etwa ein Drittel der Mitarbeitenden arbeitet in der Zentrale in regulären Arbeitszeiten. Aber wir haben auch 150 Personen, die auf verschiedenen Parkplätzen und in anderen externen Diensten arbeiten, in unterschiedlichen Schichten, mit Morgen-, Nachmittags- und Nachtdiensten, bevor sie mehrere Tage frei bekommen. Dieser Organisationskontext erschwert die interne Kommunikation erheblich.

Ein weiteres Problem: Die Mitarbeitenden nutzen nicht alle die gleichen digitalen Tools. In der Zentrale haben die Supportfunktionen eine professionelle E-Mail-Adresse, aber die Teams auf den Parkplätzen nicht. Um Informationen an das gesamte Unternehmen zu vermitteln, hantierte ich mit mehreren Tools: gedruckte Briefe, Nutzung des Messaging unseres kommerziellen Verwaltungstools, das für diese Art von Verwendung kaum geeignet ist.

Jedes Mal, wenn wir Informationen weitergeben wollten, mussten wir drei bis vier verschiedene Medien nutzen, und trotzdem erreichten wir nicht alle! Es war sowohl zu kompliziert als auch zeitaufwändig.

Eine umfangreiche Benchmark-Arbeit zur Identifikation der idealen Lösung

Ich war Projektleiter für die Identifikation möglicher Lösungen für unsere Anforderungen und führte einen Benchmark der verschiedenen existierenden Marktlösungen durch. Die Geschäftsleitung war bereit, allen Mitarbeitenden eine E-Mail-Adresse zu geben, um die Möglichkeiten zu erweitern, aber ich lehnte ab. Warum? Unser Messaging-System basiert auf Exchange: Die Vervielfachung von E-Mail-Adressen bedeutete die Vervielfachung von Lizenzkosten und die Gefahr, verseuchte Anhänge ins Unternehmensnetzwerk zu bringen, ganz zu schweigen von der Komplexität der zu implementierenden technischen Infrastruktur.

Wir brauchten also ein Tool, das es uns erlaubte, Mitarbeitende zu verbinden, ohne dass diese eine E-Mail-Adresse benötigen, was die meisten sozialen Unternehmensnetzwerk-Tools (RSE) nicht ermöglichen…

Nach umfangreichen Recherchen und mehreren erfolglos verlaufenden Versuchen haben wir die Talkspirit-Lösung identifiziert. Bei LPA, wo Telearbeit kaum oder nur ausnahmsweise vorhanden war, war dies eine echte Revolution. Der HR-Leiter würde Ihnen das Gegenteil nicht sagen!

Reaktivität, Anpassungsfähigkeit, Einfachheit: Die Gründe für die Wahl von Talkspirit

Der Hauptvorteil dieses RSE-Tools ist, dass es Menschen verbinden kann, die keine E-Mail-Adresse haben und denen man keine zuteilen möchte: Es erfüllte also die erste Stufe der Anforderungen.

Der zweite Grund, der schnell deutlich wurde, ist die Reaktivität des Talkspirit-Teams auf unsere Anfragen und die Flexibilität möglicher Anpassungen. Einige Änderungen wurden in kaum einer Woche bearbeitet, was sehr geschätzt wird. Das Tool dient unserer Geschäftstätigkeit und passt sich unseren Prozessen an. Das ist seine große Stärke im Vergleich zu amerikanischen Lösungen, die keinen Ansprechpartner bieten und keinen Einfluss auf das Tool ermöglichen. Mit Talkspirit haben wir ein nahezu maßgeschneidertes Tool und eine ausgezeichnete Reaktivität. Und das zu einem sehr wettbewerbsfähigen Preis!

Schließlich waren wir von der sehr einfachen Ergonomie des Tools begeistert. Wir wollten den Mitarbeitenden keine Komplexität bringen: Es war undenkbar, dass sie Schulungen durchlaufen mussten, um das RSE zu erlernen. Es musste einfach sein! Das Tool ist sehr leicht zu handhaben, auch für Menschen, die wenig mit digitalen Tools vertraut sind.

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Eine schrittweise und koordinierte Implementierung von Talkspirit

Das Talkspirit-Team hat interne Widerstände verstanden und mir Tools gegeben, um das Projekt zu beruhigen und zu strukturieren. Wir gingen schrittweise vor: Eine Projektgruppe, die schrittweise auf 40 Personen erweitert wurde, testete das Tool, bevor es dem Direktorium vorgestellt wurde.

Wir erstellten dann eine RSE-Charta, die von unseren Anwälten und dem Datenschutzbeauftragten überprüft wurde. Ein Dutzend Botschafter begannen Informations- und Schulungsarbeit intern. Schließlich fielen die Lockdown und die COVID-19-Krise mit dem bereits geplanten Datum für die Implementierung des Tools im Unternehmen zusammen.

Gut, dass wir bereits begonnen hatten, es umzusetzen, sonst wäre das Unternehmen gelähmt gewesen.

Ein wertvollles Tool angesichts des Lockdowns und eine gelungene Einführung

Dank der Vorbereitungsarbeit mit Talkspirit fand die Implementierung sehr organisiert statt, das war beeindruckend! Allen wurde angeboten, Talkspirit in den ersten Tagen des Lockdowns beizutreten, und dieses neue Tool ermöglichte es uns, den Lockdown mit Leichtigkeit zu bewältigen.

Von mehr als 134 verbundenen Mitarbeitenden nach wenigen Tagen hatten nur drei Schwierigkeiten. Das zeigt, wie intuitiv das Tool ist. Viele Mitarbeitende nutzen es auf mobilen Geräten: Es ist überraschend einfach, es gibt nur vier Schaltflächen. Auf dem PC haben die meisten damit begonnen, es über ihren Browser zu starten, aber viele haben seitdem die Desktop-Anwendung entdeckt und übernommen.

Die Vorteile der Talkspirit-Nutzung

Anfangs zeigten einige Mitarbeitende bei Lyon Parc Auto Vorbehalte, da sie den Nutzen eines RSE nicht sahen. Aber schon heute, mit etwas zeitlichem Abstand, zögern sie nicht zu gestehen, dass sie nicht erwartet hätten, dass es so effektiv sein würde, noch dass es solche Dienste leisten würde. Der Lockdown war in dieser Hinsicht förderlich: Die Widerstände gegen Veränderungen mussten fallen.

Heute ist es in Bezug auf Talksprits Beitrag nur positiv. Die große Stärke des Tools ist seine Einfachheit der Verbindung und Nutzung: Alle kommen damit zurecht. Wir gewinnen an Flüssigkeit: Mit asynchronem Messaging müssen wir einen Kollegen nicht mehr per Telefon stören oder ihm eine Nachricht hinterlassen, wir stellen die Frage im Chat und er antwortet uns, wenn er verfügbar ist. Wir können Zeitpläne und Dokumente mit allen teilen, gestützt auf die Flexibilität und Unmittelbarkeit des Tools. Wenn wir ein Dokument diskutieren müssen, öffnen wir es im Tool und interagieren in Echtzeit: In Bezug auf Reaktivität ist das ideal.

Die Leute haben auch die Möglichkeit entdeckt, ihre Fragen im gemeinsamen Chat zu stellen und Diskussionsgruppen zu Projekten zu erstellen: Das vereinfacht unsere Organisation und Funktionsweise, jeder spürt das. Der Hauptchat-Kanal hat auch dazu beigetragen, während der Lockdown-Zeit einen sozialen Zusammenhalt zu wahren, die Leute grüßten und lasen Nachrichten, bevor sie zur Arbeit an ihren Aufgaben zurückkehrten. In gewisser Weise ermöglicht die Implementierung dieses RSE den Austausch zwischen Mitarbeitenden.

Nach der Krise wird die Welt anders sein. Telearbeit wird fortgesetzt, und es wird ein Unterschied zwischen Mitarbeitenden geben, die auf dem Gelände sein müssen, und anderen. Unser RSE-Tool bei Lyon Parc Auto wird diese Veränderungen begleiten, indem wir es strukturell in unsere Arbeitsmethoden integrieren, um das Beste daraus zu machen.

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Das Wichtigste über Talkspirit?

Es ist einfach und intuitiv zu bedienen, wettbewerbsfähig in der Preisgestaltung. Und sehr freundlich (Emojis, GIFs, SMS-Stil…). Beim Support ist die Reaktivität des Teams sehr gut, Anfragen werden schnell bearbeitet.

Auf einer Skala von null bis zehn? Ich gebe eine Bewertung von 9, da es immer Raum zur Verbesserung gibt, aber wir sind bereits sehr zufrieden!

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Talksprits Perspektive auf die LPA-Problematik

Mit Philippe Pinault, Mitgründer und CEO von Talkspirit :

» Als wir Lyon Parc Auto trafen, nutzten sie eine amerikanische Software, ziemlich schwerfällig und einschränkend, mit einer nicht unbedingt optimierten Ergonomie. Das Management war sich der Bedeutung dieser Art von Tool bewusst, um die Kommunikation im Unternehmen zu verbessern, hatte aber bereits verstanden, dass sie ein Tool brauchten, das in Bezug auf Interface und Benutzerfreundlichkeit optimiert war.

Talkspirit bietet ihnen ein sehr intuitives und ergonomisches „Alles-in-einem"-Tool mit großer Einfachheit bei der Bedienung. Dies ermöglicht es, die Unternehmensgemeinschaft von nicht technisch versierten Personen, die schlecht mit digitalen Tools ausgestattet sind, einzubinden.

Andere Branchen, die Mitarbeitende ohne berufliche E-Mail-Adresse beschäftigen, können davon profitieren: Unternehmen des Bauwesens mit Personal auf Baustellen oder Kunstbauten, lokale Behörden mit Personal für Grünflächenpflege, Kantinen, kommunale Dienste usw…

Die Rückmeldungen von LPA sind wertvoll für uns: Talkspirit wurde aufgebaut und verbessert sich weiterhin iterativ mit unseren Kunden in einer Co-Konstruktionslogik. Wir sind nicht nur ein Anbieter, sondern ein Partner, der ihnen hilft, ihr Arbeitstool in einer Win-Win-Logik weiterzuentwickeln. «

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Autorin: Clémentine Garnier