Den Informationsaustausch in einem Netzwerk lokaler Beschäftigungsstellen mit Talkspirit verbessern: der Erfahrungsbericht der ARML-IdF

Wie lässt sich der Informationsaustausch in einem Netzwerk aus 68 lokalen Beschäftigungsstellen verbessern, während gleichzeitig der interne E-Mail-Verkehr reduziert wird? Um diesen Herausforderungen zu begegnen, hat der Association Régionale des Missions Locales d'Île de France (ARML-IdF) Talkspirit eingeführt.

Der ARML-IdF ist ein vom Staat und dem Regionalrat Île-de-France finanzierter Verband, der beauftragt ist, ein Netzwerk lokaler Beschäftigungsstellen in der Region Île-de-France zu unterstützen und zu koordinieren. Diese 1981 gegründeten unabhängigen Einrichtungen begleiten Jugendliche zwischen 16 und 25 Jahren, die Schwierigkeiten bei der beruflichen und sozialen Eingliederung haben. Die Beschäftigungsstellen sind in zahlreichen Bereichen tätig, darunter Ausbildung, Beschäftigung, Wohnen und Gesundheit.

Kennzahlen:

• 68 lokale Beschäftigungsstellen
• 1.700 Mitarbeitende
• 233 Anlaufstellen
• 174.404 betreute Jugendliche im Jahr 2020

Hervé Manfrini, Datenschutzbeauftragter, hat die Einführung von Talkspirit geleitet und betreut die Plattform täglich gemeinsam mit seinem Kollegen Philippe Crest, Beauftragter für digitale Nutzung. In diesem Artikel berichten die beiden Kollegen über ihre Erfahrungen mit dem sozialen Unternehmensnetzwerk Talkspirit und die Vorteile, die sie daraus ziehen.

Drei Kernbedürfnisse: Austausch verbessern, Verbindung schaffen und E-Mails reduzieren

„Vor Talkspirit kommunizierten wir hauptsächlich über ein Intranet auf WordPress-Basis und Verteilerlisten.Die E-Mail war der zentrale Einstiegspunkt zum Informationsaustausch, was zu Informationssilos und einer Zerstreuung der Informationen im Netzwerk der Beschäftigungsstellen führte. Diese Kommunikationsform mangelte zudem an Interaktivität, da sie es den Mitarbeitenden nicht ermöglichte, auf geteilte Informationen und Problemstellungen zu reagieren", berichtet Philippe Crest.

„Eine unserer wichtigsten Herausforderungen war es, diesem Silo-Betrieb ein Ende zu setzen, um den Informationsfluss in beide Richtungen zu verbessern, gegenseitige Unterstützung zu fördern und Verbindungen zwischen den Mitarbeitenden zu schaffen.

Außerdem suchten wir einen Ort, der es uns ermöglicht, unsere Ressourcen zu zentralisieren und den Verlauf unserer Austausche nachzuverfolgen, um – unter anderem – die Integration neuer Mitarbeitender zu erleichtern." Und das alles ohne systematisch auf E-Mails angewiesen zu sein.

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Eine Entscheidung geleitet von funktionalem Reichtum und einfacher Bedienung

Nach einer Analyse der verschiedenen Lösungen auf der Website von Solidatech, insbesondere Talkspirit, Wimi und Jamespot, entschied sich der Verband schließlich für Talkspirit – und zwar aus mehreren Gründen.

„Wir fanden die Lösung sehr einfach zu bedienen, und der Preis war recht attraktiv. Das All-in-one-Konzept hat uns ebenfalls überzeugt, denn wir wollten so wenig Kollaborationswerkzeuge wie möglich einsetzen. Und dann entsprachen die Funktionen sehr gut unseren Bedürfnissen, insbesondere die Gast-Funktion, die es ermöglicht, Kollegen auf die Plattform einzuladen und mit jedem einzelnen die Übereinstimmung mit den thematischen Gruppen in Bezug auf ihre Aufgaben zu prüfen", fasst Hervé Manfrini zusammen.

Eine schrittweise Einführung

„Die Einführung erfolgte stufenweise. Im Juni 2020 haben wir die Plattform für rund zwanzig Mitarbeitende freigeschaltet. Wir haben sie Odyssée genannt, wie unser früheres Intranet, um den Mitarbeitenden die Orientierung zu erleichtern. Und dann haben wir nach und nach Einladungen an alle Personen verschickt, mit denen wir kommunizieren mussten oder die uns baten, Odyssée beizutreten.

Die Plattform zählt heute 180 Mitarbeitende, und die Nutzungsstatistiken zeigen uns, dass 80 % von ihnen sich täglich einloggen", erklärt Hervé Manfrini.

Maßnahmen zur Förderung der Akzeptanz

„Beim Launch von Odyssée haben wir eine offizielle Kommunikation per E-Mail und auf der Plattform durchgeführt. Und dann haben wir die Informationen und Dokumente, die jeder benötigte, auf dem Drive" abgelegt, um die Mitarbeitenden zur Anmeldung zu bewegen.

„Unsere Strategie ist es, vorrangig auf Odyssée zu kommunizieren. Und wenn manche uns weiterhin E-Mails schicken, antworten wir ihnen direkt im Chat von Odyssée. So haben die Mitarbeitenden keine andere Wahl, als die Plattform zu nutzen, wenn sie auf Informationen zugreifen möchten", erklärt Philippe Crest.

„Um die Einführung des Tools zu begleiten, haben wir unseren letzten 'Donnerstag der digitalen Nutzung' (eine monatliche Veranstaltung rund um digitale Tools) unserer Plattform Odyssée gewidmet. Wir haben dabei unsere verschiedenen Anwendungsfälle vorgestellt, einige Best Practices geteilt und Fragen der Mitarbeitenden zum Tool beantwortet."

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Vielfältige Nutzungsszenarien

Im Alltag nutzen Philippe Crest und Hervé Manfrini Odyssée, um zwei Communities zu betreuen:

• eine Community von Datenschutzbeauftragten (DSB),
• und eine weitere, die IT-Verantwortliche (RI) vereint.

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In jeder dieser Communities wird die Plattform genutzt, um fünf Hauptanliegen zu erfüllen:

Warnen oder gewarnt werden

„Im Falle eines Vorfalls ermöglicht die Plattform, das gesamte Netzwerk schnell zu alarmieren. Als wir beispielsweise einen Cyberangriff erlitten haben, konnten wir die IT-Verantwortlichen und Datenschutzbeauftragten direkt auf Odyssée benachrichtigen, was uns ermöglichte, in Rekordzeit alle zu mobilisieren", berichtet Hervé Manfrini.

Gegenseitige Unterstützung anfragen

Darüber hinaus ist es ein bevorzugter Austauschort, der es jedem ermöglicht, Erfahrungsberichte zu teilen, Fragen zu stellen und die Hilfe anderer Mitglieder zu erbitten.

„Möchte ein Mitarbeitender beispielsweise Rückmeldungen zu einem Angebot einholen, kann er einen Beitrag erstellen oder eine Nachricht im Chat senden, um die Meinung seiner Kollegen einzuholen."

Informiert bleiben

Odyssée ermöglicht es den Mitarbeitenden auch, die Netzwerkneuigkeiten in Echtzeit zu verfolgen und den Verlauf von Austauschen zu einem bestimmten Thema leicht wiederzufinden.

„Im Newsfeed heben wir wichtige Informationen hervor, indem wir sie anpinnen oder zu den Favoriten hinzufügen. Um die Informationssuche zu erleichtern, versehen wir jede Veröffentlichung mit Etiketten, zum Beispiel um die Art der kommunizierten Information (Alarm, Veranstaltung usw.) und das behandelte Thema (IT-Management, Cybersicherheit, Hardware usw.) anzugeben.

Die Startseite wiederum ermöglicht es uns, Netzwerkneuigkeiten und -veranstaltungen hervorzuheben. Zum Beispiel präsentieren wir dort unsere 'Donnerstage der digitalen Nutzung', neue Funktionen auf Odyssée, aber auch netzwerkspezifische Informationen", erklärt Philippe Crest.

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Mit anderen teilen

Mit Odyssée kann jeder Informationen, Dokumente und Wissen ganz einfach teilen. Der Drive spielt eine Schlüsselrolle bei dieser Wissenssicherung, da er es ermöglicht, alle wichtigen Dokumente des Netzwerks zu bündeln und asynchron darauf zuzugreifen.

„Wir speichern dort insbesondere Best-Practice-Dokumente zum IT-Management, Leitfäden für das IT-Outsourcing, Erfahrungsberichte und Videoaufnahmen unserer Arbeitstreffen, die wir anschließend in dedizierten Beiträgen teilen. Jeder kann dann seinen Standpunkt im Kommentarfeld oder über eine direkt in den Beitrag eingebettete Umfrage mitteilen, was die Interaktionen zwischen den Netzwerkmitgliedern fördert", ergänzt Philippe Crest.

Seit der Einführung des neuen geteilten Kalender-Moduls nutzen die Mitarbeitenden der ARML-IdF die Plattform auch, um „ihre Verfügbarkeiten zu teilen und Meetings zu planen". Da der Talkspirit-Kalender mit Google- und Outlook-Kalendern synchronisiert werden kann, findet jeder alle seine Meetings an einem Ort und kann so seinen Zeitplan einfacher verwalten.

Ein Kollektiv aufbauen

Mehr als ein Werkzeug zum Informationsaustausch: „Odyssée ermöglicht es den Mitarbeitenden, den Kontakt zu ihren Kollegen aufrechtzuerhalten und so das Zugehörigkeitsgefühl zur Gemeinschaft zu stärken."

Vorbei ist das Gefühl der Isolation durch Homeoffice: Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeitende kann nun in Echtzeit mit Gleichgesinnten kommunizieren, indem er eine Nachricht in der oder den Gruppe(n), denen er angehört, oder in einem privaten Chat-Raum sendet.

Weniger E-Mails und mehr Reaktionsfähigkeit

Für Hervé Manfrini und Philippe Crest sind die Vorteile von Talkspirit klar erkennbar.

Zunächst ermöglicht die Plattform, den Austausch zu beschleunigen innerhalb des Netzwerks, was es jedem erlaubt, reaktionsschneller zu sein, sowohl beim Melden von Vorfällen als auch beim Beantworten von Kollegenanfragen.

Philippe Crest stellt ebenfalls „eine deutliche Abnahme der internen E-Mails" fest, zugunsten von Chat und Beiträgen auf Odyssée. So ist es nicht mehr nötig, Zeit damit zu verschwenden, Informationen in zahlreichen E-Mails zu suchen. Eine einfache Suche auf Odyssée reicht aus, um sämtliche Austausche und Dokumente zu einem Ereignis oder einem spezifischen Projekt wiederzufinden.

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Der Blick von Talkspirit auf die ARML-IdF

Wenn das Made-in-France-Label eine Schlüsselrolle bei der Wahl von Talkspirit gespielt hat, so hat in erster Linie die Fähigkeit der Lösung, die Kommunikations- und Community-Management-Bedürfnisse des Verbands zu erfüllen, Hervé Manfrini, den Datenschutzbeauftragten, überzeugt.

Heute von 180 Mitarbeitenden genutzt, ermöglicht Odyssée gleichzeitig, den Wissensaustausch und Best Practices zu fördern, die Mitarbeitenden zusammenzubringen und den Informationsaustausch innerhalb der lokalen Beschäftigungsstellen zu verbessern. Jeder kann zu den ihn betreffenden Themen interagieren und seinen Standpunkt einbringen und so am Leben der Gemeinschaft teilnehmen.

„Langfristig möchten wir Odyssée auf die gesamten 1.700 Mitarbeitenden in Île-de-France ausweiten", ergänzt Philippe Crest. „Das Ziel ist, dass die Plattform unser dediziertes Austauschinstrument für die interne Kommunikation wird, aber auch um unser Wissensmanagement" zu verbessern.

Weiterführende Informationen

Möchten Sie mehr über den Mehrwert von Talkspirit für Verbände erfahren?Kontaktieren Sie uns oder vereinbaren Sie eine Demo, um zu entdecken, wie die Plattform Ihnen helfen kann, den Austausch zu verbessern und die internen E-Mails in Ihrer Organisation zu reduzieren.

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