Interne Kommunikation: Interaktivität oder nichts!

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Seit der Entstehung des sozialen Unternehmensnetzwerks (SUN) hat sich die Landschaft der internen Kommunikationradikal verändert und das klassische Intranet wird bald nur noch eine Erinnerung sein. Bereits haben Hunderte von Organisationen den Rubikon überschritten und sich für ein Netzwerk entschieden. Andere haben ihr Intranetbeibehalten, aber es in eine soziale und kollaborative Plattformumgewandelt. Auf beiden Seiten sind die Herausforderungen gleich: Es geht darum, die interne Kommunikationflüssig zu gestalten, soziale Verbindungen innerhalb der Organisation zu schaffen, soziale Technologien zu einem Vektor für Querfunktionalität, Interaktion und Zusammenhalt zu machen, um besser zu arbeiten.

Die Umgestaltung von Kommunikationspraktiken in Unternehmen

1.Mit der E-Mail als interne Kommunikationsmittel brechen

Selbstverständlich erfolgt die Wahl des sozialen Unternehmensnetzwerks (SUN) nicht immer als Reaktion auf das klassische Intranet. In kleinen Strukturen, wo es nicht unbedingt eingeführt wurde, ist es vor allem E-Mail, die angegriffen wird.

Bei SeeQualis, einer Beratungsgesellschaft mit etwa sechzig Beratern, lief die interne Kommunikationüber E-Mail. Problem: Die Hälfte der Mitarbeitenden arbeitete bei Kunden und hatte dort eine E-Mail-Adresse, daher konsultierten sie wenig ihre SeeQualis-E-Mail. Heute ist das SUN zum einzigen Kanal für die Kommunikation im Unternehmengeworden. Mitarbeitende vor Ort können leicht von ihrem Smartphone aus auf Informationen zugreifen.

2.Absteigende Informationen für Interaktionen öffnen

Natürlich besteht das Interesse eines sozialen Netzwerks nicht nur darin, sicherzustellen, dass die absteigenden Informationen an alle verbreitet werden, sondern auch darin, sie für Interaktionenzu öffnen: bottom-up und querfunktional. Eine vorteilhafte Dimension.

Die Anwaltskanzlei LLC & Associés mit etwa hundert Mitarbeitenden stellt fest, dass die Ankündigung der Unterzeichnung eines Vertrags Glückwünsche auslöst oder dass die Ankunft eines neuen Mitarbeiters durch Willkommensnachrichten begrüßt wird. Kleine Aufmerksamkeitszeichen, die Teamkohäsionschaffen und die im vorherigen statischen Intranet keinen Platz finden konnten.

3.Dezentralisierung der internen Kommunikation

Auch einige große Unternehmen wählen das soziale Netzwerk für ihre interne Kommunikation. Club Med, engagiert in einem großen strategischen Projekt, wünschte sich, dass die Kommunikation schneller und spontanerinnerhalb des Unternehmens verlief, Querfunktionalitätschuf. Bislang wurde die Verbreitung von Nachrichten über das Leben des Club Med von der internen Kommunikation geleitet, die den verschiedenen Regionen Beiträge beauftragte und diese über eine spezifische Plattform verbreitete. Jetzt kann jeder Mitarbeitende direkt und frei in der Gruppe interne Kommunikation des sozialen Netzwerks veröffentlichen, seinen Inhalt von Kollegen empfohlen oder kommentiert sehen.

Und doch muss natürlich die Beteiligung der Mitarbeitenden gewährleistet sein. Bei der Caisse Mutuelle de la Réunion hat man sein mit Google Sites erstelltes Intranet zugunsten des sozialen Netzwerks Talkspiritverlassen, insbesondere um das Leben vor Ort einfangen zu können. Neben den Informationen, die von der Zentrale verbreitet werden, gibt es die von den Mitarbeitenden, die in den etwa dreißig Filialen der Gruppe arbeiten, eingegebenen. Ein echter Mehrwert zur Identifizierung von Kundenproblemen und deren Lösung, zur Erkennung schwacher Signale…

Um die Beteiligung zu fördern, hat Geschäftsführer Didier Rivière ein Dankeschön-Büro eingerichtet: Wenn ein Mitarbeitender eine interessante Nachricht veröffentlicht, antwortet er mit einem Kommentar. Aber anstatt dass diese Dankeschöns in der

Diskussionsthreaddes sozialen Netzwerks verloren gehen, werden sie in einer speziellen Gruppe, dem Dankeschön-Büro, zentralisiert. "Das funktioniert ganz gut", stellt er fest. "Am Anfang habe ich ein paar Dankeschöns veröffentlicht und als die Mitarbeitenden sie sahen, fingen sie auch an." Um die Einspeisung von Informationen zu fördern, hat der Manager auch eine seltene Lösung in Unternehmen gewählt: Ein Team von drei Personen hat ein Budget, um jeden Monat die Nachrichten zu belohnen, die es angesprochen haben, und am Ende des Jahres erhält die originellste Nachricht einen Sonderpreis.

Eine interne Kommunikation, die sich nun auf den Mitarbeitenden konzentriert

1.Das Leben der Mitarbeitenden erleichtern

Bei einigen Themen im Zusammenhang mit dem Unternehmensleben möchten Mitarbeitende nichts sehnlicher, als sich ausdrückenund Austausch finden. Bei Lagardère Publicité zum Beispiel erfolgte die Kommunikation rund um einen Umzug über eine Gemeinschaftdes sozialen Unternehmensnetzwerks. Mitarbeitende konnten Tag für Tag ihre Fragen vorbringen und das Unternehmen gab ihnen Antworten, was diesen immer schwierigen Wandel erleichterte.

Zunehmend wird das soziale Netzwerk auch für die Integration neuer Mitarbeitendergenutzt. Bei ihrer Ankunft werden sie auf der Plattform mit den Personen verbunden, die sie begleiten, damit sie je nach Bedarf leicht mit ihnen interagieren können. In anderen Fällen, wie bei LLC, können neu angekommene Mitarbeitende alle ihre Kollegen über das soziale Netzwerk anfragen, um eine Antwort oder den Zugang zu einer Ressource zu erhalten. Sie orientieren sich so schneller. Bei SeeQualis gibt es sogar eine Gruppe für das Onboarding, die sie noch vor ihrer Ankunft begrüßt, damit sie bereits am Unternehmensleben teilnehmen können.

2.Mitarbeitende um ihre Interessenschwerpunkte vereinen

Schließlich können Mitarbeitende über die Gemeinschaftsräume des sozialen Netzwerks sich spontan um thematische oder berufliche Interessenschwerpunkte vereinen, ihre Beobachtungen, Ideen und Probleme mit ihren Kollegen teilen, jenseits der Organisationsstrukturen. Doch auch hier muss die Beteiligung der Mitarbeitenden gewährleistet sein. Es ist eine Sache, sich um seine Interessenschwerpunkte zu vereinen, die ganz natürlich wirkt, aber eine andere, diese Gemeinschaft am Leben zu halten.

Lange Zeit konzentrierte sich diese Problematik auf die Verwaltung, mit auf der einen Seite Befürwortern der Laissez-faire-Politik, die den Mitarbeitenden vollständige Freiheit bei der Gründung von Gemeinschaften gaben, und auf der anderen Seite Befürwortern der Regelung, die sicherstellen wollten, dass die Gemeinschaft lebensfähig wäre und verlangten, dass ihre Ziele formalisiert, Betreuer ernannt usw. werden. Die richtige Methode? Beide und keine, möchte man sagen, denn die eine oder die andere führt je nach Kontext und Akteuren manchmal zu positiven Ergebnissen und manchmal zu Fehlschlägen. In Wirklichkeit spiegelte die Konzentration auf diesen Methodenkontrast vor allem das Bewusstseinsniveau wider, das das Unternehmen für die Zusammenarbeitin Bezug auf Mittel hatte. Mit fortschreitendem Verständnis öffnete sich eine zweite Phase, die sich eher auf Begleitungkonzentrierte.

Covéa verdeutlicht diesen Wandel. Die Mutualgruppe schuf eine spezifische Struktur zur Entwicklung kollaborativer Nutzungen. Positionen von Community Managern wurden geschaffen. Jeder verwaltet ein Portfolio von Gemeinschaften und unterstützt deren Animatoren täglich. Sie wirken auch bei Managern ein, um sie für das Werkzeug zu sensibilisieren und zu schulen. Darüber hinaus stützt sich diese Struktur auf ein Netzwerk von Botschaftern, freiwillige Mitarbeitende aller Profile, die das soziale Netzwerk vor Ort fördern, ihren Kollegen helfen, es zu nutzen und damit umzugehen. Ein Dispositiv, das eine positive Dynamik antreibt, aber auch verlangt, dass das Unternehmen die Zeit, die diese Botschafter oder Gemeinschaftsanimatoren aufwendet, anerkennt. Dass sie noch weiter geht in ihrem Bewusstsein für die Anstrengungen, die erforderlich sind, um querfunktionale Kommunikation durch das soziale Netzwerk zu fördernund um alle Vorteile daraus zu ziehen.

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★ ERFAHRUNGSBERICHTE ★

1.Caisse d'Épargne d'Auvergne et du Limousin
Um die Austauschabläufe zwischen ihren Mitarbeitenden zu unterstützen, hat die Caisse d'Épargne d'Auvergne et du Limousin (Cépal) ein soziales Unternehmensnetzwerk eingeführt, das zum bevorzugten Ort für lokale Kommunikation geworden ist und das Intranet (das berufliche Inhalte hostet) nach und nach verdrängt. Es spielt auch eine wichtige Rolle beim Austausch von Lernressourcen, besonders für neu eingestellte Mitarbeitende. Jede Gruppe von Trainees hat einen eigenen Bereich, in dem ihre Mitglieder sich während acht Wochen treffen können, um miteinander auszutauschen und auf Schulungsmaterial zuzugreifen. So bringt das soziale Netzwerk ihr alle diese interaktiven Kapazitäten. Die in der institutionellen Kommunikationszone verbreiteten Informationen können kommentiert werden und je nach Integrationswahl können Mitarbeitende auf ihrer Intranet-Homepagedie Diskussionsströme ihrer Gemeinschaften finden. Auf jeden Fall muss die Verbindung zwischen Intranet und sozialem Netzwerk einen einfachen Wechsel von einem zum anderen ermöglichen. Doch ein solches Projekt ist auch eine Gelegenheit, die institutionelle Kommunikation grundlegend zu überprüfen, damit sie die Vielfalt der Organisation widerspiegelt und die Querfunktionalität fördert.

2.Agglomeration Grenoble-Alpes
Innerhalb der Agglomeration Grenoble-Alpes gab es ein Intranet, aber es wurde wenig genutzt. Das einzige Kommunikationsmittel für die 1.800 Mitarbeitenden, verteilt auf 56 Standorte, war eine vierteljährliche Zeitung, die an ihre Heimatadresse geschickt wurde… Heute hat jede Direktion oder Abteilung auf dem kollaborativen Intranet eine eigene Seite, um ihre Dienstleistungen, ihre Projekte, ihr Team vorzustellen. Jeder sieht so, woran der andere arbeitet, was das Risiko von Duplikationen reduziert und die Interaktion zwischen Direktionen fördert. Das Herz des Intranets befindet sich in den kollaborativen Räumen des sozialen Netzwerks, besonders in thematischen Gemeinschaften, die einfache Mitarbeitende, Dienstleitungsleiter und Gewählte zusammenbringen können.

★★ BEST PRACTICES ★★

1.Das soziale Netzwerk zum einzigen Kanal für interne Kommunikation zu machen, fördert die Annahme seiner Nutzung entscheidend.

2.Außerprofessionelle Gemeinschaften können das tägliche Leben der Mitarbeitenden erleichtern (z.B.: eine Gruppe für diejenigen, die gerne zur Mittagszeit laufen gehen, eine andere Gruppe für Praktikanten, die ihre gemeinsamen Ausflüge am Freitagabend organisieren, usw.).

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Dieser Artikel ist ein Auszug aus unserem Whitepaper "Das soziale Unternehmensnetzwerk im Zentrum der Zusammenarbeit". Es behandelt alle Probleme im Zusammenhang mit interner Kommunikation, Wissensteilung, kollaborativen Praktiken und gibt konkrete Tipps, um dank sozialer Unternehmensnetzwerke besser zusammenzuarbeiten. Lesen Sie es vollständig (KOSTENLOS):

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