Eine wissenschaftliche Studierendengemeinschaft mit Talkspirit beleben: das Erfahrungszeugnis des CNES

Wie lässt sich der Austausch beleben und die Weitergabe von Informationen zwischen den Mitgliedern eines Forschungsprojekts erleichtern, die über ganz Frankreich verteilt sind? Das ist die Herausforderung, der sich das CNES gestellt hat, das Talkspirit im Jahr 2018 eingeführt hat, um den Austausch und die Interaktionen im Rahmen seines PERSEUS-Projekts zu zentralisieren.

Das CNES (Centre National d'Etudes Spatiales) ist eine öffentliche Einrichtung, die mit der Ausarbeitung und Umsetzung der Raumfahrtpolitik Frankreichs betraut ist.

Im Jahr 2005 startete das CNES das Programm PERSEUS (Projet Étudiant de Recherche Spatiale Européen Universitaire Scientifique), um die Berufe im Raumfahrtsektor einer studentischen Gemeinschaft näherzubringen. Das Programm umfasst heute sieben Raumfahrtprojekte, an denen 350 Studierende von Ingenieurschulen, technischen Hochschulen (IUT) und Universitäten aus ganz Frankreich beteiligt sind.

Kennzahlen des CNES :

• 4 Standorte in Paris, Toulouse und Kourou (Französisch-Guayana)
• 2.500 Mitarbeitende, davon 80 % Ingenieure und Führungskräfte

In diesem Interview berichtet Marie-Sophie Lachesnais, zuständig für die administrative Leitung des Projekts PERSEUS, über die Einführung von Talkspirit, seine Nutzung und die identifizierten Vorteile.

Den Informations- und Dokumentenaustausch zentralisieren

„Da die Gemeinschaft geografisch verstreut war, brauchten wir eine dynamische und moderne Plattform, die es ermöglicht, den Informationsaustausch zu erleichtern :

• einerseits zwischen den Verantwortlichen des PERSEUS-Programms und den Studierenden,
• und andererseits zwischen den Studierenden, die an den verschiedenen Projekten beteiligt sind.

Darüber hinaus war es auch wichtig, alle Arbeitsdokumente zu zentralisieren. Dies wurde auf einem gemeinsamen Drive umgesetzt, damit die Studierenden überall einfach darauf zugreifen können", berichtet Marie-Sophie Lachesnais.

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Die Sicherheit, ein entscheidendes Kriterium für das CNES

„Als staatliche Einrichtung sind Datensicherheit und die digitale Souveränität entscheidende Kriterien bei der Wahl eines neuen digitalen Tools. Deshalb mussten wir eine Plattform wählen, die ihre Daten auf französischem Boden hostet."

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Als 100 % in Frankreich entwickelte Software hob sich Talkspirit schnell von der Konkurrenz ab. „Im Gegensatz zu Talkspirit hosteten die meisten Tools, die wir vorab identifiziert hatten, ihre Daten im Ausland. Wir haben sie daher schnell aus unserem Benchmark ausgeschlossen."

Kollaborative Plattform mit digitaler Souveränität, Talkspirit entspricht den Sicherheitsanforderungen des CNES in jeder Hinsicht. Deshalb hat das CNES die Plattform gewählt, um den gesamten Austausch im Rahmen des PERSEUS-Projekts zu zentralisieren.

Eine unkomplizierte Einführung

„Die Einführung verlief sehr einfach. Wir haben das Tool zunächst innerhalb des Projektteams (4–5 Personen) getestet, um zu sehen, wie wir Informationen austauschen und Dateien darauf speichern können. Anschließend haben wir Talkspirit für das gesamte PERSEUS-Projekt ausgerollt, also für rund 350 Studierende", erklärt Marie-Sophie Lachesnais.

„Wenn Studierende die Gemeinschaft verlassen oder ihr beitreten, senden wir ihnen sofort ihre Zugangsdaten zu Talkspirit."

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„Das Tool ist relativ einfach zu bedienen. Es ist daher nicht notwendig, den Studierenden eine Schulung anzubieten. Das Einzige, worum wir sie bitten, ist, ihr Profil sorgfältig auszufüllen", damit sie anschließend leicht identifiziert werden können.

Ein bevorzugtes Austauschmedium

Talkspirit ist der bevorzugte Kommunikationskanal für die Studierenden des PERSEUS-Projekts.

"Der Chat und die Beiträge sind die Funktionen, die sie am häufigsten nutzen, um projektbezogene Informationen zu teilen.

Wir haben zwei Arten von Gruppen erstellt, um diesen Austausch zu strukturieren :

• offene oder eingeschränkte Projektgruppen ;
• thematische Gruppen (zum Beispiel für den Antrieb oder die Flugbahn der Rakete), zu denen alle Studierenden Zugang haben.

Jeder Studierende ist einer bestimmten thematischen Gruppe zugeordnet, in der er alle zugehörigen Informationen findet. Er kann auch Dokumente und Austausche zu anderen Themen einsehen.

„Wenn man eine Rakete baut, ist das nicht nur Aufgabe eines einzigen Teams. Alle Teams sind beteiligt. Um das Projekt erfolgreich umzusetzen, ist es daher für jeden unerlässlich, einen Gesamtüberblick darüber zu haben, wie all diese Elemente miteinander verknüpft sind", erklärt Marie-Sophie Lachesnais.

„Wir nutzen die Gruppen auch, um wichtige Ereignisse oder Entscheidungen hervorzuheben. Manchmal teilen wir dort auch Umfragen, zum Beispiel um sich auf eine Uhrzeit für ein Meeting zu einigen oder um die Studierenden aufzufordern, ein Thema auszuwählen."

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Der Drive, ideal für die Speicherung und gemeinsame Nutzung von Dateien

Mehr als ein Kommunikationswerkzeug: „Talkspirit ermöglicht es, alle Daten des PERSEUS-Projekts zu speichern dank des gemeinsamen Drives. Dort werden unter anderem die Arbeitsdokumente der Studierenden abgelegt, aber auch technologische Fachberichte, die von Ingenieuren erstellt werden" im Auftrag des CNES.

Darüber hinaus: „Wir bevorzugen Talkspirit für die Übertragung und gemeinsame Nutzung großer Dateien, zum Beispiel technische Berichte mit vielen Grafiken, die in der Regel nicht per E-Mail versendet werden können."

„Alle auf dem Drive geteilten Dokumente sind für alle Studierenden zugänglich", sodass sie die benötigten Informationen schnell finden können.

Eine echte Akzeptanz seitens der Nutzenden

Drei Jahre später wird die Plattform von den Studierenden immer noch sehr geschätzt. „Talkspirit ist ein Tool, das sie anspricht, das sie spielerisch und intuitiv finden. Für sie ist die Plattform auch ein Symbol der Zugehörigkeit zu einer Gruppe", denn dank ihr können sie mit der gesamten Gemeinschaft in Austausch treten.

Trotz der geografischen Entfernung: „Die Studierenden zögern nicht, sich zu engagieren und Eigeninitiative zu ergreifen : Sie diskutieren auf dem Chat oder teilen ihre Meinung in Beiträgen, und erstellen manchmal sogar eigene Gruppen", fügt die Leiterin der administrativen Verwaltung des Projekts hinzu.

Eine Kommunikation, die an Effizienz gewinnt

„Talkspirit erfüllt unseren Informationsaustauchbedarf zu 100 %. Dank der Plattform können die Studierenden sehr schnell kommunizieren und Informationen austauschen, wo auch immer sie sich befinden (im französischen Mutterland oder in Französisch-Guayana), zu jeder Tageszeit und auf jedem Gerät."

Da das Tool von allen Projektbeteiligten genutzt wird, ermöglicht es jedem, denselben Informationsstand zu haben und an Diskussionen zu verschiedenen Themen teilzunehmen.

Der Blick von Talkspirit auf das CNES

Die Kommunikation und den Informationsaustausch zu vereinfachen zwischen den Mitgliedern eines Projektteams kann eine echte Herausforderung sein, wenn diese räumlich verteilt arbeiten.

Das ist beim PERSEUS-Projekt der Fall. Die Talkspirit-Plattform ist einfach zu bedienen und benutzerfreundlich – sie erleichtert die Interaktionen zwischen den Studierenden, hilft bei der Koordination ihrer verschiedenen Projekte und ermöglicht es, die Transparenz der Informationen innerhalb der Gemeinschaft sicherzustellen.

Dank des Drives kann jeder auf alle benötigten Dokumente zugreifen und so einfach eigenständig arbeiten. „Kurzfristig besteht unser Ziel darin, die Organisation des Drives zu optimieren, indem wir eine präzisere Nomenklatur erstellen, damit Dokumente leichter gefunden werden können", ergänzt Marie-Sophie Lachesnais.

100 % in Frankreich gehostet und konform mit der DSGVO, ermöglicht Talkspirit außerdem, alle von der Gemeinschaft ausgetauschten Daten zu sichern.

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Aus all diesen Gründen bietet Talkspirit echte Vorteile für öffentliche Einrichtungen. Viele haben Talkspirit bereits gewählt. Beim CEA (Commissariat à l'énergie atomique et aux énergies alternatives) nutzen bereits 10.000 Mitarbeitende die Plattform täglich für Arbeit und Kommunikation. Entdecken Sie deren Erfahrungsbericht in diesem Artikel:

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Bildnachweis: ©Université de Bordeaux

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Autorin: Emmanuelle Abensur