5 Wege, wie KI das Wissensmanagement transformiert

Eine Studie von Zippia Research zeigt, dass 86% der Führungskräfte Misserfolge im Unternehmen auf einen Mangel an Zusammenarbeit zurückführen. Die Studie zeigt auch, dass jeder zweite Arbeitnehmer denkt, dass seine Rolle auf Zusammenarbeit beruht. Während sich Organisationen der Digitalisierung verschreiben, um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es sinnvoll, verschiedene Wege zu erkunden, wie sie die Zusammenarbeit zwischen Teams verbessern können.

Wissensmanagement spielt eine Schlüsselrolle bei der Verbesserung der Zusammenarbeit. Es ermöglicht die Zentralisierung von Informationen, damit sie je nach organisationalem Bedarf extrahiert und wiederverwendet werden können – sei es für Kundenservice, Personalmanagement oder Vertrieb. Und dank künstlicher Intelligenz (KI) ist es jetzt möglich, einen großen Teil dieser Prozesse zu automatisieren.

Dieser Artikel untersucht die Rolle von künstlicher Intelligenz (KI) im Wissensmanagement und wie sie Organisationen helfen kann, die Produktivität zu steigern.

Lassen Sie uns zunächst beide Konzepte verstehen.

Was ist Wissensmanagement?

Wissensmanagement ist ein Schlüsselprozess, der darin besteht, wertvollre Kenntnisse des Unternehmens zu schaffen, zu zentralisieren und zu teilen, um die interne Zusammenarbeit und Effizienz zu verbessern.

Das Ziel ist es, die richtige Information an die richtigen Stakeholder zu liefern, im richtigen Format, zur richtigen Zeit – und ohne Reibungsverluste.

Künstliche Intelligenz verstehen

Der Begriff künstliche Intelligenz (KI) wurde 1956 von John McCarthy erfunden, Professor am Dartmouth College. Seither hat KI viele Definitionen durchlaufen, wird aber hauptsächlich als eine Technologie beschrieben, die es Maschinen ermöglicht, sich auf Daten und Konzepte zu stützen, um Probleme wie Menschen zu lösen.

Zusammengefasst ist KI eine Technologie, die es Maschinen ermöglicht, wie Menschen zu „denken", indem sie große Datenmengen in Sekunden verarbeitet.

KI im Dienst des Wissensmanagements

Das Wissensmanagement durch KI basiert auf der Integration von KI und verwandten Technologien in Wissensmanagement-Prozesse, um fundierte Entscheidungsfindung zu fördern und die Produktivität zu steigern.

Organisationen auf der ganzen Welt haben erkannt, dass es notwendig ist, KI und Wissensmanagement zu kombinieren, um ihren Mitarbeitenden einen fließenden Zugang zu Informationen zu ermöglichen. Das Wissensmanagement durch KI wird eine führende Rolle spielen, um den Weg zu effizienten Wissensprozessen und besserer interner Zusammenarbeit zu ebnen.

Wie kann KI-basiertes Wissensmanagement Organisationen helfen?

Mehr als 40% der Befragten in der letzten globalen McKinsey-Umfrage sagen, dass sie ihre Investitionen in KI erhöhen werden. Während die meisten Organisationen begonnen haben, KI zu nutzen, um signifikante Veränderungen einzuführen, haben viele das Potenzial von KI im Wissensmanagement noch nicht erkundet.

Wie kann KI also Organisationen helfen, ihr Wissensmanagement zu verbessern? Hier ist ein Überblick.

1. Inhalte aktuell halten

Sicherzustellen, dass organisationale Inhalte aktuell sind, ist eine der größten Herausforderungen des Wissensmanagements. Veraltete Dokumente und Daten können zu schlechten Entscheidungen und kostspieligen Fehlern führen, die Produktivität und Ergebnisse beeinträchtigen. Hier kommt KI ins Spiel, indem sie Organisationen hilft, neue Entwicklungen zu einem bestimmten Thema zu verfolgen.

KI-gesteuerte Tools können das Web durchsuchen und ihre Wissensmanagement-Systeme aktualisieren. Sie können beispielsweise neue Blog-Artikel analysieren, um neue Produktfunktionen zu verstehen, und ein Onboarding-Dokument aktualisieren. Sie können diese Dokumente auch in herunterladbare Skripte für das Call-Center-Software für Support-Teams umwandeln.

Außerdem können KI-gesteuerte Chatbots Support-Teams helfen, häufig gestellte Fragen (FAQs) zu beantworten, indem sie Daten aus Wissensmanagement-Systemen analysieren. Das ist genau das, was Talksprits FAQ-Chatbot zum Beispiel bietet.

2. Daten aus mehreren Quellen erfassen und organisieren

Ein weiteres erhebliches Hindernis im Wissensmanagement ist die Vernetzung oder Verknüpfung und Organisierung von Daten aus mehreren Quellen. Organisationen sammeln typischerweise Daten aus vielen Quellen. Aber die Organisation dieser Daten kann mühsam und zeitaufwendig sein. Hier ist KI ein echter Mehrwert.

Natural Language Processing (NLP)-Tools, die KI-Systeme antreiben, sind darauf trainiert, komplexe sprachliche Strukturen zu verstehen. Diese Informationen können dann in Machine Learning (ML)-Algorithmen integriert werden, die darauf trainiert sind, Daten nach verschiedenen Parametern zu segmentieren, wie das Verhalten und die Absicht der Nutzer. Dies macht es einfacher, genaue Daten mit Nutzern zu verbinden und darzustellen.

Ein KI-System könnte beispielsweise Wörter analysieren, die während eines Kundengesprächs in Echtzeit verwendet werden, um den Kontext des Anrufs zu verstehen, und dann die richtigen Dokumente und Lösungen extrahieren, damit der Agent diese an den Kunden weitergeben kann.

Darüber hinaus kann generative KI bestehende Inhalte analysieren und in Dokumente für spezifische Zwecke umwandeln. Ein KI-Tool kann beispielsweise HR-Manager bei der Vorbereitung eines Culture Decks basierend auf Informationen aus dem Mitarbeiterbuch unterstützen. Oder das Tool könnte verschiedene Sales-Materialien zusammenfassen, um Ressourcen für das LMS des Sales-Teams zu erstellen.

3. Support-Kosten senken

Einer der sichtbarsten Vorteile von KI im Wissensmanagement ist ihre direkte Auswirkung auf die Support-Kosten. Wie bereits erwähnt, können KI-gesteuerte Chatbots sofortige Antworten geben, um Kundenanfragen und Probleme zu lösen.

Dies reduziert die Abhängigkeit vom menschlichen Support und ermöglicht somit erhebliche Einsparungen bei Personalkosten. Diese Chatbots verwenden Machine Learning, um von Kundeninteraktionen zu lernen und angepasste Antworten zu geben.

Sie können Support-Teams in wenigen Sekunden nützliche Informationen und Skripte geben, um komplexe Fälle zu bearbeiten, was sie produktiver macht.

4. Bessere Informationssuche

Suchmaschinen-Technologie hat in den letzten Jahrzehnten erhebliche Fortschritte gemacht. Trotzdem bleibt das Extrahieren der richtigen Informationen aus großen Datenmengen auf Organisationsebene eine Herausforderung.

Organisationen können sich auf KI verlassen, um ihre Suchfähigkeiten zu verbessern, was den Zugang zu Informationen für Stakeholder erleichtert. KI kann Nutzern auch helfen, in ihrer bevorzugten Sprache zu suchen, auch wenn der Inhalt in einer anderen Sprache ist.

Mitarbeitende können auch Videokonferenzen und Online-Meetings transkribieren, um die ausgetauschten Informationen in Wissensmanagement-Systeme zu integrieren.

Darüber hinaus folgt das KI-Wissensmanagement dem Nutzerverhalten, um personalisierte Suchergebnisse vorzuschlagen. Es schlägt auch Alternativen vor, um vollständige Informationen zu gewährleisten.

5. Personalisierte Schulungen für Mitarbeitende

KI-gesteuerte Wissensmanagement-Prozesse stellen auch sicher, dass alle Mitarbeitenden einer Organisation auf dem gleichen Stand sind. Die Integration von KI ist eine großartige Möglichkeit, neue Mitarbeitende zu schulen, ihre Lernpfade zu personalisieren und Programme zur Entwicklung von Fähigkeiten zu empfehlen.

Beispielsweise könnten KI-gesteuerte LMS-Tools das Onboarding interaktiver gestalten mit automatisch generierten Quiz und Fallstudien. Diese Tools könnten auch personalisierte Lernpfade anbieten und HR-Teams detaillierte Berichte über Stärken und Entwicklungsbereiche jedes neuen Mitarbeitenden geben.

Das Ziel besteht darin, die „One-Size-Fits-All"-Schulungsmethode durch personalisierte Schulungen zu ersetzen, um das Engagement und die Treue der Mitarbeitenden zu verbessern. Organisationen können so ein qualifiziertes Team aufbauen, das mit ihren Zielen übereinstimmt.

Wissensmanagement durch KI verbessern

Es gibt eine beeindruckende Anzahl von KI-gesteuerten Tools und Anwendungen, die verschiedene Aspekte des Wissensmanagements verbessern. Es ist nun klar, dass Wissensmanagement die Art und Weise transformiert, wie Organisationen ihre Daten speichern, abrufen und teilen. KI-gesteuerte Wissensmanagement-Tools wie Talkspirit haben den Weg zur Entwicklung der kollektiven Intelligenz und zur Verbesserung des Wissensmanagements in Organisationen geebnet.

Talkspirit ermöglicht Organisationen, „kalte" und „warme" Daten zu erfassen und zu teilen und ein Wissenslager zu schaffen, das für betroffene Mitarbeitende zugänglich ist. Der Aktivitäts-Stream ermöglicht es, Veröffentlichungen zu Nachrichten und Projekten zu teilen, während die Bibliothek internes Wissen speichert (FAQs, Glossare, Prozesse und Best Practices) durch Definition der Zielgruppe jeder Ressource. Darüber hinaus verfügt Talkspirit über ein Organigramm, das Ihnen helfen kann, Rollen und Verantwortungen zu dokumentieren. Und um Zeit zu sparen, könnten Sie wissen? Sie können automatisch Inhalte für diese Rollen mithilfe eines KI-Assistenten generieren.

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Fazit

Man kann mit Sicherheit sagen, dass KI die Art und Weise verändern wird, wie Wissensmanagement-Prozesse heute durchgeführt werden. Die Konvergenz von Wissensmanagement und KI wird die Datenweitergabe, Informationssuche, teamübergreifende Zusammenarbeit und andere Aspekte der Teamsentwicklung neu gestalten.

Während die Einführung von KI für das Wissensmanagement schneller wachsen sollte, sollten Organisationen vorsichtig vorgehen und sich mit Fragen zum Datenschutz und zu Vorurteilen in KI-Algorithmen befassen.

Die Zukunft des Wissensmanagements ist da, und es ist an der Zeit, dass Organisationen die Vorteile von KI nutzen, um Produktivität zu verbessern, Effizienz zu stärken und eine kollaborative Kultur aufzubauen.

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