5 Beispiele für Organisationen, die eine kollaborative Plattform eingeführt haben

Die kollaborative Plattform ist im Unternehmen ein echtes Schweizer Taschenmesser. Sie ist mehr als ein einfaches Kollaborationswerkzeug: Sie ermöglicht es, den Informationsaustausch zu erleichtern, in Echtzeit zu kommunizieren, Projekte zu steuern, die Nutzung interner E-Mails zu reduzieren und sogar die Produktivität der Teams zu steigern! Sie sehen: Es gibt unzählige mögliche Anwendungsfälle. Damit Sie den Überblick behalten, stellen wir Ihnen 5 Beispiele von Organisationen vor, die eine kollaborative Plattform eingeführt haben.

Alle haben sich für Talkspirit entschieden, um die Zusammenarbeit ihrer Teams reibungsloser zu gestalten. Wir erklären Ihnen, warum sie diese Wahl getroffen haben und wie sie unsere kollaborative Plattform im Alltag nutzen.

Dieser Artikel bleibt bei realen Fällen. Wenn Sie nach der Definition und den Herausforderungen suchen, ist der Artikel, der sie darlegt, direkter; wenn Sie bereits die Lösungen am Markt vergleichen, ist unser Vergleich der besten kollaborativen Plattformen genau dafür gemacht.

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Beispiel Nr. 1: Smart4 Engineering

Smart4 Engineering ist eine internationale Gruppe, die auf Ingenieurberufe spezialisiert ist. Sie vereint 3200 Mitarbeitende und 10 Marken in 8 verschiedenen Ländern. Jede Marke hat eine eigene DNA und ein eigenes Fachgebiet. Die Herausforderung bestand also darin, „Expertinnen und Experten mit sich ergänzendem Know-how zusammenarbeiten zu lassen“, jedoch mit unterschiedlichen Praktiken und Werkzeugen.

Um dieser Herausforderung zu begegnen, wollte Smart4 Engineering eine All-in-one-Plattform für die Zusammenarbeit einführen, die einen guten Funktionsumfang bietet, aber nicht bereits von einzelnen Marken genutzt wird. Talkspirit erfüllte diese Anforderungen perfekt, weshalb sich die Gruppe für dieses Werkzeug entschieden hat.

Das Unternehmen hat eine Community von Botschafterinnen und Botschaftern aufgebaut, die bei der Auswahl des Werkzeugs, beim Testen und bei der Verbreitung unter den übrigen Mitarbeitenden geholfen hat. „Unser CEO war unser bester Botschafter, denn er ist zu 100 % vom Mehrwert von Talkspirit überzeugt“, erklärt Mélanie Cohen-Crété, Group VP Transformation.

Heute nutzt die Gruppe Talkspirit sehr umfassend. Sie setzt es insbesondere ein, um:

• Fachcommunitys zu betreuen, die Smart Leagues heißen;
• wichtige Informationen zu teilen (über das Startportal und den Newsfeed jeder Gruppe);
• Meetings per Videokonferenz zu moderieren;
• sich in Echtzeit auszutauschen;
• Arbeitsdokumente zu speichern, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten;
• statische Daten zu zentralisieren (dank der Bibliothek).

Dieses Beispiel zeigt gut: Eine kollaborative Plattform dient nicht nur der Zusammenarbeit!

Beispiel Nr. 2: Amicio

Amicio ist ein französisches Unternehmen, das auf Outsourcing und Beratung im Kundenbeziehungsmanagement spezialisiert ist. Es zählt mehr als 500 Mitarbeitende an 4 Standorten. Die Gruppe entstand 2019 aus der Fusion von Relaytion und MeilleurContact. Damals galt jedoch: „jedes Team arbeitete mit Werkzeugen, die es aus seinen früheren Praktiken geerbt hatte“. Die Herausforderung bestand also darin, eine gemeinsame kollaborative Plattform einzuführen, die es ermöglicht, den Austausch zu zentralisieren und die Zusammenarbeit zu erleichtern. Und genau in diesem Moment entdeckte das Unternehmen Talkspirit!

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Beschleunigt wurde das Projekt durch den Lockdown im März 2020, der Amicio zwang, Talkspirit in Rekordzeit auszurollen. „In nur wenigen Tagen hat Talkspirit die meisten der zuvor genutzten Werkzeuge ersetzt!“

Seitdem ist hybrides Arbeiten bei Amicio fest verankert. Die Mitarbeitenden können bis zu 4 Tage pro Woche im Homeoffice arbeiten. Talkspirit ist damit zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die Zusammenarbeit auf Distanz geworden, denn es ermöglicht es,

• den Fortschritt der Sprints jedes Teams zu verfolgen;
• Besprechungsprotokolle zu teilen;
• synchron (über die Beiträge) und asynchron (über den Chat und die Videokonferenz) mit internen oder externen Stakeholdern zu kommunizieren;
• gegenseitige Hilfe und Teamgeist zu fördern, Werte, die fester Bestandteil des LARGE-Modells (Ligue des Anciens Rugbymen des Grandes Écoles) im Unternehmen sind;
• den Zusammenhalt hybrider Teams zu erhalten.

Wenn Sie mehr über dieses Beispiel erfahren möchten, sehen Sie sich den Erfahrungsbericht von Benoît Bourla, Präsident von Amicio, zur Einführung der kollaborativen Plattform Talkspirit an 👇

Beispiel Nr. 3: der Conseil départemental de l’Essonne

Natürlich werden Kollaborationswerkzeuge nicht nur in Unternehmen eingesetzt. Auch Gebietskörperschaften können sie brauchen. Der Beweis am Beispiel des Conseil départemental de l’Essonne, der eine kollaborative Plattform eingeführt hat, um ein Netzwerk von Kommunikationsmultiplikatoren zu betreuen und die Produktivität der Mitarbeitenden der Kommunikationsdirektion zu steigern.

„Früher war die Kommunikationsdirektion ziemlich abgeschottet. Wir taten uns schwer damit, Informationen von den verschiedenen Abteilungen des Departements zu erhalten, aber auch damit, Informationen innerhalb der Direktion selbst weiterzugeben“, erinnert sich Julien Bordas, Leiter digitale Kommunikation. Und das aus gutem Grund: die E-Mail war das wichtigste Kollaborationswerkzeug, das den Mitarbeitenden zur Verfügung stand!

Um den Austausch im Departement reibungsloser zu gestalten, hat die Kommunikationsdirektion die Lösung Talkspirit eingeführt. Zwei Punkte haben diese Wahl beeinflusst: die Benutzerfreundlichkeit und das Hosting der Daten in Frankreich.

Heute wird das Werkzeug vom gesamten Kommunikationsteam und von mehr als 100 Mitgliedern des Multiplikatorennetzwerks genutzt und besonders geschätzt für:

• sein Projektmodul, mit dem sich Kommunikationskampagnen organisieren sowie die zu erstellenden Inhalte planen und verfolgen lassen (sowohl für die Website als auch für die sozialen Netzwerke);
• seine Arbeitsgruppen, die zugleich dafür genutzt werden, interne Informationen zu teilen, Ideen für Inhalte vorzuschlagen sowie Neuigkeiten und Veranstaltungen hervorzuheben.

Sehen Sie sich dieses Video an, um mehr darüber zu erfahren, wie der Conseil départemental de l’Essonne Talkspirit nutzt 👇

Beispiel Nr. 4: die École Boulle

Schauen wir uns nun eines der Beispiele für eine kollaborative Plattform im Bildungsbereich an. Dieses Beispiel ist die École Boulle, eine öffentliche Bildungseinrichtung, die auf Kunsthandwerk und Design spezialisiert ist. Um die Arbeit ihrer Studierenden und Lehrkräfte reibungsloser zu gestalten, wollte die Schule ein All-in-one-Kollaborationswerkzeug einführen: Talkspirit.

„Vor Talkspirit haben wir allein für Videokonferenzen 3 bis 4 verschiedene Werkzeuge genutzt!“, berichtet Frédéric Poussin, Lehrer und Leiter des Digitalbereichs. Werkzeuge, die mehrheitlich aus den USA stammten und daher Probleme mit der Vertraulichkeit der Daten aufwarfen (da sie dem Cloud Act unterliegen).

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Für die Schule war die Einführung von Talkspirit ein Weg, die Nutzungspraktiken zu vereinheitlichen zwischen den verschiedenen Fachbereichen, aber auch, um der Nutzung kostenloser und wenig sicherer Kollaborationssuiten ein Ende zu setzen. „Denn es ist bekannt: Wenn etwas kostenlos ist, sind Sie das Produkt!“

Die von 650 Nutzenden verwendete Plattform erleichtert:

• die Online-Abgabe von Hausaufgaben (über das Drive);
• die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten im Team (über die Suite OfficeNow);
• das Teilen von Informationen und Lehrmaterialien zwischen Studierenden derselben Klasse oder verschiedener Fachbereiche (über den Newsfeed jeder Gruppe);
• den Austausch zwischen Lehrkräften und Studierenden;
• den Austausch rund um die Rekrutierung von Bewerbenden;
• und die Organisation von Videokonferenzen.

Beispiel Nr. 5: das französische Heer

Für eines der letzten Beispiele wollten wir die kollaborative Plattform hervorheben, die die Marketingabteilung des Pôle Recrutement Jeunesse des französischen Heeres nutzt. Diese Einheit, die rund 1 000 Mitarbeitende zählt, arbeitet mit zahlreichen Dienstleistern zusammen, um ihre Rekrutierungskampagnen umzusetzen (zum Beispiel Kommunikations- und PR-Agenturen). Projekte mit einer Vielzahl von Dienstleistern zu steuern, kann ohne passendes Werkzeug jedoch schnell komplex werden.

„Vor Talkspirit waren E-Mails unser einziges Mittel, um mit unseren Dienstleistern zu kommunizieren“, berichtet Oberstleutnant Arnaud MOUASSO MILLA, stellvertretender Leiter der Koordinationsstelle für Marketingoperationen. Die Folge: Die Informationen erforderten einen erheblichen Priorisierungsaufwand, mit einer Informationsflut, die viel Zeit kostete.

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„Talkspirit ist zugleich Arbeits- und Diskussionsraum und hat uns außerdem durch seine Fähigkeit überzeugt, interne Mitarbeitende und externe Dienstleister auf derselben Plattform zusammenzubringen, und dabei die Kontrolle über unser Ökosystem für Austausch und Klassifizierung zu behalten. Zudem fügt sich dieses Werkzeug perfekt in unsere interne Organisation ein.“ Mit Talkspirit verfügen alle über denselben Informationsstand und können leicht auf den Verlauf des Austauschs zugreifen. Da das Werkzeug zudem französisch ist, ermöglicht es, die Sicherheit der geteilten Daten zu gewährleisten.

„Wir haben mehrere Arbeitsgruppen eingerichtet, um den Austausch zu den verschiedenen Projekten der Marketingabteilung zu erleichtern. Drive, Chat, Projektmodus und Bibliothek sind die Funktionen, die von unseren Mitarbeitenden und Dienstleistern am häufigsten genutzt werden. Dank ihnen können sie sich direkt austauschen und Arbeitsdokumente teilen, ohne den Umweg über E-Mails, und auf allen Geräten Videokonferenzen abhalten. Das Ergebnis: Die Zusammenarbeit läuft flüssiger, und der zwischenmenschliche Austausch ist harmonischer und besser abgesichert!“

Weitere Beispiele ausgestatteter Organisationen

Diese fünf Fälle sind nicht die einzigen. Weitere Organisationen berichten von ihrer eigenen Einführung, in wieder anderen Kontexten:

• Stormshield hat WeAreStormshield aufgebaut, das „digitale Büro“ seiner 300 Mitarbeitenden.
• Die Anah zeigt, was der Ansatz in einer öffentlichen Einrichtung bewirkt.
• Der CNOEC nutzt sie, um die Digitalisierung der Wirtschaftsprüfer und Steuerberater zu beschleunigen.
• Die SIP setzt sie ein, um die interne Kommunikation in der Immobilienbranche reibungsloser zu machen.
• Der Club Smart RH nutzt sie, um eine Nutzer-Community zu betreuen, diesmal außerhalb der Unternehmensmauern.

Und wenn die Ausgangsfrage eher lautet, was eine kollaborative Plattform mehr bietet als ein E-Mail-Postfach oder ein Intranet, gibt der Artikel, der sie vergleicht, darauf eine Antwort.

Fazit

Diese Beispiele für kollaborative Plattformen zeigen gut, dass jede Organisation solche Werkzeuge nutzen kann: ein Unternehmen, eine Gebietskörperschaft, eine Schule und sogar ein Ministerium. Möchten Sie die Arbeit Ihrer Teams reibungsloser gestalten? Mit internen und externen Stakeholdern kommunizieren? Das Teilen von Dokumenten erleichtern? Talkspirit ist das Kollaborationswerkzeug, das Sie brauchen! Klicken Sie hier, um eine Demo unserer Plattform zu vereinbaren 😉

Wenn Ihnen diese Beispiele einleuchten, fragen Sie sich vielleicht auch, wie Sie Ihre eigene kollaborative Plattform einführen. Keine Sorge, wir haben an Sie gedacht. Werfen Sie einen Blick in unser Methodenblatt und erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie vorgehen 👇

Zum Leitfaden „Das eigene Kollaborationsprojekt aufbauen“

Dieser praktische Leitfaden begleitet Sie Schritt für Schritt: Ihr Vorgehen strukturieren und die Unterstützung der Führungskräfte gewinnen, Ihren Lenkungsausschuss zusammenstellen, die Projektziele definieren und anschließend die Kennzahlen festlegen, die die Akzeptanz messen.

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