7 Initiativen für einen besseren Informationsaustausch im Unternehmen

Als echte strategische Herausforderung ist der Informationsaustausch im Unternehmen entscheidend, um die interne Kommunikation zu verbessern und die Mitarbeitenden bei der täglichen Zusammenarbeit zu unterstützen. In vielen Unternehmen ist er davon jedoch noch weit entfernt. Zwei Zahlen aus einer aktuellen Forrester-Studie, 36 % der Beschäftigten haben Schwierigkeiten, Informationen auszutauschen mit verschiedenen Teams, und 47 % finden, dass Informationen verstreut sind, und zwar über zu viele Orte zugleich.

Diese Silos können für ein Unternehmen schnell zur Last werden, vor allem, wenn die Mitarbeitenden hybrid arbeiten und nicht über die passenden Werkzeuge verfügen, um aus der Ferne zu kommunizieren.

Sie möchten diese Silos hinter sich lassen? Folgen Sie diesen 7 bewährten Praktiken für einen besseren Informationsaustausch in Ihrem Unternehmen 👇

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1. Denkweisen verändern

Was ist der erste Schritt, um den Informationsaustausch in Ihrem Unternehmen zu verbessern? Beginnen Sie damit, die Denkweisen zu verändern, allen voran die der Geschäftsführung und der Führungskräfte. Denn es ist bekannt: Wenn das Management nicht mit gutem Beispiel vorangeht, ziehen die Mitarbeitenden nicht mit!

Eine Kultur des Teilens setzt voraus, dass alle Mitarbeitenden ihre Gewohnheiten ändern. In der Praxis ist das oft leichter gesagt als getan. Hier einige Tipps, wie Sie den Wissensaustausch zu einem festen Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur machen:

• Bestimmen Sie Botschafterinnen und Botschafter (nach Möglichkeit Führungskräfte), die Ihre Botschaften in die verschiedenen Teams tragen
• Klären Sie Ihren Prozess für den Informationsaustausch (siehe Punkt 3)
• Organisieren Sie Workshops (vor Ort und/oder per Videokonferenz) zu den bewährten Praktiken des Informationsaustauschs
• Ermutigen Sie die Mitarbeitenden, selbst Informationen zu teilen und ihre Meinung zu den Themen zu äußern, die sie betreffen, und zwar in den Werkzeugen, die ihnen zur Verfügung stehen (zum Beispiel in Ihrem internen sozialen Netzwerk)
• Fördern Sie das Recht auf Fehler, damit die Mitarbeitenden frei sprechen

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2. Die richtige Information mit den richtigen Personen teilen

Wenn Sie Silos abbauen möchten, müssen Sie außerdem dafür sorgen, dass alle Mitarbeitenden Zugang zu den Informationen haben, die Sie teilen, wo immer sie sich befinden. Wenn zum Beispiel ein Teil Ihrer Belegschaft im Außendienst arbeitet, brauchen Sie ein Werkzeug für die interne Kommunikation, das mobil und ohne berufliche E-Mail-Adresse zugänglich ist (wie etwa Talkspirit).

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Achten Sie jedoch darauf, Ihre Mitarbeitenden nicht in einer Flut von Informationen zu ertränken. Sonst bewirkt Ihr Werkzeug das Gegenteil dessen, was Sie erwarten. Um diese Informationsüberlastung zu vermeiden, ist es wichtig, die richtige Information mit den richtigen Personen zu teilen (also nur mit denjenigen, die davon betroffen sind oder sie für ihre Arbeit brauchen).

Wir empfehlen Ihnen dafür, die Informationen in verschiedenen Gruppen zu teilen (nach Thema, nach Funktion, nach Projekt geordnet), die Sie in Ihrem sozialen Unternehmensnetzwerk anlegen können. So weiß jede und jeder, wo sich eine bestimmte Information teilen oder finden lässt. Das spart spürbar Zeit!

3. Wissen an einem Ort bündeln

Ein guter Weg, den Alltag Ihrer Mitarbeitenden zu erleichtern, besteht darin, Ihre Informationen und Ihr Wissen auf einer einzigen Plattform zu bündeln. Damit gibt es keine Ausrede mehr, Informationen am falschen Ort zu teilen.

Statt mehrere Kollaborationswerkzeuge für verschiedene Zwecke zu nutzen (zum Beispiel ein Drive für die Dateiablage, einen Instant Messenger für den Austausch in Echtzeit, ein Projektmanagement-Tool für den Stand Ihrer Aufgaben), führen Sie besser eine All-in-one-Plattform ein, die all diese Funktionen vereint. 

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Die Lösung Talkspirit vereint zum Beispiel Funktionen zum Chatten, für Videokonferenzen, zum Teilen von Informationen, zum Speichern und gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten, zum Organisieren von Veranstaltungen, zum Verwalten von Projekten und vieles mehr.

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All-in-one-Werkzeuge wie Talkspirit sind die ideale Lösung gegen die Zerstreuung von Informationen, senken die Zahl interner E-Mails und erleichtern den Zugang zu den Daten Ihres Unternehmens. Warten Sie also nicht länger mit der Einführung Ihrer Plattform!

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4. Ihren Prozess für den Informationsaustausch festhalten

Natürlich genügt es nicht, das richtige Werkzeug einzuführen, um den Informationsaustausch in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Vor allem braucht es einen klaren, allen bekannten Prozess, der es jeder und jedem erlaubt, Informationen bestmöglich zu teilen.

Dieser Prozess sollte insbesondere klären:

• Wo Informationen geteilt werden (in Ihrem internen sozialen Netzwerk, in Ihrem Intranet, in Ihrer Kollaborationsplattform, in Ihrem Projektmanagement-Tool?)
• Wie Informationen geteilt werden (zum Beispiel mit einem Beitrag in einer bestimmten Gruppe, mit einer Nachricht im Chat, mit einem Dokument aus dem Drive usw.)
• Mit wem Informationen geteilt werden (mit allen Mitarbeitenden, mit der Geschäftsführung oder nur mit bestimmten Teams)
• Wie Informationen zu ordnen sind (in welchen Ordnern und Unterordnern ist welche Information abzulegen?)

Nehmen Sie sich Zeit für diese Punkte und beziehen Sie die Geschäftsführung sowie Mitarbeitende aus den verschiedenen Teams ein, um einen Prozess zu erarbeiten, der den Bedürfnissen aller entspricht und im Alltag leicht anwendbar ist. Je einfacher und schneller Ihr Prozess ist, desto eher werden Ihre Mitarbeitenden ihm folgen!

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5. Den bereichsübergreifenden Austausch fördern

Sobald Ihr Prozess und Ihr Werkzeug für die interne Kommunikation stehen, ist es Zeit, den Wissensaustausch zwischen den verschiedenen Teams zu fördern (und nicht nur innerhalb der Teams). Dieser bereichsübergreifende Austausch ist unverzichtbar, damit Informationen in Ihrem Unternehmen zirkulieren und die Arbeit in Silos zurückgeht.

Mehrere Initiativen helfen Ihnen, diese Querverbindungen aufzubauen. Zum Beispiel können Sie:

• Rituale schaffen, die den Austausch von Wissen und Feedback fördern, etwa einen Workshop und/oder eine monatliche Schulung mit Mitarbeitenden aus verschiedenen Teams.
• Eine Gruppe in Ihrem internen sozialen Netzwerk starten, die der gegenseitigen Hilfe und/oder den Fragen und Antworten der Mitarbeitenden gewidmet ist (bei Bedarf können Sie mehrere Gruppen nach Funktion und/oder Standort anlegen).
• Die Mitarbeitenden bitten, ihre Kompetenzen und Kontaktdaten in ihrem Nutzerprofil zu hinterlegen (sofern Ihr Werkzeug diese Funktion bietet). So findet jede und jeder mit einer einfachen Suche jede beliebige Person im Unternehmen, und zwar im Verzeichnis.
• Die Gestaltung Ihrer Büros anpassen, zum Beispiel mit mehr Flächen für die Zusammenarbeit, damit sich die verschiedenen Teams häufiger austauschen.

6. Kreativ werden

Trauen Sie sich auch, ausgetretene Pfade zu verlassen, und schlagen Sie innovative Initiativen vor, die den Informationsaustausch fördern. Warum es zum Beispiel nicht einmal mit Spielelementen versuchen, also mit Gamification? In den 2000er-Jahren populär geworden, überträgt dieses Konzept die Mechanismen des Spiels auf das Unternehmen und macht Ihre interne Kommunikation unterhaltsamer.

Konkret können Sie zum Beispiel:

• Die Nutzerinnen und Nutzer Ihres sozialen Unternehmensnetzwerks nach Profiltyp einstufen: Je stärker sie sich engagieren und Informationen optimal teilen, desto mehr Punkte sammeln sie und desto schneller erreichen sie das Profil „Expertin“ oder „Experte“
• Ein Belohnungssystem für die „Musterschülerinnen und Musterschüler“ einführen, die Ihre bewährten Praktiken des Informationsaustauschs anwenden (anzupassen an die Punktzahl und/oder die jeweils erreichten Ziele)
• Ein Quiz organisieren, um das Wissen der Mitarbeitenden zu testen (können sie Ihr internes soziales Netzwerk gut nutzen? Kennen sie Ihren Prozess für den Informationsaustausch aus dem Effeff?)
• Herausforderungen starten, um Mitarbeitende und Führungskräfte zu motivieren (fordern Sie sie zum Beispiel auf, die beste Idee zur Verbesserung des Wissensaustauschs in Ihrem Unternehmen zu finden)

7. Feedback einholen

Denken Sie schließlich daran, regelmäßig das Feedback der Mitarbeitenden einzuholen, und zwar zu den eingeführten Prozessen und Werkzeugen, und sammeln Sie ihre Verbesserungsvorschläge.

Hier einige Ideen für Fragen, die in Ihre Umfrage gehören:

• Was halten Sie vom eingeführten Prozess für den Informationsaustausch? Gelingt es Ihnen, ihn im Alltag anzuwenden? Wenn nicht, was hindert Sie daran?
• Kostet Sie dieser neue Prozess Zeit oder spart er Ihnen Zeit? Und warum?
• Fühlen Sie sich mit den Werkzeugen für die interne Kommunikation wohl, die Ihnen zur Verfügung stehen? Erscheinen sie Ihnen wirksam genug, um Informationen mit Ihren Kolleginnen und Kollegen und/oder mit der Geschäftsführung zu teilen? Wenn nicht, wo liegen ihre Grenzen?
• Ist die interne Kommunikation aus Ihrer Sicht inklusiv und transparent genug? Wenn nicht, wie ließe sie sich verbessern?
• Gehen Geschäftsführung und Management aus Ihrer Sicht so mit gutem Beispiel voran, wie sie sollten? Wenn nicht, was wäre nötig, um sie stärker einzubinden?

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Wichtig ist, dass sich Ihre Mitarbeitenden in den Prozess eingebunden fühlen und dass sie Ihnen erlauben, Ihre Werkzeuge und Prozesse fortlaufend weiterzuentwickeln. Wer weiß, vielleicht haben sie neue Ideen, wie sich der Informationsaustausch fördern lässt!

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„Eine Kultur des Teilens lässt sich nicht verordnen. Sie braucht Zeit“, sagte Adeline Brenne, Project Leader bei Valiuz, in einem Webinar zum Informationsaustausch. Tatsächlich setzt ein besserer Informationsaustausch im Unternehmen dreierlei voraus: die Denkweisen Ihrer Geschäftsführung und Ihrer Mitarbeitenden zu verändern, die richtigen Werkzeuge und Prozesse einzuführen und Ihre Mitarbeitenden aktiv einzubinden. Verlieren Sie also nicht die Hoffnung, wenn Ihre Initiativen in den ersten Monaten keine Früchte tragen. Geduld gehört dazu!

🤔 Und wie sieht das konkret aus? Entdecken Sie in unserem Praxisleitfaden 10 Beispiele für Initiativen unserer Kunden zur Verbesserung der internen Kommunikation und des Informationsaustauschs in ihrem Unternehmen:

Zum Praxisleitfaden

In unserem Praxisleitfaden „10 Initiativen unserer Kunden zur Verbesserung der internen Kommunikation“ erfahren Sie: 10 Beispiele von Unternehmen, die Talkspirit für ihre interne Kommunikation nutzen, sowie Tipps und Kniffe, um Informationen besser zu teilen und den Zusammenhalt in Ihrem Unternehmen zu stärken.

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