Optimierung der internen Kommunikation in einer öffentlichen Verwaltungsbehörde: Das Zeugnis der Anah
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Die Optimierung der internen Kommunikation ist eine ebenso wichtige Herausforderung für Unternehmen wie für öffentliche Verwaltungsbehörden (EPA). Zu diesem Zweck wollte sich die Anah (Agence nationale de l'habitat) ein Zusammenarbeitstool beschaffen.
Die Anah ist eine öffentliche Verwaltungsbehörde, deren Aufgabe es ist, den Bestand an Privatwohnungen zu verbessern. Im Jahr 2023 renovierte sie 623.790 Wohnungen in Frankreich und verteilte 3,12 Milliarden Euro Finanzhilfen an Gebietskörperschaften und Eigentümer.
Seit einem Jahr nutzt die Agentur Talkspirit, um den Informationsaustausch und die internen Kommunikation zwischen ihren 250 Mitarbeitern zu erleichtern. Um diese Nutzungen besser zu verstehen, haben wir mit Elda Kesaev, der Leiterin der internen Kommunikation bei der Anah, gesprochen. Hier ist ihr Erfahrungsbericht.
Optimierung der internen Kommunikation und mit externen Dienstleistern
"Zuvor nutzten wir ein grundlegendes Intranet-Tool, um Informationen auf abwärtsorientierte Weise auszutauschen."
Um die interne Kommunikation zu optimieren, wollten wir ein modernerere Tool einführen, das eine abwärtsorientierte, aufwärtsorientierte und querverstrickte Kommunikation ermöglicht", erklärt Elda Kesaev.
"Das Ziel bestand darin, den Austausch zwischen den verschiedenen Abteilungen, aber auch mit unseren Dienstleistern zu erleichtern. Daher benötigten wir ein Tool, das sowohl von Mitarbeitern als auch von externen Personen genutzt werden konnte.
Darüber hinaus wollten wir es für interne Aktivitäten nutzen und den Zusammenhalt fördern."
Made in France: Ein Schlüsselkriterium für öffentliche Verwaltungsbehörden
Um ihre Anforderungen zu erfüllen, machte sich die Anah auf die Suche nach einem neuen Tool.
"Als öffentliche Verwaltungsbehörde haben wir die Verpflichtung, französische Tools zu nutzen. Das ist einer der Gründe, warum wir uns für Talkspirit entschieden haben", erklärt die Leiterin der internen Kommunikation.
Ein Netzwerk von Botschaftern zur Steigerung der Nutzung
Adèle Hošek, Head of Customer Experience bei Talkspirit, hat die Anah bei der Einführung von Talkspirit im Laufe des Jahres 2023 unterstützt. Unten erklärt sie die verschiedenen Phasen, die die Agentur durchlaufen musste.
"Nach der Validierung der Plattformwahl hat die Anah Botschafter in den verschiedenen Abteilungen identifiziert. Wir führten 11 Interviews mit ihnen durch, um ihnen dabei zu helfen, den Mehrwert des Tools und ihre Rolle als Botschafter zu verstehen.
Wir befragten sie zu ihren Bedürfnissen, um festzustellen, welche Tools Talkspirit ersetzen oder ergänzen würde. Auf Grundlage dieses Audits halfen wir der Anah, ihre Plattform zu konfigurieren und ihre ersten Gruppen zu erstellen.
Die Plattform wurde zunächst von der Kommunikations- und IT-Abteilung getestet, dann von den Botschaftern. Jeder konnte sein Feedback geben und Verbesserungen vorschlagen, bevor die Plattform offiziell in der gesamten Organisation eingeführt wurde", erklärt Adèle Hošek.
Siehe auch: [Webinar] 6 Schlüsselschritte zur Steigerung der Akzeptanz Ihrer Collaborationtools
Eine Plattform für …
…Kommunikation
"Heute nutzen wir Talkspirit für alle unsere internen Kommunikationen. Private Kommunikationen und kleine Treffen finden im Chat statt. Der News Feed hingegen ermöglicht es uns, Kommunikationen mit einer größeren Anzahl von Personen zu teilen.
« Jeder kann Informationen und Neuigkeiten darin veröffentlichen ». Ziel ist es, dass jede Abteilung ihre Projekte und Neuigkeiten teilt, nicht nur die Kommunikations- und Personalabteilungen. Meinerseits füttere ich regelmäßig den News Feed mit verschiedenen Veröffentlichungsformaten (Text, Bilder oder Video)", berichtet Elda Kesaev.
Siehe auch: Wie man Manager in die interne Kommunikation einbezieht?
"Letzten Sommer bat ich die Mitarbeiter, mir ihre Urlaubsfotos zu teilen. Ich veröffentlichte jeden Tag eine Postkarte bei Talkspirit, und die Mitarbeiter mussten erraten, wo das Foto aufgenommen wurde. Dies waren Publikationen, die sehr geschätzt wurden!
Auf unserem Startseite, präsentiere ich unsere wichtigsten Neuigkeiten sowie praktische Informationen, insbesondere:
- Links zum Zugriff auf die Tools, die von allen genutzt werden (Urlaub, Reisen, Meetings usw.),
- die Agenda mit allen unseren internen Veranstaltungen,
- die Kantinenmenu,
- und unsere neuesten Publikationen."
…Informationen organisieren
Die Anah hat verschiedene Gruppen erstellt, um die Informationen zu strukturieren und die interne Kommunikation bei Talkspirit zu optimieren. Zum Beispiel gibt es Gruppen, die dazu dienen, um:
- Informationen an alle Mitarbeiter auszutauschen,die Kommunikation in den einzelnen Abteilungen zu erleichtern,den Austausch zwischen Mitgliedern des Direktoriumskomitees und zwischen Personalvertretern zu erleichtern,die für die Anah-Mitarbeiter organisierten Aktivitäten hervorzuheben.
die Mitarbeiterbeteiligung zu entwickeln, "führen wir regelmäßig interne Herausforderungen durch, die wir bei Talkspirit organisieren. Letztes Jahr haben wir an der Herausforderung Mai auf dem Fahrrad teilgenommen, um die Mitarbeiter zu ermutigen, so viele Fahrten wie möglich mit dem Fahrrad zu machen. Jede Woche teilten wir bei Talkspirit die Echtzeit-Rangliste der Mitarbeiter sowie Motivationsbotschaften mit.
Dies funktionierte gut, also werden wir das Format wiederholen. Wir planen insbesondere eine Geh-Herausforderung sowie eine Umwelt-Herausforderung in der gesamten Agentur."
Gruppenstatistik-Modul ist besonders nützlich, um die Mitarbeiterbeteiligung in jeder Gruppe zu verfolgen. "Ich nutze es regelmäßig, um die am meisten gelikten Veröffentlichungen und unsere Top-Mitwirkenden zu identifizieren. Zum Beispiel hat mir dies gezeigt, dass visuelle Publikationen mit Fotos und Videos tendenziell gut funktionieren.
Ich teile diese Statistiken dann mit meinem Team, um etwas Wettbewerb zu schaffen und jeden zu ermutigen, mehr beizutragen", offenbart Elda Kesaev.
…bei Projekten zusammenarbeitenTalkspirit wird nicht nur zur Optimierung der internen Kommunikation und zur Entwicklung der Mitarbeiterbeteiligung verwendet. Es ist auch ein Tool, daszur Zusammenarbeit dient und die Projekte jedes Teams hervorhebt.
"Wir nutzen es für Videokonferenzen in kleinen Gruppen mit Kollegen und/oder Dienstleistern. Jeden Monat organisieren wir auch interne Webinare, um die Projekte der verschiedenen Abteilungen hervorzuheben. Bei jeder Sitzung sind etwa 80 Personen angemeldet!
Einige Abteilungen nutzen auch das Laufwerk zur Speicherung ihrer Dokumente und das Projektemodule zur Organisation ihrer Projekte."
…Wissen kapitalisieren"Kürzlich haben wir das Bibliotheksmodul aktiviert, um alle unsere Inhalte, Prozesse und Richtlinien zusammenzutragen auf Talkspirit. Man kann insbesondere unsere IT-Charta, unseren Urlaubsprozess oder auch Best Practices zum Schreiben eines Schreibens finden", erklärt die Leiterin der internen Kommunikation.
Das Ziel ist es, alle Inhalte des alten Intranets in die Bibliothek zu verschieben, damit sie zur Informationsquelle Nummer Eins für die Mitarbeiter wird.
Weniger E-Mails und bessere interne Kommunikation
"Der große Vorteil von Talkspirit ist, dass es ermöglicht, die Anzahl der internen E-Mails zu reduzieren, und viel schneller zwischen uns auszutauschen.
Man kann leicht erkennen, wer wer ist, und einem Kollegen ein Gesicht geben. Deshalb bitten wir alle Mitarbeiter, ihr Foto auf Talkspirit hochzuladen!
Ein solches Gerät zu nutzen ist eine gute Möglichkeit, die interne Kommunikation zu optimieren, die Mitarbeiterbeteiligung zu entwickeln und die Beteiligung an unseren internen Veranstaltungen zu steigern. Ich kann mir nicht vorstellen, wie wir es missen würden!"
Abschluss
Interne Kommunikation ist eine Angelegenheit aller, und die Anah hat das verstanden! Bei Talkspirit kann jeder Mitarbeiter eine Veröffentlichung teilen oder kommentieren, unabhängig von seiner Rolle in der Agentur. Anstatt sich nur auf das Lesen von Informationen zu beschränken, kann er direkt beitragen und seine Meinung teilen, und alles über eine einzige Plattform.
Mit Talkspirit ist es vorbei mit dem Kombo interne E-Mails + Intranet. Jetzt können die Mitarbeiter der Anah jede Information auf einen Klick finden!
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