Fluidifizierung der internen Kommunikation im Immobiliensektor: Das Zeugnis der SIP

Die interne Kommunikation ist ein wichtiges Thema im Immobiliensektor, besonders wenn Agenturen über mehrere Standorte verteilt sind. Dies ist insbesondere bei der SIP, eine Wohnungsbaugesellschaft, der Fall, deren Aufgabe es ist, Personen mit geringem Einkommen unterzubringen.

In Zahlen ausgedrückt ist die SIP:

• 170 Mitarbeitende
• 7 verschiedene Standorte (Hauptsitz, 4 Agenturen und 2 Verwaltungsbüros)
mehr als 12.000 Wohnungen verteilt auf über 80 Gemeinden

Im Juni 2023

führte die SIP die Plattform Talkspirit ein, um ihre interne Kommunikation zu verbessern und die Nutzung von unternehmensinternen E-Mails zu reduzieren. Camille Oddo, Leiterin der internen und externen Kommunikation der SIP, erläutert uns, warum dieses Tool ausgewählt wurde und wie es heute genutzt wird.

Ein Bedarf nach Echtzeit-Kommunikation

"Anfänglich haben wir Microsoft Teams für die Kommunikation unserer internen Informationen genutzt", erklärt Camille Oddo. "Einige Informationen wurden auch per E-Mail verbreitet". Diese beiden Tools waren jedoch nicht wirklich für den Zweck geeignet, für den die SIP sie nutzen wollte.

Tatsächlich ist Teams eher ein Kollaborationstool, und

E-Mails werden eher für asynchrone Kommunikation verwendet. Daher wollte die SIP ein spezielles Instrument für die interne Kommunikation einführen.

Siehe auch:

Sollte man E-Mail für interne Kommunikation nutzen?

"Wir brauchten mehr Echtzeit-Kommunikation mit unseren Mitarbeitenden, um ihnen beispielsweise Neuigkeiten und Veranstaltungen mitzuteilen. Wir haben an das soziale Unternehmensnetzwerk gedacht, da dies ein ziemlich dynamisches internes Kommunikationstool ist. Man kann damit chatten, Inhalte posten, kommentieren und auf Informationen reagieren".

Die Wahl eines französischen, überall zugänglichen Tools

Talkspirit ist die ideale Plattform zur

Verbesserung der internen Kommunikation im Immobiliensektor. Und die SIP hat das verstanden.

"Wir haben Talkspirit gewählt, da es sich um ein französisches soziales Unternehmensnetzwerk handelt, das unseren Anforderungen perfekt entsprach und sehr intuitiv zu bedienen ist. Alle Funktionen, die wir wollten, waren vorhanden, insbesondere der Newsfeed, die Instant Messaging und die Möglichkeit, Gruppen zu erstellen".

Die Erreichbarkeit des Tools war ebenfalls wichtig für uns. 30 % unserer Mitarbeitenden arbeiten vor Ort oder sind regelmäßig unterwegs. Wir brauchten daher ein Tool mit einer mobilen Anwendung, die gut funktioniert, was bei Talkspirit der Fall ist. So können all unsere Mitarbeitenden überall auf Informationen zugreifen", sagt die Kommunikationsleiterin.

Eine begrenzte Anzahl von Beitragenden

"Vor dem Launch haben wir mehrere Meetings mit dem Talkspirit-Team durchgeführt, um die Funktionsweise der Plattform und die Implementierungsschritte besser zu verstehen. Anschließend haben wir das Tool im Juni 2023 in der gesamten Organisation bereitgestellt. Die Kommunikation erfolgte über verschiedene Kanäle, insbesondere über E-Mails und Aushänge in unseren Büroräumen.

Von Anfang an haben wir beschlossen, die Anzahl der Beitragsenden zu beschränken , (d.h. Personen, die Inhalte veröffentlichen können), um die Qualität des geteilten Inhalts sicherzustellen.

Bei der Einführung konnten nur Manager Inhalte veröffentlichen. Später haben wir dann den Zugriff als Beitragende für Manager und bestimmte Personen erweitert, die Informationen teilen mussten.

Wir führen weiterhin regelmäßige Abstimmungen mit dem Talkspirit-Team durch, um sicherzustellen, dass alles gut läuft, und konsultieren sie bei technischen Fragen. Das Team ist immer sehr reaktionsschnell, was unser IT-Team besonders schätzt."

Eine zentrale Plattform für die interne Kommunikation

Talkspirit kann einen echten Mehrwert für die interne Kommunikation im Immobiliensektor bieten. Bei der SIP "nutzen wir sie zur Weitergabe von Neuigkeiten aus verschiedenen Abteilungen, sowie unternehmensweiten Nachrichten. Um diese Informationen zu gliedern, haben wir 7 Gruppen zu verschiedenen Themen erstellt (Kundenbeziehungen, IT, Personalwesen, Finanzen, Betriebsrat usw.).

Heute ist das Tool ziemlich gut in die Gewohnheiten der Mitarbeitenden integriert. Es öffnet sich automatisch auf dem Computer, wenn wir unseren Arbeitstag beginnen, was ermöglicht, Informationen in Echtzeit zu erhalten.

Meine Aufgabe ist hauptsächlich das Veröffentlichen von Inhalten im Newsfeed. In letzter Zeit haben wir insbesondere hervorgehoben:

• Initiativen im Zusammenhang mit CSR (Unternehmensverantwortung),
• Porträts inspirierender Frauen anlässlich des Internationalen Frauentags (8. März),
• das neue Programm unserer Vermögensabteilung,
• neue HR-Regelungen,
• neue Mitarbeitende in der Organisation,
• eine Veranstaltung, die wir zu Ostern organisieren.

Wir veröffentlichen auch manchmal Umfragen, um Mitarbeitende in Kommunikationsinitiativen einzubeziehen", erklärt Camille Oddo.

Flüssigerer Informationsaustausch

"Mit Talkspirit spürt man, dass es mehr Flüssigkeit beim Informationsaustausch gibt. Zuvor waren wir uns nicht unbedingt bewusst, alles zu wissen, was in den verschiedenen Abteilungen passierte. Heute gibt es bessere abteilungsübergreifende Kommunikation, und auch etwas mehr Zusammenhalt.

Auf Talkspirit können Mitarbeitende leicht auf Informationen zugreifen und direkt darauf reagieren. Die Plattform wird auch für informelle Austausch genutzt, im Gegensatz zu Teams, das wir eher für Projektkooperation nutzen.

Talkspirit hat uns auch ermöglicht, das Volumen interner E-Mails zu reduzieren, die wir an Mitarbeitende senden", offenbart Camille Oddo. "Jetzt erfolgt die gesamte interne Kommunikation über die Plattform, was bedeutet, dass Informationen an einem Ort zentralisiert sind.

Siehe auch: Wie die Agentur Bergamote ihre E-Mails um 95% reduziert und ihre Produktivität mit Talkspirit gesteigert hat

"Wir haben festgestellt, dass die Anzahl der Aufrufe, Likes und Kommentare zu Beiträgen seit der Einführung deutlich gestiegen ist. Dies zeigt, dass Mitarbeitende auf der Plattform zunehmend engagiert sind. Wir wollen daher unsere Bemühungen fortsetzen, um die Adoption zu fördern und das Engagement der Nutzer zu steigern."

Fazit

Die Verbesserung der internen Kommunikation im Immobiliensektor ist durchaus möglich mit Talkspirit. Dank unserer Plattform kann die SIP nun Informationen in Echtzeit an alle ihre über verschiedene Standorte verteilten Mitarbeitende weitergeben, auch an diejenigen, die vor Ort arbeiten.

Falls auch dies ein Thema für Sie ist, laden wir Sie ein, unser Team zu kontaktieren, oder eine Demo von Talkspirit zu planen.

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Zum Praktischen Leitfaden

In unserem praktischen Leitfaden "10 Kundeninitiativen zur Verbesserung der internen Kommunikation" werden Sie Folgendes entdecken: Beispiele von Unternehmen, die Talkspirit nutzen, um ihre interne Kommunikation zu optimieren, sowie Tipps und Tricks, um Informationen besser zu teilen und den Zusammenhalt in Ihrer Organisation zu stärken.

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