WeAreStormshield, das "digitale Büro" der 300 Mitarbeitenden von Stormshield
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Welche Rolle spielte das soziale Unternehmensnetzwerk bei der Fusion von 2 Unternehmen, die auf Sicherheitslösungen spezialisiert sind? Was waren die Phasen des Starts und die kritischen Erfolgsfaktoren? Wie wurde das soziale Unternehmensnetzwerk in wenigen Monaten zum Träger aller internen Kommunikation des Unternehmens und wird täglich von mehr als 70% der 300 Mitarbeitenden genutzt? Wir freuen uns, den Erfahrungsbericht von Tiphaine Barnier zu teilen, die als Personalverantwortliche und Projektleiterin im Bereich Unternehmensverantwortung in der Personalbteilung von Stormshield tätig ist.
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Stormshield – kurz vorgestellt
Ich bin Mitarbeiterin im Bereich Personalwesen bei Stormshield. Meine Hauptaufgabe ist die Personalgewinnung, aber das ist nicht meine einzige Aufgabe. Seit etwa einem Jahr ist unser Personalbereich für die interne Kommunikation des Unternehmens verantwortlich, um die Kommunikationsteams auf andere Aufgaben konzentrieren zu können. Seit dieser Zeit bin ich persönlich für die Durchführung und Verwaltung eines Teils dieses Projekts verantwortlich, das von unserem Leiter des Personalbereichs geleitet wird.
Wir arbeiten in einer stimulierenden und schnell wachsenden Umgebung. Im vergangenen Jahr haben wir etwa 70 neue Mitarbeitende eingestellt, was uns ermöglicht hat, ein starkes Team von 290 Stormshieldern aufzubauen.
Um Stormshield in wenigen Worten zu beschreiben: Wir sind ein französisches Unternehmen, das sich auf die Entwicklung von Lösungen zur Informationssicherheit spezialisiert hat. Das Unternehmen entstand 2013 durch den 100%-igen Kauf der Unternehmen Arkoon Network Security und NetASQ durch die Airbus-Gruppe.
Ein weiterer wichtiger Aspekt, der uns charakterisiert, ist, dass wir an 4 verschiedenen Standorten in Frankreich vertreten sind – unsere Büros befinden sich in Lille, Lyon, Toulouse und Paris – und unsere Mitarbeitenden sind weltweit tätig, da wir auch ein internationales Team haben.
Ein soziales Unternehmensnetzwerk für einen Akteur der Informationssicherheit
Wir spezialisieren uns auf die Entwicklung von Softwarelösungen zur Informationssicherheit und lagern relativ wenige Anwendungen aus, mit denen wir arbeiten. Wir mögen die Kontrolle behalten und sind achtsam bezüglich der Sicherheit unserer Daten.
WeAreStormshield (unser soziales Unternehmensnetzwerk Talkspirit) ist eine der wenigen SAAS-Anwendungen, mit denen wir seit vielen Jahren arbeiten. Das erste Projekt geht auf 2011 zurück, und Talkspirit hostet auch einige Kundengemeinschaften für Stormshield.
Wir haben ihre Infrastrukturen getestet, um sicherzustellen, dass die Sicherheitskriterien erfüllt sind.
Außerdem haben nicht alle Inhalte das gleiche Vertrauensniveau. Sensible Informationen werden nicht im sozalen Unternehmensnetzwerk gespeichert – es kommt auf gesunden Menschenverstand und Informationsgovernance im Unternehmen an.
Die Wahl eines sozialen Unternehmensnetzwerks für Stormshield
Als unser Personalbereich die interne Kommunikation übernommen hat, waren die Mitarbeitenden in ihren alten Gewohnheiten feststecken: Um es einfach zu sagen, versendeten sie E-Mails in Massen. Wie in der Einleitung erläutert, ist Stormshield das Ergebnis einer Fusion, aber die Mitarbeitenden sind nicht von einem Tag auf den anderen zusammengewachsen und haben ihre Gewohnheiten beibehalten.
Wir mussten sie begleiten und es war offensichtlich, dass wir uns auf ein neues Werkzeug stützen mussten. Wir haben daher von vorne angefangen und haben alle Mitarbeitenden zu einer neuen Version von Talkspirit eingeladen, wobei wir mit den bestehenden Gemeinschaften aufräumten.
Das neue soziale Unternehmensnetzwerk half uns bei diesem Prozess. Wir hatten kein Werkzeug für diesen Zweck und auch kein Intranet, bevor Talkspirit eingeführt wurde. Das Werkzeug ermöglichte es uns, alle Mitarbeitenden schnell auf einer dedizierten Plattform zu erreichen und zu verbinden.
Wir waren von der Lösung insgesamt begeistert, insbesondere von den letzten Aktualisierungen des Anbieters für seine neue Version, die die Lösung noch ergonomischer und angenehmer zu bedienen machen.
Die Möglichkeit, einfach eine Plattform und Gruppen zu erstellen und alle Einstellungen und Konfigurationen von der Verwaltungsoberfläche aus zu verwalten, erleichtert auch die Arbeit des Administrators. Die Plattform ist wirklich schlüsselfertig und der Projektstart wird für den Administrator vereinfacht.
Die Nutzung von Talkspirit bei Stormshield
Um es in einem Satz zusammenzufassen, würde ich sagen, dass alle Kommunikationen bei Stormshield über die Plattform laufen.
Dieser Satz hat eine starke Bedeutung, aber wir nutzen sie auf vielfältige Weise und es ist nicht einfach, alles aufzuzählen, wofür die Mitarbeitenden sie nutzen. Jeder hat seine eigene Nutzung und es gibt eine Gruppe für fast alles.
Natürlich ist die Plattform nützlich, um alle unsere Unternehmenskommunikation an die Mitarbeitenden zu vermitteln, aber wir haben nicht dabei stehen geblieben. Es wurden Toolboxes eingerichtet, und es entstanden auch Bereiche für den Austausch von dokumentarischen Ressourcen. Wir haben Berufsgruppen, die sich mit Mitarbeitenden gebildet haben, die die gleiche Funktion ausüben, aber an verschiedenen Orten in Frankreich oder sogar weltweit tätig sind. Schließlich gibt es noch weniger formale Gruppen, wie beispielsweise eine Gruppe für alle Sportler im Unternehmen.
Am Ende ist das soziale Unternehmensnetzwerk die digitale Darstellung des Unternehmens, seiner Projekte, der Arbeit und der Persönlichkeit jedes Einzelnen. Es gibt also nicht systematisch eine Gruppe pro Beruf im sozialen Unternehmensnetzwerk. Einige Abteilungen hatten sofort das Bedürfnis, einen dedizierten Bereich für ihre Teams zu haben, während andere sich mit thematischen Gruppen begnügten.
Beim Start wollten wir nicht, dass das soziale Unternehmensnetzwerk eine Kopie eines Organigramms oder einer im Voraus geplanten Struktur wird. Wir wollten nicht, dass die Rollen jedes Einzelnen und die Gruppen hierarchisch angeordnet werden. Was mich angeht, bin ich für die Moderation der öffentlichen Gruppen zuständig, aber meine Funktion endet dort.
Die Einführung von Talkspirit in Ihrer Organisation
Wir haben darauf geachtet, die Plattform vor der Einladung aller Mitarbeitenden sorgfältig vorzubereiten, und wir haben auch eine Kommunikationskampagne in den Büros von Stormshield gestartet, um die Mitarbeitenden auf die Ankunft eines neuen Werkzeugs vorzubereiten.
Vor dem Start nutzte eine Gruppe von 20 Personen die Plattform in Exklusivität. Ihr fragt euch wahrscheinlich, wer diese privilegierte Gruppe ist? Es ist die Gruppe der Vorreiter! Wir luden Vertreter aller Teams ein – aus Marketing, Sales, IT, F&E usw. –, die Inhalte in den ersten geöffneten Gruppen posten konnten. Die Aufgabe dieser Gruppe war es, sich das Werkzeug zu eigen zu machen und die Gruppen so vorzubereiten, dass die Mitarbeitenden anschließend auf eine bereits vorbereitete und inhaltsreiche Plattform kommen konnten.
Bei der Einführung wurden nur 4 thematische Gruppen erstellt, um einfach unsere ersten Inhalte und Unternehmensinfos zu teilen. Alle Mitarbeitenden konnten danach frei weitere Gruppen erstellen.
Am Ende wird nichts erzwungen. Das ist unsere Leitlinie. Wir haben das Möglichste getan, damit die Mitarbeitenden von dem Angebot erfahren und es annehmen, aber sie sind frei, es so zu nutzen, wie sie möchten.
Wir treiben diejenigen, die sich nur gelegentlich anmelden, oder Teams von Stormshield, die keine Gruppen erstellt haben, nicht weiter an. Die Dinge entwickeln sich spontan und nach dem Willen jedes Einzelnen, und das Projekt wird dadurch gestärkt. Das Werkzeug liegt in den Händen der Mitarbeitenden, die es nach ihren Bedürfnissen nutzen.
Die neuen Mitarbeitenden auf der Plattform
Die Plattform spielt bereits bei der Ankunft einer neuen Kraft eine wichtige Rolle und das auf mehreren Ebenen. Zum einen können sie durch das Durchsuchen einer dedizierten Toolbox im Netzwerk oder durch die Suche nach Beiträgen, die den Hashtag #newcomer enthalten, auf speziell für sie bereitgestellte Inhalte zugreifen. Zweitens ist es für sie wichtig, sich im Unternehmen zu vorstellen und die Funktion jedes Einzelnen zu verstehen. Dazu stellen alle Mitarbeitenden nach dem Ausfüllen ihres Profils einen Beitrag, in dem sie sich selbst vorstellen und von ihrer Karriere erzählen. Dieser erste Beitrag ist oft sehr herzlich und ermöglicht es jedem, warmherzig empfangen zu werden. Schließlich ermöglicht der Zugang zu Profilen und zum Verzeichnis den Neuankömmlingen, ihre neue Umgebung besser zu verstehen.
Der Start der Talkspirit-Plattform
Ich war dafür verantwortlich, die Mitarbeitenden einzuladen. Dieser Schritt kann Angst machen, aber es war eigentlich sehr einfach und ich brauchte keine Hilfe. Ich kopierte die E-Mail-Adressenliste in die Verwaltungsoberfläche. Das Einladen von Mitarbeitenden zur WeAreStormshield-Plattform, auch in großen Zahlen, dauert eigentlich nur eine Minute, und wir können Mitarbeitende automatisch zu vorher erstellten Gruppen hinzufügen.
Die Entdeckungsphase war schön. Wir spürten gleich beim Projektstart großes Interesse. Die Mitarbeitenden eigneten sich das Werkzeug schnell an – zunächst spielten sie herum und testeten es, dann erstellten sie Gruppen.
Ich denke, das lässt sich so erklären: Zum einen gibt es bei Stormshield viele Informatiker, das sind „Geeks", die es genossen, mit der Plattform zu experimentieren; zum anderen wurden große Anstrengungen in der Kommunikation beim Projektstart unternommen. Wir haben mit Plakaten und Gewinnspielen für Aufmerksamkeit gesorgt, um die Neugier der Mitarbeitenden zu wecken. Am Ende waren unsere Mitarbeitenden bereit, die Plattform willkommen zu heißen, und sie wählten sogar den Namen selbst!
Nach dem anfänglichen Enthusiasmus kamen wir in eine neue Phase, in der wir Fragen beantworten und beruhigen mussten. Die Mitarbeitenden suchten nach Klarheit, wir mussten argumentieren und ihnen den Grund für den Start des sozialen Unternehmensnetzwerks erklären. Die Fragen, die sie stellen, mögen einfach klingen, aber sie sind sinnvoll – sie helfen ihnen zu verstehen, wofür das Werkzeug gut ist, welche Inhalte sie darin posten dürfen, wie sicher die Plattform ist usw.
Nach 6 Monaten ab dem Start bemerkten wir, dass alles klar war und die Plattform von der Mehrheit der Mitarbeitenden angenommen wurde. Wir beschlossen daraufhin, eine Befragung durchzuführen, um zu wissen, was sie vom Werkzeug hielten und um ihnen das letzte Wort zur endgültigen Bestätigung zu geben. Tatsächlich hatten wir uns anfangs nicht festgelegt und nutzten Talkspirit auf dem „monthly"-Plan, mit dem wir das Angebot monatlich kündigen konnten.
Nach 6 Monaten Nutzung waren die Mitarbeitenden zufrieden, dass Informationen zentralisiert auf dem sozialen Unternehmensnetzwerk verfügbar sind – „Jetzt wissen wir, wo wir die Informationen finden", das ist das, was sie uns sagten. Die Kommunikation wird erleichtert und es gibt mehr Übersicht darüber, was zwischen den verschiedenen Unternehmensstandorten läuft.
Bei einigen differenzierteren Punkten gaben einige an, dass sie sich schwer an die Arbeit mit einem News Feed gewöhnt haben und beschwerten sich, dass Informationen weniger strukturiert sind und in der Masse untergehen.
Die Lösung gehört heute zu den unverzichtbaren Werkzeugen für die Mitarbeitenden und ist vollständig in ihren Arbeitsalltag integriert. Die Nutzungsstatistiken sind hervorragend! Alle Mitarbeitenden haben sich dem sozialen Unternehmensnetzwerk angeschlossen, und mehr als 70% von ihnen melden sich täglich an. Dank dieser Statistiken können wir heute wirklich sagen, dass unser soziales Unternehmensnetzwerk es geschafft hat, die E-Mail-Nutzung intern zu beenden.
Die Herausforderungen bei der Einführung eines sozialen Unternehmensnetzwerks
Beruhigen Sie die Mitarbeitenden bei der Einführung und ermutigen Sie sie, ihre Profile auszufüllen. Das ist sehr wichtig, denn wir nutzen die Plattform als Verzeichnis und wenn nicht alle mitmachen, wird es schwieriger.
Außerdem würde ich sagen, ermutigen Sie die Mitarbeitenden, auf Englisch zu posten, damit alle Mitarbeitenden, auch die international, das Werkzeug annehmen können. Wir versuchen, so viel wie möglich auf Englisch in den Gruppen zu posten, die für alle zugänglich sind.
Der Start des sozialen Unternehmensnetzwerks wurde vollständig intern durchgeführt. Ich bin die dedizierte Ressource für die Moderation des Angebots, und wir stützten uns bei der Einführung auf eine Gruppe von „Vorreitern". Wir schafften es selbst und es war keine Beratungs- oder Begleitungsleistung notwendig.
Allerdings ist Talkspirit leicht erreichbar, die Kundenbeziehung ist qualitativ hochwertig, und wir spüren eine echte Nähe zum Anbieter. Sie bieten dedizierten Online-Support für alle Mitarbeitenden, die frei ihre Ideen, Bedarfe oder Fehler direkt an das Team übermitteln können. Das ermöglicht es mir als Projektmanagerin, mich auf das Wesentliche zu konzentrieren – den Projektstart zu begleiten, die Gruppen zu verwalten und für das Leben der Plattform zu sorgen.
Die erfolgreichste Gemeinschaft
Es ist unsere Corporate-Gruppe, wo die meisten Informationen geteilt werden. Neue Mitarbeitende stellen sich vor, alle Nachrichten werden dort geteilt (Success Stories, Produktveröffentlichungen, wichtige Ereignisse usw.). Gleichzeitig haben die Stormshielder selbst viele vertrauliche Gruppen für ihre Projekte erstellt, und sie können sehr intensiv sein, da die gesamte Projektkommunikation über diesen Kanal läuft.
Die Zukunft mit Talkspirit
Ich möchte, dass wir Talkspirit intensiver nutzen. Es gibt neue Funktionen zu entdecken, die wir noch nicht nutzen. Ich denke insbesondere an die Möglichkeit, Geschäftsanwendungen wie Salesforce zu integrieren, damit unsere Sales-Teams vollständig am sozialen Unternehmensnetzwerk teilhaben, oder auch an Videokonferenz-Connectoren, die in Talkspirit integriert sind und die wir stärker nutzen könnten.
Best Practice zum Teilen
Ich denke, das Wichtigste ist, Dinge richtig zu gestalten und seinen Start des sozialen Unternehmensnetzwerks bestmöglich vorzubereiten. Die Lösung darf nicht wie eine Überraschung wirken, die Teams müssen sich um den Start des sozialen Unternehmensnetzwerks mobilisieren. Ich würde auch hinzufügen, dass es wichtig ist, eine dedizierte Ressource für Start und Moderation des Angebots zu haben – das hilft sehr. Ich spreche nicht unbedingt von einem ganzen Team – für ein Projekt mit 300 Mitarbeitenden ist das nicht nötig – aber ein klar identifizierter interner Ansprechpartner ist unerlässlich.
Das kleine Extra von Talkspirit
Ich empfehle Talkspirit Unternehmen mit mehreren Standorten. WeAreStormshield ist ein großartiges Werkzeug für uns, denn es ermöglicht die Schaffung eines „digitalen gemeinsamen Büros" von allen Mitarbeitenden. Alle unsere Teams haben Zugang zu Informationen und Berufsgruppen, um miteinander zu interagieren, obwohl sie an verschiedenen Orten in Frankreich verteilt sind.
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Weitere Erfahrungsberichte finden Sie hier:
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