8 bewährte Praktiken, um ein Projekt wirksam zu steuern

Ein Projekt von A bis Z zu steuern ist kein Spaziergang … Sie müssen zugleich in der Lage sein, die gesetzten Ziele zu erreichen und alle Beteiligten zufriedenzustellen, und das im Rahmen von Budget und Fristen. Diese Arbeit übernimmt oft eine Projektleitung, doch tatsächlich kann jede Führungskraft ein Projekt ganz oder teilweise steuern.

Ob Sie für Personal, interne Kommunikation, IT-Systeme oder das Vertriebsteam verantwortlich sind: Projektmanagement gehört wahrscheinlich zu Ihrem Alltag. Damit Sie diese Verantwortung besser in den Griff bekommen, haben wir 8 bewährte Praktiken für Sie zusammengestellt, mit denen Sie ein Projekt wirksam steuern. Und das mit Wohlwollen 😉

1. Die Beteiligten des Projekts identifizieren

Der erste Schritt zu einem wirksam gesteuerten Projekt ist zunächst …, die Beteiligten des Projekts zu identifizieren! Also: die Personen, die in das Projekt eingebunden werden müssen, und auch diejenigen, die am stärksten betroffen sein werden.

Das können die Geschäftsführung sein, Teamleitungen, bestimmte Endnutzer oder auch Personen außerhalb der Organisation (zum Beispiel Ihre Dienstleister, Partner oder Kunden).

Jede beteiligte Person spielt eine Schlüsselrolle und muss konsultiert werden, oder zumindest informiert, während das Projekt voranschreitet. Deshalb ist es wichtig, diese Personen von Anfang an klar zu benennen, ihre Bedürfnisse zu erheben und sicherzustellen, dass das Projekt ihren Erwartungen entspricht.

Das ist auch der Moment, um die Person oder das Team zu bestimmen, das das Projekt zum Erfolg führt, und dafür zu sorgen, dass alle die Tragweite verstehen.

2. Ein Kick-off-Meeting organisieren

Das Kick-off-Meeting ist der entscheidende Schritt zum Projektstart und legt fest:

• die Bedürfnisse der Beteiligten,
• die Ziele und die erwarteten Ergebnisse,
• die möglichen zu erstellenden Liefergegenstände,
• die großen Etappen des Projekts,
• die Verteilung der Rollen,
• und die Fälligkeitstermine.

Die Agenda des Meetings bereiten die Projektverantwortlichen im Vorfeld vor. Doch das ist nicht alles … Damit es wirksam ist, sollten Sie auch die richtigen Personen einladen, also diejenigen, die während des gesamten Projekts am stärksten eingebunden sind. Es bringt nichts, 20 Personen einzuladen, das wäre kontraproduktiv!

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Bestimmen Sie außerdem eine Person, die während des Meetings Notizen macht und eine Zusammenfassung verschickt an alle Teilnehmenden. Nutzen Sie dafür lieber ein gemeinsam bearbeitbares Dokument, das Sie auf Ihrer Kollaborationsplattform teilen können.

Lesen Sie auch: Wie machen Sie Ihre Remote-Meetings wirksamer?

3. Ein Lastenheft erstellen

Nach dem Kick-off-Meeting kann es sinnvoll sein, ein Lastenheft zu verfassen, das allen Beteiligten als Grundlage dient. Pflicht ist es natürlich nicht, doch es kann sich als sehr nützlich für komplexe und technische Projekte erweisen (zum Beispiel den Relaunch einer Website oder die Einführung eines neuen Kollaborationstools).

Dieses Lastenheft sollte insbesondere enthalten:

• das Warum des Projekts (also den Grund, warum dieses Projekt nötig ist),
• die beteiligten Personen,
• die detaillierte Definition der Bedürfnisse, einschließlich der funktionalen und/oder nicht funktionalen Spezifikationen (je nach Projekttyp),
• die Ziele des Projekts (qualitativ und quantitativ),
• die Ressourcen und das Budget, die eingesetzt werden,
• die einzuhaltenden Fristen.

Mit diesem Dokument können Sie sicherstellen, dass der Projektumfang verstanden ist, und dass alle Beteiligten auf derselben Wellenlänge sind.

4. Einen Zeitplan aufstellen

Sobald Ihr Lastenheft steht, müssen Sie nun einen detaillierten Zeitplan für Ihr Projekt aufstellen. Dieses Hilfsmittel klärt gut, wer was wann tun muss, damit das Projekt fristgerecht fertig wird.

Um diesen Kalender zu erstellen, müssen Sie:

• alle zu erledigenden Aufgaben vollständig auflisten,
• Meilensteine setzen (also die großen Etappen des Projekts)
• sie zeitlich ordnen,
• ihre Dauer festlegen,
• erkennen, ob Aufgaben voneinander abhängen (also ob sie eine andere Aufgabe brauchen, um begonnen oder beendet werden zu können),
• und die Aufgaben den richtigen Personen zuweisen.

Für diesen Schritt stützen Sie sich am besten auf eine Tabelle oder eine Projektmanagement-Software, in der Sie den Fortschritt der Aufgaben verfolgen können.

Ist Ihr Projekt nicht sehr komplex, können Sie zum Beispiel das Modul Projekte von Talkspirit nutzen. Ideal, um ein Projekt wirksam zu steuern: Mit diesem Modul können Sie Projekt-Boards erstellen, dort Aufgaben als Karten hinzufügen und sie den Mitgliedern Ihres Teams zuweisen. Eine Listenansicht aller Aufgaben erlaubt es zudem, sie nach Priorität oder Thema zu ordnen, ganz wie Sie möchten.

Demo des Moduls Projekte anfragen

5. Die Information organisieren

Damit der Austausch zwischen den Beteiligten flüssig läuft, ist es außerdem entscheidend, die Information auf einem sicheren Drive zu bündeln. Natürlich soll dieser Speicher nicht frei zugänglich sein. Im Gegenteil! Nehmen Sie sich also die Zeit, die Zugriffsrechte jeder Person einzustellen, um die Vertraulichkeit der geteilten Informationen zu sichern.

Auch andere Tools können nützlich sein, um Ihr Projekt wirksam zu steuern. Zu nennen sind etwa der Instant-Messaging-Dienst, die Videokonferenz-Software oder der geteilte Kalender. Begrenzen Sie jedoch die Zahl der genutzten Tools so weit wie möglich, damit sich die Information nicht über unzählige Kanäle verstreut.

Wenn Sie sich das Leben leichter machen wollen, wählen Sie ein All-in-one-Tool mit all diesen Funktionen. PS: hier finden Sie unser Ranking der 13 besten Kollaborationsplattformen, die Ihren Bedarf decken können.

Welche Tools Sie auch wählen: Wichtig ist, ausdrücklich zu klären:

• welche Elemente dokumentiert werden (zum Beispiel der Schwierigkeitsgrad der Aufgaben, unvorhergesehene Verzögerungen oder Kostenabweichungen, die beteiligten Personen und die Qualität ihrer Arbeit usw.)
• wo die projektbezogenen Informationen zu finden und zu teilen sind (Sitzungsprotokolle, Liefergegenstände, Lastenheft usw.)
• wer Zugang haben soll zu diesen Informationen,
• wie die Beteiligten informiert werden über den Projektfortschritt (per Meeting, Chatnachricht, Beitrag in einer Gruppe, Kommentar in Ihrer Projektmanagement-Lösung usw.).

6. Regelmäßig nachverfolgen

Ein Projekt wirksam zu steuern heißt auch, die Aufgaben regelmäßig nachzuverfolgen. Das Ziel: sicherstellen, dass das Projekt nach Zeitplan und mit den vorgesehenen Ressourcen läuft und dass die KPIs (Key Performance Indicators) erreicht werden.

Je nach Projekttyp und gewählter Arbeitsmethode kann diese Nachverfolgung täglich, wöchentlich oder monatlich erfolgen. Sie kann in Echtzeit in eigenen Follow-up-Meetings, aber auch asynchron in Ihren Kollaborationstools erfolgen.

Unser Tipp: Versuchen Sie, Meetings und Online-Austausch zu mischen, und bleiben Sie dabei flexibel. Manche Fragen lassen sich mündlich besser klären, andere bleiben ohne Weiteres schriftlich. Entscheiden Sie also nach dem Bedarf aller, und stellen Sie sich die richtigen Fragen bei Ihren Follow-up-Terminen, zum Beispiel:

• Kommt das Projekt wie vereinbart voran? Wenn nein: Was blockiert?
• Wird das Budget eingehalten? Wenn nein: warum nicht?
• Reichen die Ressourcen und die Zeit für das Projekt? Wenn nein: Welche zusätzlichen Ressourcen werden gebraucht?
• Werden die gesetzten Ziele erreicht?

Mit den Rückmeldungen aller erhalten Sie einen Gesamtüberblick über den Projektfortschritt und über die Maßnahmen, um die erkannten Probleme zu lösen.

7. Feedback geben und einholen

Während des gesamten Projekts brauchen Ihre Teams regelmäßig Feedback, damit die geleistete Arbeit den festgelegten Anforderungen entspricht. Dieses Feedback sollte so konstruktiv wie möglich sein, damit es gut verstanden wird, die Person schnell weiterkommt und niemand im Team verletzt wird.

Vermeiden Sie also „Das ist hässlich!“, „Das funktioniert nicht!“ oder „Das wirkt altmodisch“, denn das ist kontraproduktiv. Setzen Sie lieber auf präzises, geordnetes und mit Beispielen belegtes Feedback (mit Bildern oder konkreten Beispielen).

Wenn Sie zum Beispiel finden, dass der Illustration Ihrer Grafikerin der Pep fehlt, sagen Sie lieber: „Ich finde, die Figuren könnten stärker hervortreten und die Farben kräftiger sein. Das würde der Illustration mehr Pep geben.“ Das ist klar, ohne die Person zu verletzen 🙂.

Dieses konstruktive Feedback: fragen Sie es auch bei Ihren Teams nach. Wer weiß, vielleicht haben sie gute Ideen für Sie!

Lesen Sie auch: Zusammenfassung des Webinars „Warum und wie eine Feedbackkultur einführen?“

8. Ein Abschlussmeeting abhalten

Hurra, Ihr Projekt ist fertig! Jetzt ist es Zeit für ein Abschlussmeeting, um Bilanz zu ziehen. Dieser Austausch am Projektende ist sehr wichtig, denn er gibt Ihnen einen Überblick über die erreichten Ergebnisse und über die Erfahrungen der Teams mit dem Projekt.

Das ist der Moment, um die positiven Punkte des Projekts zu analysieren, den Teams zu danken und sie zu beglückwünschen, aber auch Verbesserungsfelder für die nächsten Male zu erkennen.

Ein sehr verbreitetes Format für diese Meetings ist die Methode Keep/Drop/Start, bei der Sie bestimmen:

• was beibehalten werden soll (Keep),
• was aufhören soll (Drop),
• und was beginnen soll (Start).

Sie können noch weitergehen und Elemente der Seestern-Methode einbauen (nein, es geht nicht ums Rückenschwimmen 😉). Zusätzlich zum Format Keep/Drop/Start sucht diese Methode danach, zu erkennen, was mehr getan werden sollte (More of) und was weniger (Less of), um den Mehrwert jeder Aktion zu optimieren.

Wenn Sie beide Methoden kombinieren, haben Sie alles, um Ihre nächsten Projekte noch wirksamer zu steuern!

Die fünf Phasen eines Projekts und die Praktiken, die dazugehören

Die acht Praktiken oben laufen nicht alle zur selben Zeit ab. Sie ordnen sich in die fünf Phasen ein, die nahezu jedes Projekt durchläuft, unabhängig von seiner Größe. Diese Lesart hilft vor allem unterwegs: Sie zeigt auf einen Blick, was übersprungen wurde.

Bei einem kurzen Projekt passen diese fünf Phasen manchmal in dieselbe Woche, doch keine verschwindet. Am häufigsten fällt der Abschluss aus, dabei ist gerade er es, der das nächste Projekt leichter macht.

Lesen Sie auch: Warum wirksame Kommunikation für den Projekterfolg entscheidend ist

Die Methode wählen, die zum Projekt passt

Ein Projekt, dessen Ergebnis im Voraus bekannt ist, steuert man anders als ein Projekt, das sich erst im Gehen präzisiert. Die Wahl der Methode kommt daher vor dem Zeitplan, nicht danach.

• Das Wasserfallmodell: Die Phasen folgen in der Reihenfolge aufeinander, und jede endet, bevor die nächste beginnt. Es eignet sich für Projekte, deren Umfang und Rahmenbedingungen von Anfang an feststehen, etwa einen Umzug oder eine Compliance-Anpassung.
• Der agile Ansatz, darunter Scrum: Die Arbeit schreitet in kurzen Iterationen voran, und der Umfang wird am Ende jeder Iteration anhand des Gelieferten neu justiert. Er eignet sich, wenn sich der Bedarf im Lauf des Projekts präzisiert. Seine Vor- und Nachteile werden hier im Detail erläutert.
• Kanban: keine Iterationen, sondern ein kontinuierlicher Fluss von Aufgaben auf einem Board, mit einer Obergrenze für die Zahl laufender Aufgaben. Nützlich für ein Team, das laufend Anfragen bearbeitet, statt für ein Projekt mit Enddatum.
• Ein hybrides Vorgehen: Rahmen und Budget im Wasserfall, die Produktion in Iterationen. Das ist der häufigste Fall in Organisationen, die einen angekündigten Termin halten müssen und den Inhalt zugleich weiterentwickeln.

Welche Methode auch gewählt wird, zwei Dinge ändern sich nicht: Die Beteiligten müssen wissen können, wo das Projekt steht, ohne danach zu fragen, und die Information muss an einem einzigen Ort bleiben.

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Fazit

Projektmanagement ist eine Kunst für sich. Welche Art von Projekt Sie auch steuern: Sie müssen Ihre Aktionen planen, klare Deadlines setzen, regelmäßig mit den Mitgliedern Ihres Teams kommunizieren und die Aktionen aller während des gesamten Projekts verfolgen. Das ist das Geheimrezept, um ein Projekt wirksam zu steuern und dafür zu sorgen, dass Ihre Beteiligten mit dem Ergebnis zufrieden sind.

Neben diesen Schritten ist es außerdem wichtig, Ihre Mitarbeitenden zu coachen, damit sie produktiver werden, und ihre Aufgaben in der vorgesehenen Zeit erledigen. In diesem Praxisblatt finden Sie unsere 10 bewährten Praktiken, um die Leistung Ihrer Teams zu steigern 👇

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