10 gute (und schlechte) Praktiken für die Moderation eines Meetings

Unproduktive Besprechungen kennen wir alle. Es ist eine Praxis, die viele Unternehmen gerne abschaffen würden, ohne es wirklich zu schaffen. Im Durchschnitt werden 71 % unserer Meetings als ineffizient eingestuft. Die Hauptverursacher: unzureichende Vorbereitung, Schwierigkeiten bei der Strukturierung der Diskussionen oder schlicht ein ungeeignetes Format. Um diese Fallstricke zu vermeiden, ist es entscheidend, eine Moderationsperson zu benennen, die in der Lage ist, ein Meeting effektiv zu leiten.

Niemand wird als Moderator geboren — das ist eine Fähigkeit, die man erlernt! Um Ihnen zu helfen, alles, was dazugehört, besser zu verstehen, haben wir diesen Artikel verfasst:

• 10 schlechte Praktiken, die es zu vermeiden gilt — sowohl für Moderatoren als auch für Teilnehmende
• 10 gute Praktiken für die erfolgreiche Moderation eines Meetings

Lesen Sie weiter, um der Meeting-Müdigkeit ade zu sagen!

10 schlechte Praktiken, die Ihre Meetings ineffektiv machen

Haben Sie oft das Gefühl, in Besprechungen Ihre Zeit zu verschwenden? Sehr wahrscheinlich ist eine dieser ineffizienten Praktiken der Grund dafür. Ob Moderator oder Teilnehmer — vermeiden Sie sie so weit wie möglich!

1. Nicht darüber nachdenken, warum das Meeting stattfinden soll

Ein Meeting ohne klar definierten Zweck zu organisieren, ist die erste Falle, in die viele Unternehmen tappen. Egal ob das Meeting bereits geplant ist oder nicht, fragen Sie sich immer, ob es wirklich notwendig ist und welchem Zweck es dient.

• Haben Sie wichtige Themen zu besprechen, die eine gemeinsame Entscheidung erfordern?
• Müssen Sie mehrere Personen zusammenbringen, um gemeinsam über eine strategische Fragestellung nachzudenken?
• Müssen die zu besprechenden Punkte unbedingt in Echtzeit diskutiert werden (und nicht asynchron)?

Wenn Sie eine dieser Fragen mit „Ja" beantwortet haben, ist ein Meeting möglicherweise gerechtfertigt. Andernfalls müssen Sie dessen Notwendigkeit überdenken.

2. Das Meeting zum falschen Zeitpunkt planen

Haben Sie schon einmal eine Einladung erhalten und gedacht: „Was haben die sich dabei gedacht? Das ist der denkbar schlechteste Zeitpunkt!" Die Wahl des falschen Zeitfensters kann die Effektivität Ihres Meetings erheblich beeinträchtigen. Um Ihren Seelenfrieden zu wahren, vermeiden Sie Meetings:

• während der Mittagspause
• vor 9 Uhr und nach 18 Uhr
• mitten am Tag
• an bereits mit Meetings vollgepackten Tagen

Prüfen Sie, von wo sich die Teilnehmenden einwählen, um Verkehrs- oder Cafégeräusche zu vermeiden, bei denen man nur jedes zweite Wort versteht. Achten Sie so weit wie möglich darauf, dass Meetings sich nicht endlos in die Länge ziehen, ohne kurze Pausen einzuplanen. Wenn sich Teilnehmende direkt im Anschluss an ein langes Meeting einwählen, fällt es ihnen schwer, aufmerksam zu bleiben.

3. Die falschen Personen einladen

Um ein Meeting effektiv zu moderieren, müssen die richtigen Personen eingeladen werden. Statt alle wahllos einzuladen, laden Sie nur die wirklich betroffenen Stakeholder ein — diejenigen, die Sie für die Entscheidungsfindung benötigen und/oder diejenigen, die die Informationen, die Sie teilen werden, benötigen.

4. Nicht ausreichend vorbereitet sein

Ein gutes Meeting wird im Voraus vorbereitet! Schluss mit Meetings ohne klare Tagesordnung, die jedermanns Zeit verschwenden.

Sobald die Tagesordnung erstellt ist, ist es wichtig, sie vorab zu versenden und klar anzugeben, was vor und während des Meetings von jedem Teilnehmenden erwartet wird. Zum Beispiel:

• Sollen die Teilnehmenden eine Präsentation vorbereiten?
• Sollen sie sich darauf vorbereiten, zu den Punkten auf der Tagesordnung das Wort zu ergreifen und ihr Wissen zu teilen?
• Können sie der Tagesordnung zusätzliche Punkte hinzufügen?

Indem Sie diese Fragen beantworten, stellen Sie sicher, dass jede Stakeholder-Partei vorbereitet erscheint.

5. Die Rolle des Moderators nicht klären

Der Moderator (manchmal auch „Facilitator" genannt) ist die Person, die für die Leitung des Meetings verantwortlich ist. Zu seinen Aufgaben gehören unter anderem:

• die Diskussionen leiten und überwachen
• Feedback von allen einholen
• eventuelle Konflikte und Meinungsverschiedenheiten managen
• sicherstellen, dass die geteilten Informationen von allen verstanden werden

In bestimmten Fällen kann der Moderator auch andere Rollen übernehmen, wie die Protokollführung und die Nachverfolgung von Maßnahmen. In anderen Fällen obliegen diese Aufgaben dem Sekretär oder dem Projektleiter.

Daher sind die Verantwortlichkeiten des Moderators nicht immer auf Anhieb offensichtlich, was zu Kommunikationsproblemen während des Meetings führen kann.

Nehmen Sie sich daher die Zeit, zu dokumentieren, was vom Moderator erwartet wird, zum Beispiel mit einem Tool wie Holaspirit.

6. Den Teilnehmenden keine Möglichkeit zur Wortmeldung geben

Man muss im Blick behalten, dass die Moderation eines Meetings nicht bedeutet, das Wort zu monopolisieren. Dies ist ein häufiger Fehler sowohl auf Seiten des Moderators als auch der Teilnehmenden. Um effektiv zu sein, muss ein Meeting jedem erlauben, sich frei zu äußern, ohne unterbrochen zu werden.

Praktizieren Sie daher so weit wie möglich aktives Zuhören und stellen Sie sicher, dass jeder reihum zu Wort kommt, damit Ihre Meetings sich nicht in endlose Monologe oder Kakophonie verwandeln.

7. Von einem Thema zum anderen springen

Ein weiterer Fallstrick besteht darin, von der Tagesordnung abzuweichen und/oder zu versuchen, mehrere Themen gleichzeitig zu behandeln. Diese Praxis verhindert häufig, dass Meetings pünktlich enden, und verzögert Entscheidungsprozesse. Das Ergebnis: alle gehen unzufrieden nach Hause.

Um ein gutes Meeting zu leiten, achten Sie darauf, dass die Diskussionen auf die auf der Tagesordnung stehenden Themen beschränkt bleiben, nicht auf Randthemen. Versuchen Sie auch, komplexe Problematiken zu vertiefen. Um den Dingen auf den Grund zu gehen, können Sie beispielsweise die 5-Warum-Methode anwenden, bei der die Teilnehmenden fünfmal hintereinander gefragt werden, „warum".

8. Die vorgesehene Zeit nicht einhalten

Neigen Ihre Meetings systematisch dazu, die geplante Zeit zu überschreiten? Kommen Ihre Mitarbeitenden regelmäßig zu spät? Es ist höchste Zeit, diese schlechten Gewohnheiten abzulegen!

Ein effektives Meeting beginnt und endet pünktlich. Planen Sie die benötigte Zeit im Voraus ein, um den Dominoeffekt zu vermeiden (wenn ein Meeting zu spät endet, riskiert es, das nächste daran zu hindern, pünktlich zu beginnen, und so weiter).

Wenn Ihre Meetings besonders lang sind, denken Sie auch daran, Pausen in Ihre Tagesordnung einzuplanen. 😉

9. Zu keiner Entscheidung gelangen

Leider sind Meetings, die zu keiner konkreten Entscheidung oder Maßnahme führen, in Unternehmen gang und gäbe. Sie sind oft nutzlos und kosten Ihre Mitarbeitenden wertvolle Zeit.

Schließlich besteht das Ziel eines Meetings nicht darin, stundenlang zu philosophieren, sondern zu einem gemeinsamen Verständnis zu gelangen. Um Ihre Meetings effektiv zu leiten, begrenzen Sie die Redezeit jedes Einzelnen und nutzen Sie ein Abstimmungssystem, um schnell Entscheidungen zu treffen.

10. Follow-up-Maßnahmen vage lassen (oder unrealistisch gestalten)

So — das Meeting ist beendet, aber niemand weiß wirklich, was jetzt zu tun ist. Dafür gibt es mehrere Gründe:

1. Die Follow-up-Maßnahmen und/oder Aufgabenzuweisungen nach dem Meeting wurden während des Meetings nicht besprochen.
2. Niemand hat Notizen gemacht, sodass sich niemand mehr an das Besprochene erinnert.
3. Kein Protokoll wurde nach dem Meeting mit den Teilnehmenden geteilt, und es wurde kein Follow-up durchgeführt, um sicherzustellen, dass jeder seine Aufgaben erledigt hat.

Formalisieren Sie daher Ihre Follow-up-Maßnahmen während und nach Ihren Meetings, damit sie nicht im Sand verlaufen.

10 gute Praktiken für die effektive Moderation eines Meetings

Jetzt, da Sie die zu vermeidenden Fehler kennen, kommen wir zu den guten Praktiken, um ein Meeting zu leiten, ohne die Zeit aller zu verschwenden.

1. Tagesordnung und Ziele im Voraus festlegen

Das Erste, was vor der Planung eines Meetings zu tun ist, ist Ihre Ziele zu definieren — mit anderen Worten, was Sie durch dieses Meeting erreichen möchten. Identifizieren Sie die zu besprechenden Themen und diejenigen, die einer Entscheidung bedürfen.

Auf dieser Grundlage können Sie eine Tagesordnung erstellen und die Teilnehmenden einladen, die Punkte hinzuzufügen, die sie besprechen möchten. Nichts einfacher als das: Sie benötigen ein gemeinsam bearbeitbares Dokument wie das folgende (erstellt in der OfficeNow-Suite von Talkspirit).

2. Ihr Meeting organisieren

Der nächste Schritt besteht natürlich darin, Ihr Meeting zu organisieren. Senden Sie eine Einladung mit der Tagesordnung an die Teilnehmenden und achten Sie darauf, nur diejenigen einzuladen, deren Anwesenheit wirklich erforderlich ist. Geben Sie in dieser Einladung Ihre Themen und Ziele an (und fügen Sie bei Bedarf einen Link zu den Kontextdokumenten hinzu), damit sich alle im Voraus vorbereiten können.

Bitten Sie jeden Teilnehmenden, seine Teilnahme zu bestätigen und die Punkte oder Fragen zu teilen, die er ansprechen möchte. So haben Sie die Zeit, im Voraus über Lösungen nachzudenken!

3. Das Format festlegen

Dank (oder wegen) COVID hat sich die Art, wie wir uns treffen, in den letzten Jahren erheblich verändert. Um Missverständnisse zu vermeiden, geben Sie an:

• wo das Meeting stattfindet: remote, vor Ort oder im Hybrid-Modus (mit einer Mischung aus remote und vor Ort anwesenden Teilnehmenden)
• welche Art von Informationen geteilt werden

Je nach gewähltem Format müssen Sie einen Videokonferenz-Link in die Einladung aufnehmen und/oder einen oder mehrere Besprechungsräume reservieren.

Lesen Sie auch: 10 Tipps zur Verbesserung der Effektivität Ihrer Remote-Meetings

Um Zeit zu sparen, können Sie auch eigene Meeting-Vorlagen erstellen in Holaspirit. Das Tool ermöglicht es Ihnen, die Schlüsselzeitfenster Ihrer Meetings und die Art der Inhalte festzulegen, die in jedem Zeitfenster behandelt werden sollen (zum Beispiel eine Maßnahmenliste, wichtige Kennzahlen, einen Fortschrittsbericht, ein OKR-Follow-up usw.).

4. Das richtige kollaborative Tool wählen

Schwer vorstellbar, ein hybrides Meeting ohne ein leistungsfähiges kollaboratives Tool zu organisieren... Um das richtige zu wählen, identifizieren Sie Ihre Bedürfnisse:

• Welche Funktionen erscheinen Ihnen unverzichtbar für jedes Videokonferenztool (Aufzeichnung, Umfragen, Gruppenräume, Bildschirmfreigabe usw.)?
• Müssen Sie Ihre Besprechungsräume ausstatten?
• Welche weiteren Funktionen benötigen Sie für die Organisation und Moderation Ihrer Meetings? (gemeinsame Tagesordnung, Ressourcenreservierung, Chat, Office-Suite usw.).
• Was sind Ihre Anforderungen (Datenspeicherung in Europa, SSO-Authentifizierung, mobile App, Benutzerfreundlichkeit usw.)?

Bei Talkspirit zentralisieren wir alles, was Sie benötigen, auf einer einzigen Plattform. Unser kollaboratives Tool integriert alle wesentlichen Funktionen für die Organisation, Moderation und Nachverfolgung Ihrer Meetings: Chat und Videokonferenz, Webinare, Ausstattung von Besprechungsräumen, gemeinsamer Kalender, Office-Suite, Projektmanagement und vieles mehr.

5. Interne Regeln festlegen

Der beste Weg, der Meeting-Müdigkeit ein Ende zu setzen? Einen praktischen Meeting-Leitfaden erstellen, der alle goldenen Regeln enthält, die es einzuhalten gilt (sowohl für Teilnehmende als auch für Moderatoren). Zum Beispiel:

• pünktlich erscheinen
• sich im Voraus vorbereiten
• die Hand heben, um das Wort zu ergreifen (physisch oder virtuell)
• andere Redner nicht unterbrechen
• den Standpunkt jedes anderen respektieren
• während eines Meetings nichts anderes tun (auf eine E-Mail antworten oder das Telefon benutzen)
• das Mikrofon stummschalten, wenn jemand anderes spricht
• Fachjargon und unnötige, endlose Abkürzungen vermeiden

Diese Regeln können auch in Ihrem Onboarding-Handbuch (oder einem anderen Einarbeitungsdokument) aufgeführt sein, damit neue Mitarbeitende sie sich leicht aneignen können.

Lesen Sie auch: Die vollständige HR-Checkliste für ein erfolgreiches Onboarding neuer Mitarbeitender

6. Das Engagement der Teilnehmenden aufrechterhalten

Ein Meeting zu moderieren bedeutet auch, alles zu tun, um das Engagement der Teilnehmenden während der gesamten Sitzung aufrechtzuerhalten. Hier sind einige Ideen, die für verschiedene Meeting-Formate geeignet sind:

• Zu Beginn des Meetings eine kurze Vorstellungsrunde oder ein Icebreaker, um die Teilnehmenden zu lockern und die Atmosphäre zu entspannen
• Gamifizieren Sie das Meeting-Erlebnis: Integrieren Sie relevante Umfragen, Quiz und Herausforderungen — und führen Sie Punktestände, um die Teilnahme zu fördern
• Teilen Sie Ihren Bildschirm und verwenden Sie ein Whiteboard , um Ihre Präsentation interaktiver zu gestalten
• Geben Sie den Teilnehmenden die Möglichkeit, in kleinen Gruppen zu diskutieren (in Gruppenräumen)

7. Alle ermutigen, sich zu äußern

Ein Meeting zu moderieren beschränkt sich natürlich nicht darauf, Informationen von oben nach unten zu verteilen. Jeder Teilnehmende muss seinen Standpunkt und seine Meinungen äußern können, um den Austausch anzuregen.

Im Verlauf des Meetings , ermutigen Sie die Teilnehmenden, Fragen zu stellen. Reservieren Sie Zeit für die Diskussion der Tagesordnungspunkte. Und um Feedback von allen zu erhalten — nicht nur von denjenigen, die es gewohnt sind, das Wort zu ergreifen — geben Sie den Ruhigeren Zeit.

8. Tagesordnung und vorgesehene Zeit einhalten

Der Moderator muss auch dafür sorgen, dass das Meeting sein Ziel erfüllt und nicht aus dem Ruder läuft. Er muss die Diskussionen rahmen, um sicherzustellen, dass die Tagesordnung eingehalten, die erwarteten Entscheidungen getroffen werden und vor allem das Meeting nicht überzieht!

Falls nötig, kann er einen Zeitwächter benennen, der die Uhr im Blick behält und ihn an die verbleibende Zeit erinnert.

9. Notizen machen

Das Anfertigen von Notizen ist bei einem Meeting unerlässlich. Auch wenn dies für die meisten von uns selbstverständlich erscheint, bleibt das Verfassen präziser Protokolle für manche Organisationen eine Herausforderung.

Zu Beginn des Meetings empfehlen wir, einen Protokollführer zu benennen. Jeder Teilnehmende kann diese Rolle übernehmen, auch der Moderator — zögern Sie also nicht, den Protokollführer von Meeting zu Meeting zu wechseln.

10. Das Follow-up sicherstellen

Das Follow-up nach dem Meeting ist genauso wichtig wie die Moderation während des Meetings. Es erinnert die Teilnehmenden an die besprochenen Punkte und informiert diejenigen, die nicht anwesend sein konnten.

Hier sind einige gute Praktiken für das Follow-up nach einem Meeting:

• Teilen Sie das Protokoll des Meetings mit den betreffenden Personen (Teilnehmende und abwesende Gäste) über eine Veröffentlichung in Ihrem sozialen Unternehmensnetzwerk. Beinhalten Sie: die besprochenen Themen, die getroffenen Entscheidungen und die zu erledigenden Maßnahmen.

• Holen Sie das Feedback der Teilnehmenden zum Meeting ein, zum Beispiel über eine Umfrage. Schlagen Sie Verbesserungsvorschläge für zukünftige Meetings vor.

• Integrieren Sie die Follow-up-Maßnahmen in Ihr Projektmanagement-Tool. Weisen Sie den richtigen Personen die richtigen Maßnahmen zu und fügen Sie Fristen hinzu, um sicherzustellen, dass die Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Das Modul Projekte von Talkspirit erleichtert Ihnen die Arbeit — zögern Sie nicht, es auszuprobieren.

Fazit

Mit diesen guten Praktiken haben Sie nun alle Schlüssel, um ein Meeting effektiv zu leiten — wo auch immer Ihre Teilnehmenden sind. Gewohnheiten zu ändern braucht etwas Zeit, seien Sie also geduldig und gehen Sie mit gutem Beispiel voran, damit Ihr gesamtes Team mitzieht. Vergessen Sie auch nicht, sich auszurüsten: Installieren Sie ein Videokonferenzsystem in Ihren Besprechungsräumen und setzen Sie ein kollaboratives Tool mit einem integrierten Videokonferenzmodul ein. Die richtigen Tools machen den Unterschied, insbesondere für die Organisation von hybriden Meetings.

Die Lösungen Talkspirit und Holaspirit bieten zahlreiche Schlüsselfunktionen für die Organisation, Moderation und Nachverfolgung eines Meetings. Wenn das das ist, was Sie suchen, zögern Sie nicht länger, unser Team zu kontaktieren! Wir freuen uns darauf, Sie zu begleiten.