10 bonnes (et mauvaises) pratiques pour animer une réunion

Les réunions improductives, nous les connaissons tous. C’est une pratique que bien des entreprises aimeraient bannir, sans jamais vraiment y parvenir. En moyenne, 71 % de nos réunions sont considérées comme inefficaces. Les principaux coupables : une préparation insuffisante, des difficultés à structurer les échanges, ou tout simplement un format inadapté. Pour éviter ces écueils, il est essentiel de désigner un animateur capable de conduire une réunion efficacement. 

Personne ne naît animateur — c’est un talent qui s’acquiert ! Pour vous aider à mieux appréhender tout ce que cela implique, nous avons rédigé cet article :

• 10 mauvaises pratiques à éviter — pour les animateurs comme pour les participants
• 10 bonnes pratiques pour animer une réunion avec succès

Lisez la suite pour dire adieu à la fatigue des réunions!

10 mauvaises pratiques qui plombent l’efficacité de vos réunions

Vous avez souvent l’impression de perdre votre temps en réunion ? Il y a de fortes chances qu’une de ces pratiques inefficaces en soit la cause. Que vous soyez animateur ou participant, évitez-les autant que possible !

1. Ne pas réfléchir à pourquoi tenir la réunion

Organiser une réunion sans en définir clairement l’objectif est le premier piège dans lequel tombent de nombreuses entreprises. Que la réunion soit déjà planifiée ou non, demandez-vous toujours si elle est vraiment nécessaire, et à quoi elle servira. 

• Avez-vous des sujets importants à traiter qui nécessitent une décision collective ? 
• Avez-vous besoin de réunir plusieurs personnes pour réfléchir ensemble à un enjeu stratégique ? 
• Les points à aborder doivent-ils absolument être discutés en direct (et non de façon asynchrone) ?

Si vous avez répondu « oui » à l’une de ces questions, une réunion est peut-être justifiée. Dans le cas contraire, il vous faudra reconsidérer son utilité.

2. Planifier la réunion au mauvais moment

Avez-vous déjà reçu une invitation et pensé : « Mais à quoi pensaient-ils ? C’est le pire moment possible ! » Choisir le mauvais créneau peut sérieusement compromettre l’efficacité de votre réunion. Pour préserver votre tranquillité d’esprit, évitez de tenir des réunions : 

• pendant les pauses déjeuner
• avant 9 h et après 18 h
• en plein milieu de la journée
• les jours déjà chargés en réunions

Vérifiez d’où se connectent les participants pour éviter les bruits de circulation ou de café où l’on n’entend qu’un mot sur deux. Dans la mesure du possible, veillez à ce que les réunions ne s’étirent pas sans prévoir de courte pause. Si les participants se connectent directement après une longue réunion, il leur sera difficile de rester attentifs.

3. Inviter les mauvaises personnes

Pour animer une réunion efficace, il faut inviter les bonnes personnes. Plutôt que de convier tout le monde sans discernement, n’invitez que les parties prenantes vraiment concernées — celles dont vous avez besoin pour prendre la décision et/ou celles qui ont besoin des informations que vous allez partager. 

4. Ne pas être suffisamment préparé

Une bonne réunion se prépare en amont ! Exit les réunions sans ordre du jour clair, qui font perdre le temps de tout le monde. 

Une fois l’ordre du jour établi, il est important de l’envoyer à l’avance et de préciser ce que l’on attend de chaque participant avant et pendant la réunion. Par exemple : 

• Les participants doivent-ils préparer une présentation ?
• Doivent-ils se préparer à intervenir et à partager leurs connaissances sur les points à l’ordre du jour ? 
• Peuvent-ils ajouter des points supplémentaires à l’ordre du jour ? 

En répondant à ces questions, vous vous assurez que chaque partie prenante arrive préparée.

5. Ne pas clarifier le rôle de l’animateur

L’animateur (parfois appelé « modérateur ») est la personne chargée de conduire la réunion. Ses missions sont notamment :

• diriger et superviser les échanges
• recueillir les retours de chacun
• gérer les éventuels conflits et divergences d’opinion
• s’assurer que les informations partagées sont comprises de tous

Dans certains cas, l’animateur peut également endosser d’autres rôles comme la prise de notes et le suivi des actions. Dans d’autres cas, ces rôles reviennent au secrétaire ou au chef de projet. 

De ce fait, les responsabilités de l’animateur ne sont pas toujours évidentes d’emblée, ce qui peut engendrer des problèmes de communication en réunion.

Prenez donc le temps de documenter ce que l’on attend de l’animateur, par exemple avec un outil comme Holaspirit.

6. Ne pas laisser les participants s’exprimer

Il faut garder à l’esprit qu’animer une réunion ne signifie pas monopoliser la parole. C’est une erreur courante aussi bien du côté du modérateur que des participants. Pour être efficace, une réunion doit permettre à chacun de s’exprimer librement, sans être interrompu. 

Pratiquez donc l’écoute active autant que possible, et veillez à ce que chacun prenne la parole à son tour pour éviter que vos réunions ne se transforment en monologue interminable ou en cacophonie. 

7. Sauter d’un sujet à l’autre

Un autre écueil consiste à dériver de l’ordre du jour et/ou à tenter de traiter plusieurs sujets simultanément. Cette pratique empêche souvent de terminer les réunions à l’heure, retardant les prises de décision. Résultat : tout le monde repart insatisfait.

Pour conduire une bonne réunion, veillez à ce que les échanges se limitent aux sujets inscrits à l’ordre du jour, et non aux questions périphériques. Cherchez également à approfondir les problématiques complexes. Pour aller au fond des choses, vous pouvez par exemple appliquer la méthode des 5 Pourquoi, qui consiste à interroger les participants en leur demandant « pourquoi » cinq fois de suite. 

8. Ne pas respecter le temps imparti

Vos réunions ont tendance à dépasser systématiquement le temps prévu ? Vos collaborateurs arrivent régulièrement en retard ? Il est grand temps de bannir ces mauvaises habitudes ! 

Une réunion efficace commence et se termine à l’heure. Anticipez le temps nécessaire pour éviter l’effet boule de neige (quand une réunion finit en retard, elle risque d’empêcher la suivante de commencer à l’heure, et ainsi de suite).

Si vos réunions sont particulièrement longues, pensez également à prévoir des pauses dans votre ordre du jour. 😉

9. Ne pas aboutir à une décision

Malheureusement, les réunions qui ne débouchent sur aucune décision ni action concrète sont monnaie courante en entreprise. Elles sont souvent inutiles et font perdre un temps précieux à vos collaborateurs.

Après tout, l’objectif d’une réunion n’est pas de philosopher pendant des heures, mais d’arriver à une compréhension commune. Pour mener vos réunions efficacement, limitez le temps de parole de chacun et utilisez un système de vote pour prendre des décisions rapidement.

10. Laisser les actions de suivi dans le vague (ou irréalistes)

Voilà — la réunion est terminée, mais personne ne sait vraiment quoi faire maintenant. Plusieurs raisons à cela : 

1. Les actions de suivi et/ou les attributions de tâches post-réunion n’ont pas été abordées pendant la réunion.
2. Personne n’a pris de notes, si bien que plus personne ne se souvient de ce qui a été décidé.
3. Aucun compte rendu n’a été partagé avec les participants après la réunion, et aucun suivi n’a été effectué pour s’assurer que chacun a bien accompli ses tâches. 

Pensez donc à formaliser vos actions de suivi pendant et après vos réunions, afin qu’elles ne restent pas lettre morte.

10 bonnes pratiques pour animer une réunion efficacement

Maintenant que vous connaissez les erreurs à éviter, passons aux bonnes pratiques pour conduire une réunion sans gaspiller le temps de personne.

1. Définir l’ordre du jour et les objectifs en amont

La première chose à faire avant de planifier une réunion, c’est de définir vos objectifs — autrement dit, ce que vous cherchez à accomplir grâce à cette réunion. Identifiez les sujets à aborder et ceux qui nécessitent une prise de décision. 

Sur cette base, vous pouvez rédiger un ordre du jour et inviter les participants à y ajouter les points qu’ils souhaitent discuter. Rien de plus simple : il vous faut un document co-éditable comme celui ci-dessous (créé sur la suite OfficeNow de Talkspirit).

2. Organiser votre réunion

L’étape suivante consiste bien sûr à organiser votre réunion. Envoyez une invitation avec l’ordre du jour aux participants, en veillant à n’inviter que ceux dont la présence est vraiment nécessaire. Dans cette invitation, précisez vos sujets et objectifs (et ajoutez si besoin un lien vers les documents de contexte) afin que chacun puisse se préparer en amont.

Demandez à chaque participant de confirmer sa présence et de partager les points ou questions qu’il souhaite aborder. Vous aurez ainsi le temps de réfléchir à des solutions en amont !

3. Préciser le format

Grâce (ou à cause) du COVID, la façon dont on se réunit a considérablement évolué ces dernières années. Pour éviter les malentendus, précisez : 

• où se tient la réunion : à distance, en présentiel ou en mode hybride (avec un mélange de participants à distance et sur site)
• quel type d’informations seront partagées

En fonction du format choisi, il vous faudra inclure un lien de visioconférence dans l’invitation et/ou réserver une ou plusieurs salles de réunion. 

À lire aussi : 10 conseils pour améliorer l’efficacité de vos réunions à distance

Pour gagner du temps, vous pouvez également créer vos propres modèles de réunion sur Holaspirit. L’outil vous permet de définir les créneaux clés de vos réunions et le type de contenu à aborder à chaque créneau (par exemple, une liste d’actions, des indicateurs clés, un point d’avancement, un suivi des OKR, etc.).

4. Choisir le bon outil collaboratif

Difficile d’organiser une réunion hybride sans un outil collaboratif performant… Pour choisir le bon, identifiez vos besoins : 

• Quelles fonctionnalités vous semblent indispensables pour tout outil de visioconférence (enregistrement, sondage, salles de sous-groupes, partage d’écran, etc.) ?
• Avez-vous besoin d’équiper vos salles de réunion ?
• Quelles autres fonctionnalités vous faut-il pour organiser et animer vos réunions ? (ordre du jour partagé, réservation de ressources, chat, suite bureautique, etc.).
• Quelles sont vos exigences (hébergement des données en Europe, authentification SSO, application mobile, facilité d’utilisation, etc.) ?

Chez Talkspirit, nous centralisons tout ce dont vous avez besoin sur une seule plateforme. Notre outil collaboratif intègre toutes les fonctionnalités essentielles pour organiser, animer et faire le suivi de vos réunions : chat et visioconférence, webinaires, équipement de salles de réunion, agenda partagé, suite bureautique, gestion de projets, et bien plus encore.

       

5. Établir des règles internes

Le meilleur moyen d’en finir avec la fatigue des réunions ? Créer un guide pratique des réunions, intégrant toutes les règles d’or à respecter (pour les participants comme pour les animateurs). Par exemple : 

• arriver à l’heure
• se préparer à l’avance
• lever la main pour prendre la parole (physiquement ou virtuellement)
• ne pas interrompre les autres intervenants
• respecter le point de vue de chacun
• ne pas faire autre chose pendant une réunion (répondre à un e-mail ou consulter son téléphone)
• couper son micro quand quelqu’un d’autre parle
• éviter le jargon technique et les acronymes interminables et inutiles

Ces règles peuvent également figurer dans votre livret d’accueil (ou tout autre document d’intégration), afin que les nouveaux collaborateurs puissent facilement se les approprier.

À lire aussi : La checklist RH complète pour une intégration réussie des nouveaux collaborateurs

6. Maintenir l’engagement des participants

Animer une réunion, c’est aussi tout faire pour maintenir l’engagement des participants tout au long de la session. Voici quelques idées adaptées à différents formats de réunion : 

• En début de réunion, faites un tour de table rapide ou un icebreaker pour mettre les participants à l’aise et détendre l’atmosphère
• Gamifiez l’expérience de réunion : intégrez des sondages, quiz et défis pertinents — et gardez des scores pour encourager la participation
• Partagez votre écran et utilisez un tableau blanc pour rendre votre présentation plus interactive
• Donnez aux participants la possibilité de réfléchir en petits groupes (dans des salles de sous-groupes)

7. Encourager tout le monde à s’exprimer

Animer une réunion ne se limite bien sûr pas à diffuser des informations de manière descendante. Chaque participant doit pouvoir exprimer son point de vue et ses opinions, afin de stimuler les échanges.

Au fur et à mesure que la réunion avance , encouragez les participants à poser des questions. Réservez du temps pour discuter des points à l’ordre du jour. Et pour recueillir les retours de tous — pas seulement de ceux qui sont à l’aise pour prendre la parole — laissez du temps aux plus discrets.

8. Respecter l’ordre du jour et le temps imparti

L’animateur doit également veiller à ce que la réunion remplisse son objectif et ne parte pas dans tous les sens. Il doit cadrer les échanges pour s’assurer que l’ordre du jour est respecté, que les décisions attendues sont prises, et surtout que la réunion ne déborde pas ! 

Si nécessaire, il peut désigner un gardien du temps chargé de surveiller l’horloge et de lui rappeler le temps restant.

9. Prendre des notes

Prendre des notes est indispensable lors d’une réunion. Même si cela semble évident pour la plupart d’entre nous, rédiger des comptes rendus concis reste un défi pour certaines organisations.

En début de réunion, nous recommandons de désigner un secrétaire de séance. N’importe quel participant peut jouer ce rôle, y compris l’animateur — n’hésitez donc pas à changer de secrétaire à chaque réunion.

10. Assurer le suivi

Le suivi post-réunion est tout aussi important que l’animation pendant la réunion. Il rappelle aux participants les points qui ont été discutés et tient informés ceux qui n’ont pas pu être présents.

Voici quelques bonnes pratiques pour le suivi après une réunion : 

• Partagez le compte rendu de la réunion avec les personnes concernées (participants et invités absents) via une publication sur votre réseau social d’entreprise. Incluez : les sujets abordés, les décisions prises et les actions à réaliser.

• Sollicitez les retours des participants sur la réunion, par exemple via un sondage. Proposez des pistes d’amélioration pour les prochaines réunions.

• Intégrez les actions de suivi dans votre outil de gestion de projet. Assignez les bonnes actions aux bonnes personnes, et ajoutez des échéances pour vous assurer que les tâches sont réalisées dans les temps. Le module Projets de Talkspirit vous facilite la tâche — n’hésitez pas à l’essayer.

Pour conclure

Grâce à ces bonnes pratiques, vous avez désormais toutes les clés pour conduire une réunion efficacement — où que soient vos participants. Changer ses habitudes demande un peu de temps, alors soyez patient et montrez l’exemple pour que toute votre équipe suive. Enfin, n’oubliez pas de vous équiper : installez un système de visioconférence dans vos salles de réunion et déployez un outil collaboratif intégrant un module de visioconférence. Les bons outils font toute la différence, notamment pour organiser des réunions hybrides.

Les solutions Talkspirit et Holaspirit offrent de nombreuses fonctionnalités clés pour organiser, animer et assurer le suivi d’une réunion. Si c’est ce que vous recherchez, n’attendez plus pour contacter notre équipe ! Nous serons ravis de vous accompagner.