Die wichtigsten KPIs der internen Kommunikation

Wie lässt sich die Wirksamkeit der internen Kommunikation belegen? Das ist eine der Fragen, die sich Kommunikationsverantwortliche regelmäßig stellen. Und das aus gutem Grund: Die Analyse des Return on Investment (ROI) einer internen Kommunikationsstrategie erlaubt es, sowohl den investierten Zeit- und Ressourcenaufwand zu rechtfertigen als auch die umgesetzten Maßnahmen anzupassen. Die KPIs, also die wichtigsten Leistungskennzahlen, sind unverzichtbare Werkzeuge, um den ROI der internen Kommunikation zu messen. Aber welche sollten Sie verfolgen? Und wie analysieren und optimieren Sie sie über die Zeit?

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 7 KPIs, mit denen Sie Ihre interne Kommunikation qualitativ und quantitativ verfolgen. Ob Sie die Wirkung Ihrer internen Newsletter, die Akzeptanz Ihrer Werkzeuge für die interne Kommunikation oder das Engagement Ihrer Mitarbeitenden bewerten möchten: Hier sind Sie richtig!

Die quantitativen KPIs

1. Die Engagement-Rate der Mitarbeitenden

Die Engagement-Rate der Mitarbeitenden ist ein zentraler KPI, sowohl für die interne Kommunikation als auch für die gesamte Organisation. Ein hohes Engagement bedeutet, dass die Beschäftigten sich nicht damit begnügen, ihre Arbeit zu erledigen, sondern motiviert sind, über das hinauszugehen, was von ihnen erwartet wird. Diese Kennzahl wirkt sich damit direkt auf die Produktivität und die Bindung von Talenten aus.

In Frankreich sind nur 8 % der Beschäftigten bei der Arbeit engagiert, berichtet Gallup in seiner 2026 veröffentlichten Studie State of the Global Workplace, gegenüber 12 % im europäischen Durchschnitt und 20 % weltweit. Um diese Zahl und damit die Leistungsfähigkeit des Unternehmens zu verbessern, sollten Sie sie regelmäßig verfolgen.

Um das Engagement der Mitarbeitenden zu messen, verwendet man in der Regel den Employee Net Promoter Score (eNPS). Mehr als ein KPI der internen Kommunikation ist er ein Indikator, der die Loyalität der Beschäftigten gegenüber ihrem Unternehmen misst. Er leitet sich aus einer einfachen, aber aufschlussreichen Frage ab: « Wie wahrscheinlich ist es auf einer Skala von 0 bis 10, dass Sie Ihr Unternehmen einer Freundin oder einem Kollegen weiterempfehlen? » Je nach Antwort gelten die Mitarbeitenden als Promotoren (9-10), Passive (7-8) oder Kritiker (0-6).

Wie messen und optimieren Sie ihn?

Am besten messen Sie den eNPS mit regelmäßigen Umfragen (zum Beispiel jedes Quartal), die die oben genannte Frage enthalten. Achten Sie darauf, dass diese Umfragen anonym sind, damit die Antworten ehrlich und unverzerrt ausfallen. Und nutzen Sie eine Plattform für interne Kommunikation, um die Umfrage an alle Mitarbeitenden zu verteilen. Auf Talkspirit, unserer Plattform, lässt sich eine solche Umfrage zum Beispiel über das Modul Beiträge teilen.

Sobald die Umfrage durchgeführt ist, ziehen Sie den Anteil der Kritiker (Werte von 0 bis 6) vom Anteil der Promotoren ab (Werte von 9 und 10), ohne den Anteil der Passiven (Werte von 7 und 8) zu berücksichtigen. So erhalten Sie einen eNPS-Wert, der von -100 (am negativsten) bis 100 (am positivsten) reichen kann.

Liegt der ermittelte Wert unter 0, ist die Engagement-Rate der Mitarbeitenden vergleichsweise niedrig. Liegt er zwischen -10 und 10, ist er durchschnittlich. Liegt er zwischen 10 und 30, ist das Engagement eher gut. Und liegt er über 30, sind Ihre Mitarbeitenden sehr engagiert!

Wie hoch Ihr eNPS auch ausfällt: Verfolgen Sie ihn regelmäßig, um ihn kontinuierlich verbessern zu können. Übrigens: Wenn Sie das Engagement Ihrer Mitarbeitenden steigern möchten, geben wir Ihnen in diesem Artikel 7 Tipps an die Hand 😉

2. Die Öffnungs- und Klickrate der internen Newsletter

Manchmal ergänzend zu einer Plattform für interne Kommunikation eingesetzt, ist der interne Newsletter ein zentraler Kanal, um die Neuigkeiten des Unternehmens hervorzuheben. Zwei Kennzahlen zeigen, wie wirksam er ist:

• Die Öffnungsrate, die den Anteil der Personen misst, die den Newsletter geöffnet haben. Je höher sie ist, desto überzeugender ist der Betreff der E-Mail.
• Die Klickrate, also der Anteil der Personen, die auf einen oder mehrere Links in der E-Mail geklickt haben. Je höher sie ist, desto stärker interessieren sich Ihre Mitarbeitenden für die Inhalte.

Diese KPIs der internen Kommunikation können Sie direkt in Ihrer E-Mail-Lösung verfolgen oder in Ihrem internen sozialen Netzwerk, sofern es über eine Newsletter-Funktion verfügt.

Unsere Plattform Talkspirit enthält zum Beispiel ein Modul für interne Newsletter, mit dem Sie eine zusammenfassende E-Mail versenden können, die die wichtigsten Beiträge aus jeder Ihrer Gruppen bündelt. So können Sie Ihren Neuigkeiten mehr Sichtbarkeit geben und zugleich Ihre Mitarbeitenden dazu anregen, sich auf der Plattform anzumelden.

PS: Ein E-Mail-Modul wird ebenfalls bald auf Talkspirit verfügbar sein 😉. Sie können es sowohl für den Versand interner Newsletter als auch für den Austausch mit Ihren externen Stakeholdern nutzen.

Wie messen und optimieren Sie sie?

Aber was ist eigentlich eine „gute“ Öffnungs- oder Klickrate? Die Antwort liefert eine Studie von Popolo, nach der interne Newsletter im Schnitt eine Öffnungsrate von 58 % und eine Klickrate von 14 % erreichen. Liegen Ihre Zahlen über diesen Durchschnitten, spricht das dafür, dass Ihr interner Newsletter recht wirksam ist! Und liegen Ihre Zahlen darunter, kein Grund zur Sorge. Hier einige Tipps, um Ihre Newsletter zu optimieren:

• Wählen Sie einen klaren E-Mail-Betreff, der kurz ist und ins Schwarze trifft.
• Versenden Sie Ihren Newsletter in einem regelmäßigen Rhythmus (zum Beispiel monatlich oder wöchentlich), damit er zum Ritual wird.
• Gestalten Sie Ihre Newsletter so, dass sie angenehm zu lesen sind. Binden Sie zum Beispiel Bilder ein, teilen Sie Ihre Inhalte in mehrere Abschnitte, heben Sie wichtige Textstellen fett hervor, nutzen Sie die Farben Ihres Corporate Designs und so weiter.
• Befragen Sie Ihre Mitarbeitenden zu den Inhalten, die sie interessieren (sowohl zum Thema als auch zum Format), um einen Newsletter zu erstellen, der wirklich ihren Erwartungen entspricht
• Beziehen Sie die Mitarbeitenden in die Erstellung bestimmter Inhalte ein (indem Sie sie zum Beispiel bitten, Fotos oder Videos aus dem Arbeitsalltag zu teilen).

3. Der Anteil aktiver Nutzer Ihrer Werkzeuge für die interne Kommunikation

Der Anteil aktiver Nutzer ist ein weiterer wichtiger KPI für die interne Kommunikation. Er ist nämlich ein guter Weg, um den Grad der Akzeptanz Ihrer verschiedenen Werkzeuge für die interne Kommunikation zu messen (wie etwa das Intranet oder das soziale Netzwerk des Unternehmens).

Wie messen und optimieren Sie ihn?

Den Anteil aktiver Nutzer können Sie messen, indem Sie ihn direkt in jedem Ihrer Werkzeuge abrufen. Auf Talkspirit lässt sich der Anteil aktiver Nutzer zum Beispiel für verschiedene Zeiträume (24 Stunden, 7 Tage oder 30 Tage) im Statistikmodul abrufen. Für eine tiefere Analyse können Sie den Anteil aktiver Nutzer außerdem für jede einzelne Gruppe auswerten, in der Sie Informationen teilen.

Ab 70 % aktiven Nutzern pro Monat gilt die Plattform als gut eingeführt und von den Mitarbeitenden angenommen. Liegt der Anteil aktiver Nutzer pro Monat dagegen unter 30 %, sollten Sie rasch Maßnahmen ergreifen, um gegenzusteuern. Denkbar ist zum Beispiel:

• Das Werkzeug in Meetings und internen Veranstaltungen hervorheben.
• Botschafterinnen und Botschafter einsetzen, um es per Mundpropaganda zu bewerben.
• Onboarding-Workshops anbieten, um den Mehrwert des Werkzeugs und seinen Einsatz im Alltag vorzustellen.
• Das Leben auf der Plattform beleben, indem Sie exklusive Inhalte und Veranstaltungen anbieten (zum Beispiel Gewinnspiele), die die Mitarbeitenden nur dort finden.

Lesen Sie auch: Wie erleichtern Sie die Einführung Ihrer neuen Werkzeuge für die Zusammenarbeit?

4. Die Interaktionsrate mit den internen Inhalten

Zu den wichtigsten KPIs der internen Kommunikation gehören selbstverständlich die Interaktionen mit den geteilten Inhalten. Diese Kennzahl erlaubt es zum einen, das Interesse der Mitarbeitenden an den geteilten Mitteilungen zu bewerten, und zum anderen, ihr Engagement und ihre Beteiligung zu messen.

Auf Ihrer Plattform für interne Kommunikation messen Sie diese Interaktionen anhand der Anzahl der Aufrufe, Likes und Kommentare zu Ihren Beiträgen. Wenn Ihre interne Kommunikation außerdem nicht nur von oben nach unten verläuft, lohnt auch ein Blick auf die Anzahl der Personen, die regelmäßig Inhalte auf Ihrer Plattform teilen.

Wie messen und optimieren Sie sie?

Um die Interaktionsrate mit Ihren Inhalten zu messen, rufen Sie das Statistikmodul Ihres Werkzeugs für die interne Kommunikation auf. Auf Talkspirit zeigt Ihnen dieses Modul für jede Ihrer Gruppen:

• die Mitglieder mit den meisten Beiträgen,
• die Mitglieder, die am stärksten mit Beiträgen interagiert haben (zum Beispiel über Likes oder Kommentare),
• die Anzahl der geteilten Beiträge,
• die Anzahl der Likes und Kommentare zu diesen Beiträgen,
• die Beiträge mit den meisten Likes.

Ist die Anzahl der geteilten Beiträge geringer als die Anzahl der Interaktionen, sind die Nutzerinnen und Nutzer eher engagiert. Stellen Sie dagegen fest, dass die Anzahl der Beiträge über der Anzahl der Interaktionen liegt, dann sind Ihre Nutzer wenig engagiert und Sie sollten gezielte Maßnahmen ergreifen, um gegenzusteuern. Das kann zum Beispiel bedeuten:

• Die Gruppen neu ordnen, in denen Sie Informationen teilen.
• Die Arten der geteilten Inhalte stärker variieren und die Qualität dieser Inhalte verbessern.
• Interaktivere Beiträge erstellen (zum Beispiel über Umfragen).
• Interne Erfolge in Ihren Beiträgen stärker hervorheben.
• Mehr Personen anbieten, selbst Beiträge zu teilen.

Lesen Sie auch: Wie gelingt Ihre interne Kommunikation auf Talkspirit

5. Die Teilnahmequote an internen Veranstaltungen

Ein weiterer KPI der internen Kommunikation, den Sie leicht messen können, ist die Teilnahmequote an internen Veranstaltungen. Dabei kann es sich ebenso um Meetings handeln wie um Seminare, Schulungen oder Teambuilding-Aktivitäten. Eine hohe Teilnahme ist oft ein Zeichen dafür, dass sich die Beschäftigten eingebunden und wertgeschätzt fühlen im Unternehmen. Eine geringe Teilnahme kann dagegen auf tieferliegende Probleme hinweisen, etwa auf mangelndes Interesse oder eine unzureichende Kommunikation rund um die Veranstaltung.

Wie messen und optimieren Sie sie?

Um die Teilnahmequote an einer Veranstaltung zu messen, teilen Sie einfach die Zahl der Teilnehmenden durch die Gesamtzahl der Eingeladenen und multiplizieren das Ergebnis mit 100. Auf Talkspirit erhalten Sie diese Zahlen zum Beispiel direkt aus Ihrem Kalender.

Die Teilnahmequote hängt sowohl vom gewählten Thema und vom Datum als auch von den eingeladenen Personen ab. Konkret gilt: Je gezielter Ihre Einladung, desto wahrscheinlicher kommen die eingeladenen Mitarbeitenden. Streuen Sie dagegen breit, müssen Sie mit einer niedrigeren Teilnahmequote rechnen.

Denken Sie außerdem daran, Ihre Mitarbeitenden um Feedback zu bitten. Fragen Sie sie:

• was sie von der Veranstaltung hielten (Thema, Programm, Format, Uhrzeit und so weiter),
• wie zufrieden sie mit der Veranstaltung sind (oder eben nicht),
• wie wahrscheinlich es ist, dass sie diese Veranstaltung einer Freundin oder einem Kollegen weiterempfehlen (der bekannte NPS, den man auf einer Skala von 0 bis 10 misst),
• was ihnen gefallen hat und was weniger,
• welche Verbesserungen sie sich wünschen.

So wissen Sie, was zu tun ist, um die Teilnahmequote Ihrer nächsten Veranstaltungen zu erhöhen!

Die qualitativen KPIs

6. Die Zufriedenheit mit der internen Kommunikation

Um die Wirksamkeit der internen Kommunikation zu bewerten, messen Sie am besten die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden mit der internen Kommunikation. Je höher dieser KPI ausfällt, desto besser fühlen sich Ihre Mitarbeitenden informiert und desto leichter finden sie Zugang zu Informationen. Und das macht sie letztlich produktiver bei ihrer Arbeit.

Wie messen und optimieren Sie sie?

Umfragen und Befragungen sind ein gutes Mittel, um die Zufriedenheit Ihrer Beschäftigten zu erheben. Hier einige Beispiele für Fragen, die Sie darin stellen können:

• Wie bewerten Sie auf einer Skala von 0 bis 10 Ihre Gesamtzufriedenheit mit der internen Kommunikation des Unternehmens?
• Wie klar und verständlich finden Sie die vermittelten Informationen?
• Ist die Häufigkeit der internen Kommunikation angemessen?
• Hilft Ihnen die interne Kommunikation dabei, die Ziele und die Strategie des Unternehmens zu verstehen?
• Haben Sie die Möglichkeit, Ihre Meinung zu internen Themen zu äußern? Wenn ja, haben Sie den Eindruck, dass dieses Feedback berücksichtigt wird?
• Verfügen Sie über alle Informationen und Ressourcen, die Sie brauchen, um Ihre Arbeit wirksam zu erledigen?
• Erhalten Sie manchmal Informationen, die für Sie nicht relevant sind? Wenn ja, wie oft?
• Wie lange brauchen Sie, um eine Information zu finden, die Sie benötigen?
• Wie bewerten Sie die Unterstützung durch die Werkzeuge der internen Kommunikation (zum Beispiel Talkspirit)?
• Welche Veränderungen würden Ihre Zufriedenheit mit der internen Kommunikation erhöhen?

Dank dieser Fragen erhalten Sie einen Rundumblick darauf, was die Mitarbeitenden über die interne Kommunikation denken. Außerdem erkennen Sie leichter Ihre Stärken und Schwächen sowie die Ansatzpunkte, die Sie vorrangig angehen sollten.

Lesen Sie auch: Wie verbessern Sie die interne Kommunikation im Unternehmen?

7. Der Grad an Transparenz im Unternehmen

Einer der letzten KPIs der internen Kommunikation ist der Grad an Transparenz in Ihrem Unternehmen. Mit ihm lässt sich messen, wie offen und transparent Informationen geteilt werden zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeitenden, aber auch zwischen den einzelnen Abteilungen.

Eine hohe Transparenz führt oft zu mehr Vertrauen, zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen den Teams und zu einem stärkeren Engagement der Beschäftigten. Umgekehrt kann fehlende Transparenz zu Gerüchten, Misstrauen und sinkender Motivation führen.

Transparenz und Leistung gehören zusammen. Ein Beleg dafür: Laut einer 2024 gemeinsam mit Ipsos durchgeführten Studie halten 44 % der französischen Beschäftigten ein Unternehmen, das Informationen transparent teilt, für leistungsfähiger als ein Unternehmen, das dies nicht tut.

Dennoch bleibt festzuhalten: Nur 12 % der Mitarbeitenden halten ihr Unternehmen für transparent. Wie also lässt sich dieser Indikator messen und verbessern? Wir erklären Ihnen das Vorgehen im Folgenden.

Wie messen und optimieren Sie ihn?

Wie viele KPIs der internen Kommunikation wird auch der Grad an Transparenz über Befragungen der Beschäftigten gemessen. Ergänzend bieten sich Feedback-Runden in kleinem Kreis an (die zum Beispiel an Personalgespräche angebunden sein können), mit denen Sie die in den Befragungen geäußerten Bedürfnisse und Probleme vertiefen können.

Hier einige Fragen, die Sie sowohl schriftlich als auch mündlich stellen können:

• Haben Sie den Eindruck, dass die Geschäftsführung offen über wichtige Entscheidungen des Unternehmens informiert?
• Ermutigt die Geschäftsführung die Beschäftigten zu Fragen und beantwortet sie diese offen?
• Sind die Entscheidungsprozesse in Ihrer Abteilung transparent?
• Werden Beförderungen und Leistungsbeurteilungen transparent durchgeführt?
• Liefert die Geschäftsführung klare Erklärungen und Begründungen für größere Veränderungen oder neue Richtlinien?
• Wie sehr vertrauen Sie darauf, dass die Geschäftsführung ehrlich über Herausforderungen informiert, vor denen das Unternehmen stehen könnte?
• In welchen Bereichen wünschen Sie sich mehr Transparenz?
• Welche Verbesserungen schlagen Sie vor, um die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen?

Sobald Sie die Meinung aller eingeholt haben, können Sie leichter die Maßnahmen priorisieren, mit denen Sie die Transparenz der Information in Ihrem Unternehmen verbessern. Zu diesen Maßnahmen zählt zum Beispiel:

• Die Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse des Unternehmens mit einem dafür vorgesehenen Werkzeug dokumentieren (Talkspirit, zum Beispiel).
• Die Informationen zentralisieren, und zwar in einem All-in-one-Werkzeug für Kommunikation wie Talkspirit, um das Hin und Her zwischen den Anwendungen zu vermeiden.
• In diesem Werkzeug Gruppen anlegen, um die Informationen nach Thema und/oder Abteilung zu ordnen.
• Einen Entscheidungsprozess nach dem Konsent-Prinzip einführen, bei dem die betroffenen Mitarbeitenden vor wichtigen Entscheidungen konsultiert werden. Erhebt keine Mitarbeiterin und kein Mitarbeiter einen Einwand, kann der Vorschlag angenommen werden.

Wie Sie diese KPIs auswählen und verfolgen

Sieben Indikatoren gleichzeitig zu verfolgen, hält niemand lange durch. In der Praxis behält ein Team für interne Kommunikation drei bis fünf davon: diejenigen, die die Fragen beantworten, die es sich in diesem Jahr wirklich stellt.

• Gehen Sie vom Ziel aus, nicht vom Indikator. Geht es um die Einführung einer neuen Plattform, rückt der Anteil aktiver Nutzer nach vorn. Geht es um den Fluss der Informationen, sind es die Interaktionen und die Zufriedenheit.
• Halten Sie den Ausgangswert fest. Ein KPI ohne erste Messung sagt nichts aus: Aussagekraft hat der Abstand zwischen zwei Messungen, nicht der Rohwert.
• Legen Sie eine Frequenz fest, und halten Sie sie ein. Die Nutzungsindikatoren (aktive Nutzer, Interaktionen, Öffnungsrate der Newsletter) lesen Sie jeden Monat in den Statistiken des Werkzeugs ab. Die auf Selbstauskunft beruhenden Indikatoren (eNPS, Zufriedenheit, Transparenz) erheben Sie per Befragung: jedes Quartal oder zweimal im Jahr.
• Vergleichen Sie das Unternehmen mit sich selbst. Marktdurchschnitte dienen der Einordnung, nicht der Zielsetzung. Ein Wert, der sich von Quartal zu Quartal verbessert, sagt mehr aus als ein Wert im Vergleich zu einem Durchschnitt.
• Geben Sie die Ergebnisse zurück. Eine Befragung, deren Folgen niemand sieht, erhält beim nächsten Mal weniger Antworten. Sagen Sie, was Sie gemessen haben und was Sie damit vorhaben.

Diese Indikatoren sind schließlich nur so viel wert wie die Strategie, die sie trägt. Wenn Sie bei null anfangen, sollten Sie zuerst eine Strategie für die interne Kommunikation aufbauen und dann die KPIs auswählen, die sie messen. Und wenn Ihre interne Kommunikation auch das Bild des Unternehmens nach außen prägt, prüfen Sie die Abstimmung zwischen interner und externer Kommunikation.

Fazit

Regelmäßige interne Umfragen sind unverzichtbar, um Ihre KPIs der internen Kommunikation zu messen und zu verfolgen. Indem Sie Indikatoren wie die Engagement-Rate oder den Grad an Transparenz der Information analysieren, verstehen Sie die Wirkung Ihrer internen Kommunikation besser und können passende Korrekturmaßnahmen ergreifen.

Um Ihre interne Kommunikation fortlaufend zu verbessern, sollten Sie auch die Werkzeuge nicht vernachlässigen. Dank Plattformen für interne Kommunikation wie Talkspirit können Sie nicht nur den Informationsaustausch flüssiger gestalten, sondern auch Ihre verschiedenen KPIs im Blick behalten, insbesondere die Interaktionen der Mitarbeitenden mit Ihren Inhalten.

Den ROI der internen Kommunikation zu messen, ist also ein Prozess, der auf Dauer angelegt ist, der präzise KPIs verlangt und die richtigen Werkzeuge voraussetzt. Damit Sie etwas Zeit sparen, haben wir ein kleines Quiz für Sie vorbereitet, mit dem Sie die Wirksamkeit Ihrer internen Kommunikation bewerten (in nur 2 Minuten ⏰). Machen Sie den Test und finden Sie heraus, wo Sie stehen 👇.

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