Die Arbeitsweise von Notaren transformieren: das Zeugnis von Vacossin & associés

Vacossin & associés, ein Notarbüro aus Lille, hat im Frühjahr 2020 die Kollaborationsplattform Talkspirit eingeführt. Eine echte Revolution in einem Bereich, in dem die digitale Transformation auf historische und regulatorische Barrieren sowie auf festgefahrene Arbeitsgewohnheiten stößt. Maître Hugo Delescluse, Notarpartner, erklärt wie die Einführung dieses neuen Tools die Leistung seines Notarteams beflügelt hat.

Als Maître Hugo Delescluse 2009 zu Vacossin & associés stieß, zählte das Büro bereits etwa fünfzehn Mitarbeitende und drei Partner. Heute sind es sechs Notare, davon drei Partner. Da ein Großteil seiner Mandanten in Paris ansässig war, war er die Hälfte der Woche auf Dienstreise, während das restliche Team sesshaft in Lille war und Mandanten empfing, die das Büro aufsuchten.

Im Bewusstsein der Herausforderungen der digitalen Transformation initiierte Maître Hugo Delescluse (im Folgenden HD) kollaborative Arbeitsweisen aus der Ferne, die das Funktionieren des Büros revolutionierten.

Kennzahlen:

• 20 Mitarbeitende
• Mandanten über ein weitläufiges Einzugsgebiet verteilt
• ca. 1.200 notarielle Urkunden pro Jahr bearbeitet, davon 95 % elektronische Urkunden

Zwei Kernziele: die E-Mail-Flut eindämmen und die Möglichkeit zur Remote-Zusammenarbeit schaffen

„Als ich in dieses (Notar-)Büro in Lille kam, war ich häufig auf Reisen (viele Pariser Mandanten) und brauchte die Möglichkeit, aus der Ferne mit den Teams zusammenzuarbeiten. Ich wollte auch dem nicht abreißenden E-Mail-Strom von früh bis spät entkommen. Das Volumen war so groß, dass ich oft keine Zeit hatte, die E-Mails tagsüber zu lesen, was zu Verzögerungen führen und Mitarbeitende blockieren konnte, die auf eine Antwort warteten", erklärt HD.

Er betont die Notwendigkeit, externe und interne E-Mails zu trennen, und hält es für effizienter, interne Kommunikation über Chat oder Videokonferenz-Tools abzuwickeln.

„Vor einigen Jahren sah unser IT-Dienstleister keinen wirklichen Nutzen in einem Instant-Messaging-Tool, da unsere Mitarbeitenden kein berufliches Mobiltelefon hatten. Und das war auch in den Köpfen der Mitarbeitenden ähnlich: Chat wurde mit dem Handy assoziiert, was ein Hindernis für die Akzeptanz darstellte.

Um den internen Widerstand gegen die Weiterentwicklung der Kommunikation zu überwinden, bastelte HD schließlich selbst eine Lösung, mit der er seine E-Mails empfangen und seinen Kalender mobil synchronisieren konnte.

Der Wunsch, ein soziales Unternehmensnetzwerk zu finden, das den Menschen in den Mittelpunkt stellt

Im Bewusstsein der Notwendigkeit, die Digitalisierung des Büros zu beschleunigen, untersuchte Hugo Delescluse rasch mehrere ESN-Lösungen (soziale Unternehmensnetzwerke). „Talkspirit stach sofort heraus. Was mir gefiel? Die Zugänglichkeit der Lösung, die Reaktionsfähigkeit des Teams, der Speicherort in Frankreich, der für die Sicherheit der dem Büro anvertrauten Unterlagen sehr wichtig ist, der äußerst wettbewerbsfähige Preis und die Kundennähe des Supports. Mit identifizierten und erreichbaren Ansprechpartnern, anstatt einer E-Mail auf Englisch an einen weit entfernten technischen Support zu senden, der Tage braucht, um zu antworten." Hugo schätzt es auch, dem Team Verbesserungsvorschläge machen zu können – ganz im Sinne einer gemeinsamen Entwicklung eines auf seine Bedürfnisse zugeschnittenen Tools.

In einem Berufsfeld, das dem Digitalen oft noch hinterherhinkt, wurde Talkspirit sehr schnell von den Notaren angenommen. Während des Lockdowns eingeführt, ermöglichte die Lösung dank Videokonferenz-, Chat- und Dateifreigabe-Tools die Weiterführung der Geschäftstätigkeit. „Der Buchhalter, der bei uns für Buchhaltung und HR zuständig ist, erkannte sofort das Potenzial des Tools, um sich das Leben zu erleichtern, und übernahm anschließend die Rolle eines Botschafters. Er erstellte spezifische Diskussionsfäden, in denen jeder seine Anfragen oder Erwartungen bezüglich Überweisungen, Registereinträgen, Vertretungen bei Kollegen usw. einträgt. Alles ist zentralisiert, er wird benachrichtigt, sobald ein Element hinzugefügt wird. Dank ihm hat jeder das Tool sehr schnell in Betrieb genommen. Die Teams haben es sich vollständig zu eigen gemacht und wir befinden uns mittlerweile in einer Bottom-up-Logik beim Austausch auf Talkspirit."

Neue Nutzungsweisen spielend einfach übernommen

Der Großteil der Mitarbeitenden des Büros nutzt Talkspirit am PC, und diejenigen, die häufig unterwegs sind, haben die mobile App installiert. „Es ist zu einem gleichzeitigen Kommunikations- und Kollaborationstool geworden, das in sehr kurzer Zeit angenommen wurde."

Was die Zusammenarbeit betrifft, nutzt das Büro Talkspirit als Drive zum Teilen von Dokumenten mit dem Notarteam. „Ich habe einen Bereich erstellt, in dem wir nach und nach alle Elemente der internen Kommunikation und der institutionellen Kommunikation ablegen. Das ist hundertmal leistungsstärker als lange E-Mails, und jeder weiß, wo er die Informationen bei Bedarf findet." HD kann auch ein Mitarbeitendes, das ihm eine neue Akte übergibt, über einen individuellen Diskussionsfaden informieren, der alle Informationen bündelt. „Die Projektverfolgung wird einfacher, wir sparen beide Zeit."

Was die Kommunikation betrifft, haben kleine Chat-Räume die informellen Bürogespräche ersetzt. „Der Chat ist unglaublich effizient für den Austausch zwischen Mitarbeitenden, Informationen fließen viel schneller." Talkspirit hat auch die WhatsApp-Gruppen ersetzt, die sich im Büro spontan gebildet hatten. „Ich habe einen Faden „Kaffeepause – hier könnt ihr alles berichten" erstellt, der sehr gut ankommt. Der Zusammenhalt im Team, das sich nicht unbedingt immer im Büro sah, ist auf Talkspirit deutlich spürbar. Das stärkt den Zusammenhalt und den Informationsaustausch und wirkt sich positiv auf die Gesamtleistung der Gruppe aus. Wir haben gerade zwei neue Mitarbeitende eingestellt: Das Tool hilft ihnen sehr, sich ins Team zu integrieren."

Das Videokonferenz-Tool, ergänzend zu dem der Profession, erleichtert den internen Austausch sowie auch Vorbereitungsgespräche mit Mandanten vor Unterzeichnungen. „Ich finde es flüssig, effizient, mit der Möglichkeit, den Bildschirm zu teilen. Das Tool ist technisch sehr ausgereift", erklärt HD.

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Spürbare Vorteile in wenigen Monaten

Gestärkte interne Kommunikation, flüssigerer Austausch, vereinfachte Aktenverfolgung, Zentralisierung von Informationen, Unterscheidung zwischen externen und internen Nachrichten … Das Büro zieht eine sehr positive Bilanz aus dem Einsatz von Talkspirit und blickt in dieser neuen Ausgangslage einem möglichen erneuten Lockdown mit großer Gelassenheit entgegen.

„In Bezug auf die Zahlen finde ich die Kosten der Lösung sehr gering im Vergleich zu dem Nutzen, den ich daraus ziehe", betont Hugo Delescluse. „Das ist unvergleichlich." Und die interne Zufriedenheit? „Ich habe in den letzten Jahren zahlreiche Projekte zur digitalen Transformation initiiert, und ich habe noch nie ein neues Tool eingeführt, das so schnell von den Mitarbeitenden übernommen wurde."

Der Blick von Talkspirit auf die Herausforderungen von Vacossin & Associés

Wie in vielen KMU ist die digitale Transformation der Notare nicht von vornherein a priori gewährleistet. Zeitmangel, eingefahrene Arbeitsgewohnheiten und die Schwierigkeit, eine auf die Bedürfnisse des Büros zugeschnittene Lösung zu finden, sind Hindernisse für die Einführung neuer Praktiken, die den Zusammenhalt und die Gesamtleistung der Teams verbessern könnten.

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Die Zentralisierung des internen Austauschs und das Teilen von Dokumenten stellen in Strukturen, in denen jeder vielseitig und reaktionsfähig sein muss, eine erhebliche Zeitersparnis dar. Umso mehr in Unternehmen, die neue Homeoffice-Gewohnheiten integrieren müssen.

Als menschennahe Lösung, getragen von einem lokalen Team und in Frankreich ansässigen Entwicklern, Talkspirit erfüllt die Bedürfnisse der Rechtsberufe in Bezug auf Begleitung, Flexibilität und Kosten. Wir legen besonderes Augenmerk auf das Feedback und die Vorschläge unserer Kunden, die es uns ermöglichen, unsere Lösung kontinuierlich zu verbessern, indem wir Funktionen entwickeln, die echten betrieblichen Bedürfnissen entsprechen.

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Autorin: Clémentine Garnier