Anders arbeiten: eine Herausforderung, die das CEA in wenigen Monaten mit Talkspirit gemeistert hat

Wie lässt sich die kollaborative Arbeit in einer Organisation mit hohen Sicherheitsanforderungen vereinfachen? Das ist die Herausforderung, der sich das CEA (Commissariat à l'énergie atomique et aux énergies alternatives) gestellt hat! Sie haben im Sommer 2020 die kollaborative Plattform Talkspirit für ihre zivilen Aktivitäten eingeführt. Das Ziel: die Zusammenarbeit innerhalb der Teams zu fördern und die Mitarbeitendenerfahrung zu verbessern.

Das 1945 gegründete CEA ist eine öffentliche Forschungseinrichtung und die innovativste öffentliche Organisation Europas.

Kennzahlen :

• 4 Tätigkeitsbereiche:
  • Verteidigung und Sicherheit
  • nukleare und erneuerbare Energien
  • technologische Forschung für die Industrie
  • Grundlagenforschung
• 20.000 Mitarbeitende: 15.000 im zivilen Bereich und 5.000 im militärischen Bereich
• 9 Forschungszentren in ganz Frankreich

Céline Massy, Architektin der digitalen Transformation des IT-Systems und stellvertretende IT-Direktorin, berichtet über die Einführung von Talkspirit beim CEA. Sie erklärt auch, wie das Tool die Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden des zivilen Bereichs vereinfacht hat.

Ein kollaboratives Tool im Dienst der Mitarbeitenden

Angesichts der Notwendigkeit, seine digitale Transformation zu beschleunigen und seine kollaborativen Tools zu modernisieren, hat das CEA 2020 ein umfangreiches Projekt gestartet. Nämlich die Einrichtung einer Digital Workplace im Dienst der Mitarbeitenden. Die doppelte Herausforderung bestand darin: den Informationsaustausch zu erleichtern und die Kommunikation zu zentralisieren zwischen den verschiedenen Tools des zivilen Bereichs (15.000 Mitarbeitende).

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„Im Rahmen dieser Digital Workplace wollten wir verschiedene Arten von Tools einsetzen. Darunter insbesondere eine kollaborative Plattform, Automatisierungs- und Prozessdigitalisierungstools sowie API-Plattformen.

Angesichts unserer Anforderungen an Zusammenarbeit und Kommunikation wurde der Einführung einer kollaborativen Suite zunächst Priorität eingeräumt", erklärt Céline Massy.

Ein durch die Covid-Krise auf den Kopf gestellter Benchmark

„Wir haben zunächst verschiedene kollaborative Tools verglichen; unter anderem Slack, Teams, WIMI, Jitsi, Mattermost und Talkspirit. Die Bewertung der verschiedenen Lösungen erfolgte anhand technischer Kriterien, Sicherheitskriterien und Kriterien der Benutzererfahrung.

Dann kam die Covid-Krise.

In der Notlage entschieden wir uns für Microsoft Teams, wobei uns bewusst war, dass wir schnell eine Alternative finden mussten". Da Microsoft Teams dem Cloud Act* unterliegt, bietet es keinen ausreichenden Schutz für die sensiblen Daten des CEA.

Hohe Sicherheitsanforderungen

Aufgrund seiner Tätigkeiten muss das CEA hochsichere und DSGVO-konforme Lösungen nutzen. Es hat daher schnell Tools aus seinem Benchmark ausgeschlossen, die Zugriff auf seine Daten ermöglichen, wie Teams und Slack.

Talkspirit wird in europäischen Rechenzentren gehostet, schützt die Vertraulichkeit der Daten und führt regelmäßige Funktionsprüfungen durch. Als europäisches Unternehmen, das nicht dem amerikanischen Cloud Act unterliegt, ist das ein gewichtiges Argument für das CEA.

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Die Wahl eines ergonomischen und sicheren Tools

Nach einer eingehenden Analyse der europäischen Anbieter entschied sich das CEA schließlich für Talkspirit als Ersatz für Microsoft Teams. Die 2008 von Philippe Pinault und Olivier Ricard gegründete französische Software hatte bereits mehr als 500 Kunden, darunter eine Reihe öffentlicher Einrichtungen wie die Armée de Terre, das CNRS, das CNES oder mehrere CPAM. Mehrere Faktoren haben den Ausschlag gegeben, insbesondere die Sicherheit, die Datenspeicherung in Frankreich und die Ergonomie der Lösung.

„Wir brauchten eine kollaborative Suite, die einfach zu bedienen, ergonomisch ist, unsere Sicherheitsanforderungen erfüllt und DSGVO-konform ist. Talkspirit erfüllte alle Kriterien !", bestätigt Céline Massy.

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Eine schnelle Bereitstellung und Akzeptanz

„Die Bereitstellung erfolgte schrittweise, aber schnell. Am Anfang haben wir die Lösung in kleinen Arbeitsgruppen eingeführt. Dann haben wir sie für den IT-Bereich und die Fachabteilungen geöffnet, um von 30 auf 300 Nutzer zu wachsen und dann schnell auf mehrere Tausend. Das ging sehr, sehr schnell", erklärt die Architektin der digitalen Transformation.

Sechs Monate nach Beginn der Bereitstellung zählt die Plattform bereits 5.500 Nutzer, davon fast 2 von 3 Nutzern aktiv jeden Monat.

„Das Feedback der Nutzer ist sehr positiv. Einige nutzen es mehr als andere, natürlich. Zum Beispiel haben wir eine Einheit, die auf die digitale Transformation ausgerichtet ist, wo die Mitarbeitenden im Allgemeinen begeistert sind."

Große Freiheit für die Nutzer

Von Beginn der Bereitstellung an genossen die Mitarbeitenden eine große Nutzungsfreiheit.

„Zunächst haben wir zwei Hauptgruppen erstellt: eine Gruppe für die Unternehmenskommunikation und eine FAQ-Gruppe namens 'Technical Center'. Dann haben wir die Nutzer ihre eigenen Gruppen erstellen lassen", was ihnen ermöglichte, das Tool selbstständig zu übernehmen.

„Innerhalb der IT-Abteilung haben wir Gruppen für Forschungs- und Studienprojekte erstellt, was die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Diskussion zwischen den verschiedenen Beteiligten erleichtert."

Die Erfolgsfaktoren

Für Céline Massy haben vier wesentliche Elemente zum Erfolg der Bereitstellung beigetragen:

• die Antizipation der Bedürfnisse der Mitarbeitenden durch die IT-Abteilung
• die Einbeziehung der Mitarbeitenden bei der Auswahl und dem Testen der Tools
• die Freiheit, die den Nutzern auf der Plattform eingeräumt wird
• die Begleitung durch die Talkspirit-Teams

„Wir wurden sehr gut begleitet. Talkspirit hat Remote-Workshops für die funktionalen Administratoren organisiert und dann Sitzungen abgehalten, um uns beim Verständnis der verschiedenen Plattformfunktionen" zu helfen, erklärt sie.

Durch diese Zusammenarbeit entstand eine echte Nähe zwischen den beiden Strukturen. Dies ermöglicht es Talkspirit heute, auf die Bedürfnisse des CEA besonders einzugehen!

Ein Homeoffice-Tool in ständiger Verbesserung

„Vor der Krise war das CEA in Bezug auf Homeoffice wenig erfahren. Talkspirit hat die Einführung dieser neuen Arbeitsweise erleichtert. Heute haben die Nutzer die Gewohnheit entwickelt, alle Informationen direkt auf der Plattform zu teilen", was die Fernzusammenarbeit vereinfacht

Das CEA schätzt besonders den Ansatz der kontinuierlichen Verbesserung von Talkspirit.

Neben dem Unternehmens-Chat, den Gruppen und dem Drive – die intern bereits stark genutzt werden – werden mehrere neue Funktionen von den Mitarbeitenden sehnlichst erwartet. „Wir freuen uns auf die Synchronisierungsfunktion des Kalenders mit Outlook und die schrittweise Erhöhung der Teilnehmerzahl bei Videokonferenzen", fügt Céline Massy hinzu. Neuerungen, die noch in diesem Jahr auf Talkspirit erscheinen sollen.

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Die Ambitionen des CEA

„Kurzfristig ist das Ziel, Talkspirit auf einen größeren zivilen Bereich auszudehnen, und die Plattform für unsere Forschungspartner zu öffnen.

Bisher haben wir bei den Lizenzen eher die Mitarbeitenden des CEA bevorzugt. Aber wir möchten nun gemischte Communities bilden, die aus CEA-Mitarbeitenden und Partnerorganisationen (wie dem CNRS, dem INSERM oder dem INRIA) zusammengesetzt sind.

Wir haben soeben 10.000 Lizenzen bestellt. Langfristig ist die Idee, auf 15.000 Nutzer zu wachsen, aber nicht nur CEA-Mitarbeitende."

Die Perspektive von Talkspirit auf die Herausforderungen des CEA

Die interne Kommunikation und die Teamarbeit zu fördern ist eine echte Herausforderung für eine Organisation mit hohen Sicherheitsanforderungen, insbesondere wenn Mitarbeitende im Homeoffice tätig sind.

Mit Talkspirit ist es möglich, den Austausch zwischen Anwendungen zu zentralisieren und die gemeinsame Nutzung von Informationen aus der Ferne zu erleichtern. Um die Vertraulichkeit der Daten zu schützen, muss jeder Baustein dieses virtuellen Büros sicher und DSGVO-konform sein.

Zu 100 % in Frankreich konzipiert und gehostet, Talkspirit erfüllt die Bedürfnisse an Zusammenarbeit und Kommunikation von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Und das bei maximaler Datensicherheit. Als überschaubarer Softwareanbieter hören wir ständig auf die Vorschläge unserer Kunden! Dafür bieten wir eine persönliche Begleitung an, um Ihre kollaborative Plattform einzuführen.

Zum Abschluss

Möchten Sie mehr über die Herausforderungen der digitalen Transformation des CEA erfahren? Sehen Sie sich das Replay unseres Webinars „Methodik und Tools für eine erfolgreiche digitale Transformation" an, um das Zeugnis von Céline Massy im Video zu entdecken.

Replay ansehen

*Cloud Act: US-amerikanisches Bundesgesetz zur Überwachung personenbezogener Daten, das 2018 verabschiedet wurde und US-amerikanische Dienstleister dazu verpflichtet, auf Anfrage alle gespeicherten Daten an die Bundesbehörden zu übermitteln – unabhängig vom Speicherort der Server (auch innerhalb der EU) (Quelle: Wikipedia)