La conduite du changement, c’est souvent un vrai casse-tête en entreprise. Entre la résistance des employés, les coûts cachés et les délais imprévus, ce processus peut rapidement devenir un terrain miné… Pour surmonter ces défis, il est donc important de faire preuve de méthodologie, mais aussi et surtout de mettre en place les bons outils de conduite du changement !
Lorsqu’elle est gérée efficacement, la conduite du changement peut être un levier de croissance pour votre entreprise. En effet, plus le changement est préparé et accompagné, plus il y a de chances que vos collaborateurs l’accueillent de manière positive. Ce qui peut vous aider à déployer votre projet avec succès.
Plusieurs outils digitaux peuvent faciliter la conduite du changement, de la planification au suivi du projet, en passant par la communication et la collaboration avec les équipes. Voici une boîte à outils qui devrait vous aider tout au long de ce processus.
1. La plateforme de brainstorming
La conduite du changement, cela passe d’abord par une phrase de réflexion. Cette étape est essentielle pour faire remonter les besoins et identifier les actions à mettre en place. Un logiciel peut vous être particulièrement utile lors de ce processus : la plateforme de brainstorming !
Comme son nom l’indique, cette plateforme a pour objectif de faciliter vos sessions de brainstorming, grâce à des fonctionnalités telles que :
- les cartes mentales (aussi appelée mind maps) : elles permettent d’organiser vos idées de manière visuelle, en reliant un sujet central à plusieurs sous-sujets.
- les logigrammes : vous pouvez les utiliser pour créer des diagrammes intelligents de différentes formes (par exemple, pour analyser une problématique, décrire un processus de travail, etc.).
- le tableau blanc virtuel : il permet de créer des schémas, d’illustrer des idées, et offre à chacun la possibilité d’apporter sa contribution.
Voici quelques plateformes de brainstorming qui intègrent ces fonctionnalités :
2. Le logiciel de self-management
Le self-management, quésako ? En entreprise, ce terme désigne la capacité des collaborateurs à résoudre des problèmes par eux-mêmes, sans qu’on ait besoin de leur expliquer quoi faire.
L’avantage de ce mode de fonctionnement ? Les équipes sont plus autonomes, plus agiles et prennent davantage d’initiatives. Intégrer un outil de self-management dans votre méthodologie de conduite du changement peut donc être un réel plus sur la durée.
Talkspirit est LA solution phare à adopter pour le self-management. Ce logiciel permet d’apporter plus de transparence au sein de votre organisation, d’améliorer la performance et l’agilité de vos équipes. Il peut vous servir à identifier les ressources et les compétences dont vous disposez en interne, mais aussi à fixer les objectifs de votre projet.
Avec Talkspirit, vous pouvez notamment :
- cartographier les rôles de votre organisation,
- documenter vos politiques et processus de travail,
- définir des OKR (objectifs et résultats clés) pour votre organisation et vos équipes,
- faire des réunions où chacun peut facilement prendre la parole.
3. Le logiciel de gestion de projet
La plateforme de gestion de projet fait également partie des outils clés de la conduite du changement. Très utile pour la phase d’implémentation, elle vous permet de planifier vos actions et de suivre leur mise en œuvre grâce à des fonctionnalités tels que :
- les tableaux kanban : ils vous aident à visualiser l’avancement de votre projet grâce à des cartes organisées par colonnes.
- le diagramme de Gantt : il permet de visualiser la durée de chaque tâche, et les possibles dépendances de tâches.
- la gestion du temps de travail : cela vous permet de vous assurer que la charge de travail de l’équipe est bien adaptée.
Découvrir le module Projets de Talkspirit
Vous cherchez un logiciel qui intègre ce type de fonctionnalités ? Consultez notre top 12 des meilleures plateformes de gestion de projet ! Vous trouverez à la fois des logiciels permettant de gérer des projets simples (comme Talkspirit) et des projets plus complexes.
4. La plateforme de communication interne
Une fois vos actions planifiées, il est important de communiquer sur le changement auprès de vos collaborateurs. C’est notamment l’occasion d’expliquer pourquoi le changement est mis en œuvre, comment il va impacter les équipes, et quels objectifs il va permettre d’atteindre.
Pour cette étape, nous vous conseillons d’utiliser une plateforme de communication interne, qui va vous permettre de :
- partager de l’information dans des groupes thématiques,
- mettre en avant votre projet sur un portail d’accueil et via des publications sur un fil d’actualités,
- relire les annonces internes avant qu’elles ne soient publiées grâce à un processus de validation,
- faciliter la remontée de feedback via les sondages, les commentaires sur les publications et le tchat,
- centraliser la documentation et les bonnes pratiques à adopter dans une bibliothèque.
Sur Talkspirit, vous pouvez retrouver l’ensemble de ces fonctionnalités, et bien plus. Alors n’hésitez pas à tester notre plateforme pour dynamiser votre communication interne !
5. La plateforme d’adoption digitale
Les outils de conduite du changement peuvent également vous aider à faire adopter de nouvelles applications ! C’est le cas de la plateforme d’adoption digitale, qui s’intègre directement directement aux logiciels que vous utilisez. Son objectif est d’aider les utilisateurs à adopter ces logiciels en les guidant pas à pas via des guides interactifs embarqués.
Résultat : vous passez moins de temps à former vos collaborateurs, et vous accélérez l’adoption de vos outils digitaux ! Si votre projet de conduite du changement implique la mise en place de solutions complexes (par exemple, un SIRH, un CRM, un ERP, etc.), pensez donc à y faire appel !
Voici quelques plateformes d’adoption digitale qui peuvent vous aider :
6. La solution d’automatisation
Tout le monde vous le dira : conduire le changement, cela prend du temps. Cependant, il est tout de même possible d’automatiser certaines tâches pour accélérer le processus (par exemple, la facturation, les demandes de congés, l’intégration des salariés, le support client, etc.). Vous passez ainsi moins de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée, tout en améliorant l’expérience de vos clients et/ou collaborateurs.
Voici quelques outils qui devraient vous aider à accélérer la conduite du changement :
7. L’outil d’engagement collaborateur
Les outils d’engagement collaborateur sont utiles tout au long du processus de conduite du changement. Grâce à eux, vous pouvez recueillir le feedback des employés, mesurer leur satisfaction et identifier les potentielles problématiques qu’ils rencontrent.
Lire aussi : [Webinaire] “Pourquoi et comment instaurer une culture du feedback ?”
Ces outils intègrent des fonctionnalités telles que :
- le feedback 360°, c’est-à-dire la possibilité d’être évalué par l’ensemble des personnes avec qui l’on a des interactions au travail (et non juste le management)
- les enquêtes salariés, pour prendre le pouls des équipes de manière régulière
- l’envoi de marques de reconnaissance (par exemple : un bravo, un like, un commentaire positif, etc.)
Si vous cherchez à dynamiser vos échanges et faire des sondages simples, une plateforme comme Talkspirit vous conviendra probablement. Cependant, si vous souhaitez faire des enquêtes élaborées et développer le feedback 360°, ces outils seront plus adaptés :
8. L’outil de reporting
Les outils de conduite de changement peuvent aussi vous aider à mesurer le succès de vos projets. C’est le cas des logiciels de reporting, qui vous permettent de faciliter la collecte, la visualisation et l’analyse de données via la création de rapports intelligents.
Avec les outils de reporting, vous ne perdez plus votre temps à faire des graphiques excel à la main. Ces outils se chargent de créer des tableaux de bords pour vous :
Pour conclure
Les outils digitaux sont un support essentiel pour la conduite du changement. Que vous cherchiez à identifier les besoins de vos collaborateurs, à planifier les actions à lancer, à communiquer, ou encore à analyser vos performances, il existe plein de plateformes qui peuvent vous aider !
Bien sûr, les outils ne font pas tout. La méthodologie et le plan d’action que vous mettez en place pour conduire le changement sont tout aussi importants. Voici un template pour vous aider à élaborer une stratégie efficace, et tirer le maximum de vos outils digitaux.
Accéder au Template
Dans ce template de conduite du changement, vous trouverez : un modèle de plan d’action pour préparer, implémenter et ancrer le changement dans votre organisation, un rétroplanning sous forme de diagramme de Gantt pour suivre vos actions dans le temps, ainsi qu’une check-list de livrable à réaliser pour réussir votre conduite du changement.
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