Was ist der Unterschied zwischen E-Mail, Intranet und kollaborativer Plattform?

Auf den ersten Blick könnte man meinen, dass das Intranet, die E-Mail und die kollaborative Plattform dasselbe tun. Jede davon ermöglicht es, Informationen zu verbreiten, zu teilen und in gewissem Maß zu kommunizieren. Auf den ersten Blick nur.

Wenn man genauer hinsieht, könnte man versuchen, Intranet, E-Mail und kollaborative Plattform zu vergleichen, indem man identifiziert, was das eine kann, was das andere nicht kann, usw.

Tatsächlich kommt der Vergleich zwischen Intranet, E-Mail und kollaborativer Plattform dem Vergleich zwischen Briefpost, Festnetztelefon und Internet gleich. Drei verschiedene Technologien, die sehr unterschiedliche Potenziale eröffnen und sehr unterschiedliche Anwendungsfälle unterstützen. Damit endet der Vergleich, und beim Lesen dieser wenigen Zeilen ahnen Sie bereits, dass wir über Tools sprechen werden, die wirklich nichts miteinander gemein haben.

Von welcher Zukunft sprechen wir?

Die Organisation der Zukunft gleicht einem Ökosystem, vernetzten Ressourcen (menschlich und maschinell), die ständig Informationen austauschen, aus diesen Interaktionen lernen, Transaktionen abwickeln (in ungleich größerem Umfang als heute) – innerhalb des Ökosystems selbst und mit allen verbundenen Ökosystemen.

Die Organisation von morgen ist eine Plattform für kollektive Intelligenz , die in der Lage ist, immer komplexere Probleme immer schneller zu lösen. Es liegt in der Natur mehrerer vernetzter Intelligenzen, eine globale Intelligenz zu erzeugen, die unendlich kreativer ist als dieselben voneinander getrennten Intelligenzen.

In dieser Organisation der Zukunft ist Information der Treibstoff dieser Intelligenz, die in der Lage ist, ihr Umfeld besser zu verstehen, Dinge besser wahrzunehmen, schneller und besser zu entscheiden. Wenn wir Intelligenz im weitesten Sinne betrachten, gibt es angeblich rund zwanzig verschiedene Formen davon.

Diese Zukunft zu denken bedeutet, die eigene Organisation heute zu betrachten und eine Bestandsaufnahme zu machen: die einer häufig unübersichtlichen, insgesamt recht statischen Organisation, in der Informationen schlecht zirkulieren. In dieser konventionellen Organisation gibt es meistens diejenigen, die wissen und die die Information haben, und die anderen. Es gibt diejenigen, die ihre Intelligenz in den Dienst des kollektiven Projekts stellen können, und die anderen.

Der Übergang von einer konventionellen Organisation zu dieser Organisation der Zukunft ist ein faszinierendes Vorhaben für diejenigen, die sich auf dem Weg befinden. Er erfordert insbesondere den Einsatz neuer Technologien, die den Zugang zu neuen, bislang ungeahnten Fähigkeiten ermöglichen. Diese neuen Technologien nennen sich Governance, kollaborative Plattform, Blockchain usw. Man kauft sie nicht im Supermarkt aus dem Regal. Man nähert sich ihnen an, lässt sich von ihnen entdecken. Und wenn das Umfeld gesund ist, entfalten sie schließlich ihr Potenzial, ihr Versprechen, und ermöglichen es Ihnen, Ihre Transformation zu beschleunigen – mit einer Geschwindigkeit, die für die große Mehrheit der heutigen Organisationen unvorstellbar ist.

Dieser Beitrag befasst sich ausschließlich mit kollaborativen Plattformen als heute ausgereifte Technologien, die als Träger dieses Ökosystems fungieren können, von dem ich oben spreche. Ausgereift, weil sie vollständig genug sind und ihre Ergonomie hinreichend ausgereift ist, um die besprochenen Anwendungsfälle zu unterstützen – und gleichzeitig in ständiger Weiterentwicklung begriffen sind.

Mehr Information und mehr Leadership

Hinter dem Tool kollaborative Plattform steckt also nicht nur eine funktionale Herausforderung. Es geht zunächst um eine Verhaltensänderung, eine neue Geisteshaltung, einen neuen Hauch Freiheit. Der Wechsel von E-Mail oder Intranet zu einer kollaborativen Plattform ist der Übergang ins „Erwachsenenalter" in der Art, Informationen zu produzieren, zu teilen und auszutauschen. Dies ist sicher das Schwierigste bei der Umsetzung eines kollaborativen Projekts.

Seit 10 Jahren arbeiten die meisten Mitarbeitenden in einem Umfeld, in dem die für ihre Aufgaben benötigten Informationen schwer zugänglich sind. Seit 10 Jahren leidet jeder unter seinem E-Mail-Postfach , weil es leider für jeden zugänglich ist, der die Adresse kennt. Jeder leidet unter seinem Intranet, dem Top-down-Tool schlechthin von wenigen für alle anderen.

Seit 10 Jahren kämpft jeder mit diesen beiden Tools, um seine Projekte und Ideen voranzutreiben, Hilfe zu suchen usw. Seit 10 Jahren funktioniert das nicht oder kaum, weil etwas Wesentliches fehlt: die jedem gegebene Freiheit, einfacher auf die Informationen zuzugreifen, die für ihn nützlich sind, sie zu teilen und mit diesen Informationen zusammenzuarbeiten.

Wie sieht eine kollaborative Plattform heute aus?

Eine neue Art zu wählen

Auf einer kollaborativen Plattform übernehme ich wieder die Kontrolle darüber, was ich erhalten möchte und was mir nützlich ist, um das zu tun, was ich zu tun habe – indem ich einfach die Gruppen auswähle, denen ich beitrete und deren Aktivitäten ich in meinem Newsfeed erscheinen lasse. So einfach ist das, und diese neue Wahlfreiheit stellt bereits für sich allein eine der wichtigsten Veränderungen beim Wechsel vom Intranet oder der E-Mail zu einer kollaborativen Plattform dar.

Eine neue Art, auf Informationen zuzugreifen

Auf diesen Plattformen bin nicht mehr ich derjenige, der sich bemühen muss, Informationen zu suchen – die Informationen kommen zu mir. Die Plattform ist mit allen Geschäftsanwendungen und externen Informationsquellen verbunden, die mir täglich nützlich sind. Dienste bündeln an diesem einen Ort die Informationen, um sie zu teilen, mit Kolleginnen und Kollegen auszutauschen, Feedback einzuholen...

Wo Information früher nicht zugänglich war, in Anwendungssilos eingesperrt, wird sie jetzt sichtbar und zirkuliert. Wo Information früher mit Verzögerung übermittelt wurde, meistens informell oder über Meetings, wird sie jetzt in Echtzeit übermittelt, genau in dem Moment, in dem das Ereignis eintritt. Und wo Information früher unvollständig, lückenhaft oder fehlerhaft übermittelt wurde, wird sie jetzt exakt, sachlich und in Rohform geliefert – frei von jenen Transformationen, die unsere Emotionen trotz uns meistens hinzufügen. So behalte ich die volle Freiheit, sie zu empfangen und zu verarbeiten.

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Eine neue Art, mit Informationen zu arbeiten und sie zu teilen

„Informieren ist nicht kommunizieren", erklärt uns Dominique Wolton in seinem gleichnamigen Essay. Information ist der Treibstoff, der notwendige Rohstoff, um die Dinge in meinem Arbeitsumfeld besser zu verstehen und wahrzunehmen. Genährt und ergänzt durch den Austausch mit anderen, ihre Meinungen und ihr Feedback, wird die zur Konversation gewordene Information zu einem wesentlichen Element meiner Entscheidungsfindung und meiner Fähigkeit, neue Initiativen zu ergreifen und gleichzeitig das Fehlerrisiko zu reduzieren. In einem gesunden Umfeld ist Feedback auf Informationen selbstverständlich und dauerhaft.

Eine neue Art, auf Informationen aufzubauen

In dieser neuen Welt ist die kollaborative Plattform ein Tool, das der Erfüllung von Aufgaben und darüber hinaus dem Daseinszweck der Organisation dient. Die darauf zirkulierenden Informationen tun dies zu diesem Zweck. Die Information ist nicht mehr das Eigentum der Nutzenden, gefangen in ihrem E-Mail-Postfach. Wenn eine Ressource die Organisation verlässt, nimmt sie nicht mehr das gesamte im Rahmen ihrer Aufgaben ausgetauschte Wissen mit. Die Information bleibt verfügbar, zugänglich, bereit, erneut mobilisiert, angereichert und für andere Ressourcen nutzbar zu werden.

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Hin zu einem Paradigmenwechsel

In diesem Moment teilen Sie vielleicht die gleiche Überzeugung, dass eine kollaborative Plattform mehr ist als ein paar Funktionen zur Beteiligung oder zum Kommentieren.

Sie spüren sicher, dass es sich um eine neue Fähigkeit handelt, die der Organisation angeboten wird, einen „Sauerstoff" von guter Qualität zu atmen – weder rar noch vergiftet. Sie spüren sicher auch, dass tiefgreifendere Veränderungen notwendig sind, um diesen Sauerstoff produzieren und konsumieren zu können. Und dass eine Technologie wie eine kollaborative Plattform in einem nicht bereiten Umfeld nichts produziert und ein träger Körper bleibt.

In diesem Moment spüren Sie auch, dass es sich um einen Paradigmenwechsel handelt und nicht um eine Weiterentwicklung der E-Mail oder eines Intranets, in das man ein paar Funktionen zum Teilen und zur Zusammenarbeit integriert hätte. Sie spüren vielleicht auch, dass das Einbetten einer kollaborativen Plattform in ein Intranet jede Hoffnung zunichtemacht, eine Plattform für kollektive Intelligenz zu entwickeln, die der von Ihnen gehegten Ambition gerecht wird. Denn zwischen diesen beiden scheinbar ähnlichen Lösungen existiert genau dieser Mentalitäts- und Haltungswechsel, der jede „Befreiung" unmöglich macht. Weil die DNA eines Intranets es nicht erlaubt, die für die Entwicklung kollektiver Intelligenz erforderlichen Nutzungsweisen zu kodieren.

Wird die kollaborative Plattform das Intranet und die E-Mail töten oder ersetzen?

Die unmittelbare Antwort auf diese Frage lautet: „Nein, zumindest nicht sofort".

Die Einführung einer kollaborativen Plattform in Ihrer Organisation ähnelt der Einführung einer neuen Technologie, die zu den bereits vorhandenen hinzukommt. Anfangs weiß man nicht genau, wie das funktioniert, man probiert es aus, man versteht nicht, warum dieses „Ding" zu bereits bestehenden und „funktionierenden" Tools hinzukommt. Oder man vergisst am Ende, trotz Nichtfunktionierens, die Unannehmlichkeit. Warum also wechseln? Erkennen Sie Ihre Organisation darin? Und dann entdeckt man neue Möglichkeiten, neue Fähigkeiten (zum Beispiel die Möglichkeit, über alle Informationen informiert zu werden, die ich benötige, um den Job zu erledigen, dank der Konnektoren / mit der Plattform verbundenen Dienste – und morgen, eigentlich sehr bald, die Einführung von Funktionen, die die Nutzenden bei dem, was sie täglich zu tun haben, immer stärker unterstützen werden) ... kurz gesagt, neue Fähigkeiten.

Wenn die Organisation Ihnen ermöglicht, diese Chancen zu ergreifen (wie traurig es ist, so viele Unternehmen zu sehen, die einen Ferrari kaufen, um ihn so zu drosseln, dass er nie vorankommen wird...), wenn Sie selbst in der Lage sind, diese Chancen auf die Größenordnung Ihres Teams oder Projekts auszudehnen, dann entdecken Sie schrittweise neue Arbeitsweisen, die sowohl die E-Mail als auch das Intranet für eine Reihe von Anwendungsfällen schrittweise obsolet machen.

Genauso wie das Internet die Briefpost nicht getötet hat, sind Ihre E-Mail und Ihr Intranet noch für einige weitere Jahre im Bild (zum Glück, werden manche sagen!), aber ihre Lebenserwartung und die Anzahl der damit entwickelten Anwendungsfälle sollten erheblich sinken, je mehr Sie auf diese neue Technologie des „besseren Miteinander-Arbeitens" umsteigen.

Brauchen Sie eine kollaborative Plattform?

Einige abschließende Worte zu dieser wesentlichen Frage: Was ist Ihr Unternehmensprojekt? Was ist Ihr Daseinszweck? Was brauchen Sie, um dorthin zu gelangen?

Brauchen Sie „Hände", um im Maßstab etwas umzusetzen, das heute gut funktioniert (wird es morgen genauso gut funktionieren)? Brauchen Sie „Köpfe", um neue Lösungen in einem immer komplexeren Umfeld zu entwickeln, in dem sich die Veränderungen immer schneller vollziehen?

Es ist wahrscheinlich, dass Ihre Dringlichkeit, eine kollaborative Plattform einzuführen, direkt mit Ihrer Dringlichkeit zusammenhängt, die kollektive Intelligenz in Ihrer Organisation zu mobilisieren – die für die große Mehrheit der Organisationen noch ein ungenutztes Potenzial darstellt. Ein Potenzial, dessen Wert die wenigen Euro an Lizenzgebühren pro Nutzer, die oft gerechtfertigt werden müssen, bei Weitem übersteigt.

Dieser Beitrag ist eine Einladung, sofort zu beginnen, nicht länger zu warten – in kleinem Maßstab, mit Ihrem Team, einer Abteilung, einem Fachbereich – sich überraschen zu lassen, zu iterieren, weiterzumachen...

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– Autor: Philippe Pinault, Mitgründer von Talkspirit