Offboarding: wie gestalten Sie den Austritt eines Mitarbeitenden? (+ Checkliste inklusive)

Das Offboarding (wörtlich „das Von-Bord-Gehen“) ist der Prozess des Austritts einer beschäftigten Person aus dem Unternehmen. Doch weit davon entfernt, ein bloßes Lebewohl zu sein, ist es ein echter Parcours in mehreren Etappen! 🗺️

Das Offboarding umfasst die Bearbeitung der administrativen Formalitäten, die Steuerung der internen Kommunikation, die Sicherheitsprozesse, die Begleitung vor und nach dem Austritt… Und obwohl es so viele Bereiche berührt, wird es von vielen Unternehmen oft vernachlässigt. Das bleibt jedoch nicht ohne Folgen! Ein unzureichendes Offboarding kann nämlich Folgendes nach sich ziehen:

• finanzielle Verluste,
• offene Stellen, die sich nur schwer besetzen lassen,
• eine höhere Arbeitsbelastung der Teams,
• und viele weitere Unannehmlichkeiten… 😅

Und dabei dürfte das Management von Offboardings weit häufiger anfallen, als man denkt! Laut dem Bericht State of the Global Workplace 2024 von Gallup halten 52 % der Beschäftigten nach einer neuen Gelegenheit Ausschau oder suchen aktiv danach.

Wie gestalten Sie also den Austritt einer oder eines Mitarbeitenden mit Professionalität? Wie bieten Sie Ihren Beschäftigten ein vorbildliches Offboarding und verwandeln diese Etappe in eine Gelegenheit, Ihre Arbeitgebermarke zu stärken? Entdecken Sie all unsere Tipps in diesem Artikel! 👇

Verstehen, dass es eine HR-Herausforderung ist… aber nicht nur!

Zu verstehen, dass das Offboarding eine Herausforderung für HR und für die Führungskraft ist, ist entscheidend. Daraus ergeben sich große Fragen wie:

• die Frage nach der Qualität der Employee Experience
• eine positive Arbeitgebermarke aufrechterhalten
• die Pflicht, trotz des Austritts ein positives Arbeitsumfeld zu bewahren

Aber das ist noch nicht alles! Wenn eine Person das Unternehmen verlässt, betrifft das nämlich weit mehr Teams, als man denkt…

Auf der finanziellen Seite

Die Kosten des Talentverlusts sind ein entscheidender Punkt. Für ein gutes Offboarding müssen die Akteure dieses Bereichs einen Verlust an Produktivität während des Übergangs einplanen, die Zahlen neu bewerten, um stabil zu bleiben, und auch die Kosten des Ersatzes vorwegnehmen. Eine Studie von Gallup schätzt im Übrigen, dass der Wert einer neuen Arbeitskraft der Hälfte oder sogar dem Doppelten des Gehalts der vorherigen Person entsprechen kann. Ja, ein Talent zu verlieren kostet! 💸

Auf der Seite der Sicherheit

Die IT-Abteilung muss dafür sorgen, dass sensible Informationen beim Austritt einer Person korrekt behandelt werden, um jedes Datenleck und jede Datenschutzverletzung zu vermeiden. Vorsicht vor Cyberangriffen, die verheerend ausfallen können! Laut dem Cyberrisiko-Bericht 2021 gibt fast jedes sechste Unternehmen, das 2020 angegriffen wurde, an, knapp an der Insolvenz vorbeigeschrammt zu sein. Deshalb ist es entscheidend, die IT-Abteilung in das Offboarding einzubeziehen!

Auf der Marketing-Ebene

Der Austritt einer Person kann außerdem den Ruf des Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt beeinflussen. Das kann sich auf seine Fähigkeit auswirken, neue Talente zu gewinnen oder sie zu binden. Laut einer Studie informieren sich 96 % der Bewerberinnen und Bewerber während ihrer Jobsuche über die Arbeitgebermarke, zum Beispiel auf der Website Glassdoor. Ein Aspekt also, den man nicht vernachlässigen sollte…

Die anderen Teams

Schließlich ist das Offboarding auch Sache der Teams! Der Austritt einer Kollegin oder eines Kollegen kann sich auf die Stimmung und die Gesamtproduktivität des Teams und seiner Führungskraft auswirken. Deshalb ist es entscheidend, Strategien einzuführen, die sicherstellen, dass Austritte die Motivation der verbleibenden Beschäftigten nicht negativ beeinflussen.

Aber wie steuert man all das bei so vielen Beteiligten? Wir erklären Ihnen im Folgenden alles! 👇

Die bewährten Praktiken des Offboardings

Jetzt, da Sie die Beteiligten dieses Prozesses kennen, sehen wir uns gemeinsam die Schlüsselschritte an, mit denen Sie den Austritt einer oder eines Mitarbeitenden mit links meistern. 👌

Verstehen

In der ersten Phase des Offboardings gibt es nur ein Wort: verstehen. Das heißt zuhören und die Gründe des Austritts der betreffenden Person erfahren, um den Offboarding-Prozess zu beginnen. Aber Achtung, ein Offboarding passt sich an! Um den Austritt unter den besten Bedingungen zu gestalten, muss man ihn je nach Art des Austritts behandeln. Man unterscheidet zwei Arten von Austritten:

1. Die freiwilligen Austritte. Sie treten ein, wenn die beschäftigte Person aus eigenem Antrieb beschließt, das Unternehmen zu verlassen. Oft, um neue Gelegenheiten zu verfolgen oder persönlichen Bedürfnissen nachzugehen.
   
2. Die unfreiwilligen Austritte. Sie treten ein, wenn das Unternehmen beschließt, den Vertrag mit der beschäftigten Person zu beenden. Das kann verschiedene Gründe haben. Zum Beispiel wirtschaftliche Schwierigkeiten, unzureichende Leistungen, ein berufliches Fehlverhalten…

3. Die stille Kündigung, auf Englisch auch Quiet Quitting genannt. Das ist ein feines Phänomen, bei dem eine beschäftigte Person sich nach und nach von ihrer Arbeit löst, ohne ihre Kündigung anzukündigen. Diese Art von Austritt lässt sich an Vorzeichen erkennen, etwa an Verhaltensänderungen oder einer erhöhten Abwesenheitsquote. Aber sagen wir es deutlich: Es ist normal, diese Zeichen nicht immer zu bemerken!

Wenn Sie die Gründe des Austritts verstehen, können Sie besser einschätzen, wie sich dieser Austritt auf das Tagesgeschäft, die Zusammenarbeit und die Teamdynamik auswirken wird. Und es fällt Ihnen leichter, zur nächsten Phase des Offboardings überzugehen: handeln! 🫵

Handeln

Es ist Zeit, den Offboarding-Prozess zu starten! Hier die Schlüsselschritte in der richtigen Reihenfolge:

Stimmen Sie sich ab und erledigen Sie den gesamten administrativen Teil.

Dazu gehört zunächst, sich mit den verschiedenen Beteiligten abzustimmen, damit alle Aspekte des Offboardings abgedeckt sind. Danach ist es Zeit, den Papierkram anzugehen! 📑 Bringen Sie die finanziellen, vertraglichen und sicherheitsbezogenen Dokumente zum Abschluss, damit der Austritt gut organisiert und auf die Person zugeschnitten abläuft.

Prüfen Sie, ob die Dokumentation zur ausscheidenden Rolle aktuell ist

In einem Unternehmen zählt jede Rolle. Wenn also jemand geht, muss man sicherstellen, dass der Betrieb weiterläuft! Und zwar, indem man neue Personen einstellt oder die Aufgaben im Team neu verteilt. Dafür muss man sicher sein, dass die gesamte Dokumentation und die Prozesse rund um die ausscheidende Rolle aktuell und gut organisiert sind.

Diese Übergabe ist der Moment, in dem das Wissen einer Stelle verloren geht oder weitergegeben wird. Laufend zu dokumentieren statt in den letzten zwei Wochen ändert alles: Genau darin liegt der Nutzen agiler Praktiken des Wissensmanagements und von KI-Tools, die dabei helfen, bereits Geschriebenes wiederzufinden und zusammenzufassen.

Die Plattform Holaspirit ist dafür die perfekte Grundlage! Mit dieser Lösung lassen sich Dokumente bearbeiten, zentralisieren und organisieren, und zwar transparent, um den Übergang für die Nachfolge und das Team zu erleichtern.

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Führen Sie das Austrittsgespräch

Das Austrittsgespräch ist der einzige Moment, in dem eine beschäftigte Person spricht, ohne auf ihre Zukunft im Unternehmen Rücksicht nehmen zu müssen. Es ist damit die offenste Quelle, über die Sie zu Ihrer Employee Experience verfügen.

• Planen Sie es einige Tage vor dem letzten Arbeitstag, nie am letzten Tag selbst: So bleibt noch Zeit für die Fragen, die danach aufkommen.
• Übertragen Sie es jemandem, der nicht die direkte Führungskraft ist, um die Selbstzensur aufzuheben.
• Stellen Sie offene Fragen: was die Entscheidung ausgelöst hat, was sie hätte ändern können, was in der Stelle gefehlt hat.
• Werten Sie die Antworten mehrerer Austritte gemeinsam aus: Eine einzelne Aussage ist eine Meinung, zehn übereinstimmende Aussagen sind ein Signal.

Ohne diesen letzten Schritt wird das Gespräch zu einem weiteren Verwaltungsritual. Die Feedbackkultur entscheidet sich auch in dem Moment, in dem jemand geht.

Beruhigen Sie Ihre Teams und kommunizieren Sie mit ihnen

Ein Austritt ist oft eine Überraschung, aber selten eine angenehme, nicht wahr? 😅 Und diese „böse Überraschung“ werden auch Ihre Teams spüren und erleben… Das kann zu einem Rückgang der Motivation führen, der Produktivität, ja sogar zu einem Vertrauensverlust gegenüber der Leitung. Achten Sie darauf, intern zu kommunizieren, offen und regelmäßig, um die Teams zu beruhigen und auf ihre Sorgen einzugehen. Halten Sie außerdem eine regelmäßige Kommunikation mit der ausscheidenden Person aufrecht, um sie bis zum Ende ihres Offboardings zu begleiten.

Am wichtigsten ist, aus diesem Offboarding die positivste mögliche Erfahrung zu machen und die Akzeptanz zu fördern! Einen Abschiedsumtrunk zu organisieren kann zum Beispiel eine gute Art sein, einen geselligen und herzlichen Moment für den Abschied zu schaffen. Suchen Sie einen Ort, Getränke, verschicken Sie Einladungen, und schon ist alles bereit! 👍 Das ist auch die Gelegenheit zu zeigen, dass Austritte ganz einfach zum Berufsleben gehören. 🤷

Entscheiden Sie sich für das richtige Kommunikationstool

Und um optimal zu kommunizieren, gibt es nichts Besseres als… Kommunikationstools! 🎉

Der Vorteil dieser Tools: Sie erlauben Ihnen, Ihre interne Kommunikation flüssiger zu machen und den Austausch von Informationen zu erleichtern. Und wenn Ihre Informationen gut zirkulieren und die Teams sich in einem harmonischen Klima des Vertrauens bewegen, dann ist Ihr Offboarding auf dem richtigen Weg!

Und genau das gelingt Ihnen mit der Lösung Talkspirit! Sie ist ein Tool für Kommunikation und Zusammenarbeit, mit dem Sie Informationen schnell und wirksam an Ihre Teams verbreiten. Sie können zum Beispiel Kanäle anlegen, die eigens dafür gedacht sind, die letzten administrativen Details im Chat zu besprechen, wichtige Dokumente speichern, und zwar im Drive, und die Aufgaben koordinieren, die auf den Projektboards zu erledigen sind.

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Nachverfolgen

Diese letzte Phase des Offboardings ist die Nachverfolgung! Nachdem Sie die Person bis zu ihrem Austritt begleitet haben, geht es nun darum, die Verbindung zu ihr zu halten, nachdem sie das Unternehmen verlassen hat.

Zeigen Sie Interesse an Ihren ehemaligen Talenten, würdigen Sie ihren Werdegang, bleiben Sie im Austausch mit ihnen und halten Sie eine positive berufliche Beziehung aufrecht (soweit das möglich ist)! So behält die Person ein positives Bild vom Arbeitgeber, empfiehlt ihn in ihrem beruflichen Netzwerk weiter und zieht vielleicht sogar eine spätere Rückkehr ins Unternehmen in Betracht. Es ist außerdem eine wirksame Art, in Verbindung zu bleiben und sich über LinkedIn oder per E-Mail nach Neuigkeiten zu erkundigen.

Teilen Sie parallel dazu Neuigkeiten über die ehemalige Kollegin oder den ehemaligen Kollegen mit den übrigen Beschäftigten! Nutzen Sie zum Beispiel Ihr soziales Unternehmensnetzwerk (Enterprise Social Network, ESN), um die Informationen transparent, wohlwollend und inklusiv zu verbreiten.

Das Offboarding ist abgeschlossen und die Person ist ausgeflogen? Machen Sie aus dieser Praxis eine feste Norm, verankert in Ihrer Unternehmenskultur! Damit beweisen Sie Ihr Interesse an der Employee Experience. Ihre Beschäftigten werden es zu schätzen wissen, dass Sie jeden Austritt bis zum Schluss sorgfältig und professionell gestalten!

Ihre Beschäftigten sind im Übrigen die besten Zeuginnen und Zeugen der Employee Experience, die Sie bieten. Nehmen Sie diese Austritte also als Gelegenheiten, zu lernen und sich weiterzuentwickeln. Organisieren Sie Treffen zum Feedback nach dem Austritt, um die Erfahrungsberichte Ihrer ehemaligen Talente zu den Prozessen einzuholen und so das Gesamterlebnis aller Ihrer Beschäftigten zu verbessern! 🚀

Die Offboarding-Checkliste: wer macht was, und wann

Ein misslungenes Offboarding kommt selten von einem vergessenen Schritt. Es kommt von einem Schritt, den jede und jeder bei jemand anderem vermutet hat. Die folgende Tabelle verteilt die Aufgaben nach Phase und nach Team; passen Sie sie an Ihren Tarifvertrag und an die Größe Ihrer Organisation an.

Zwei Punkte verdienen besondere Aufmerksamkeit. Die Sperrung der Zugänge: Sie wird vor dem letzten Tag vorbereitet und zu einer vereinbarten Uhrzeit ausgeführt, weder früher (die Person kann ihre Übergabe nicht mehr abschließen) noch später (siehe unsere bewährten Praktiken zur Sicherheit von HR-Daten). Und die neu verteilte Arbeitsbelastung: Sie ist es, die die nächsten Austritte auslöst, manchmal in Form einer stillen Kündigung.

Ein gut geführtes Offboarding liest sich im Übrigen wie ein Onboarding: dieselben Phasen, dieselben Beteiligten, in umgekehrter Richtung. Wenn Sie beide Prozesse gleichzeitig aufbauen, folgt unsere HR-Onboarding-Checkliste derselben Logik.

Fazit

Austritte wirksam zu steuern ist eine echte Herausforderung! Um ein Offboarding mit Bravour zu meistern, müssen Sie mehrere Kästchen abhaken. Zunächst alle Beteiligten einbeziehen, dann die Schritte des Prozesses koordiniert durchlaufen.

Es genügt jedoch nicht, diese Praktiken mechanisch anzuwenden. Die menschliche Dimension steht im Mittelpunkt, fördern Sie also Wohlwollen und Inklusion, bleiben Sie aufmerksam und begleiten Sie die Mitarbeitenden bis zum Schluss! Alles, was Sie für das Wohlbefinden Ihrer Beschäftigten tun, stärkt das Engagement, die Produktivität der Mitarbeitenden und auch Ihre Attraktivität auf dem Arbeitsmarkt. Vergessen Sie also nicht: Jeder Austritt kann eine Gelegenheit für Ihr Unternehmen sein! ✨

Um das Offboarding in Ihre Unternehmenspraxis zu integrieren, brauchen Sie die ideale Checkliste. Und Überraschung: Wir haben sie für Sie erstellt! Rufen Sie unsere Checkliste mit den Schritten für ein gelungenes Offboarding ab.

Zur Checkliste

In unserer Offboarding-Checkliste finden Sie: die Schlüsselschritte, die einen reibungslosen Austritt und Übergang sichern, die Aufgaben, die vor, während und nach dem Austritt auf Seiten der Personalabteilung und der Führungskraft zu erledigen sind, sowie die wichtigen Fristen, die Sie beachten sollten, um einen gelungenen Übergang zu einer neuen Person zu gewährleisten.

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