Offboarding: Wie man den Abgang eines Mitarbeiters verwaltet? (+ inklusive Checkliste)

Das Offboarding (was wörtlich "Ausstieg" im Französischen bedeutet) ist der Prozess des Ausscheidens eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen. Aber weit entfernt von einem einfachen Abschied, ist es ein wahrhafter Weg in mehreren Schritten! 🗺️

Offboarding umfasst die Bearbeitung von Verwaltungsformalitäten, die Verwaltung der internen Kommunikation, Sicherheitsprozesse, Vor- und Nach-Abgang-Überwachung… Und trotz aller Bereiche, die es beeinflusst, wird es von vielen Unternehmen vernachlässigt. Es ist jedoch nicht ohne Konsequenzen! Tatsächlich kann ein unzureichendes Offboarding generieren:

• finanzielle Verluste,
• schwer zu besetzende offene Stellen,
• eine Steigerung der Arbeitsbelastung der Teams,
• und viele andere Unannehmlichkeiten… 😅

Und doch ist die Verwaltung von Offboardings wahrscheinlich viel häufiger als man denkt! Tatsächlich zeigt das APEC-Barometer 2023, dass 37 % der Kaderfachleute erwägen, ihren Arbeitgeber in den nächsten 12 Monaten zu wechseln.

Also, wie kann man den Abgang eines Mitarbeiters professionell verwalten? Wie kann man einem beispielhaften Offboarding anbieten Ihren Mitarbeitenden und diese Phase in eine Gelegenheit umwandeln, um Ihre Arbeitgebermarke zu stärken? Entdecken Sie alle unsere Tipps in diesem Artikel! 👇

Verstehen, dass es ein HR-Anliegen ist… aber nicht nur!

Zu verstehen, dass Offboarding ein HR-Anliegen und ein Manager-Anliegen ist, ist wesentlich. Dies wirft major-Herausforderungen auf wie:

• die Qualität der Mitarbeitererfahrung
hinterfragen
• eine positive Arbeitgebermarke beibehalten
• die Pflicht, ein positives Arbeitsumfeld trotz des Abgangs zu bewahren

Aber das ist nicht alles! Tatsächlich hat der Abgang eines Mitarbeiters Auswirkungen auf viel mehr Teams als man denken würde…

Aus finanzieller Sicht

Die Kosten des Talentverlusts sind ein wichtiger Aspekt. Um ein gutes Offboarding zu sichern, müssen die Akteure dieses Bereichs eine Produktivitätsverlust während der Transition antizipieren, Konten neubewerten, um stabil zu bleiben, aber auch die Kosten des Ersatzes antizipieren. Übrigens, eine Gallup-Studie schätzt, dass der Wert eines neuen Mitarbeiters der Hälfte oder sogar dem Doppelten des Gehalts des vorherigen Mitarbeiters entsprechen kann. Und ja, das Verlieren eines Talents kostet! 💸

Aus der Perspektive der Sicherheit

Die IT-Abteilung muss darauf achten, dass sensible Informationen beim Abgang eines Mitarbeiters ordnungsgemäß verwaltet werden, um Datenverlust oder Sicherheitsverletzungen zu vermeiden. Achten Sie vor Cyberangriffen, die sich als fatal erweisen können! Nach dem Bericht zu Cyberrisiken 2021, etwa ein Unternehmen von sechs, das 2020 angegriffen wurde, meldet, dem Bankrott nahe gekommen zu sein. Daher ist es wesentlich, die IT-Abteilung in das Offboarding einzubeziehen!

Aus Marketing-Perspektive

Der Abgang eines Mitarbeiters kann auch den Ruf des Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt beeinflussen. Dies kann daher seine Fähigkeit beeinträchtigen, neue Talente anzuziehen oder sie zu binden. Nach einer Studie, 96 % der Kandidaten recherchieren die Arbeitgebermarke bei ihrer Jobsuche, zum Beispiel auf der Website Glassdoor. Dies ist daher ein Aspekt, den man nicht vernachlässigen darf…

Die anderen Teams

Letztendlich ist Offboarding auch Sache der Teams! Der Abgang eines Kollegen kann auf die Moral und die Gesamtproduktivität des Teams und seines Managers auswirken. Es ist daher wichtig, Strategien zu implementieren, um sicherzustellen, dass die Abgänge die Motivation der verbleibenden Mitarbeitenden nicht negativ beeinflussen.

Aber wie kann man all dies mit so vielen Interessenträgern verwalten? Wir erklären alles im Weiteren! 👇

Die Best Practices des Offboarding

Jetzt, da Sie die Stakeholder dieses Prozesses kennen, erkunden wir gemeinsam die wichtigsten Schritte, um den Abgang eines Mitarbeiters bis zur Perfektion zu verwalten. 👌

Verstehen

In der ersten Phase des Offboarding gibt es nur ein Wort: verstehen. Das heißt zuhören und die Gründe für den Abgang des Mitarbeiters erfahren, um den Offboarding-Prozess zu starten. Aber Vorsicht, Offboarding passt sich an! Um den Mitarbeiters-Abgang unter den besten Bedingungen zu verwalten, muss es je nach Art des Abgangs durchgeführt werden. Es gibt zwei Arten von Abgängen:

1. Freiwillige Abgänge. Sie treten auf, wenn der Arbeitnehmer beschließt, das Unternehmen auf eigene Initiative zu verlassen. Oft geht es darum, neue Möglichkeiten zu verfolgen oder persönliche Bedürfnisse zu erfüllen.
   
2. Unfreiwillige Abgänge. Sie treten auf, wenn das Unternehmen beschließt, den Arbeitsvertrag mit dem Mitarbeiter zu beenden. Dies kann aus verschiedenen Gründen geschehen. Zum Beispiel aufgrund wirtschaftlicher Schwierigkeiten, unzureichender Leistung, beruflicher Verfehlung…

3. Das stille Kündigung, auch genannt quiet quitting auf Englisch. Es ist ein subtiles Phänomen, bei dem ein Mitarbeiter sich progressiv aus seiner Arbeit zurückzieht, ohne jedoch seine Kündigung anzukündigen. Diese Art von Abgang kann durch Vorläufersignale wie Verhaltensänderungen oder erhöhte Abwesenheit erkannt werden. Aber beachten Sie, es ist normal, diese Zeichen nicht immer zu bemerken!

Wenn Sie die Gründe für den Abgang verstehen, können Sie besser verstehen, wie dieser Abgang die täglichen Operationen, die Zusammenarbeit und die Dynamik des Teams beeinflussen wird. Und es wird Ihnen leichter fallen, zur nächsten Phase des Offboarding zu gehen: handeln! 🫵

Es ist Zeit, den

Offboarding-Prozess zu starten! Hier sind der Reihe nach die wichtigsten Schritte zu folgen:

Koordinieren Sie sich und regeln Sie den gesamten administrativen Teil.

Dies beinhaltet zunächst

Koordination mit den verschiedenen Stakeholdern, um die Verwaltung aller Aspekte des Offboarding zu gewährleisten. Dann ist es Zeit, die Büroarbeit in Angriff zu nehmen! 📑 Finalisieren Sie die finanziellen, vertraglichen, sicherheitstechnischen Dokumente usw., um einen gut organisierten und angepassten Abgang für den Mitarbeiter zu sichern.

Überprüfen Sie, dass die Dokumentation zur abtretenden Rolle aktualisiert wird

In einem Unternehmen zählt jede Rolle. Also, wenn jemand geht, musst du

sicherstellen, dass die Dinge weiter funktionieren! Und zwar, ob durch Einstellung neuer Personen oder Umverteilung von Aufgaben an das Team. Aber dazu musst du sicher sein, dass alle Dokumentationen und Prozesse, die mit der Rolle des Abgangs verbunden sind, auf dem neuesten Stand und gut organisiert sind.

Die

Holaspirit-Plattform ist die perfekte Unterstützung dafür! Diese Lösung erlaubt es, Dokumente zu bearbeiten, zu zentralisieren und zu organisieren auf transparente Weise, um den Übergang der Nachfolger und des Teams zu erleichtern.

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Beruhigen Sie Ihre Teams und kommunizieren Sie mit ihnen

Ein Abgang ist oft eine Überraschung, aber selten eine angenehme, nicht wahr? 😅 Und diese „schlechte Überraschung" werden Ihre Teams auch spüren und erleben… Dies kann zu einer Motivationsverlust, Produktivitätsverlust, ja sogar zu einem Vertrauensverlust gegenüber der Leitung führen. Stellen Sie sicher, dass Sie intern offen und regelmäßig kommunizieren, um die Teams zu beruhigen und ihre Bedenken zu adressieren. Bewahren Sie auch eine regelmäßige Kommunikation mit dem ausscheidenden Mitarbeiter, um ihn bis zum Ende seines Offboarding zu begleiten.

Das Wichtigste ist, dieses Offboarding zu einer möglichst positiven Erfahrung zu machen und die Akzeptanz zu fördern! Zum Beispiel, ein Abschiedsfest zu organisieren kann eine gute Möglichkeit sein, einen freundlichen und herzlichen Moment zu schaffen, um sich zu verabschieden. Suchen Sie einen Ort, Getränke, Einladungen und schon geht es los! 👍 Dies ist auch eine Gelegenheit, zu zeigen, dass Abgänge Teil des beruflichen Lebens sind, ganz einfach. 🤷

Wählen Sie das richtige Kommunikationstool

Und um optimal zu kommunizieren, gibt es nichts Besseres als… Kommunikationstools! 🎉

Der Vorteil dieser Tools besteht darin, dass sie Ihnen ermöglichen, Ihre interne Kommunikation zu erleichtern und den Informationsaustausch zu vereinfachen. Und wenn Ihre Informationen gut zirkulieren und die Teams in einer Atmosphäre des Vertrauens und Wohlwollens operieren, dann ist Ihr Offboarding auf dem richtigen Weg!

Und das können Sie mit der Lösung Talkspirit erreichen! Es ist ein Kommunikations- und Kollaborationswerkzeug, das Ihnen ermöglicht, schnell und effektiv Informationen an Ihre Teams zu verbreiten. Zum Beispiel können Sie Kanäle erstellen, um die neuesten administrativen Details im Chat zu besprechen, wichtige Dokumente lagern im Drive und Aufgaben koordinieren, die auf den Projektboards zu erledigen sind.

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Nachverfolgung

Diese letzte Phase des Offboarding ist die Nachverfolgung! Nachdem Sie den Mitarbeiter bis zu seinem Abgang begleitet haben, geht es jetzt darum, die Verbindung zu diesem Mitarbeiter aufrechtzuerhalten, der das Unternehmen verlassen hat.

Zeigen Sie Ihr Interesse an Ihren ehemals begabten Mitarbeitern, würdigen Sie ihren Weg, tauschen Sie weiterhin mit ihnen aus und halten Sie eine positive berufliche Beziehung aufrecht (wenn dies möglich ist)! Dies ermöglicht es dem Mitarbeiter, eine positive Wahrnehmung des Arbeitgebers zu bewahren, ihn seinem Netzwerk zu empfehlen, ja sogar eine mögliche Rückkehr zum Unternehmen in der Zukunft in Betracht zu ziehen. Es ist auch eine effektive Weise, verbunden zu bleiben und Nachrichten über LinkedIn oder per E-Mail zu holen.

Parallel dazu können Sie Nachrichten des ehemaligen Mitarbeiters mit anderen Mitarbeitern teilen! Zum Beispiel, nutzen Sie Ihr Unternehmens-Sozial-Netzwerk, um Informationen auf transparente, wohlwollende und inklusive Weise zu verbreiten.

Das Offboarding ist beendet und der Mitarbeiter hat seinen Flug genommen? Machen Sie diese Praktik zu einer regelmäßigen Norm, verankert in Ihrer Unternehmenskultur! Dadurch beweisen Sie Ihr Interesse für die Mitarbeitererfahrung. Ihre Mitarbeitenden werden Ihr Engagement schätzen, um jeden Abgang mit Sorgfalt und Professionalität bis zum Ende zu verwalten!

Übrigens sind Ihre Mitarbeitenden die besten Zeugen der Mitarbeitererfahrung, die Sie bieten. Also nehmen Sie diese Abgänge als Gelegenheiten zum Lernen und Entwickeln. Organisieren Sie Treffen zum Austausch von Feedback nach dem Abgang, um Rückmeldungen von Ihren ehemaligen Talenten über Prozesse zu sammeln und somit die Gesamterfahrung aller Ihrer Mitarbeitenden zu verbessern! 🚀

Zum Abschluss

Die effiziente Verwaltung von Abgängen ist eine echte Herausforderung! Um ein Offboarding meistern zu können, müssen Sie mehrere Punkte erfüllen. Zunächst müssen Sie alle Stakeholder einbeziehen, dann die Schritte des Prozesses koordiniert folgen

.

Aber es reicht nicht aus, diese Praktiken mechanisch anzuwenden. Die menschliche Dimension ist zentral, also fördern Sie Wohlwollen, Inklusion, bleiben Sie zuhörend und begleiten Sie die Mitarbeitenden bis zum Ende! Alle Ihre Handlungen für das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden werden Engagement, die Produktivität der Mitarbeitenden und auch Ihre Attraktivität auf dem Arbeitsmarkt stärken. Also, vergesst nicht: jeden Abgang kann eine Gelegenheit für Ihr Unternehmen darstellen! ✨

Um Offboarding in Ihre Unternehmensrichtlinien zu integrieren, brauchen Sie die ideale Checkliste. Und eine Überraschung: Wir haben sie für Sie erstellt! Greifen Sie zu unserer Checkliste zu den Schritten für ein gutes Offboarding.

Zur Checkliste

In unserer Offboarding-Checkliste finden Sie: die Schlüsselschritte zum Folgen und zum Garantieren eines harmonischen Abgangs und einer Transition, die zu befolgenden Aufgaben vor, während und nach dem Abgang des Mitarbeiters von HR- und Manager-Seite, sowie die zu merkenden wichtigen Fristen, um einen erfolgreichen Übergang zu einem neuen Mitarbeiter zu sichern.

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