20 Kollaborationstools, die die Produktivität der Mitarbeitenden steigern
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Zwanzig Kollaborationstools, geordnet in fünf Kategorien, und die Kriterien für die Auswahl:
- Fünf Kategorien: Kommunikation, Feedback, Teilen von Dateien, Planung und Projektmanagement, Mitarbeiterführung.
- Jede Kategorie löst ein bestimmtes Problem. Das Problem zu benennen, bevor man Werkzeuge vergleicht, verhindert das Stapeln von Anwendungen.
- Fünf Auswahlkriterien: was das Werkzeug ersetzt, die Klarheit der Rollen, das Hosting der Daten, der Rahmen für die KI-Funktionen, die tatsächliche Nutzung.
- Souveränität ist zu einem Auswahlkriterium geworden für eine europäische Organisation, ebenso wie der Preis oder die Bedienbarkeit.
- Eine All-in-one-Lösung deckt mehrere Kategorien zugleich ab, was die Zahl der zu steuernden Werkzeuge senkt. Talkspirit hostet seine Daten in Frankreich und in der Schweiz.
Remote- und hybride Arbeit haben die Zusammenarbeit zwischen Teams zu einer täglichen Frage gemacht. Und ein guter Teil dieser wirksamen Zusammenarbeit hängt an einer Sache: über die richtigen Kollaborationstools zu verfügen.
Kollaborationstools sind für leistungsfähige Organisationen unverzichtbar geworden. 80 % der Mitarbeitenden nutzten 2021 Werkzeuge für die Zusammenarbeit, ein Zuwachs von 44 % gegenüber 2019.
Doch nicht alle Kollaborationstools sind gleich. Damit Ihre Teams ihr Bestes geben können, braucht es einen Stack, der zu ihnen passt, und kein Stapeln von Anwendungen.
Welche Arten von Werkzeugen brauchen Sie, um besser zusammenzuarbeiten? Hier sind 20 Lösungen, nach Kategorien geordnet, um die Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern, dazu fünf Kriterien für die Auswahl.
Inhalt
- Kommunikationstools
- Feedback-Tools
- Tools zum Teilen von Dateien
- Tools für Planung und Projektmanagement
- Tools für die Mitarbeiterführung
- So wählen Sie Ihre Kollaborationstools
- Das beste Kollaborationstool ist eine All-in-one-Lösung
Kommunikationstools
Wie fließen Ideen, wie kommen Probleme nach oben, wie werden Projekte fertig? Durch Kommunikation. Der Austausch zwischen Mitarbeitenden ist für die Zusammenarbeit entscheidend, doch das ist nicht alles. Das Engagement der Mitarbeitenden hängt von der Kommunikation ab: Je stärker sich eine Person einbezogen fühlt, desto produktiver und treuer ist sie.
Werkzeuge, die die Kommunikation im Team erleichtern, ermöglichen es allen, sich selbst und die anderen in die Pflicht zu nehmen, bei Fristen, bei der Richtigkeit der Daten und bei der Qualität der Arbeit. Der Instant-Messenger dient dazu, Kontext zu einer Aufgabe oder einem Projekt zu erfragen und zu geben, Feedback zur Arbeit der anderen auszutauschen und die Beziehung aufzubauen, die ein eingespieltes Team braucht.
Kollaborationstools, die die Produktivität steigern, fördern die Kommunikation über verschiedene Kanäle, insbesondere:
- Instant-Messaging und Gruppennachrichten zwischen Mitarbeitenden und Teams,
- Videokonferenzen und Teambesprechungen,
- Integration und Synchronisierung mit anderen Kollaborationstools, um Feedback und Austausch zu stärken,
- Aufgabenboards und Werkzeuge für das Projektmanagement.
Kommunikationstools, die infrage kommen:
- Talkspirit: ein Werkzeug für die Zusammenarbeit mit zahlreichen Kommunikationsfunktionen, darunter Messaging, Videokonferenz und ein Board für das Projektmanagement.
- Slack: ein Team-Messenger, der in Kanälen organisiert ist und Gespräche, Benachrichtigungen und Integrationen mit dem übrigen Stack bündelt.
- GoTo Meeting: eine Webkonferenz-Software, die Teams per Video verbindet.
- Zoom: eine weitere, sehr verbreitete Videokonferenz-Software.
Feedback-Tools
Neben Kommunikationstools brauchen Organisationen Feedback-Tools, um die Informationen zu sammeln, die sie zur Verbesserung benötigen, und die Leistung zu steigern. Eine tragfähige Feedbackkultur erlaubt es den Mitarbeitenden, Probleme anzusprechen, Verbesserungen vorzuschlagen und zusammenzuarbeiten, um die Produktivität zu erhöhen, in allen Bereichen.
Dafür braucht es ein Kollaborationstool, das die Auswertung von Rückmeldungen aus allen Quellen erleichtert, auch von Kundinnen und Kunden, und daraus Erkenntnisse gewinnen lässt, bevor ein Maßnahmenplan festgelegt wird. Diese Werkzeuge erlauben es Führungskräften außerdem, die Leistung zu beurteilen und Hinweise zur Steigerung der Produktivität zu geben.
Kollaborative Feedback-Tools helfen den Mitarbeitenden, ihre Produktivität zu steigern, indem sie:
- Rückmeldungen sammeln und auswerten, interne wie externe Anregungen
- An Umfragen teilnehmen, die den Teamzusammenhalt und die Qualität der Führung verbessern
- Anerkennung erhalten für persönliche Leistungen, Einsatz und das Erreichen von Zielen
- Gelegenheiten schaffen für offenes und ehrliches Feedback unter Kolleginnen und Kollegen, was die Beziehungen stärken und eine bessere Zusammenarbeit fördern kann
- Das Engagement der Mitarbeitenden fördern und eine positivere Employee Experience schaffen
Verbreitete kollaborative Feedback-Tools:
- Bonusly
- Empuls, von Xoxoday
- Nectar
- Workleap Officevibe, früher Officevibe
Lesen Sie auch: Wie können Führungskräfte in ihrem Team eine Feedbackkultur aufbauen?
Tools zum Teilen von Dateien
Damit Mitarbeitende wirksam zusammenarbeiten, müssen sie Informationen einfach, schnell und wirksam mit anderen Teams, Abteilungen und externen Beteiligten teilen können. Daher sind Werkzeuge zum Teilen von Dateien für die Produktivität so wichtig.
Um wirksam zu arbeiten, insbesondere von verschiedenen Orten aus, brauchen Mitarbeitende dauerhaften Zugriff auf die Dateien, die Möglichkeit, in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten und Projekten zu arbeiten, und Dateien unterschiedlicher Art und Größe zwischen Abteilungen, Teams und Standorten zu übertragen.
Kollaborative Werkzeuge zum Teilen von Daten und Dateien steigern die Produktivität, indem sie:
- die Zusammenarbeit in Echtzeit (oder nahezu in Echtzeit) fördern
- den Zugriff auf frühere Fassungen ermöglichen, um Rückmeldungen zu geben oder Änderungen zu vergleichen
- Daten übertragen zwischen Teams, für fortlaufendes Iterieren und Weiterentwickeln
- sicherstellen, dass alle auf dieselben Dateien und Informationen zugreifen
Werkzeuge zum Teilen von Dateien, die für Ihren Stack infrage kommen:
Tools für Planung und Projektmanagement
Selbst die einfachsten Projekte profitieren von einer sorgfältigen Planung, von einer Ideenphase und von regelmäßigen Rückmeldungen. Werkzeuge für das Projektmanagement sind besonders wichtig, wenn mehrere Mitarbeitende und Teams gemeinsam ein Projekt zu Ende bringen.
Ohne passende Kollaborationstools leidet die Abstimmung. Diese Werkzeuge sind für alle ein Gewinn: Führungskräfte nutzen sie, um den Fortschritt zu verfolgen, Neuigkeiten zu teilen und die Kommunikation und Dateien rund um das Projekt zu ordnen. Die Mitarbeitenden wiederum brauchen sie für das Wissensmanagement und um sich auf ihre Aufgaben und gemeinsamen Ziele zu konzentrieren.
Werkzeuge für das Projektmanagement steigern die Produktivität der Mitarbeitenden, indem sie:
- gemeinsame Ziele festlegen und Leitlinien für die zugewiesenen Projekte
- den Mitarbeitenden helfen, ein Projekt von der Idee bis zur Lieferung zu verfolgen
- den Mitarbeitenden ermöglichen, laufend Rückmeldungen zum Verlauf eines Projekts zu geben
- die Informationen eines Projekts an einem einzigen, leicht zugänglichen Ort bündeln
Verbreitete Werkzeuge für Planung und Projektmanagement:
Lesen Sie auch: Kollaborationstools: eine neue Art zu arbeiten
Tools für die Mitarbeiterführung
Damit Ihre Mitarbeitenden produktiver sind, müssen Sie sie so begleiten, dass diese Produktivität möglich wird. Genau dafür sind Werkzeuge für die Mitarbeiterführung da, die Teams auf mehreren Wegen unterstützen: Aufgaben und Zuweisungen verfolgen, Besprechungen organisieren, auf gemeinsame Ziele und Kennzahlen hinarbeiten. Lauter Anhaltspunkte, die allen helfen, Fristen einzuhalten und ihre Rechenschaftspflichten wahrzunehmen.
Diese Lösungen erlauben es Führungskräften und HR-Teams außerdem, die Mitarbeitenden zu begleiten und ihnen zu helfen, ihre Leistung und ihre Stimmung zu verbessern. Organisationen zeigen so ihr Engagement für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und geben ihnen zugleich den Rahmen, den sie brauchen, um produktiver zu werden.
Werkzeuge für die Mitarbeiterführung stützen die Produktivität durch Zusammenarbeit, indem sie:
- Organisationen Daten über die Mitarbeitenden liefern, um Prozesse zu optimieren oder zu verbessern
- die HR-Daten bündeln, für einen besseren Überblick über Leistung und weitere Kennzahlen
- die Stimmung der Mitarbeitenden verbessern und Ängste bei der Arbeit verringern
- Erwartungen und weitere Leistungskennzahlen verfolgen, um Fehler und Verzögerungen zu verringern
- Mitarbeitenden und Führungskräften ermöglichen, gemeinsam Pläne zur Leistungsverbesserung zu entwickeln
Verbreitete Werkzeuge für die Mitarbeiterführung:
So wählen Sie Ihre Kollaborationstools
Ein Stack bemisst sich weniger an der Zahl der Werkzeuge als daran, wie sie zusammenspielen. Fünf Kriterien genügen, um die meisten Entscheidungen zu treffen.
- Was das Werkzeug ersetzt. Bevor Sie eine Anwendung hinzufügen, sehen Sie sich an, welche sie überflüssig macht. Jedes zusätzliche Werkzeug ist ein Ort mehr, an dem man Informationen sucht, eine Zugriffsliste mehr, die gepflegt werden muss, und ein Benachrichtigungsstrom mehr, den man verarbeiten muss.
- Die Klarheit der Rollen. Ein Werkzeug ohne benannte Verantwortliche wird schnell zum Geisterwerkzeug: Niemand weiß, wer Zugriffe erteilt, wer über die Nutzung entscheidet und wo die Regeln stehen. Die Klarheit der Rollen entscheidet über die Akzeptanz ebenso wie die Bedienbarkeit.
- Hosting und Datensouveränität. Für eine europäische Organisation ist es zu einem Auswahlkriterium geworden, zu wissen, wo die Daten gespeichert sind und welcher Rechtsordnung sie unterliegen, und nicht mehr zu einer Zeile am Ende des Vertrags. Zum Lesen: was die Qualifizierung SecNumCloud umfasst.
- Die KI-Funktionen und ihr Rahmen. Die meisten Kollaborationssuiten bringen inzwischen einen Assistenten mit. Die richtige Frage ist nicht, was er kann, sondern was er lesen darf und was mit diesen Daten geschieht: Unser Leitfaden zur Governance von KI nennt die Fragen, die man einem Anbieter stellen sollte.
- Die tatsächliche Nutzung. Ein Werkzeug, das nur das halbe Team nutzt, kostet mehr als gar kein Werkzeug: Die Information zerfällt in zwei Teile, und jemand muss sie von Hand wieder zusammenfügen.
Wenn die Wahl zwischen mehreren Kategorien offen bleibt, helfen unsere Auswahl an Werkzeugen für kollaborative Entscheidungsfindung und unsere Klarstellung zum Unterschied zwischen E-Mail, Intranet und Kollaborationsplattform, den Rahmen abzustecken.
| Kategorie | Was sie löst | Einzuführen, wenn | Genannte Beispiele |
|---|---|---|---|
| KategorieKommunikation | Was sie löstDen Fluss der Informationen und den täglichen Austausch | Einzuführen, wennEntscheidungen in E-Mails und Diskussionssträngen untergehen | Genannte BeispieleTalkspirit, Slack, GoTo Meeting, Zoom |
| KategorieFeedback | Was sie löstDas Weitergeben von Rückmeldungen, die Anerkennung und interne Umfragen | Einzuführen, wennSchwache Signale nie bei den Führungskräften ankommen | Genannte BeispieleBonusly, Empuls, Nectar, Workleap Officevibe |
| KategorieTeilen von Dateien | Was sie löstDen Zugriff auf Dokumente und die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit | Einzuführen, wennDrei Fassungen desselben Dokuments als Anhang kursieren | Genannte BeispieleGoogle Drive, Dropbox, Quip |
| KategoriePlanung und Projektmanagement | Was sie löstDas Verfolgen von Aufgaben, Meilensteinen und Rechenschaftspflichten | Einzuführen, wennNiemand weiß, wer was macht und bis wann | Genannte BeispieleTalkspirit, Airtable, Asana, Monday, Trello |
| KategorieMitarbeiterführung | Was sie löstDas Verfolgen von Zielen, Leistung und Wohlbefinden | Einzuführen, wennDie HR-Daten über mehrere Tabellen verstreut sind | Genannte Beispiele15Five, BambooHR, Moodwork, Lattice |
Das beste Kollaborationstool für mehr Produktivität: eine All-in-one-Lösung
Für viele Organisationen lautet die Antwort nicht: ein Werkzeug mehr, sondern eine All-in-one-Lösung wie Talkspirit. Sie vereint in einem Raum das Messaging, die Videokonferenzen, das Projekt- und Aufgabenmanagement, die Wissens- und Dokumentenverwaltung und das Verzeichnis der Mitglieder und Rollen. Ihre Daten werden in Frankreich und in der Schweiz gehostet, womit nebenbei die Frage der Souveränität zugleich mit der Zahl der zu steuernden Werkzeuge geklärt ist.
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Häufig gestellte Fragen.
80 % der Mitarbeitenden nutzten 2021 Werkzeuge für die Zusammenarbeit, 44 % mehr als 2019, laut einer Erhebung von Gartner. Die Zahl ist einige Jahre alt, und seither hat nichts sie nach unten korrigiert.
Talkspirit, Slack, GoTo Meeting und Zoom. Talkspirit vereint Messaging, Videokonferenz und Projektmanagement in einem Raum; Slack ordnet den Austausch in Kanälen; GoTo Meeting und Zoom decken die Webkonferenz ab.
Dazu, interne und externe Rückmeldungen zu sammeln und auszuwerten, auch die der Kundinnen und Kunden, um daraus Erkenntnisse zu ziehen, bevor ein Maßnahmenplan beschlossen wird. Führungskräften dienen sie außerdem dazu, die Leistung zu beurteilen und geleistete Arbeit anzuerkennen. Genannte Beispiele: Bonusly, Empuls, Nectar und Workleap Officevibe.
Weil das Arbeiten von mehreren Orten aus dauerhaften Zugriff auf die Dokumente, die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit und die Übertragung von Dateien aller Art zwischen Teams und Standorten voraussetzt. Sonst kursieren drei Fassungen desselben Dokuments als Anhang. Genannte Beispiele: Google Drive, Dropbox und Quip.
Indem sie gemeinsame Ziele und Regeln festlegen, ein Projekt von der Idee bis zur Lieferung nachvollziehbar machen, laufendes Feedback ermöglichen und die Informationen an einem Ort bündeln. Genannte Beispiele: Talkspirit, Airtable, Asana, Monday und Trello.
Fünf Kriterien genügen: was das Werkzeug ersetzt, die Klarheit der Rollen rund um seine Nutzung, das Hosting und die Rechtsordnung der Daten, der Rahmen für die KI-Funktionen und die tatsächliche Nutzung durch die Teams. Für viele Organisationen senkt eine All-in-one-Lösung, die mehrere Kategorien zugleich abdeckt, die Zahl der zu steuernden Werkzeuge entsprechend.