Onboarding-Checkliste für HR: die wichtigsten Schritte für eine gelungene Integration

Eine 2017 study by Kronos zeigt, dass 76 % der Organisationen ihre Onboarding-Praktiken nicht voll ausschöpfen und dass nur 47 % der Befragten ihren Integrationsprozess für wirksam halten, um neue Mitarbeitende zu halten.

Da das Onboarding im Zentrum der Erfahrung eines Neuzugangs steht, müssen Organisationen einen wirksamen Plan entwerfen, der die Mitarbeiterbindung und die Produktivität in den Vordergrund stellt. Und womit strukturieren Sie diesen Plan, um eine Integrationserfahrung zu schaffen, die neuen Mitarbeitenden nicht nur hilft, sich im Unternehmen zurechtzufinden, sondern auch langfristig erfolgreich zu sein?

Mit einer Onboarding-Checkliste.

Eine Onboarding-Checkliste zu erstellen und ihr zu folgen hilft den HR-Teams, den Integrationsprozess zu strukturieren und ihn zugleich vollständig und einfach nachvollziehbar zu machen (sowohl für Sie als auch für Ihre neuen Mitarbeitenden). Sie legt außerdem die Grundlagen für eine positive und gelungene berufliche Erfahrung.

Aber welche Schlüsselelemente gehören in Ihre Onboarding-Checkliste? Hier sind die wesentlichen Schritte, die Sie als HR-Fachkraft bei der Integration neuer Mitarbeitender abhaken sollten:

Inhalt

• Was ist eine Onboarding-Checkliste für HR?
• 1. Eine Willkommens-E-Mail an die neue Person senden
• 2. Die Verwaltungsunterlagen anfordern und ausfüllen
• 3. Ein Willkommenspaket vorbereiten
• 4. Ausstattung und Zugänge einrichten
• 5. Eine Orientierungssitzung organisieren
• 6. Die Räume oder den Arbeitsbereich zeigen
• 7. Einen Mentor oder eine Ansprechperson benennen
• 8. Ziele für 30/60/90 Tage festlegen
• Eine kollaborative Software einsetzen, um Ihre Onboarding-Checkliste zu optimieren

Was ist eine Onboarding-Checkliste für HR?

Eine Onboarding-Checkliste für HR ist die Liste der Schritte, die zu durchlaufen sind, um eine neue Person zu integrieren, von der Vertragsunterzeichnung bis zu dem Moment, in dem sie in ihrer Rolle vollständig eigenständig ist. Sie deckt drei Aufgabenfamilien ab: das Administrative (Vertrag, Unterlagen, Ausstattung und Zugänge), das Zwischenmenschliche (Empfang, Vorstellungen, Unternehmenskultur) und den Kompetenzaufbau (Schulung, Ziele, Folgegespräche).

Nicht zu verwechseln mit der Orientierung, die nur eine Etappe des Onboardings ist: Die Orientierung dauert einen Tag oder eine Woche, während das Onboarding in Monaten zählt. Und auch nicht mit dem Offboarding, seinem Gegenstück zum Zeitpunkt des Austritts.

Sie möchten lieber von einer ausfüllfertigen Vorlage ausgehen? Talkspirit stellt eine Onboarding-Checkliste zum Herunterladen bereit.

1. Eine Willkommens-E-Mail an die neue Person senden

Wenn Sie eine neue Person aufnehmen, möchten Sie gut starten. Und eines der besten Mittel dafür? Dafür sorgen, dass sie schon beim Öffnen ihres Postfachs herzlich empfangen wird.

Eine Willkommens-E-Mail seitens HR zu senden ist eine hervorragende Art, die Ankunft einer neuen Person zu feiern, sie in Ihre Unternehmenskultur einzuführen und die Erwartungen von Beginn ihres Einstiegs an zu klären, lauter Elemente, die für ein gelungenes Onboarding wesentlich sind.

Achten Sie beim Versand dieser Willkommens-E-Mail darauf:

• Einen positiven und begeisterten Ton anzuschlagen
• Informell, aber professionell zu bleiben
• Informationen über Ihre Organisation zu teilen
• An die wichtigen Informationen für den ersten Tag zu erinnern: Ankunftszeit, Ort, Kleiderordnung (wenn die Stelle vor Ort ist) und benötigte Unterlagen
• Die Kontaktdaten der Ansprechperson oder der Führungskraft der neuen Person anzugeben
• Einen Orientierungsplan oder eine Checkliste beizufügen

Sie können auch Links zu Unternehmensdokumenten einfügen (etwa die Arbeitsordnung), achten Sie aber darauf, die E-Mail kurz und knapp zu halten. Besser, Sie überfluten die neue Person nicht mit Informationen, die bei der Orientierung besser aufgehoben sind.

2. Die Verwaltungsunterlagen anfordern und ausfüllen

Auch wenn die Verwaltungsformalitäten (Überprüfung des Werdegangs, Steuerformulare, Ermächtigung zur Gehaltsüberweisung) für HR oft als lästige Aufgabe gelten, gehören sie zu den wichtigsten Etappen der Integration. Wenn Sie diese Schritte zu den ersten Punkten Ihrer Onboarding-Checkliste zählen, erledigen Sie und die neue Person den administrativen Teil zügig und können sich auf konkretere und motivierendere Integrationsaktivitäten konzentrieren.

Vereinfachen Sie die Formalitäten, indem Sie die neue Person bitten, die Unterlagen vor ihrer Ankunft auszufüllen (zum Beispiel per E-Mail oder über die kollaborative Plattform des Unternehmens). Das vermeidet die Falle, auf die die Kronos-Studie hinweist: Organisationen, die das Onboarding auf Formulare und Compliance reduzieren, erzielen schlechtere Ergebnisse, sowohl menschlich als auch bei der Leistung. Eine moderne HR-Software kann in dieser Etappe ebenfalls wertvoll sein, indem sie Verwaltungsaufgaben automatisiert und den Integrationsprozess wirksamer macht.

3. Ein Willkommenspaket vorbereiten

Idealerweise möchten Sie an einem einzigen Ort alles bündeln, was Ihre neue Person braucht, um sich in die Organisation einzufügen. So hat sie das Nötige in dem Moment zur Hand, in dem sie es braucht, ohne nach Dokumenten, Formularen oder anderen Onboarding-Unterlagen suchen zu müssen.

Fassen Sie die Informationen zur Stelle und zum Unternehmen in einem Willkommenspaket zusammen. Dieses kann physisch oder digital sein, muss der neuen Person aber Referenzressourcen bieten, um sich mit der Organisation vertraut zu machen. Es sollte enthalten:

• Die Arbeitsordnung
• Ein paar Goodies
• Die Informationen zu den Sozialleistungen
• Die Schulungsunterlagen
• Informationen über das Unternehmen
• Die Stellenbeschreibung
• Ein internes Verzeichnis (oder die Anleitung für den Zugang dazu)

Diese Informationen lassen sich in eine Wissensdatenbank oder ein geteiltes Laufwerk einbinden, was den Zugang erleichtert. Einmal zusammengestellt, müssen Sie nicht mehr für jede neue Person jedes Element von Hand heraussuchen und versenden, was HR Zeit und Energie spart.

4. Ausstattung und Zugänge einrichten

Bitten Sie vor der Ankunft der neuen Person die IT-Abteilung, ihr den Zugang zu den nötigen Programmen und Werkzeugen zu gewähren. Arbeitet die Person im Homeoffice, prüfen Sie, ob sie über die nötige Ausstattung verfügt und ob diese korrekt eingerichtet wurde (unter anderem mit dem Zugang zum Intranet des Unternehmens).

Geben Sie der neuen Person am ersten Tag alle relevanten Zugangsdaten und Codes. Stellen Sie Ihre Sicherheitsprotokolle vor und stellen Sie die nötigen Schulungsressourcen bereit, damit sie sich in die spezifischen Werkzeuge und Programme einarbeiten kann (zum Beispiel Schulungsvideos oder ein Kalender mit Live-Sitzungen).

5. Eine Orientierungssitzung organisieren

Die Orientierung, also das Kennenlernen und die Vorstellung der neuen Person in der Organisation, ist eines der wichtigsten Elemente, die HR in eine Onboarding-Checkliste aufnehmen kann. Eine wirksame Orientierung fördert die Integration der Person in die Organisation, ermöglicht ihr, die Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen, und macht die Unternehmenskultur konkret erfahrbar.

Und der Nutzen endet dort nicht: Nach allen Regeln der Kunst durchgeführt, kann die Orientierung dazu beitragen, Talente zu halten, Vertrauen aufzubauen und die Fluktuation zu senken.

Aber wie sieht eine gute Orientierung aus? Beginnen Sie damit, die neue Person ihren Kolleginnen, Kollegen und Führungskräften vorzustellen, empfangen Sie sie herzlich, beantworten Sie ihre Fragen und machen Sie sie mit ihrer neuen Stelle vertraut. Wecken Sie ihre Begeisterung für das Unternehmen und für die Rolle, die sie darin spielen wird.

Auch wenn die Formen der Orientierung von Unternehmen zu Unternehmen verschieden sind, könnte ein typisches Programm für einen wirksamen ersten Tag so aussehen:

• 9:30 Uhr: Empfang
• 9:30 bis 10:00 Uhr: Rundgang durch die Räume
• 10:00 bis 10:30 Uhr: Vorstellung beim Führungsteam
• 10:30 bis 12:00 Uhr: HR-Gespräch (Vorstellung des Integrationsplans, der Regeln und Abläufe, die man kennen sollte, usw.)
• 12:00 bis 13:00 Uhr: Mittagessen
• 13:00 bis 16:00 Uhr: Vorstellungen und Einzelgespräche mit Führungskräften, Verantwortlichen und wichtigen Kolleginnen und Kollegen
• 16:00 bis 16:30 Uhr: Fragerunde mit dem Team
• 16:30 bis 17:00 Uhr: Fragerunde mit HR

Im Übrigen muss nicht alles an einem einzigen Tag stattfinden! Die Orientierung ist ein Prozess, was bedeutet, dass man die Person nicht gleich überfrachten sollte. Je nach Stelle und Organisation kann sich die Orientierung leicht über mehr als eine Woche erstrecken.

6. Die Räume oder den Arbeitsbereich zeigen

Wenn Ihre neue Person die Büros mit dem Team teilt, ist der Rundgang durch die Räume ein hervorragendes Mittel, um sie Schritt für Schritt an die Arbeitsumgebung heranzuführen. Es ist außerdem hilfreich, ihr zu zeigen, wie sie wichtige Abteilungen (etwa HR) oder bestimmte Bereiche (etwa die Cafeteria oder die Sanitärräume) findet.

Und wenn die Person im Homeoffice arbeitet? Organisieren Sie einen Videoanruf und teilen Sie Ihren Bildschirm, um sie durch den digitalen Arbeitsbereich zu führen. Stellen Sie die häufig genutzten Werkzeuge vor und geben Sie Hinweise, wie man sie einrichtet und nutzt, um sich zu verbinden und mit dem restlichen Team zu interagieren. Stellen Sie sicher, dass die neue Person weiß, wie sie die verschiedenen Abteilungen erreicht, an Meetings teilnimmt und mit Kolleginnen, Kollegen und der Leitung zusammenarbeitet.

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7. Einen Mentor oder eine Ansprechperson benennen

Wie streng Ihr Onboarding-Prozess auch sein mag, Ihre neue Person wird in ihren ersten Wochen und Monaten in der neuen Stelle fortlaufende Unterstützung und Begleitung brauchen. Und eines der besten Mittel, ihr diese Unterstützung zu geben? Sie mit einer erfahrenen Person zusammenbringen, die die Rolle des Mentors übernimmt.

Stellen Sie die neue Person bei den Vorstellungen (persönlich oder per Videokonferenz) einem Mentor vor, der als Ansprechperson dient und ihr in den ersten Wochen und Monaten im Unternehmen fortlaufend Unterstützung und Begleitung bietet.

Achten Sie außerdem darauf, dass der Mentor klar sieht, was von ihm erwartet wird (etwa verfügbar zu sein, wenn die neue Person Fragen hat, oder einen wöchentlichen Termin einzuplanen, um sicherzugehen, dass sie gut ankommt). Ermutigen Sie den Mentor, ein Vorbild zu sein, das der neuen Person hilft, sich zurechtzufinden, sich mit der Organisation und ihrer Kultur vertraut zu machen und sich darin wohlzufühlen.

8. Ziele für 30/60/90 Tage festlegen

Das anfängliche Onboarding dauert in der Regel etwa drei Monate. Es gibt jedoch keine allgemeingültige Regel dazu, wie viel Zeit die Integration einer Person braucht, und es ist gut möglich, dass sie mehr als drei Monate benötigt, um sich vollständig in ihrer Stelle einzurichten. (So zeigt zum Beispiel eine Erhebung von 2012, dass eine neue Person im Schnitt acht Monate braucht, um ihre volle Produktivität zu erreichen.)

Ziele zu setzen und regelmäßig über deren Fortschritt zu sprechen sollten Schlüsselelemente Ihrer Onboarding-Checkliste sein. So kann die Organisation die Produktivität der Person und ihr Fortschrittstempo messen. Auf der anderen Seite setzt es klare Erwartungen und gibt der Person einen Rahmen, um auf konkrete Etappenziele hinzuarbeiten und sich zugleich schrittweise in das Unternehmen einzufügen und engagierter zu werden.

Setzen Sie sich mit Ihrer neuen Person zusammen und legen Sie Ziele für ihre ersten 30, 60 und 90 Tage fest. Planen Sie anschließend zu diesen Zeitpunkten Folgegespräche, um die Fortschritte zu bewerten. Achten Sie in diesen Gesprächen darauf, Feedback zu geben und einzuholen, mögliche Blockaden zu klären und Fragen zu beantworten. Erreicht die neue Person einzelne Ziele nicht, klären Sie mit ihrem Mentor oder ihrer Führungskraft, ob diese Ziele realistisch sind, und nehmen Sie die nötigen Anpassungen vor.

Eine kollaborative Software einsetzen, um Ihre Onboarding-Checkliste zu optimieren

Eine Onboarding-Checkliste umfasst zahlreiche Schlüsselelemente, die eine gute Abstimmung erfordern, damit der Integrationsprozess gelingt und produktiv ist. Eine leistungsfähige kollaborative All-in-one-Plattform wie Talkspirit kann Ihre Onboarding-Prozesse flüssiger machen, die Erfahrung für Ihre Organisation und Ihre neuen Mitarbeitenden verbessern und so für mehr Produktivität und eine bessere Bindung der Talente sorgen.

Talkspirit bietet alle Funktionen, die Sie brauchen, um die Kommunikation und die Zusammenarbeit in Ihrer Organisation zu unterstützen, ob Sie vor Ort, aus der Ferne oder im hybriden Modus arbeiten. Nutzen Sie Werkzeuge wie den Newsfeed, die Bibliothek und das geteilte Laufwerk, um Informationen wirksam mit neuen Mitarbeitenden zu teilen, den Chat und die Videokonferenz, um aus der Ferne zu kommunizieren, und die Webinare für die Schulung und die Kompetenzentwicklung.

Sie möchten mehr über Talkspirit erfahren und darüber, wie die Plattform die Schlüsselelemente Ihrer Onboarding-Checkliste unterstützen kann? Fordern Sie eine Demo an oder starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase!

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