6 Hürden, die Sie für eine gelungene interne Kommunikation beseitigen müssen

Starke Verbindungen zu knüpfen und eine flüssige Kommunikation im Unternehmen zu fördern, das lässt sich lernen! Auf Ihrem Weg oder bei der Umsetzung können nämlich zahlreiche Hürden Ihre interne Kommunikation ausbremsen. Doch wie lassen sich die häufigsten Fallen vermeiden? Es genügt, sie zu kennen!

Wird die interne Kommunikation nicht wirksam gesteuert, erzeugt sie Reibungen, Missverständnisse und eine fehlende Ausrichtung, die die Gesamtleistung des Unternehmens beeinträchtigen. Die Mitarbeitenden bleiben dann mit Zweifeln, Unsicherheiten und einem Gefühl der Ausgrenzung zurück, das ihre Motivation und ihr Engagement beeinträchtigen kann.

In diesem Artikel gehen wir auf die 6 häufigsten Hürden ein und zeigen, wie Sie sie für eine gelungene interne Kommunikation beseitigen. Wenn Sie diese Barrieren beseitigen, entsteht eine flüssige, transparente und inspirierende interne Kommunikation, die Ihr Unternehmen zu neuen Erfolgen führt! 🚀

1) Eine schlecht definierte Strategie

Keine klare, definierte Strategie zu haben, ist eine der größten Hürden für eine wirksame interne Kommunikation! „Womit anfangen? Wie? Wo? Mit wem?“ Kommen Ihnen diese Fragen bekannt vor? Das ist normal: Eine gelungene interne Kommunikation kann eine echte Herausforderung sein.

Aber keine Sorge: Indem Sie Ihre Vision, Ihre Ziele und Ihren Redaktionskalender klar definieren, können Sie eine solide Roadmap erstellen, die Ihr Handeln dauerhaft leitet. Sie wissen dann, wo und wie Sie kommunizieren, um Ihre Zielgruppe wirksam zu erreichen. Das verhindert, dass sich Ihre Botschaften verzetteln, und macht Ihre interne Kommunikation wirksamer.

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Anschließend gilt es, diese Strategie an alle Ihre Teams zu kommunizieren, um sie einzubinden. Ohne eine robuste Strategie fühlen sich Mitarbeitende schnell orientierungslos und zweifeln daran, ob die interne Kommunikation überhaupt relevant ist.

Dieser Schritt ist entscheidend für eine gelungene interne Kommunikation! Nehmen Sie sich die Zeit, eine solide Strategie für die interne Kommunikation zu definieren, und Sie werden den Nutzen an der Kohäsion, der Motivation und der Produktivität Ihrer Mitarbeitenden ablesen.

2) Ein Mangel an internen Ressourcen

Laut dem Observatoire des métiers de la communication, durchgeführt vom Institut Cohda im Jahr 2022, verfügen 28 % der Unternehmen über keine internen Ressourcen für die Steuerung der internen Kommunikation. Dieser Ressourcenmangel ist eine der größten Hürden für eine interne Kommunikation, die gelingt!

Wenn dem Team für interne Kommunikation qualifiziertes Personal fehlt, führt das zu Verzögerungen bei der Verbreitung von Informationen, zu Inhalten geringerer Qualität und zu einer inkohärenten Kommunikation. Der Ressourcenmangel führt außerdem zu einem fehlenden Monitoring der Ergebnisse und der Rückmeldungen der Mitarbeitenden, was es schwer macht, die Wirksamkeit der Kommunikationsarbeit zu bewerten. Am Ende schadet das Ihren Bemühungen, und niemand investiert gern ins Leere!

Um diese Hürde zu überwinden, ist es entscheidend, die Bedeutung eines eigenen Teams für die interne Kommunikation anzuerkennen. Wer in qualifizierte Fachleute mit Kompetenzen in Kommunikation, Projektmanagement und zwischenmenschlichen Beziehungen investiert, verbessert Qualität und Wirksamkeit und sorgt für eine gelungene interne Kommunikation. Ein kompetentes Team koordiniert die Aktionen besser, geht auf die besonderen Bedürfnisse jeder Abteilung ein und passt die Botschaften an die verschiedenen internen Zielgruppen an.

3) Eine zu stark von oben nach unten gerichtete Kommunikation

Wenn Informationen vor allem von der Hierarchiespitze zu den Teams fließen, ohne echten Austausch, entstehen Silos, und die Zusammenarbeit wird behindert. Laut einer Studie wünschen sich 93 % der Mitarbeitenden mehr sozialen Zusammenhalt¹, was die Bedeutung einer bereichsübergreifenden Kommunikation unterstreicht.

Dennoch geben nur 22 % der internen Kommunikationsfachleute an, ausreichend Unterstützung von der Geschäftsführung oder den Teamleitungen zu erhalten². Der Bedarf ist klar: Es bleibt nur, eine stärker bereichsübergreifende Kommunikation aufzubauen, damit Ihre interne Kommunikation gelingt!

Dafür müssen Sie die Mitarbeitenden und die Führungskräfte einbinden, aber auch Dialogräume zwischen den Teams schaffen, die den bereichsübergreifenden Austausch fördern. Dafür können Sie zum Beispiel:

• Mitarbeitende und Führungskräfte identifizieren, die begeistert und motiviert sind, interne Botschafterinnen und Botschafter zu werden. Diese Botschafter können die Information in ihrem Team aktiv verbreiten und als Bindeglied zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitenden dienen.
• Diesen Botschaftern vorschlagen, Themengruppen zu moderieren zu bereichsübergreifenden Themen, die verschiedene Teams interessieren können.
• Regelmäßige Treffen organisieren mit jeder Abteilung, um sich über laufende Projekte auszutauschen und die Neuigkeiten jedes Bereichs zu teilen.
• Mitarbeitende und Führungskräfte in die Gestaltung interner Kommunikationskampagnen einbinden. Organisieren Sie Brainstorming-Sitzungen oder Umfragen, um ihre Ideen und ihr Feedback zu den geplanten Botschaften einzuholen.

Wenn Sie diese Hürde beseitigen, gewinnt Ihre interne Kommunikation eine neue Dimension und wird lebendiger. Das stärkt den Zusammenhalt der Teams und verankert ein echtes Zugehörigkeitsgefühl im Unternehmen. Übrigens sind 93 % der Mitarbeitenden in einer Studie von Deloitte überzeugt, dass ein starkes Zugehörigkeitsgefühl die Leistung der Organisation steigert. Also zögern Sie nicht länger! 😉

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4) Zu viele oder zu wenige Informationen

In der internen Kommunikation ist das Gleichgewicht entscheidend. Zu viele Informationen führen zu einer Informationsüberlastung der Mitarbeitenden. Doch zu wenige Informationen erzeugen ein Gefühl von Frustration und Isolation. Dazu eine Studie von OpinionWay: Fast ein Drittel der befragten Beschäftigten fühlt sich im eigenen Unternehmen nicht ausreichend informiert, während 20 % von ihnen angeben, dass ihnen die Informationen fehlen, die sie für ihre Aufgaben brauchen.

Zu viel wie zu wenig Information senken beide die Produktivität und das Engagement der Mitarbeitenden.

Um diese Hürden zu vermeiden, gilt es, das richtige Maß an geteilten Informationen zu finden. Eine Studie von Panopto zeigt, dass 60 % der Beschäftigten Mühe haben, an die Informationen zu kommen, die sie brauchen. Daher ist es entscheidend, vorrangig die wesentlichen Informationen zu teilen und sie klar, knapp und regelmäßig zu kommunizieren. Wichtig ist außerdem, passende Kommunikationskanäle für jede Art von Information zu nutzen und die eigenen Tools zu straffen. So werden die Mitarbeitenden nicht mit einer Flut von Benachrichtigungen und Nachrichten überschwemmt.

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Wenn Sie Ihre interne Kommunikation ausbalancieren und klug dosieren, erleichtern Sie den Zugang zu den wesentlichen Informationen und beseitigen so eine weitere Hürde für eine gelungene interne Kommunikation! 🏆

5) Ein Mangel an Transparenz

Fehlende Transparenz im Unternehmen ist eine oft übersehene Hürde für eine gelungene interne Kommunikation. Und doch!

Wenn wichtige Informationen nicht klar und offen kommuniziert werden, entstehen Zweifel und Misstrauen unter den Mitarbeitenden. Sie greifen dann zu Gerüchten und falschen Informationen, um die Lücke zu füllen. In der Folge können Engagement und Motivation der Mitarbeitenden sinken, Reibungen zwischen Kolleginnen und Kollegen entstehen und die Mitarbeiterbindung in Gefahr geraten.

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Um diese Hürde der internen Kommunikation zu überwinden, müssen Sie Transparenz auf allen Ebenen des Unternehmens fördern. Wie? Indem Sie Informationen leicht zugänglich machen und eine Kultur des Vertrauens schaffen.

Eine Software für Selbstorganisation wie Holaspirit hilft Ihnen ebenfalls, mehr Transparenz in die Organisation zu bringen, denn damit lässt sich:

• klären, welche Rollen und Verantwortlichkeiten jede Person hat,
• Richtlinien und Prozesse formalisieren,
• gemeinsame Ziele definieren und verfolgen.

Keine Rätsel mehr, keine Hürden mehr: Alles ist klar und zugänglich, damit eine offene und kollaborative interne Kommunikation entsteht!

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6) Ungeeignete oder wirkungslose Tools

Angesichts der wachsenden Zahl an Lösungen auf dem Markt ist es verlockend, sich von einer Vielzahl von Tools verführen zu lassen, von denen jedes verspricht, ein bestimmtes Problem zu lösen. Doch Vorsicht: Dieser Ansatz führt schnell zu übermäßiger Komplexität für die Mitarbeitenden und kann eine Hürde für eine gelungene interne Kommunikation sein!

Bei einer Vielzahl von Tools wird es für alle schwierig, Informationen und Aktualisierungen zu verfolgen. Das wirkt sich negativ auf die Produktivität der Teams und die Wirksamkeit der internen Kommunikation aus. Damit Ihre interne Kommunikation gelingt, sollten Sie die Zahl der genutzten Tools begrenzen (ideal ist ein einziges!) und passende Tools wählen. Das setzt eine gründliche Bewertung Ihres Bedarfs an interner Kommunikation voraus.

Was auch immer Sie brauchen: Werfen Sie einen Blick auf unsere 3 Tipps zur Wahl des richtigen Tools für die interne Kommunikation. Und ebenso auf unsere Top 14 der besten Software für die interne Kommunikation. So haben Sie alle Schlüssel für eine fundierte Wahl!

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Die 4 Familien von Kommunikationshürden

Die sechs Hürden oben sind die einer Organisation. Aus der Nähe betrachtet, in einer Besprechung oder in einem Diskussionsfaden, nehmen sie vier verschiedene Formen an, und jede lässt sich mit einem anderen Hebel beseitigen. Sie zu benennen hilft, die richtige Diagnose zu stellen, bevor Sie irgendetwas ändern: Eine Botschaft, die wegen des Jargons nicht ankommt, repariert man nicht durch einen Toolwechsel.

• Die individuellen Hürden, die psychologischen und zwischenmenschlichen: das Urteilen, die zu schnelle Deutung, das selektive Zuhören, die Angst, sich falsch auszudrücken, das Hierarchieverhältnis, das zum Schweigen bringt.
• Die semantischen Hürden, die der Sprache: der Fachjargon, die hauseigenen Kürzel, die Sprachebenen, die unterschiedlichen Sprachen von Land zu Land.
• Die technischen Hürden, die des Kanals: eine Nachricht dorthin gesendet, wo niemand sie liest, eine im Strom untergegangene Benachrichtigung, Beschäftigte im Feld ohne dienstliche Adresse.
• Die organisatorischen Hürden, die der Struktur: die Silos, eine lange Hierarchiekette, niemand, der die interne Kommunikation wirklich trägt, kein Ritual, das den Informationsfluss sichert.

Eine Botschaft scheitert selten an nur einer Familie. Eine schlecht aufgenommene Ankündigung verbindet oft einen ungeeigneten Kanal, ein undurchsichtiges Vokabular und eine filternde Hierarchie. Deshalb bestimmen Sie besser zuerst die dominierende Familie und beseitigen die Hürden dann eine nach der anderen, statt alle auf einmal. Ist die Hürde organisatorisch, lässt sie sich im Übrigen nicht per E-Mail beseitigen: Das ist Grundlagenarbeit, bei der die interne Kommunikation das Change Management begleitet.

Talkspirit, die ideale Plattform, um Ihre interne Kommunikation zu beleben

Unter diesen Programmen finden Sie unter anderem Talkspirit. 100 % made in France: Unsere Plattform macht die interne Kommunikation und die Zusammenarbeit der Teams flüssiger, dank:

• Einem Newsfeed für laufende Information,
• Einem Willkommensportal, um alles zu teilen, was Ihr Team zusammenbringt,
• Einem Chat und einem Videokonferenz-Tool, um in Echtzeit mit Ihren Teams zu kommunizieren,
• Und Gruppen und Beiträgen, die den Austausch erleichtern.
• Und vielem mehr!

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Wenn Sie sich für Tools wie Talkspirit entscheiden, beleben Sie Ihre interne Kommunikation und verstärken ihre Wirkung auf die Gesamtleistung.

Fazit

Eine gut durchdachte interne Kommunikation ist ein starker Hebel, um die strategischen Ziele des Unternehmens zu erreichen und bemerkenswerte Leistungen zu erzielen! Wenn Sie die Herausforderungen rund um fehlende Strategie und Ressourcen, übermäßige Top-down-Kommunikation, fehlendes Feedback oder ungeeignete Tools überwinden, schaffen Sie ein Umfeld für lebendigen Austausch und können mit Stolz sagen: „Unsere interne Kommunikation gelingt!“ 😃

Jetzt, da Sie die Hürden für eine gelungene interne Kommunikation kennen, fragen Sie sich vielleicht, wie sich diese guten Praktiken umsetzen lassen. Überraschung! In einem Praxisleitfaden haben wir 10 Beispiele für Initiativen unserer Kunden zusammengetragen, um die interne Kommunikation zu verbessern.

In unserem Praxisleitfaden „10 Initiativen unserer Kunden zur Verbesserung der internen Kommunikation“ entdecken Sie gute Praktiken zur Verbesserung Ihrer internen Kommunikation, Beispiele für Initiativen unserer Kunden aus allen Branchen sowie konkrete Tipps und Tools, mit denen Sie Ihre interne Kommunikation beleben.

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¹L’Observatoire des métiers de la communication, Cohda (2022)
²Radioscopie 2022 de la communication interne, Cap’Com und das Studieninstitut Occurrence (2022)