Offboarding : comment gérer le départ d’un collaborateur ? (+ check-list incluse)

L’offboarding (qui signifie littéralement “débarquement” en français) est le processus de départ d’un salarié de l’entreprise. Mais loin d’être un simple adieu ou au revoir, c’est un véritable parcours en plusieurs étapes ! 🗺️

L’offboarding englobe le traitement des formalités administratives, la gestion de la communication interne, les processus de sécurité, le suivi pré et post-départ… Et malgré tous les domaines qu’il impacte, il est souvent négligé par de nombreuses entreprises. Cependant, ce n’est pas sans conséquences ! En effet, un offboarding inadéquat peut générer :

• des pertes financières,
• des postes vacants difficiles à pourvoir,
• une augmentation de la charge de travail des équipes,
• et bien d’autres désagréments… 😅

Et pourtant, la gestion des offboardings risque d’être bien plus fréquente qu’on ne le pense ! Selon le rapport State of the Global Workplace 2024 de Gallup, 52 % des salariés sont à l’affût d’une nouvelle opportunité ou en recherchent une activement.

Alors, comment gérer le départ d’un collaborateur avec professionnalisme ? Comment offrir un offboarding exemplaire à vos salariés et transformer cette étape en une opportunité de booster votre marque employeur ? Découvrez tous nos conseils dans cet article ! 👇

Comprendre que c’est un enjeu RH… mais pas que !

Comprendre que l’offboarding est un enjeu de RH et de manager est essentiel. Cela soulève des défis majeurs comme : 

• un questionnement sur la qualité de l’expérience employé
• maintenir une marque employeur positive
• le devoir de maintenir un environnement de travail positif malgré le départ

Mais ce n’est pas tout ! En effet, lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, cela impacte bien plus d’équipes qu’on ne le pense…

Du côté financier

Le coût de la perte de talent est un enjeu crucial. Pour assurer un bon offboarding, les acteurs de ce pôle doivent anticiper une perte de productivité pendant la transition, réévaluer les comptes pour rester stable, mais aussi anticiper le coût du remplacement. D’ailleurs, une étude Gallup estime que la valeur d’un nouvel employé peut être équivalente à la moitié ou même au double du salaire de l’employé précédent. Et oui, perdre un talent, ça coûte ! 💸

Du côté de la sécurité

La DSI doit veiller à ce que les informations sensibles soient correctement gérées lors du départ d’un collaborateur pour éviter toute fuite ou violation de données. Gare aux cyberattaques qui peuvent s’avérer fatales ! D’après le Rapport sur les cyberrisques 2021, près d’une entreprise sur six qui a été attaquée en 2020 déclare avoir frôlé la faillite. C’est pourquoi, inclure la DSI dans l’offboarding est essentiel !

Sur le plan marketing

Le départ d’un collaborateur peut également influencer la réputation de l’entreprise sur le marché de l’emploi. Par conséquent, cela peut affecter sa capacité à attirer de nouveaux talents ou à les fidéliser. D’après une étude, 96 % des candidats font des recherches sur la marque employeur lors de leur recherche d’emploi, par exemple sur le site Glassdoor. C’est donc un aspect à ne pas négliger…

Les autres équipes

Finalement, l’offboarding c’est aussi l’affaire des équipes ! Le départ d’un collègue peut avoir un impact sur le moral et la productivité globale de l’équipe et de son manager. Il est donc essentiel de mettre en place des stratégies pour garantir que les départs n’affectent pas négativement la motivation des employés restants.

Mais comment gérer tout cela avec tant de parties prenantes ? On vous explique tout à la suite ! 👇

Les bonnes pratiques d’offboarding

Maintenant que vous connaissez les parties prenantes de ce processus, explorons ensemble les étapes clés à suivre pour gérer le départ d’un collaborateur du bout des doigts. 👌

Comprendre

Dans la première phase de l’offboarding, il n’y a qu’un mot : comprendre. C’est-à-dire être à l’écoute et entendre les raisons du départ du collaborateur afin de commencer le processus d’offboarding. Mais attention, un offboarding, ça s’adapte ! Pour gérer le départ du collaborateur dans les meilleures conditions, il faut le faire en fonction du type de départ. On compte deux types de départs :

1. Les départs volontaires. Ils surviennent lorsque l’employé décide de quitter l’entreprise de sa propre initiative. Souvent, c’est pour poursuivre de nouvelles opportunités, ou répondre à des besoins personnels.
   
2. Les départs involontaires. Ils se produisent lorsque l’entreprise prend la décision de mettre fin au contrat avec le collaborateur. Cela peut avoir lieu pour diverses raisons. Par exemple, en raison de difficultés économiques, de performances insuffisantes, d’une faute professionnelle…

3. La démission silencieuse, aussi nommé quiet quitting en anglais. C’est un phénomène subtil où un employé commence à se désengager progressivement de son travail sans pour autant annoncer sa démission. Ce type de départ peut être détecté grâce à des signaux précurseurs comme des changements de comportement ou un absentéisme accru. Mais rappelons-le, il est normal de ne pas toujours remarquer ces signes !

En comprenant les raisons du départ, vous pourrez mieux appréhender comment ce départ affectera les opérations quotidiennes, la collaboration et la dynamique de l’équipe. Et il vous sera plus facile de passer à la phase suivante de l’offboarding : agir ! 🫵

Agir

Il est temps de démarrer le processus d’offboarding ! Voici dans l’ordre les étapes clés à suivre :

Coordonnez-vous et réglez toute la partie administrative.

Cela inclut tout d’abord de se coordonner avec les différentes parties prenantes pour assurer la gestion de tous les aspects de l’offboarding. Ensuite, il est temps de s’attaquer à la paperasse ! 📑 Finalisez les documents financiers, contractuels, de sécurité, etc., pour assurer un départ bien organisé et adapté au salarié.

Vérifiez la mise à jour de la documentation relative au rôle sortant

Dans une entreprise, chaque rôle compte. Donc, quand quelqu’un s’en va, il faut s’assurer que les choses continuent à tourner ! Et ce, que ce soit en recrutant de nouvelles personnes ou en redistribuant les tâches à l’équipe. Mais pour cela, il faut être sûr que toute la documentation et les processus liés au rôle du départ soient à jour et bien organisés.

Cette passation est le moment où la connaissance d’un poste se perd ou se transmet. Documenter au fil de l’eau plutôt que dans les deux dernières semaines change tout : c’est l’intérêt des pratiques agiles de gestion des connaissances, et des outils d’IA qui aident à retrouver et à résumer ce qui a déjà été écrit.

La plateforme Holaspirit est le support parfait pour cela ! Cette solution permet d’éditer, de centraliser et d’organiser les documents de manière transparente pour faciliter la transition des successeurs et de l’équipe.

Pour découvrir comment Holaspirit peut vous aider à optimiser vos processus de documentation, demandez dès maintenant une démo personnalisée ! 👇

Menez l’entretien de départ

L’entretien de départ est le seul moment où un salarié parle sans avoir à ménager son avenir dans l’entreprise. C’est donc la source la plus franche dont vous disposez sur votre expérience collaborateur.

• Le programmer quelques jours avant le dernier jour, jamais le dernier jour même : il reste alors du temps pour poser les questions qui viennent après.
• Le confier à quelqu’un qui n’est pas le manager direct, pour lever l’autocensure.
• Poser des questions ouvertes : ce qui a déclenché la décision, ce qui aurait pu la changer, ce qui manquait dans le poste.
• Reprendre les réponses de plusieurs départs ensemble : un témoignage isolé est une opinion, dix témoignages convergents sont un signal.

Sans cette dernière étape, l’entretien devient un rituel administratif de plus. La culture du feedback se joue aussi au moment où quelqu’un s’en va.

Rassurez vos équipes et communiquez avec elles

Un départ, c’est souvent une surprise, mais rarement du genre agréable, n’est-ce pas ? 😅 Et cette “mauvaise surprise”, vos équipes vont aussi la ressentir et la vivre… Cela peut entraîner une baisse de motivation, de productivité, voire une perte de confiance envers la direction. Assurez-vous de communiquer en interne ouvertement et régulièrement pour rassurer les équipes et répondre à leurs préoccupations. Aussi, conservez une communication régulière avec le collaborateur sortant pour l’accompagner jusqu’au bout de son offboarding.

Le plus important est de faire de cet offboarding l’expérience la plus positive possible, et d’encourager l’acceptation ! Par exemple, organiser un pot de départ peut être une bonne façon de créer un moment convivial et chaleureux pour se dire au revoir. Trouvez un lieu, des boissons, des invitations et le tour est joué ! 👍 Cela est aussi l’occasion de montrer que les départs font partie de la vie professionnelle, tout simplement. 🤷

Optez pour le bon outil de communication

Et pour communiquer de façon optimale, il n’y a rien de mieux que… les outils de communication ! 🎉

L’avantage de ces outils, c’est qu’ils vous permettent de fluidifier votre communication interne et de faciliter le partage des informations. Et si votre information circule bien, et que les équipes évoluent dans un climat de confiance, harmonieux, c’est que votre offboarding est sur la bonne voie !

Et cela, vous pouvez le réaliser avec la solution Talkspirit ! C’est un outil de communication et de collaboration qui vous permet de diffuser rapidement et efficacement des informations à vos équipes. Par exemple, vous pouvez créer des canaux dédiés pour discuter des derniers détails administratifs sur le tchat, stocker des documents importants dans le drive et coordonner les tâches à accomplir sur les tableaux projets.

Pour découvrir comment Talkspirit peut optimiser votre processus d’offboarding et améliorer la communication au sein de votre équipe, demandez dès maintenant une démo personnalisée !

Suivre

Cette dernière phase de l’offboarding est le suivi ! Après avoir accompagné le collaborateur jusqu’à son départ, à présent, il s’agit de maintenir le lien avec ce dernier qui a quitté l’entreprise.

Montrez votre intérêt pour vos anciens talents, valorisez leur parcours, continuez d’échanger avec eux et de maintenir une relation professionnelle positive (si cela est possible) ! Cela permet au salarié de conserver une perception positive de l’employeur, de le recommander à son réseau professionnel, voire de considérer un éventuel retour au sein de l’entreprise à l’avenir. C’est aussi une manière efficace de rester connecté et de prendre des nouvelles via LinkedIn ou par mail.

En parallèle, partager des nouvelles de l’ancien collaborateur avec les autres salariés ! Par exemple, utilisez votre réseau social d’entreprise (RSE) pour diffuser les informations de manière transparente, bienveillante et inclusive.

L’offboarding est terminé et le salarié a pris son envol ? Faites de cette pratique une norme régulière ancrée dans votre culture de l’entreprise ! Par cela, vous prouvez votre intérêt pour l’expérience employé. Vos salariés apprécieront votre investissement à gérer chaque départ avec soin et professionnalisme jusqu’à la fin !

D’ailleurs, vos employés sont les meilleurs témoins de l’expérience employé que vous offrez. Alors, prenez ces départs comme des opportunités d’apprendre et d’évoluer. Organisez des réunions de feedback post-départ pour recueillir les retours d’expérience de vos anciens talents sur les processus, et ainsi améliorer l’expérience globale de tous vos employés ! 🚀

La check-list d’offboarding : qui fait quoi, et quand

Un offboarding raté vient rarement d’une étape oubliée. Il vient d’une étape que chacun croyait à la charge de quelqu’un d’autre. Le tableau ci-dessous répartit les tâches par phase et par équipe ; à adapter à votre convention collective et à la taille de votre organisation.

Deux points méritent une attention particulière. La coupure des accès : elle se prépare avant le dernier jour et s’exécute à une heure convenue, ni plus tôt (le salarié ne peut plus finir sa passation), ni plus tard (voir nos bonnes pratiques de sécurité des données RH). Et la charge de travail redistribuée : c’est elle qui déclenche les départs suivants, parfois sous la forme d’une démission silencieuse.

Un offboarding bien mené se lit d’ailleurs comme un onboarding : mêmes phases, mêmes parties prenantes, sens inverse. Si vous montez les deux processus en même temps, notre check-list d’onboarding RH suit la même logique.

Pour conclure

La gestion efficace des départs, c’est un véritable défi ! Pour gérer un offboarding avec brio, il vous faudra cocher plusieurs cases. Tout d’abord, inclure toutes les parties prenantes, puis suivre les étapes du processus de façon coordonné.

Cependant, il ne suffit pas d’appliquer ces pratiques de manière mécanique. La dimension humaine est centrale, alors favorisez la bienveillance, l’inclusion, restez à l’écoute et accompagnez les collaborateurs jusqu’au bout ! Toutes vos actions à l’égard du bien-être de vos employés renforceront l’engagement, la productivité des collaborateurs, et aussi votre attractivité sur le marché de l’emploi. Alors, n’oubliez pas : chaque départ peut représenter une opportunité pour votre entreprise ! ✨

Pour intégrer l’offboarding dans vos pratiques d’entreprise, il vous faut la check-list idéale. Et surprise : nous l’avons créée pour vous ! Accédez à notre check-list sur les étapes à suivre pour réaliser un bon offboarding.

Accéder à la check-list

Dans notre check-list d’offboarding, vous trouverez : les étapes clés à suivre et garantir un départ et une transition harmonieux, les tâches à réaliser avant, pendant et après départ du collaborateur du côté des ressources humaines et du manager, ainsi que les échéances importantes à retenir pour assurer une transition réussie vers un nouveau collaborateur.

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