Die 7 großen Herausforderungen der internen Kommunikation

Schlechte interne Kommunikation kann teuer werden! Der Beweis: Laut einer Umfrage von Mitel verlieren französische Unternehmen jedes Jahr mehr als 9.000 € pro Mitarbeitendem durch ineffiziente Zusammenarbeit und interne Kommunikation. Der beste Weg, das zu ändern? Optimieren Sie Ihre interne Kommunikation, indem Sie zunächst Ihre größten Herausforderungen priorisieren.

Was sind die wichtigsten Herausforderungen der internen Kommunikation im Zeitalter des hybriden Arbeitens? Und mit welchen Maßnahmen und Tools begegnen Sie ihnen? In diesem Artikel erklären wir Ihnen alles 👇

Was ist eine Herausforderung der internen Kommunikation?

Eine Herausforderung der internen Kommunikation ist ein Ziel, von dem das Funktionieren der Organisation abhängt und das die Kommunikation entweder erfüllen oder verfehlen kann: Zugang zu Informationen schaffen, das Engagement aufrechterhalten, Feedback nach oben tragen, Teams miteinander verbinden. Sie ist nicht mit einem Kanal oder einem Tool zu verwechseln, das nur das Mittel dazu ist: Ein soziales Unternehmensnetzwerk löst gar nichts, solange nicht gesagt wurde, wozu es dient. Die sieben folgenden Herausforderungen sind diejenigen, auf die Organisationen mit mehreren Standorten und hybriden Arbeitsmodellen zuerst stoßen, und sie bauen aufeinander auf: Ohne Zugang zu Informationen hält keine der sechs anderen stand.

1. Den Austausch von Informationen und den Zugang dazu erleichtern

Information ist im Unternehmen der Dreh- und Angelpunkt. Den Zugang zu Informationen, ihren Fluss und ihren Austausch zu erleichtern (‚kalte‘ wie ‚heiße‘ Informationen) ist deshalb eine der zentralen Herausforderungen der internen Kommunikation. Sie wiegt umso schwerer für Organisationen, die ein hybrides Arbeitsmodell zwischen Präsenz und Remote eingeführt haben. Denn eine unpassende interne Kommunikation bedeutet auch: Es entstehen Silos, der Zusammenhalt leidet, und in den hybriden Teams gehen Zeit und Produktivität verloren.

Laut einer Studie von Panopto gilt: die Schwierigkeit, die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt zu erhalten, kostet jede und jeden Mitarbeitenden rund 13 Arbeitsstunden pro Woche (davon 5 Stunden, um Kolleginnen und Kollegen mit dem nötigen Wissen zu erreichen, und 8 Stunden, um selbst nach Lösungen zu suchen).

Um das zu vermeiden, ist es entscheidend, dass die interne Kommunikation mehrere bewährte Praktiken übernimmt, die intern den Zugang zu Informationen und deren Austausch erleichtern, zum Beispiel:

• Informationen über einen einzigen Kanal teilen (zum Beispiel eine Kollaborationsplattform, die alles vereint), der allen Beschäftigten zugänglich ist, um Zeit zu sparen und die Zersplitterung der Information zu vermeiden
• Regelmäßig und in verschiedenen Formaten kommunizieren, um die Beschäftigten engagiert zu halten (zum Beispiel: Videos, Beiträge mit Bildern und GIFs, Webinare, Videokonferenzen usw.)
• Eigene Gruppen für den Wissensaustausch anlegen in Ihrem sozialen Unternehmensnetzwerk (zum Beispiel Gruppen, um Fachartikel aus Ihrer Branche, Erfahrungsberichte aus dem Feld oder spezifisches Fachwissen zu teilen)

2. Mitarbeitende einbinden und motivieren

Das Engagement und die Motivation der Mitarbeitenden zu verbessern gehört ebenfalls zu den wichtigsten Herausforderungen der internen Kommunikation. Und das aus gutem Grund: Unternehmen mit den engagiertesten Beschäftigten sind im Schnitt 17 % leistungsfähiger und 21 % rentabler als solche mit unengagierten Beschäftigten.¹

Allerdings sind nur 6 % der französischen Beschäftigten wirklich engagiert bei der Arbeit (gegenüber 17 % in Norwegen, zum Beispiel).¹ Um das zu ändern, kommt es darauf an, gezielte Maßnahmen zu ergreifen, und zwar proaktiv.

Hier einige Ansätze, um das Engagement der Mitarbeitenden zu steigern:

• Machen Sie die Arbeit aller sichtbarer, indem Sie ihre Erfolge in Ihrem internen sozialen Netzwerk hervorheben (zum Beispiel über einen eigenen Beitrag, Fotos und/oder ein Videointerview)
• Gamifizieren Sie Ihre interne Kommunikation, zum Beispiel mit Quiz, Challenges oder Minispielen, die die Beteiligung der Beschäftigten fördern
• Binden Sie die Mitarbeitenden in die interne Kommunikation ein, indem Sie ihnen anbieten, Inhalte über das Unternehmensleben zu erstellen (zum Beispiel ein Video über ihre Aufgaben) und/oder neue Ideen vorzuschlagen, um ihre Lebensqualität am Arbeitsplatz zu verbessern

Lesen Sie auch: Interne Kommunikation: 7 Tipps, um das Engagement der Mitarbeitenden zu stärken

3. Feedback von unten nach oben fördern

Feedback von unten nach oben zu fördern ist eine weitere zentrale Herausforderung der internen Kommunikation. Denn dieses Feedback liefert ihr wertvolle Informationen, die sie mit einer reinen Top-down-Kommunikation nie erhalten hätte. So lässt sich zum Beispiel erkennen:

• auf welche Probleme die Mitarbeitenden vor Ort stoßen,
• welche Konflikte in Projektteams oder zwischen Führungskräften und ihren Teams entstehen können,
• welche Wünsche und Verbesserungsvorschläge die Kundinnen und Kunden äußern,
• welche Missverständnisse bestimmte Mitteilungen ausgelöst haben,
• usw.

Lesen Sie auch: Interne Kommunikation: Warum sollten Sie Feedback fördern?

All das sind wesentliche Informationen, mit denen Sie ein offenes Ohr für die Bedürfnisse der Mitarbeitenden behalten und Ihre interne Kommunikationsstrategie laufend anpassen können.

Um diese Feedbackkultur zu pflegen, empfehlen wir Ihnen:

• Mitarbeitende und Führungskräfte sensibilisieren für die Bedeutung von Feedback
• Ihnen eine Schulung anbieten, in der sie lernen, ihr Feedback zu formulieren, und zwar zum richtigen Zeitpunkt und auf die bestmögliche Weise
• Die geleistete Arbeit anerkennen, die Teams in einem eigenen Beitrag oder direkt in Ihren Unternehmensmeetings würdigen und ihnen danken
• Regelmäßig Umfragen anbieten, um das Feedback der Mitarbeitenden zu den Initiativen des Unternehmens einzuholen, und sich Zeit für Einzelgespräche nehmen, wenn der Bedarf spürbar wird
• Eine Gruppe „Ideen und Verbesserungsvorschläge“ anlegen in Ihrem internen sozialen Netzwerk, zu der jede und jeder Mitarbeitende beitragen kann

Lesen Sie auch: [Webinar] Warum und wie Sie eine Feedbackkultur etablieren

4. Den bereichsübergreifenden Austausch fördern

Neben der Kommunikation von unten nach oben ist es ebenso wichtig, die bereichsübergreifende Kommunikation zu fördern, damit Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen und/oder Standorten sich unkompliziert austauschen können, unabhängig von ihrer Hierarchieebene. Diese Querverbindungen ermöglichen zugleich:

• die kollektive Intelligenz zu fördern,
• Silos in der Organisation aufzubrechen,
• die verschiedenen Teams zusammenzuführen,
• offen sprechen zu können,
• und die Innovation anzukurbeln.

Diesen bereichsübergreifenden Austausch zu fördern ist für die interne Kommunikation oft eine Herausforderung, besonders wenn die Organisation auf mehrere Standorte verteilt ist.

Lesen Sie auch: [E-Book] Die 7 Herausforderungen der internen Kommunikation an mehreren Standorten

Hier also einige Initiativen, die Ihnen helfen, die bereichsübergreifende Kommunikation anzukurbeln:

• Prozesse schaffen, die festlegen, welche Arten von Informationen mit wem geteilt werden müssen und auf welche Weise
• Teamübergreifende Meetings organisieren, um mehr Transparenz über die Projekte jeder Abteilung zu schaffen und Gelegenheiten zur Zusammenarbeit zu erkennen
• Ein Mentoring-Programm einführen, um den Austausch von Wissen und bewährten Praktiken zwischen den einzelnen Abteilungen zu fördern
• Eine Kollaborationsplattform einführen (wie Talkspirit!), auf der Mitarbeitende mit jeder und jedem im Unternehmen sprechen können

5. Führungskräfte einbinden

Führungskräfte spielen eine Schlüsselrolle in der internen Kommunikation, denn sie haben die Aufgabe:

• die Botschaften der Geschäftsleitung an ihr Team weiterzugeben,
• die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes einzelnen Teammitglieds festzulegen,
• den Mitarbeitenden regelmäßig Feedback zu ihrer Arbeit zu geben,
• ihre Mitarbeitenden zu motivieren und einzubinden.

Genau wie die interne Kommunikation hat die Führungskraft also eine echte Rolle als Kommunikatorin im Unternehmen. Allerdings hat sie nicht immer die Zeit (oder den Reflex), regelmäßig zu kommunizieren, sowohl innerhalb ihres Teams als auch gegenüber dem Rest des Unternehmens. Deshalb ist es wichtig, Initiativen zu ergreifen, um Führungskräfte stärker in die interne Kommunikation einzubinden.

Sie können insbesondere:

• Eine Schulung organisieren, die Führungskräften hilft, ihre Fähigkeiten in der internen Kommunikation auszubauen
• Ihnen regelmäßig bewährte Praktiken vermitteln sowie Ideen für konkrete Maßnahmen (zum Beispiel mit einem wöchentlichen Beitrag für Führungskräfte in Ihrem sozialen Unternehmensnetzwerk)
• Einen Praxisleitfaden für die Kommunikation von Führungskräften erstellen (mit Vorlagen für Beiträge, um zum Beispiel neue Mitarbeitende einzuarbeiten, ein Event zum Teambuilding zu organisieren oder die Projekte des eigenen Teams anderen Abteilungen sichtbar zu machen usw.)

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6. Inklusion leben

Aufgrund ihrer Arbeitsweise werden manche Mitarbeitende bisweilen von der internen Kommunikation ausgeschlossen. Das gilt vor allem für Frontline Worker (auch Blue-Collar-Beschäftigte genannt): jene Beschäftigten vor Ort, die keine berufliche E-Mail-Adresse haben und deshalb die per E-Mail versendeten Mitteilungen des Unternehmens nicht erhalten. Das Ergebnis: Sie sind mitunter völlig abgeschnitten von dem, was im Unternehmen passiert.

Lesen Sie auch: Mitarbeitende ohne E-Mail-Adresse vernetzen: die Herausforderung, die Lyon Parc Auto gemeistert hat

Auch Mitarbeitende im Homeoffice können von diesem Informationsmangel betroffen sein, vor allem wenn sie im Unternehmen in der Minderheit sind. Denn während viele Unternehmen ihre offizielle Kommunikation schriftlich festhalten, findet der informelle Austausch überwiegend mündlich statt, und zwar in Präsenz. Auf Dauer benachteiligt das die Beschäftigten im Homeoffice, die an diesem Austausch nicht teilhaben.

Deshalb sollte das Unternehmen sich darum bemühen, alle Mitarbeitenden in die interne Kommunikation einzubeziehen, unabhängig von ihrer Arbeitsweise. Ihre internen E-Mails zu ersetzen durch ein soziales Unternehmensnetzwerk (Enterprise Social Network, ESN) ist ein guter Weg dorthin. Denn anders als E-Mails erlaubt Ihnen das ESN, Ihre Botschaften in Echtzeit an alle Mitarbeitenden zu verbreiten. Und das auf lebendige Weise!

Lesen Sie auch: Worin unterscheiden sich E-Mail, Intranet und Kollaborationsplattform?

Talkspirit verfügt zum Beispiel über einen Zugang ohne E-Mail, mit dem Sie all Ihre Frontline Worker auf Ihre Plattform einladen können. Testen Sie die Lösung gern, um sich ein Bild davon zu machen, was sie Ihnen für Ihre interne Kommunikation bringen kann.

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7. Den Zusammenhalt im Unternehmen pflegen

Den Zusammenhalt im Unternehmen zu pflegen ist für die interne Kommunikation unverzichtbar, denn er wirkt sich direkt auf das Engagement aus, auf das Zugehörigkeitsgefühl, auf das Wohlbefinden bei der Arbeit und, letztlich, auf die Bindung der Beschäftigten. Der Beweis: Laut einer Umfrage von Opinionway für Monster erwägen mehr als 40 % der französischen Beschäftigten, ihren Job wegen eines schlechten Betriebsklimas zu kündigen.

Mehr Zusammenhalt hilft außerdem dabei, die Isolation der Beschäftigten zu begrenzen, die im Homeoffice tendenziell zunimmt. Laut der Studie Paris Workplace geben knapp 60 % der Beschäftigten in der Region Paris an, sich bei der Arbeit manchmal isoliert zu fühlen. Umso wichtiger sind Initiativen, die alle Teams zusammenbringen!

Hier einige Ideen zur Inspiration:

• Veranstalten Sie Höhepunkte in Präsenz und per Videokonferenz (zum Beispiel Seminare, Webinare, Afterworks, Sportworkshops usw.) und kommunizieren Sie regelmäßig darüber
• Ermutigen Sie die Führungskräfte zu Aktivitäten des Teambuildings innerhalb ihres Teams
• Stellen Sie Ihre Unternehmenskultur und Ihre Neuigkeiten heraus, und zwar in Ihrem internen sozialen Netzwerk (zum Beispiel mit einem eigenen Bereich auf Ihrer Startseite)
• Schaffen Sie Communities für den informellen Austausch in Ihrem ESN und ermutigen Sie die Mitarbeitenden, eigene Gruppen anzulegen (zum Beispiel, um über Kulturveranstaltungen, Kino, Sport usw. zu sprechen)

Diese sieben Herausforderungen entscheiden sich zuerst in der Organisation

Eine Feststellung zieht sich durch alle sieben: Das Problem ist selten der Kanal. Wenn niemand weiß, wer was entscheidet, macht kein Tool die Information klarer, es lässt sie nur schneller zirkulieren. Die interne Kommunikation arbeitet zwei Dingen nach, die ihr vorausgehen: der Struktur (die Rollen, die Entscheidungsbereiche, die Gremien) und den Ritualen der Zusammenarbeit, die sie mit Leben füllen. In dieser Reihenfolge greifen die drei ineinander: Struktur, Zusammenarbeit, Kommunikation.

Der Einzug der KI in die internen Tools macht diese Reihenfolge noch sichtbarer. Ein Assistent, der zusammenfasst, formuliert und verteilt, verstärkt das, was man ihm gibt: Klarheit, wenn welche da ist, sonst Rauschen. Deshalb lohnt es sich, vor dem Rollout einen Rahmen für die Nutzung zu setzen und zu wissen, wo die Daten liegen, die diese Assistenten lesen. Eine Frage, die für jede Organisation ins Gewicht fällt, die der DSGVO oder einer branchenspezifischen Regelung unterliegt.

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In der Praxis heißt das: Wählen Sie Ihr Tool erst, wenn Sie wissen, wozu Sie es einsetzen wollen, und gestalten Sie dann seine Einführung sorgfältig: 4 Schritte, um ein neues Tool für die interne Kommunikation einzuführen.

Fazit

Sie kennen nun die wichtigsten Herausforderungen der internen Kommunikation sowie die Maßnahmen und Tools, mit denen Sie ihnen begegnen. Eines ist sicher: Das soziale Unternehmensnetzwerk wird Ihr bester Verbündeter sein, um Ihre interne Kommunikation zu verbessern und dafür zu sorgen, dass alle zur richtigen Zeit Zugang zur richtigen Information haben.

🤔 Aber wie sieht das in der Praxis aus? Entdecken Sie in diesem Praxisleitfaden, wie 10 unserer Kunden Talkspirit nutzen, um ihre interne Kommunikation zu beleben:

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In unserem Praxisleitfaden „10 Initiativen unserer Kunden zur Verbesserung der internen Kommunikation“ erfahren Sie: 10 Beispiele von Unternehmen, die Talkspirit nutzen, um ihre interne Kommunikation zu verbessern, sowie Tipps und Tricks, um Informationen besser zu teilen und den Zusammenhalt in Ihrem Unternehmen zu stärken.

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¹ Gallup-Studie „State of the Global Workplace“ (2021)