3 bewährte Praktiken zur Einführung Ihres internen sozialen Netzwerks

Entdecken Sie 3 bewährte Praktiken zur Nutzung von Gruppen, um ein soziales Unternehmensnetzwerk intern einzuführen. Das Versprechen von Talkspirit ist es, die tägliche Arbeit von Teams zu erleichtern, indem es einen einfacheren und schnelleren Zugang zu den für sie relevanten Informationen bietet – für den Erfolg ihrer Projekte.

Um dieses Versprechen zu erfüllen, vereint Talkspirit in einer einzigen Oberfläche das Beste aus 2 Welten: das soziale Netzwerk und den Chat. Das soziale Netzwerk als Grundlage für den Informationsaustausch und die Arbeit in Gruppen, der Chat für eine interne Kommunikation, die fließend, in Echtzeit und entschieden modern ist.

In diesem Beitrag befassen wir uns mit der Frage der Informationsverbreitung über Gruppen. Die Frage der Gruppenarchitektur ist nämlich eine Frage, die sich für Organisationen, die Talkspirit als Grundlage für neue kollaborative Praktiken einsetzen, immer wieder stellt. Welche Gruppen sollte man erstellen? Wie strukturiert man sie? Wie führt man sein internes soziales Netzwerk erfolgreich ein? Wir möchten in diesem Beitrag einige Praktiken teilen, die bei diesen Überlegungen helfen können.

Verschiedene Gruppentypen:

1. Projektgruppe: Hierbei handelt es sich um eine natürliche Gruppe, deren Zweck die Durchführung und/oder Verfolgung eines Projekts im Zeitverlauf ist und die das zugehörige Team vereint.
2. Gruppe nach Beruf/Funktion: Dieser Gruppentyp fördert gegenseitige Unterstützung, Marktbeobachtung und den allgemeinen Informations- und Wissensaustausch innerhalb einer Gruppe von Personen, die denselben Beruf in der Organisation ausüben.
3. Gruppe nach Standort: Wenn Ihre Organisation an mehreren Standorten tätig ist, erleichtert dieser Gruppentyp die Informationsverbreitung innerhalb des jeweiligen Standorts.
4. Gruppe nach Thema: Diese Gruppe erleichtert den Austausch von Informationen und Wissen zu einem Thema, für das die Mitglieder ein gemeinsames Interesse haben.
5. Gruppe nach Produkt oder vermarktetem Dienst: Diese Gruppe bündelt quer durch die Organisation alle Ressourcen, die an der Vermarktung, Produktion und dem Support eines Produkts oder einer Dienstleistung beteiligt sind.
6. Gruppe zur Sichtbarkeit Ihrer Organisation im Internet: Diese Gruppe ermöglicht es Ihnen, Beiträge Ihrer Organisation, Erwähnungen Ihres Ökosystems besser zu erkennen und die Verbreitung von Inhalten durch Ihre Mitglieder im Sinne von Markenbotschaftern zu erleichtern.
7. Allgemeine Gruppe: Diese Gruppe vereint alle Mitglieder der Organisation und erleichtert die Verbreitung von Inhalten und Informationen, die alle betreffen.

Diese Liste ist nicht erschöpfend.

Wir haben diese verschiedenen Gruppentypen bei uns selbst eingeführt. Sie haben dazu beigetragen, die Informationen, die früher hauptsächlich per E-Mail verbreitet wurden, schrittweise abzulösen.

Wir schlagen Ihnen nachfolgend einige Praktiken vor, die Ihnen helfen können, Ihr internes soziales Netzwerk erfolgreich einzuführen:

1. Beginnen Sie mit Gruppen, bei denen die ausgetauschten Informationen für die Nutzenden einen echten Mehrwert darstellen

Für viele unserer Berufe ist Information der notwendige Treibstoff für die Erfüllung unserer Aufgaben und Projekte. Richtig informiert zu sein – schnell, objektiv und vollständig – ist eine wesentliche Voraussetzung für fundierte Entscheidungen und schnelles Handeln.

Daher ist die Erstellung einer Gruppe die Antwort auf eine einfache Frage: den Zugang zu Informationen zu erleichtern, die für die Mitglieder der Gruppe von echtem Interesse und realem Wert bei der täglichen Erfüllung ihrer Aufgaben sind. Anders ausgedrückt: Bei Talkspirit ist es unser Anliegen, eine leistungsstarke Lösung für das Problem des Informationszugangs und der Informationsverbreitung in allen Organisationen zu liefern.

Die Frage, ob man eine Gruppe erstellen soll, verweist zwangsläufig auf diese scheinbar triviale, aber wesentliche Frage: Wer sind die Mitglieder dieser Gruppe? Was brauchen sie? Welche Probleme haben sie? Wie kann man ihnen helfen, durch besseren Informationszugang leistungsfähiger zu werden? Eine Projektgruppe hat nicht dieselben Bedürfnisse wie eine Berufs- oder Themengruppe. Auch die Art der beteiligten Informationsquellen wird nicht dieselbe sein.

Beginnen Sie mit Gruppen, bei denen Talkspirit einen offensichtlichen, sofort wahrnehmbaren Mehrwert liefern kann. Zum Beispiel kann eine Gruppe, die rund um eine Produktlinie gebildet wird, davon profitieren, auf einem einzigen Raum Business-Informationen, Informationen zur Roadmap, Informationen zum Betrieb und zum After-Sales-Support zu bündeln – und so allen Mitgliedern der Gruppe einen einzigartigen Überblick über alle produktbezogenen Aktivitäten zu bieten.

In unserem internen Fall bei Talkspirit haben die Entwicklenden so Zugang zu den Vertriebsinformationen und die Kundenbetreuer zu den Kundensupport-Aktivitäten durch die Integrationen mit verschiedenen Business-Anwendungen (Trello, Zendesk, Github, Pipedrive in unserem Fall). Wo manchen früher der Zugang zu Informationen fehlte, weil sie keine Lizenz hatten, haben sie ihn jetzt durch die realisierten Integrationen. Wo die verschiedenen Bereiche früher schwer über einen Fall kommunizieren konnten, führen sie jetzt leicht Gespräche. Zeitersparnis bei der Synchronisation, besseres Situationsverständnis und erhöhte Reaktionsfähigkeit sind direkte Vorteile dieser Gruppenaktivität. So durch diese neuen Fähigkeiten zur Wahrnehmung unserer Umgebung „erweitert", erscheint es uns heute völlig unvorstellbar, zu „Ping-Pong"-E-Mail-Austauschen mit „Synchronisierungs"-Meetings zurückzukehren. In diesem Fall hat Talkspirit die E-Mail in unseren Praktiken nicht nur ersetzt, sondern obsolet gemacht, indem es uns neue Fähigkeiten erschlossen hat.

Kümmern Sie sich daher zunächst darum, was für die Mitglieder Ihres Teams oder jeder Gruppe Mehrwert schafft, bevor Sie daran denken, Gruppen einzuführen, deren Nutzen weniger leicht erkennbar ist.

2. Führen Sie das interne soziale Netzwerk schrittweise ein und ermutigen Sie Initiativen in einem klaren Rahmen

„Rom wurde nicht an einem Tag erbaut!" – bei der Einführung einer kollaborativen Plattform gilt dasselbe. Führen Sie jede Gruppe mit derselben Sorgfalt und demselben Streben nach Mehrwert für die Erreichung eines klaren Ziels ein. Wenn Sie die Initiative zur Erstellung einer oder mehrerer Gruppen ergreifen, verfolgen Sie einen „Quick Win"-Ansatz, um schnell den Nutzen dieses neuen Mediums für den Informationsaustausch, die Kommunikation und die Zusammenarbeit zu demonstrieren. Zeigen Sie durch Erfolge und deren Verbreitung innerhalb der Organisation, welchen Nutzen dieser Ansatz hat, um die Erstellung weiterer Gruppen als Unterstützung neuer kollektiver Arbeitspraktiken anzuregen.

Im Gegensatz zu einem Intranet, wo Informationen hauptsächlich in einem kontrollierten Schema und einer kontrollierten Architektur verbreitet wurden, im Gegensatz zu einem E-Mail-Postfach, wo Informationen nur nach den persönlichen Kriterien des Nutzenden organisiert werden, muss das soziale Netzwerk gleichzeitig ein klares Verständnis der verfügbaren Gruppen bieten und dabei eine gewisse Flexibilität bei der Erstellung und Organisation gewährleisten. Geben Sie den Gedanken auf, die vollständige Architektur Ihres sozialen Netzwerks kontrollieren zu wollen. Betrachten Sie Ihr Netzwerk lieber als eine „lebende Spezies", die sich dynamisch an die Bedürfnisse ihrer Mitglieder anpasst – durch Gruppen, die sich permanent bilden und weiterentwickeln, um den Bedürfnissen der Endnutzenden am besten gerecht zu werden. So besteht Ihr soziales Netzwerk aus „stabilen" Ankerpunkten auf Basis klar identifizierter Gruppen, die offensichtliche Austausch- und Teilhabeplätze für die Mitglieder bieten, sowie aus einer großen Mehrheit kleinerer Gruppen, die auf Basis der Bedürfnisse der Mitglieder gebildet wurden, spezifische Informationen untereinander auszutauschen. Die beiden schließen sich nicht aus – sie antworten schlicht auf unterschiedliche Probleme und Ziele.

Zum Beispiel könnten Sie versucht sein, eine „Markt"-Gruppe zu erstellen, um Informationen aus Ihrem Markt und von Wettbewerbern zu bündeln und deren Verbreitung innerhalb der Gruppe zu erleichtern. Diese Gruppe kann eine allgemeine Informationsbasis bieten, die durch feinere Gruppen ergänzt werden kann, die es den Mitgliedern Ihres Marketing-Teams ermöglichen, tiefer und detaillierter an Informationen zu arbeiten, die den durchschnittlichen Mitarbeitenden in der Organisation nicht interessieren.

Die Aufteilung der Gruppen ist eine wichtige Frage, und wir sehen zu oft, dass Verantwortliche in Organisationen das Inhaltsdistributionsschema reproduzieren, das auf einem Intranet galt. „Dachgruppen" zu schaffen, die breite Problemstellungen behandeln, birgt das Risiko, den Mehrwert und das Interesse dieser Gruppe zu verwässern, wie oben für die teilnehmenden Nutzenden beschrieben. Wenn eine Gruppe mehr als die Hälfte der Inhalte verbreitet, die nur wenige interessieren, werden diese versucht sein, sie zu verlassen – auf Kosten der Gefahr, Aktivitäten zu verpassen, die sie betreffen und interessieren könnten.

Betrachten Sie lieber, wie Sie Ihre Inhalte in Ihrem E-Mail-Postfach organisiert haben. Wahrscheinlich enthält es Dutzende von Ordnern oder Etiketten, die Sie im Laufe der Zeit verfeinert haben. Mit der Zeit wird es bei Ihrer kollaborativen Plattform genauso sein.

Denken Sie schließlich daran, eine Namenskonvention einzuführen, damit die Reihenfolge, in der die Gruppen im Navigationsmenü erscheinen, für die Nutzenden kohärent ist.

3. Nehmen Sie die richtige Haltung ein und gehen Sie mit gutem Beispiel voran

Ich schließe diesen Beitrag mit einem grundlegenden, aber zu oft vernachlässigten Rat. Die Einführung Ihres internen sozialen Netzwerks ist eine Angelegenheit aller – nehmen Sie selbst die Praktiken an, die Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen empfehlen. Warum sollten diese die Zeit und Lust haben, etwas zu tun, was Sie selbst nicht tun?

Ebenso kann die Verbreitung einer Information über mehrere Kanäle der Entwicklung kollaborativer Praktiken völlig abträglich sein. Es gibt einen unsichtbaren Schwellenwert für jeden Nutzenden und jede Organisation bei ihrer Migration hin zu neuen Arbeitsformen, die auf einem besseren Informationsaustausch beruhen. Der Wechsel von einem Informationsaustausch-/Kommunikationsmodus zu einem anderen – offener, transparenter, kollaborativer – wird nicht sofort vonstatten gehen, und unterschätzen Sie nicht den Aufwand, der nötig ist, um manchen dabei zu helfen, ihre Praktiken zu „ändern", ihre Komfortzone zu verlassen und von einer Logik, in der die Information ihnen gehörte (das ist mein E-Mail-Postfach), zu einer Logik überzugehen, in der die Information den Gruppen gehört, die als Unterstützung für die Umsetzung der Projekte geschaffen wurden, denen sie dienen.

Manche glaubten kurzzeitig, es reiche aus, ein Werkzeug einzuführen und die „Magie" wirken zu lassen. „Wenn das Werkzeug nützlich ist, wird es genutzt und setzt sich von selbst durch", hörte ich vor einigen Jahren. Das stimmt nicht! Die Einführung eines sozialen Netzwerks intern bedeutet nicht nur, Zugang zur Plattform zu gewähren – man muss die Mitglieder beim Start begleiten. Der Paradigmenwechsel, den wir heute bei der Transformation unserer Arbeitsmethoden erleben, erfordert Energie, Disziplin, Ausdauer und vorbildliches Verhalten zu jedem Zeitpunkt. Dann wirkt die Magie nach und nach: So wie das Fax den Brief abgelöst hat oder die E-Mail das Fax zuvor, werden die Kollaborationsplattformen, bereichert durch neue Fähigkeiten dank der Integration von Automatisierungen, schrittweise die Werkzeuge ablösen, die ihnen vorangegangen sind.