Die Rolle der internen Kommunikation im Change Management

Um den Wandel zu führen, sind mehrere Schritte nötig. Und einer davon ist die interne Kommunikation!

Normalerweise mögen wir Überraschungen! 🎉 Bei einer tiefgreifenden Veränderung unseres Arbeitsumfelds ist das jedoch anders… 😅 Fast 70 % der Change-Management-Projekte scheitern am Widerstand der Mitarbeitenden. Vergessen Sie also die Geheimniskrämerei und kommunizieren Sie stattdessen den Wandel, den Sie herbeiführen wollen!

In diesem Artikel sehen wir uns an, welche Rolle die interne Kommunikation im Change Management spielt und wie Sie sie wirksam aufsetzen. Nach der Lektüre wissen Sie, wie Sie Ihre Mitarbeitenden zu Botschaftern des Wandels machen! 🤝

Die Bedeutung der internen Kommunikation

Die interne Kommunikation ist ein Schlüsselelement im Change Management. Aber warum? 🤔

Sie spielt eine wesentliche Rolle dabei, die Mitarbeitenden über den bevorstehenden Wandel zu informieren, sie einzubinden und zu mobilisieren. Wird die interne Kommunikation vernachlässigt, kann das bei Ihren Mitarbeitenden zu Verwirrung, Misstrauen und Widerstand gegen den Wandel führen. Und das kann letztlich ihre Zustimmung und ihr Engagement für den Wandel, den Sie führen möchten, vollständig zunichtemachen…

Wird die interne Kommunikation dagegen gut geführt, bringt sie zahlreiche Vorteile für das Change Management! Zum Beispiel:

• Sie erleichtert die Akzeptanz des Wandels bei den Mitarbeitenden. Wenn Sie die Gründe für den Wandel sowie den Nutzen für das Unternehmen und für die Mitarbeitenden klar erklären, fühlen sich Ihre Mitarbeitenden einbezogen und unterstützen den Wandel.
  
• Mit einer transparenten und ehrlichen internen Kommunikation stärken Sie das Vertrauen zwischen Führung und Mitarbeitenden.
  
• Den Dialog zu öffnen zahlt sich aus! Denn mit einer offenen Kommunikation, in der das Feedback der Beteiligten willkommen ist, stärken Sie das Engagement der Mitarbeitenden im Veränderungsprozess.

Wie kommuniziert man intern gut über eine Veränderung? 🤔

Sich auf das Change Management vorbereiten

Sie haben den Wandel definiert, den Sie angehen möchten, bravo! 👏 Noch bevor Sie darüber kommunizieren, gilt es, sich gut vorzubereiten. Und dabei haben Sie eine wichtige Rolle zu spielen!

Laut einer Umfrage der Chaire ESSEC/IPSOS verstehen 76 % der Beschäftigten „die Notwendigkeit von Veränderungen nicht immer richtig“. Genau hier zeigt sich, wie wichtig die interne Kommunikation ist, um einen reibungslosen Übergang für Ihre Teams zu sichern.

Für eine optimale Kommunikation sollten Sie der Reihe nach:

• Einen internen Kommunikationsplan aufstellen
• Alle Beteiligten einbeziehen
• Eine verbindliche Charta erstellen
• Die Kommunikation verfolgen und nachjustieren

Die interne Kommunikation dient dazu, Ihre Teams über den bevorstehenden Wandel zu informieren, sie einzubinden und zu mobilisieren. Wenn es also eines gibt, das Sie nicht tun sollten: diesen Schritt verpassen! 😬

Einen internen Kommunikationsplan aufstellen

Der Kommunikationsplan ist Ihr Leitfaden, um die größtmögliche Zustimmung zum bevorstehenden Wandel zu erreichen. Um ihn aufzustellen, sollten Sie:

• Ihre Kommunikationsziele bestimmen und klar festlegen, was Sie erreichen wollen.
• Eine belastbare Argumentation ausarbeiten, die Ihre Entscheidung für den Wandel begründet und seine positive Wirkung aufzeigt.
• Ihre Zielgruppen segmentieren, um Ihre Botschaft an die spezifischen Bedürfnisse und Sorgen jedes Mitarbeitendenprofils anzupassen.
• Die passenden Kommunikationskanäle wählen, je nach Zielgruppe und Art der Botschaft.
• Einen Kommunikationskalender erstellen, um Ihre Maßnahmen zu planen und abzustimmen.
• Die Rolle und die Aufgaben der Personen in Ihrem Unternehmen klären, die intern über das Change Management kommunizieren werden.
• Die zu verfolgenden KPIs festlegen, um die Wirksamkeit des Kommunikationsplans und seine Wirkung zu bewerten.

Alle Beteiligten einbeziehen

Interne Kommunikation ist auch Teamsache! Laut einer Gartner-Studie gelingt das Change Management jenen Organisationen am besten, die sich auch auf ihre Mitarbeitenden stützen und nicht allein auf ihre Führungsspitze. Hier einige bewährte Praktiken, um alle Beteiligten einzubeziehen:

• Vergeben Sie die Rolle der Botschafterin oder des Botschafters an Führungskräfte und Mitarbeitende, die von Ihrem Projekt überzeugt sind und als Bindeglied zwischen Führung und Belegschaft dienen können.
• Organisieren Sie regelmäßige Follow-up-Meetings mit den beteiligten Teams, um Fortschritte zu teilen und Rückmeldungen einzuholen.
• Bilden Sie interdisziplinäre Arbeitsgruppen, um Zusammenarbeit, gegenseitige Hilfe und kollektive Entscheidungen zu fördern.

Talkspirit kann Ihnen helfen, die interne Kommunikation rund um Ihre Change-Management-Projekte zu vereinfachen. Es ist eine All-in-one-Plattform, die Newsfeed, Chat und Arbeitsgruppen an einem Ort vereint, damit die Informationen zum Projekt nicht zwischen den Tools verloren gehen. Vereinbaren Sie eine Demo und entdecken Sie Talkspirit! 👇

Eine verbindliche Charta erstellen

Um eine einheitliche interne Kommunikation zu sichern, geben Sie ihr mit einer Charta einen Rahmen, die die Do's und Don'ts rund um das Change Management festhält. Sie können darin zum Beispiel vorgeben:

• Nutzungsregeln für Ihre Tools der internen Kommunikation. Nutzen Sie zum Beispiel ein eigenes Modul, um Meetings zu organisieren und zu steuern. Starten Sie Schulungen über eine Webinar-Funktion. Verbreiten Sie zeitlose Informationen über Beiträge in einem Newsfeed und setzen Sie auf den Chat für dringende Informationen, die eine sofortige Antwort erfordern.
  
• Die Personalisierung der Botschaften je nach Zielgruppe. Damit die Botschaften möglichst klar sind, vermeiden Sie das Kopieren und Einfügen eines fertigen Pitches. Setzen Sie lieber auf einen einfachen, klaren, knappen und passenden Text für jedes Arbeitsteam. Übrigens kann heute künstliche Intelligenz ein wertvoller Trumpf sein! 💡 Sie können Botschaften schnell anhand der Vorgaben personalisieren, die Sie ihr mitgeben.
  
• Transparenz und Ehrlichkeit in der Kommunikation, auch wenn die Nachrichten nicht positiv sind.
  
• Klare Fristen für die interne Kommunikation zu jeder Etappe des Change-Management-Prozesses.
  
• Die Einhaltung der Regeln zu Vertraulichkeit und Datensicherheit bei der internen Kommunikation.

Die Kommunikation verfolgen und nachjustieren

Um die Wirksamkeit Ihrer internen Kommunikation zu sichern, ist es während des Wandels entscheidend, Ihre Maßnahmen genau zu verfolgen. Achten Sie darauf:

• Regelmäßig Feedback einzuholen bei Ihren Mitarbeitenden, um das Verständnis und die Akzeptanz des Wandels zu beurteilen.
  
• Die wichtigsten Leistungskennzahlen (KPIs) rund um die interne Kommunikation zu beobachten, etwa das Engagement der Mitarbeitenden oder die Teilnahmequote an den Veränderungsinitiativen.
  
• Flexibel zu bleiben und bereit zu sein, Ihre Kommunikationsstrategie an die Bedürfnisse und Reaktionen der Mitarbeitenden anzupassen.
  
  Wenn Sie all das befolgen, ist die Sache erledigt! 👏

Wann kommunizieren? Der Kalender des Wandels

Zu wissen, was man sagt, genügt nicht: Dieselbe Information wirkt unterschiedlich, je nachdem, wann sie ankommt. Zu spät verkündet, überlässt sie das Feld dem Gerücht. Zu früh verkündet, ohne Antwort auf die konkreten Fragen (wer macht was, ab wann, mit welcher Begleitung), nährt sie die Sorge. Ein Veränderungsprojekt gliedert sich in vier Zeiten, und die Kommunikation verfolgt darin nicht dasselbe Ziel.

Die letzte Phase wird am häufigsten vernachlässigt, obwohl gerade sie darüber entscheidet, ob der Wandel Bestand hat. Ist die Ankündigung vorbei und das Tool eingeführt, kehren die Teams gern zu ihren alten Gewohnheiten zurück, wenn niemand mehr über das Projekt spricht: Genau darum ging es in unserem Gespräch mit Nick Osborne über die Gründe, warum Wandel nicht anhält.

Den Widerständen Raum geben, statt sie zu umgehen

Ein Einwand, der keinen Ort findet, an dem er sich äußern kann, verschwindet nicht: Er wandert hinter die Kulissen, wo die interne Kommunikation ihn nicht mehr erreicht. Sehen Sie deshalb schon im Kommunikationsplan einen offenen und wirklich gelesenen Kanal für Fragen vor: eine eigene Projektgruppe, eine Fragerunde nach jeder Etappe, einen anonymen Fragekasten, wenn das Thema heikel ist. Öffentlich auf eine begründete Kritik zu antworten wiegt mehr als ein Dutzend Botschaften von oben. Welche Formen diese Einwände annehmen und wie man ihnen begegnet, führen wir in unserem Artikel über Widerstand gegen Veränderungen aus. Und wenn Sie noch dabei sind, das Projekt selbst abzustecken, steckt unsere Methode für Change Management in 3 Schritten den Rahmen ab, in den sich dieser Kommunikationsplan einfügt.

Fazit

Die interne Kommunikation hat eine Schlüsselrolle im Change Management! Behalten Sie jedoch im Kopf, dass sie sich nicht darauf beschränkt, zu informieren. Ihre Aufgabe besteht auch darin, das Zugehörigkeitsgefühl und das Engagement der Mitarbeitenden zu stärken, um Widerstände zu begrenzen. Vergessen Sie nicht: Das ist der Schritt im Change-Management-Prozess, den Sie auf keinen Fall vernachlässigen sollten. ⚠️

Wenn Sie diese Prinzipien und bewährten Praktiken in Ihre Change-Management-Strategie einbauen, können Sie Ihre Teams für das Projekt gewinnen und seinen Erfolg sichern! 🚀

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