Better Information Sharing with Talkspirit: Solimut Mutuelle's Story

How to partager de l’information avec 450 salariés répartis dans toute la France, tout en donnant plus de visibilité aux collaborateurs de l’entreprise ? Pour relever ce défi, Solimut Mutuelle de France s’est tournée vers Talkspirit.

Solimut Mutuelle de France est une mutuelle solidaire qui propose une complémentaire santé et garanties de prévoyance à destination particuliers et entreprises. Son objectif : garantir l’accès à la santé pour tous, et ce quelque soit le niveau de revenu de ses adhérents.

Key figures:

• 440,000 members
• 450 salariés répartis sur 4 sites administratifs et 57 points d’accueil
• 89 % d’utilisateurs actifs par mois sur Talkspirit

Dans cet entretien, Elise Attia, Responsable internal communication chez Solimut Mutuelle, revient sur les raisons qui l’ont poussée à implement an réseau social d’entreprise, et sur la façon dont Talkspirit est utilisé aujourd’hui.

Le récap’ de ce témoignage est également disponible au format vidéo 👇

Un besoin de sortir de l’information descendante

"Lorsque je suis arrivée dans l’entreprise, there was a clear need for internal communication. L’outil déjà en place était a intranet used mainly to descendre de l’information, et auquel les collaborateurs n’adhéraient pas vraiment", says Elise Attia. Only management and the internal communication could share information, limiting exchanges between sites and the flow of feedback from employees.

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"Our challenge was to amener de l’interaction and give greater visibility to the employees qui portent les projets de l’entreprise. Étant donné que nos sites sont très distants les uns autres, nous avions aussi besoin de build connections between employees who sometimes don't know each other at all. Something our previous tool simply couldn't do."

La recherche d’a réseau social d’entreprise

To address these challenges, Solimut Mutuelle de France decided to implement an réseau social d’entreprise.

"Nous avons pris le temps d’étudier nos besoins et les différentes solutions du marché. Talkspirit s’est rapidement démarqué de par la availability and responsiveness of the team. Whenever we had a question, we got an answer within half a day!

Le fait qu’il s’agisse d’une French solution was a clear advantage — both for team communication and for ensuring the confidentiality of our data. Our legal team was thrilled — it meant fewer GDPR headaches.

Before rolling out Talkspirit, we were also able to speak with an existing customer ayant a usage similaire au nôtre, ce qui nous a permis de nous conforter dans notre choix. Après tout, a client qui fait la publicité d’a éditeur auprès de ses prospects, c’est généralement bon signe !"

A rollout disrupted by the Covid crisis

"Initially, we had planned to launch the platform with a communication plan structured to showcase all its features and benefits. We had also identified ambassadors, qui étaient chargés de pousser l’adoption de Talkspirit dans leurs services."

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Mais c’était sans compter l’arrivée de la crise Covid ! 

"The first lockdown was announced just before Talkspirit's launch. To meet the strong demand from our employees, nous avons dû mettre l’outil en place en moins d’a mois." L’entreprise n’a donc pas pu lancer son communication plan comme prévu. Mais cela ne l’a pas empêché de réussir la mise en place de l’outil !

Un partage d’information fluidifié 

"En plus groups structurants, nous avons créé a groupe ‘Coffee Break’, où les collaborateurs se retrouvaient pour échanger sur sujets du quotidien durant le confinement. Et puis, petit à petit, nous avons créé d’autres groups pour partager différents types d’informations." Aujourd’hui, la plateforme comprend :

• Thematic groups (IT, HR, etc.)
• a general group sur lequel nous partageons informations qui s’adressent à tous les collaborateurs,
• Working groups, sur lesquels nous échangeons informations sur projets,
• Monitoring groups, notamment pour la Monitoring groups juridique, and Monitoring groups média qui se fait uniquement avec flux RSS,
• a groupe intitulé "Talkspirit Help & Tutorials", où nous partageons ressources pour prendre en main la plateforme,
• ressources closed to comments, for sharing information and links to our tools."

Les collaborateurs and internal communication peuvent ensuite partager informations dans les groups via une publication, or en 1:1 sur le chat.

"Les publications sont l’une fonctionnalités que nous utilisons le plus sur Talkspirit", ajoute la responsable internal communication. "Nous y partageons toutes les informations et documents utiles aux salariés (que ce soient modèles, logos, or même formulaires RH), ce qui nous permet d’envoyer moins d’emails en interne.

Nous avons aussi a directory of our agencies qui nous permet de trouver facilement l’adresse de chaque agence, et les personnes qui y travaillent." La recherche d’information n’a jamais été aussi simple !

Une liberté de parole qui s’installe

"Au début, il y avait beaucoup d’hésitation : les salariés n’osaient pas vraiment poster publications, car étant habitués à a système très descendant. Mais aujourd’hui, les mentalités commencent à évoluer. 

Over the past few months, nous avons de plus en plus de nouvelles personnes qui publient et commentent régulièrement publications. Une vraie liberté de parole commence à s’installer !", explains Elise Attia.

Projects and employees in the spotlight

"En plus de faciliter le partage de l’information, Talkspirit nous permet de valoriser les événements et projets d’entreprise, et notamment les réussites de chaque service. 

Par exemple, dès qu’a nouveau contrat est signé, nos commerciaux partagent l’information directement sur Talkspirit, ce qui génère toujours beaucoup d’engagement." 

Et ce ne sont pas les seuls ! "Il y a aussi le service ‘actions solidaires’, qui partage actions et événements solidaires dans publications (par exemple, pour mettre en avant l’initiatives Pères Noël Verts, qui permet de recueillir cadeaux dans toutes nos agences pour les redistribuer au Secours Populaire). Et puis le service prévention, qui lance régulièrement actions de prévention en interne et pour nos adhérents.

Lorsque nous communiquons sur projets, j’essaie de faire en sorte que le porteur du projet s’exprime lui-même sur Talkspirit, pour que ce soit son travail qui soit valorisé, et pas uniquement la internal communication, qui est plus a facilitateur." 

Des événements pour générer de l’engagement

"En parallèle, nous organisons conférences et événements qui ont lieu directement sur Talkspirit, et qui sont moments privilégiés pour les salariés. Depuis deux ans, nous avons mis en place une semaine de prévention, au cours de laquelle plusieurs intervenants viennent parler de sujets divers en direct (sophrologie, yoga, naturopathie, etc.) et partager leurs bonnes pratiques. 

Parfois, ce sont partenaires qui interviennent, d’autres fois, ce sont directeurs de l’entreprise. Et c’est toujours très apprécié from employees. Notre prochaine conférence aura lieu sur le nouveau LiveNow webinar module. Nous avons hâte de pouvoir l’utiliser !", says Elise Attia enthusiastically.

L’support, a élément clé pour faciliter l’adoption

L’support a joué a rôle clé dans l’adoption de Talkspirit. La raison ? "Nous avons une population qui prend du temps à adopter les nouveaux outils", explique la responsable internal communication. "Nous essayons donc d’accompagner les collaborateurs autant que possible – souvent au cas par cas – and lead by example de notre côté.

Par exemple, nous organisons bientôt a best practices workshop avec notre service prévention pour les aider à mieux utiliser Talkspirit et tirer partie de toutes les fonctionnalités. Pour la sortie du module LiveNow, j’ai aussi prévu de créer a tutorial pour aider nos collaborateurs à prendre l’outil en main." Ainsi, plus d’excuses pour ne pas s’y mettre !

Concrete benefits

Two years after launching Talkspirit, the success is undeniable. "It lets us mettre en avant nos différents projets et les personnes qui en sont à l’origine. Lorsqu’a collaborateur crée une publication, il peut voir les réactions et encouragements de ses collègues en direct, ce qui est vraiment très bénéfique.

C’est a outil qui crée de la proximité et de la confiance entre les collaborateurs. Avec Talkspirit, nous arrivons à savoir qui fait quoi, et à mieux connaître nos collègues différents services. Une lighter, more approachable tone commence aussi à s’installer, ce qui permet de favoriser la prise de parole."

Autre bénéfice clé : chaca peut partager et accéder à l’information en toute simplicité. "Aujourd’hui, le premier réflexe collaborateurs est d’aller chercher l’information sur Talkspirit. Je pense que c’est le meilleur indicateur que l’on puisse avoir, en plus statistiques qui augmentent constamment."

L’oeil de Talkspirit sur Solimut Mutuelle

Chez Solimut Mutuelle, l’information ne circule plus uniquement de manière descendante : elle est aussi transversale et ascendante. Désormais, les collaborateurs sont libres d’échanger entre eux, de féliciter leurs collègues et de donner leur avis on topics that matter to them — strengthening everyday interactions.

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L’entreprise compte également faire évoluer ces usages. Il y a deux mois, elle a notamment mis en place le FAQ chatbot. L’objectif : "répondre automatiquement aux demanrécurrentes salariés, afin de gagner du temps au quotidien". 

Par ailleurs, elle souhaite "multiply in-person events afin de renforcer la cohésion équipes. Des événements qui seront valorisés et promus directement sur Talkspirit." Car pour build connections, il ne suffit pas d’échanger à distance : il est aussi primordial de "se voir en vrai".

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Vous souhaitez en savoir plus sur la valeur ajoutée de Talkspirit pour la internal communication ? Contactez l’a de nos experts or book a personalized demo with our team.

Et si vous êtes à la recherche d’inspirations, check out our practical guide pour découvrir comment 10 de nos clients utilisent Talkspirit pour dynamiser leur internal communication :

Access the Practical Guide

In our practical guide "10 initiatives de nos clients pour améliorer la internal communication", vous découvrirez : 10 exemples d’entreprises qui utilisent Talkspirit pour améliorer leur internal communication, ainsi que conseils et astuces pour mieux partager l’information et renforcer la cohésion au sein de votre entreprise.

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Auteure : Emmanuelle Abensur