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9 Best Practices for Setting Up an Enterprise Social Network
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Le réseau social d’entreprise (ESN) reste aujourd’hui un outil essentiel pour improving internal communication et entretenir la cohésion d’entreprise. Selon une Lecko study, 58 % des grandes entreprises en seraient dotées. Cependant, mettre en place un réseau social d’entreprise ne s’improvise pas. Une préparation est nécessaire en amont et tout au long du déploiement, à la fois pour anticipate needs, communicate with employees, overcome barriers, and manage change.
To ensure a successful deployment, we have compiled 9 bonnes pratiques pour mettre en place votre réseau social d’entreprise.
1. Identifier les objectifs et les cibles du RSE
Pour mettre en place votre réseau social d’entreprise, il vous faut en premier lieu clarifier :
- à quoi l’outil va servir (autrement dit, quels sont ses objectifs),
- et par qui il va être utilisé (l’ensemble de l’organisation, ou seulement une partie).
À titre d’exemple, un réseau social d’entreprise peut avoir pour objectif de :
- streamline internal communication et le partage d’informations,
- renforcer la cohésion et le sentiment d’appartenance à l’entreprise,
- facilitate cross-functional exchanges,
- développer le partage de connaissances,
- ou encore diminuer le volume d’emails internes.
Lire aussi : 8 avantages d’utiliser un réseau social d’entreprise
This needs assessment must involve both business units and senior management, pour s’assurer que l’ensemble de l’organisation est aligné. Une fois ces éléments clarifiés, vous pouvez ensuite draw up a requirements document, intégrant notamment les features que vous souhaitez retrouver sur votre réseau social d’entreprise, et le budget que vous pouvez y allouer.
2. Run a Benchmark to Find the Best Tool
Vient ensuite l’étape tant attendue : le choix de votre réseau social d’entreprise ! Le plus important est bien sûr qu’il réponde à VOS besoins, mais également aux critères listés dans votre cahier des charges.
For each solution, consider comparing:
- les features available in each plan,
- customisation options,
- la réactivité du support client,
- les prestations d’accompagnement available,
- l’espace de stockage mis à disposition,
- la facilité de déploiement et d’utilisation,
- l’endroit où sont hébergées les données (privilégiez plutôt un hébergement dans l’Union Européenne pour garantir la confidentialité de vos données).
Plusieurs réseaux sociaux d’entreprise cochent toutes les cases ? Request a demo and test these tools avec votre équipe pour mettre en place le réseau social d’entreprise qui vous correspond le mieux.
C’est notamment ce que vous propose Talkspirit, un réseau social d’entreprise 100 % français qui vous permet de partager facilement de l’information grâce à un portail d’accueil, un fil d’actualités, un tchat, une bibliothèque, or un module de visioconférence.
3. Anticiper les freins à l’adoption
On l’oublie parfois, mais plusieurs freins peuvent nuire à l’adoption de nouveaux outils. Pour mieux les anticiper, il est donc essentiel de les identifier en amont de la mise en place de votre réseau social d’entreprise. Parmi les principaux freins, on retrouve notamment :
- le manque de temps (à la fois côté administrateurs et utilisateurs),
- le manque de préparation et/ou d’animation de la plateforme,
- le trop-plein d’outils (le réseau social d’entreprise est alors vu comme un outil “de trop”),
- la difficulté à changer d’outil (souvent associée au discours “c’était mieux avant”),
- le manque de communication de la part de la Direction,
- le manque d’implication et de prise d’initiatives (à la fois du côté des managers des et des animateurs),
- l’absence de governance and operating rules,
- la non-adéquation de l’outil aux besoins des utilisateurs.
Pour approfondir ce sujet, nous vous invitons à consulter :
👉 les 10 freins qui peuvent nuire au déploiement de votre réseau social d’entreprise,
👉 et the arguments for overcoming objections you may encounter.
4. Constituer un réseau d’ambassadeurs
Créer un réseau d’ambassadeurs peut vous donner un vrai coup de pouce lors du déploiement de votre réseau social d’entreprise. Car oui, les communications de la Direction sont importantes. Mais elles ne sont pas toujours suffisantes pour encourager les collaborateurs à se connecter et à utiliser la plateforme. Rien de mieux donc que des ambassadeurs pour montrer l’exemple et pousser l’adoption de l’outil !
How do you identify an ambassador? 🧐
Un ambassadeur est un utilisateur enthousiaste qui est convaincu de l’intérêt de mettre en place un réseau social d’entreprise, sait bien utiliser ce type d’outil, et souhaite s’impliquer dans le projet. C’est une personne qui communicate well, sait convaincre et lever les objections, et est capable – si besoin – de former ses collègues.
Un bon moyen d’identifier ces ambassadeurs est de gauge the mood en amont du déploiement, afin de voir qui est le plus intéressé pour tester la plateforme et s’impliquer dans le déploiement.
Lire aussi : [Practical Guide] Identifying and Supporting an Ambassador
5. Prepare the Platform
La préparation de votre plateforme est une étape clé pour mettre en place votre réseau social d’entreprise car c’est à ce moment que vous allez définir :
- l’arborescence de vos groupes (c’est-à-dire les types de groupes que vous souhaitez créer, et la façon dont vous allez les organiser),
- le niveau de confidentialité des différents groupes (sont-ils ouverts à tous ou uniquement à certaines personnes ?)
- les personnes chargées d’administrer le réseau social d’entreprise, d’animer et de partager du contenu sur les groupes et la page d’accueil,
- les règles d’utilisation de l’outil (notamment qui peut publier quoi, et à quel endroit),
- la place du réseau social d’entreprise parmi les outils existants (devient-il l’outil central de la communication interne, ou est-il utilisé en complément d’autres outils ?).
Tous ces éléments doivent être décidés avant le lancement de votre plateforme, afin d’deliver the best possible experience aux utilisateurs. Dès réception des invitations, les collaborateurs se retrouvent ainsi sur une plateforme “prête à l’emploi”, avec des groupes pré-définis et du contenu déjà mis en avant. En bref, une plateforme qui donne envie d’être utilisée !
6. Créer un plan de communication ciblé
Vos ambassadeurs sont identifiés, votre plateforme est préparée, les freins possibles sont identifiés… Il ne reste donc plus qu’à communiquer ! Pour organiser vos communications, nous vous recommandons de créer un plan d’actions ciblé that includes:
- the launch date du réseau social d’entreprise et la façon dont vous allez communiquer dessus (un email d’invitation, une annonce lors d’un événement, un message de la Direction, un affichage dans les bureaux, etc.),
- les communications et le pitch à prévoir du côté des managers et des ambassadeurs,
- les types de contenus “engageants” que pourront partager les gestionnaires et les animateurs de groupes (par exemple, une vidéo, un jeu concours, un sondage…),
- les dates de formation au réseau social d’entreprise,
- the goals you want to achieve (both qualitative and quantitative).
end HubSpot Call-to-Action Code Ce plan de communication peut être réalisé sur une feuille de calcul, sur un outil de gestion de projet, ou tout simplement sur votre réseau social interne, si ce dernier dispose d’une fonctionnalité dédiée. C’est par exemple ce qu’il est possible de faire sur le Talkspirit Projects module, qui vous permet de créer des tableaux projets, d’assigner des tâches et d’ajouter des deadlines.
7. Spotlight Employees
Une autre bonne pratique pour mettre en place un réseau social d’entreprise est de publish posts highlighting each team's contributions and projects. Cela peut être par exemple la signature d’un nouveau contrat, le lancement d’un nouveau produit ou service, l’arrivée d’un nouveau collaborateur, ou bien l’organisation d’un événement qui a bien fonctionné…
In the early days, internal communications can publish this type of content to show recognition, et engager les collaborateurs autour de projets communs. Au fur et à mesure, les équipes pourront ensuite prendre le relai et communiquer elles-mêmes sur leurs propres actions.
8. Support Change Management
Dès lors qu’un nouvel outil est mis en place, il est également nécessaire d’support change management, particularly through training sessions. Beyond the functional overview du réseau social d’entreprise, c’est aussi et surtout les bénéfices de la plateforme qu’il est important de souligner.
En quoi va-t-elle aider l’utilisateur dans son quotidien ? Quelles informations va-t-il pouvoir retrouver dessus ? Et en quoi va-t-elle lui permettre de créer du lien avec ses collègues à distance ? Telles sont les questions qu’il faudra aborder pour développer l’utilisation de l’outil.
Enfin, pensez à expliciter les règles d’utilisation de l’outil, par exemple en créant une usage charter for this purpose.
9. Suivre l’utilisation en continu
Vous vous demandez ce que pensent les collaborateurs de votre réseau social d’entreprise ? Run a survey en interne pour recueillir leur feedback sur l’outil, et mieux comprendre ce que les utilisateurs apprécient (ou non).
Login frequency, ease of use, types of groups used… Check out this practical guide to discover the key questions to include in your survey (customise based on your usage).
Finally, we encourage you to suivre régulièrement les statistiques d’utilisation de votre réseau social d’entreprise, telles que le nombre d’inscrits, le taux d’utilisateurs actifs, le nombre de messages et de publications partagés, or le taux d’engagement sur les publications.
En combinant ces chiffres à des retours plus qualitatifs, vous aurez ainsi un bon aperçu de l’utilisation de votre réseau social d’entreprise, et des initiatives à lancer pour faire évoluer vos usages.
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Mettre en place un réseau social d’entreprise n’a désormais plus de secret pour vous 😉. Qu’il s’agisse d’identifier vos besoins, de trouver des ambassadeurs, de lever les freins au changement ou encore de créer votre plan de communication, vous connaissez maintenant les bonnes pratiques à suivre et comment s’y prendre pour mener votre projet à bien.
Comme beaucoup de nos clients, peut-être souhaitez-vous davantage d’exemples concrets avant de passer à l’action ? On y a pensé, bien sûr 😎. Pour vous aider à concrétiser votre projet, nous avons créé pour vous 10 exemples de publications à utiliser sur votre réseau social d’entreprise. Cliquez sur le bouton pour y accéder gratuitement 👇
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