Comment mettre en place un réseau social d’entreprise ?

Le réseau social d’entreprise (RSE), aussi appelé réseau social interne, reste aujourd’hui un outil essentiel pour améliorer sa communication interne et entretenir la cohésion d’entreprise. Selon une étude de Lecko relayée par Ouest-France, 58 % des grandes entreprises en seraient dotées. Cependant, mettre en place un réseau social d’entreprise ne s’improvise pas. Une préparation est nécessaire en amont et tout au long du déploiement, à la fois pour anticiper les besoins, communiquer auprès des collaborateurs, lever les freins et accompagner le changement.

Pour assurer la réussite de votre projet, nous avons donc rassemblé 9 bonnes pratiques pour mettre en place votre réseau social d’entreprise, de la définition des objectifs au suivi de l’utilisation.

1. Identifier les objectifs et les cibles du RSE

Pour mettre en place votre réseau social d’entreprise, il vous faut en premier lieu clarifier :

• à quoi l’outil va servir (autrement dit, quels sont ses objectifs),
• et par qui il va être utilisé (l’ensemble de l’organisation, ou seulement une partie).

À titre d’exemple, un réseau social d’entreprise peut avoir pour objectif de :

• fluidifier la communication interne et le partage d’informations,
• renforcer la cohésion et le sentiment d’appartenance à l’entreprise,
• faciliter les échanges transverses,
• développer le partage de connaissances,
• ou encore diminuer le volume d’emails internes.

Lire aussi : 8 avantages d’utiliser un réseau social d’entreprise

Cette définition des besoins doit impliquer à la fois les métiers et la Direction, pour s’assurer que l’ensemble de l’organisation est aligné. Une fois ces éléments clarifiés, vous pouvez ensuite élaborer un cahier des charges, intégrant notamment les fonctionnalités que vous souhaitez retrouver sur votre réseau social d’entreprise, et le budget que vous pouvez y allouer.

2. Faire un benchmark pour trouver le meilleur outil

Vient ensuite l’étape tant attendue : le choix de votre réseau social d’entreprise ! Le plus important est bien sûr qu’il réponde à VOS besoins, mais également aux critères listés dans votre cahier des charges.

Pour chaque solution, pensez notamment à comparer :

• les fonctionnalités proposées dans chaque plan,
• les possibilités de personnalisation,
• la réactivité du support client,
• les prestations d’accompagnement possibles,
• l’espace de stockage mis à disposition,
• la facilité de déploiement et d’utilisation,
• l’endroit où sont hébergées les données (privilégiez plutôt un hébergement dans l’Union européenne pour garantir la confidentialité de vos données).

Plusieurs réseaux sociaux d’entreprise cochent toutes les cases ? Demandez une démo et essayez ces outils avec votre équipe pour mettre en place le réseau social d’entreprise qui vous correspond le mieux.

C’est notamment ce que vous propose Talkspirit, un réseau social d’entreprise 100 % français qui vous permet de partager facilement de l’information grâce à un portail d’accueil, un fil d’actualités, un tchat, une bibliothèque, ou encore un module de visioconférence.

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3. Anticiper les freins à l’adoption

On l’oublie parfois, mais plusieurs freins peuvent nuire à l’adoption de nouveaux outils. Pour mieux les anticiper, il est donc essentiel de les identifier en amont de la mise en place de votre réseau social d’entreprise. Parmi les principaux freins, on retrouve notamment :

• le manque de temps (à la fois côté administrateurs et utilisateurs),
• le manque de préparation et/ou d’animation de la plateforme,
• le trop-plein d’outils (le réseau social d’entreprise est alors vu comme un outil “de trop”),
• la difficulté à changer d’outil (souvent associée au discours “c’était mieux avant”),
• le manque de communication de la part de la Direction,
• le manque d’implication et de prise d’initiatives, du côté des managers comme des animateurs,
• l’absence de gouvernance et de règles de fonctionnement,
• la non-adéquation de l’outil aux besoins des utilisateurs.

Pour approfondir ce sujet, nous vous invitons à consulter :

👉 les 10 freins qui peuvent nuire au déploiement de votre réseau social d’entreprise,
👉 et nos conseils pour faciliter l’adoption de vos nouveaux outils collaboratifs.

4. Constituer un réseau d’ambassadeurs

Créer un réseau d’ambassadeurs peut vous donner un vrai coup de pouce lors du déploiement de votre réseau social d’entreprise. Car oui, les communications de la Direction sont importantes. Mais elles ne sont pas toujours suffisantes pour encourager les collaborateurs à se connecter et à utiliser la plateforme. Rien de mieux donc que des ambassadeurs pour montrer l’exemple et pousser l’adoption de l’outil !

Comment reconnaître un ambassadeur ? 🧐

Un ambassadeur est un utilisateur enthousiaste qui est convaincu de l’intérêt de mettre en place un réseau social d’entreprise, sait bien utiliser ce type d’outil, et souhaite s’impliquer dans le projet. C’est une personne qui communique bien, sait convaincre et lever les objections, et est capable, si besoin, de former ses collègues.

Un bon moyen d’identifier ces ambassadeurs est de prendre la température en amont du déploiement, afin de voir qui est le plus intéressé pour tester la plateforme et s’impliquer dans le déploiement.

5. Préparer la plateforme

La préparation de votre plateforme est une étape clé pour mettre en place votre réseau social d’entreprise, car c’est à ce moment que vous allez définir :

• l’arborescence de vos groupes (c’est-à-dire les types de groupes que vous souhaitez créer, et la façon dont vous allez les organiser),
• le niveau de confidentialité des différents groupes (sont-ils ouverts à tous ou uniquement à certaines personnes ?),
• les personnes chargées d’administrer le réseau social d’entreprise, d’animer et de partager du contenu sur les groupes et la page d’accueil,
• les règles d’utilisation de l’outil (notamment qui peut publier quoi, et à quel endroit),
• la place du réseau social d’entreprise parmi les outils existants (devient-il l’outil central de la communication interne, ou est-il utilisé en complément d’autres outils ?).

Tous ces éléments doivent être décidés avant le lancement de votre plateforme, afin d’offrir la meilleure expérience possible aux utilisateurs. Dès réception des invitations, les collaborateurs se retrouvent ainsi sur une plateforme “prête à l’emploi”, avec des groupes prédéfinis et du contenu déjà mis en avant. En bref, une plateforme qui donne envie d’être utilisée !

6. Créer un plan de communication ciblé

Vos ambassadeurs sont identifiés, votre plateforme est préparée, les freins possibles sont identifiés… Il ne reste donc plus qu’à communiquer ! Pour organiser vos communications, nous vous recommandons de créer un plan d’actions ciblé intégrant :

• la date de lancement du réseau social d’entreprise et la façon dont vous allez communiquer dessus (un email d’invitation, une annonce lors d’un événement, un message de la Direction, un affichage dans les bureaux, etc.),
• les communications et le pitch à prévoir du côté des managers et des ambassadeurs,
• les types de contenus “engageants” que pourront partager les gestionnaires et les animateurs de groupes (par exemple, une vidéo, un jeu concours, un sondage…),
• les dates de formation au réseau social d’entreprise,
• les objectifs que vous souhaitez atteindre (à la fois qualitatifs et quantitatifs).

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Ce plan de communication peut être réalisé sur une feuille de calcul, sur un outil de gestion de projet, ou tout simplement sur votre réseau social interne, si ce dernier dispose d’une fonctionnalité dédiée. C’est par exemple ce qu’il est possible de faire sur le module Projets de Talkspirit, qui vous permet de créer des tableaux projets, d’assigner des tâches et d’ajouter des deadlines.

7. Mettre en valeur les collaborateurs

Une autre bonne pratique pour mettre en place un réseau social d’entreprise est de faire des publications valorisant les contributions et projets de chaque équipe. Cela peut être par exemple la signature d’un nouveau contrat, le lancement d’un nouveau produit ou service, l’arrivée d’un nouveau collaborateur, ou bien l’organisation d’un événement qui a bien fonctionné…

Lors des débuts sur la plateforme, il peut être opportun pour la communication interne de faire ce type de publications pour apporter de la reconnaissance, et engager les collaborateurs autour de projets communs. Au fur et à mesure, les équipes pourront ensuite prendre le relais et communiquer elles-mêmes sur leurs propres actions.

8. Accompagner le changement

Dès lors qu’un nouvel outil est mis en place, il est également nécessaire d’accompagner le changement, notamment via des sessions de formation. Outre la présentation fonctionnelle du réseau social d’entreprise, c’est aussi et surtout les bénéfices de la plateforme qu’il est important de souligner.

En quoi va-t-elle aider l’utilisateur dans son quotidien ? Quelles informations va-t-il pouvoir retrouver dessus ? Et en quoi va-t-elle lui permettre de créer du lien avec ses collègues à distance ? Telles sont les questions qu’il faudra aborder pour développer l’utilisation de l’outil.

Si le déploiement concerne plusieurs sites ou plusieurs métiers, les outils et méthodes de conduite du changement vous aideront à séquencer les vagues d’arrivée sur la plateforme.

Enfin, pensez à expliciter les règles d’utilisation de l’outil, par exemple en créant une charte à cet effet.

9. Suivre l’utilisation en continu

Vous vous demandez ce que pensent les collaborateurs de votre réseau social d’entreprise ? Faites un sondage en interne pour recueillir leur feedback sur l’outil, et mieux comprendre ce que les utilisateurs apprécient (ou non) : fréquence de connexion, facilité de prise en main, types de groupes utilisés.

Enfin, nous vous invitons à suivre régulièrement les statistiques d’utilisation de votre réseau social d’entreprise, telles que le nombre d’inscrits, le taux d’utilisateurs actifs, le nombre de messages et de publications partagés, ou encore le taux d’engagement sur les publications. Ces chiffres se lisent d’autant mieux à côté des principaux KPIs de la communication interne.

En combinant ces chiffres à des retours plus qualitatifs, vous aurez ainsi un bon aperçu de l’utilisation de votre réseau social d’entreprise, et des initiatives à lancer pour faire évoluer vos usages.

Récapitulatif : qui décide quoi, et à quel moment

Les six premières étapes se jouent avant que le premier collaborateur reçoive son invitation. Les trois dernières commencent le jour du lancement et ne s’arrêtent plus. Voici la séquence complète, à garder sous les yeux pendant le projet.

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Mettre en place un réseau social d’entreprise n’a désormais plus de secret pour vous 😉. Qu’il s’agisse d’identifier vos besoins, de trouver des ambassadeurs, de lever les freins au changement ou encore de créer votre plan de communication, vous connaissez maintenant les bonnes pratiques à suivre et comment s’y prendre pour mener votre projet à bien.

Comme beaucoup de nos clients, peut-être souhaitez-vous davantage d’exemples concrets avant de passer à l’action ? On y a pensé, bien sûr 😎. Pour vous aider à concrétiser votre projet, nous avons créé pour vous 10 exemples de publications à utiliser sur votre réseau social d’entreprise. Cliquez sur le bouton pour y accéder gratuitement 👇

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