Wie führt man ein soziales Unternehmensnetzwerk ein?

Das soziale Unternehmensnetzwerk (ESN), auch internes soziales Netzwerk genannt, ist auch heute noch ein unverzichtbares Werkzeug, um die interne Kommunikation zu verbessern und den Zusammenhalt im Unternehmen zu pflegen. Laut einer von Ouest-France aufgegriffenen Studie von Lecko verfügen 58 % der großen Unternehmen bereits über ein solches Netzwerk. Die Einführung eines sozialen Unternehmensnetzwerks lässt sich jedoch nicht improvisieren. Sowohl im Vorfeld als auch während der gesamten Einführung ist eine Vorbereitung nötig, um die Bedürfnisse vorwegzunehmen, die Mitarbeitenden zu informieren, Hürden abzubauen und den Wandel zu begleiten.

Damit Ihr Projekt gelingt, haben wir 9 bewährte Praktiken für die Einführung Ihres sozialen Unternehmensnetzwerks zusammengestellt, von der Definition der Ziele bis zur Nutzungsanalyse.

1. Die Ziele und Zielgruppen des ESN bestimmen

Um Ihr soziales Unternehmensnetzwerk einzuführen, müssen Sie zunächst klären:

• wozu das Werkzeug dienen soll (mit anderen Worten: welche Ziele es verfolgt),
• und von wem es genutzt werden soll (von der gesamten Organisation oder nur von einem Teil).

Ein soziales Unternehmensnetzwerk kann zum Beispiel folgende Ziele verfolgen:

• die interne Kommunikation vereinfachen und den Informationsaustausch erleichtern,
• den Zusammenhalt und das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen stärken,
• den bereichsübergreifenden Austausch erleichtern,
• den Wissensaustausch ausbauen,
• oder auch das Volumen interner E-Mails verringern.

Lesen Sie auch: 8 Vorteile eines sozialen Unternehmensnetzwerks

Diese Bedarfsdefinition muss sowohl die Fachbereiche als auch die Geschäftsleitung einbeziehen, damit die gesamte Organisation an einem Strang zieht. Sind diese Punkte geklärt, können Sie anschließend ein Lastenheft erstellen, das insbesondere die Funktionen enthält, die Sie in Ihrem sozialen Unternehmensnetzwerk wiederfinden möchten, sowie das Budget, das Sie dafür vorsehen können.

2. Einen Benchmark durchführen, um das beste Werkzeug zu finden

Nun folgt der lang ersehnte Schritt: die Wahl Ihres sozialen Unternehmensnetzwerks! Am wichtigsten ist natürlich, dass es IHREN Bedürfnissen entspricht, aber auch den Kriterien aus Ihrem Lastenheft.

Vergleichen Sie bei jeder Lösung insbesondere:

• die Funktionen, die in den einzelnen Tarifen enthalten sind,
• die Möglichkeiten zur Personalisierung,
• die Reaktionsfähigkeit des Kundensupports,
• die möglichen Begleitleistungen,
• den bereitgestellten Speicherplatz,
• die einfache Einführung und Nutzung,
• den Ort, an dem die Daten gehostet werden (bevorzugen Sie ein Hosting in der Europäischen Union, um die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu gewährleisten).

Mehrere soziale Unternehmensnetzwerke erfüllen alle Kriterien? Fordern Sie eine Demo an und testen Sie diese Werkzeuge mit Ihrem Team, um das soziale Unternehmensnetzwerk einzuführen, das am besten zu Ihnen passt.

Genau das bietet Ihnen Talkspirit, ein zu 100 % französisches soziales Unternehmensnetzwerk, mit dem Sie Informationen ganz einfach teilen können: über ein Startportal, einen Newsfeed, einen Chat, eine Bibliothek oder auch ein Videokonferenzmodul.

Demo anfordern

Mit einem Experten sprechen

3. Die Hürden bei der Akzeptanz vorwegnehmen

Man vergisst es manchmal, doch mehrere Hürden können die Akzeptanz neuer Werkzeuge beeinträchtigen. Um sie besser vorwegzunehmen, ist es entscheidend, sie vor der Einführung Ihres sozialen Unternehmensnetzwerks zu identifizieren. Zu den wichtigsten Hürden zählen insbesondere:

• der Zeitmangel (sowohl bei den Administratoren als auch bei den Nutzenden),
• die mangelnde Vorbereitung und/oder Betreuung der Plattform,
• die Werkzeugflut (das soziale Unternehmensnetzwerk gilt dann als ein Werkzeug „zu viel“),
• die Schwierigkeit, das Werkzeug zu wechseln (oft verbunden mit dem Satz „früher war es besser“),
• die mangelnde Kommunikation seitens der Geschäftsleitung,
• das fehlende Engagement und die fehlende Eigeninitiative, sowohl bei den Führungskräften als auch bei den Betreuenden,
• das Fehlen von Governance und von Funktionsregeln,
• die mangelnde Passung des Werkzeugs zu den Bedürfnissen der Nutzenden.

Um dieses Thema zu vertiefen, empfehlen wir Ihnen:

👉 die 10 Hürden, die die Einführung Ihres sozialen Unternehmensnetzwerks beeinträchtigen können,
👉 und unsere Tipps, um die Akzeptanz Ihrer neuen Kollaborationswerkzeuge zu erleichtern.

4. Ein Netzwerk von Botschaftern aufbauen

Ein Netzwerk von Botschaftern aufzubauen, kann Ihnen bei der Einführung Ihres sozialen Unternehmensnetzwerks einen echten Schub geben. Denn ja, die Kommunikation der Geschäftsleitung ist wichtig. Sie reicht aber nicht immer aus, um die Mitarbeitenden dazu zu bewegen, sich anzumelden und die Plattform zu nutzen. Nichts eignet sich also besser als Botschafter, um mit gutem Beispiel voranzugehen und die Akzeptanz des Werkzeugs zu fördern!

Wie erkennt man einen Botschafter? 🧐

Ein Botschafter ist ein begeisterter Nutzer, der vom Nutzen eines sozialen Unternehmensnetzwerks überzeugt ist, gut mit dieser Art von Werkzeug umgehen kann und sich einbringen möchte. Es ist eine Person, die gut kommuniziert, überzeugen kann und Einwände ausräumt, und die bei Bedarf in der Lage ist, ihre Kolleginnen und Kollegen zu schulen.

Eine gute Möglichkeit, diese Botschafter zu erkennen, besteht darin, die Stimmung zu testen, und zwar im Vorfeld der Einführung, um zu sehen, wer am meisten daran interessiert ist, die Plattform zu testen und sich an der Einführung zu beteiligen.

5. Die Plattform vorbereiten

Die Vorbereitung Ihrer Plattform ist ein entscheidender Schritt bei der Einführung Ihres sozialen Unternehmensnetzwerks, denn in diesem Moment legen Sie Folgendes fest:

• die Struktur Ihrer Gruppen (also die Gruppentypen, die Sie erstellen möchten, und die Art, wie Sie sie organisieren),
• den Vertraulichkeitsgrad der einzelnen Gruppen (stehen sie allen offen oder nur bestimmten Personen?),
• die Personen, die das soziale Unternehmensnetzwerk verwalten, Inhalte in den Gruppen und auf der Startseite betreuen und teilen,
• die Nutzungsregeln des Werkzeugs (insbesondere wer was und an welcher Stelle veröffentlichen darf),
• den Platz des sozialen Unternehmensnetzwerks unter den vorhandenen Werkzeugen (wird es zum zentralen Werkzeug der internen Kommunikation oder ergänzt es andere Werkzeuge?).

All diese Punkte müssen vor dem Start Ihrer Plattform entschieden werden, um den Nutzenden das bestmögliche Erlebnis zu bieten. Sobald die Einladungen eintreffen, finden die Mitarbeitenden so eine „einsatzbereite“ Plattform vor, mit vordefinierten Gruppen und bereits hervorgehobenen Inhalten. Kurz gesagt: eine Plattform, die Lust auf Nutzung macht!

6. Einen gezielten Kommunikationsplan erstellen

Ihre Botschafter sind bestimmt, Ihre Plattform ist vorbereitet, die möglichen Hürden sind bekannt … Jetzt fehlt nur noch die Kommunikation! Um Ihre Kommunikation zu strukturieren, empfehlen wir Ihnen, einen gezielten Aktionsplan zu erstellen, der Folgendes enthält:

• das Startdatum des sozialen Unternehmensnetzwerks und die Art, wie Sie darüber kommunizieren (eine Einladungs-E-Mail, eine Ankündigung bei einer Veranstaltung, eine Nachricht der Geschäftsleitung, ein Aushang in den Büros usw.),
• die Kommunikation und den Pitch, den Führungskräfte und Botschafter vorbereiten sollten,
• die Arten „ansprechender“ Inhalte, die Gruppenverantwortliche und Betreuende teilen können (zum Beispiel ein Video, ein Gewinnspiel, eine Umfrage …),
• die Termine für die Schulungen zum sozialen Unternehmensnetzwerk,
• die Ziele, die Sie erreichen möchten (sowohl qualitative als auch quantitative).

HubSpot Call-to-Action Code [if lte IE 8]><div id="hs-cta-ie-element"></div><![endif] end HubSpot Call-to-Action Code

Dieser Kommunikationsplan kann in einer Tabellenkalkulation, in einem Projektmanagement-Werkzeug oder ganz einfach in Ihrem internen sozialen Netzwerk erstellt werden, sofern dieses über eine entsprechende Funktion verfügt. Möglich ist das zum Beispiel mit dem Projektmodul von Talkspirit, mit dem Sie Projekttafeln anlegen, Aufgaben zuweisen und Fristen hinzufügen können.

7. Die Mitarbeitenden sichtbar machen

Eine weitere bewährte Praxis bei der Einführung eines sozialen Unternehmensnetzwerks besteht darin, Beiträge zu veröffentlichen, die die Leistungen und Projekte jedes Teams würdigen. Das kann zum Beispiel der Abschluss eines neuen Vertrags sein, die Einführung eines neuen Produkts oder Dienstes, der Einstieg neuer Mitarbeitender oder eine gelungene Veranstaltung …

In der Anfangszeit auf der Plattform kann es für die interne Kommunikation sinnvoll sein, solche Beiträge zu veröffentlichen, um Anerkennung zu zeigen und die Mitarbeitenden für gemeinsame Projekte zu gewinnen. Nach und nach können die Teams dann übernehmen und selbst über ihre eigenen Aktivitäten berichten.

8. Den Wandel begleiten

Sobald ein neues Werkzeug eingeführt wird, ist es außerdem notwendig, den Wandel zu begleiten, insbesondere über Schulungen. Neben der funktionalen Vorstellung des sozialen Unternehmensnetzwerks sind es vor allem die Vorteile der Plattform, die es hervorzuheben gilt.

Wie hilft sie den Nutzenden im Arbeitsalltag? Welche Informationen finden sie dort? Und wie ermöglicht sie ihnen, mit ihren Kolleginnen und Kollegen auf Distanz in Verbindung zu bleiben? Das sind die Fragen, die Sie beantworten müssen, um die Nutzung des Werkzeugs auszubauen.

Betrifft die Einführung mehrere Standorte oder mehrere Fachbereiche, helfen Ihnen die Werkzeuge und Methoden des Change Managements dabei, die Wellen des Zugangs zur Plattform zu staffeln.

Denken Sie schließlich daran, die Nutzungsregeln des Werkzeugs zu erläutern, zum Beispiel indem Sie eine entsprechende Charta erstellen.

9. Die Nutzung fortlaufend verfolgen

Sie fragen sich, was die Mitarbeitenden von Ihrem sozialen Unternehmensnetzwerk halten? Führen Sie eine Umfrage durch, um intern Feedback zum Werkzeug zu sammeln und besser zu verstehen, was den Nutzenden gefällt (oder nicht): Anmeldehäufigkeit, einfache Handhabung, genutzte Gruppentypen.

Schließlich empfehlen wir Ihnen, die Nutzungsstatistiken regelmäßig zu verfolgen, etwa die Zahl der Angemeldeten, den Anteil aktiver Nutzender, die Zahl der geteilten Nachrichten und Beiträge oder die Interaktionsrate bei den Beiträgen. Diese Zahlen lassen sich umso besser lesen, wenn man sie neben die wichtigsten KPIs der internen Kommunikation stellt.

Wenn Sie diese Zahlen mit qualitativem Feedback kombinieren, erhalten Sie einen guten Überblick über die Nutzung Ihres sozialen Unternehmensnetzwerks und über die Initiativen, mit denen Sie Ihre Nutzungsgewohnheiten weiterentwickeln können.

Zusammenfassung: Wer entscheidet was, und wann

Die ersten sechs Schritte finden statt, bevor der erste Mitarbeitende seine Einladung erhält. Die letzten drei beginnen am Tag des Starts und hören nicht mehr auf. Hier die vollständige Abfolge, die Sie während des Projekts im Blick behalten sollten.

*
* *

Die Einführung eines sozialen Unternehmensnetzwerks hat nun keine Geheimnisse mehr für Sie 😉. Ob es darum geht, Ihre Bedürfnisse zu ermitteln, Botschafter zu finden, Hürden für den Wandel abzubauen oder Ihren Kommunikationsplan zu erstellen: Sie kennen jetzt die bewährten Praktiken und wissen, wie Sie vorgehen, um Ihr Projekt zum Erfolg zu führen.

Wünschen Sie sich, wie viele unserer Kunden, mehr konkrete Beispiele, bevor Sie loslegen? Daran haben wir natürlich gedacht 😎. Damit Sie Ihr Projekt umsetzen können, haben wir für Sie 10 Beispiele für Beiträge erstellt, die Sie in Ihrem sozialen Unternehmensnetzwerk verwenden können. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um kostenlos darauf zuzugreifen 👇

Zu den Beitragsvorlagen

Entdecken Sie 10 Beispiele für Beiträge in Ihrem sozialen Unternehmensnetzwerk, die Sie unverändert veröffentlichen oder anpassen können. Sie können sie unter anderem nutzen, um neue Mitarbeitende willkommen zu heißen, Teams zu gratulieren, die Höhepunkte Ihrer Veranstaltungen zu teilen oder die Meinung der Nutzenden einzuholen.

Herunterladen